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Guida alla valutazione dei dipendenti [+modello gratis]

Come funziona la valutazione dei dipendenti in azienda? Esistono delle linee guida?

La valutazione del personale continua ad essere per molti datori di lavoro ed HR manager un argomento difficile da trattare. Parliamo di un aspetto i cui approcci sono in continua evoluzione. Ogni anno nascono nuovi trend nella gestione delle performance volti ad innovare e migliorare la gestione delle risorse umane e il valore che ogni individuo può apportare. Il capitale umano, infatti, rappresenta l’asset più importante per quasiasi azienda ed è importante mettere in atto tutte quelle strategie che permettano ad ogni dipendente di dare il proprio meglio.

Nonostante questo, ancora oggi molte aziende rifiutano di pensare a rinnovare questo aspetto della loro gestione. Questo porta molti dipendenti ad essere stanchi, demotivati, poco coinvolti e, allo stesso tempo, molti manager e dirigenti ad essere frustrati per gli scarsi livelli di performance dei propri team e dei singoli dipendenti. Fortunatamente, negli ultimi anni sempre più aziende si stanno rendendo conto dell’importanza (e degli enormi benefici) di implementare un sistema di valutazione del personale chiaro ed efficace.

Ed è per questo che abbiamo creato questa guida alla valutazione dei dipendenti: aiutarti a implementare una corretta strategia di gestione della performance nella tua azienda e massimizzare le potenzialità dei tuoi collaboratori.

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Cos’è la valutazione dei dipendenti?

Ma cosa si intende esattamente per “valutazione dei dipendenti”? La valutazione dei dipendenti si inserisce nel quadro della gestione delle performance aziendali ed è basata su due pilastri fondamentali:

  1. Creare aspettative chiare e corrette
  2. Valutare il rispetto di queste aspettative da parete di ogni dipendente

Quando si parla di gestione della performance, la maggior parte di noi pensa immediatamente al processo di revisione annuale delle prestazioni. Ma la valutazione dei dipendenti in questo senso rappresenta solo una parte di quello che è considerato performance management.

La gestione della performance è un processo continuo e non un’attività svolta una volta all’anno. Comprende tutta una serie di attività diverse e complementari che portano alla creazione di un sistema di valutazione del personale costante, che metta nelle condizioni dipendenti e manager di rendere al meglio.

La basi fondanti della valutazione del personale

Prima ancora di andare a scavare nei dettagli di come si organizza un sistema di valutazione del personale, cerchiamo di capire quali sono i presupposti, le basi che danno significato a tutto ciò che viene dopo.

Come abbiamo già accennato in precedenza, la valutazione del personale su due elementi principali. Vediamoli insieme nel dettaglio.

Definizione delle aspettative

Il primo è sicuramente la definizione delle aspettative. Se non definisci con chiarezza le aspettative nei confronti dei tuoi dipendenti, non hai nessun tipo di elemento sul quale basare la tua valutazione e soprattutto nessuna base sulla quale discutere con i tuoi dipendenti. Prima ancora di iniziare, fatti queste domande:

  • I miei dipendenti hanno chiari i propri obiettivi?
  • Sono consapevoli di quale sia il livello di performance richiesto?
  • In caso di problemi legati alla performance, ho la possibilità di supportare i miei dipendenti?

Che tu sia un datore di lavoro, un manager o un responsabile HR quando comunichi le tue aspettative (o quelle dell’azienda) ai tuoi dipendenti, devi essere assolutamente chiaro e trasparente ed assicurarti che la persona con cui stai parlando abbia compreso appieno il messaggio.

La gestione delle risorse umane è un po’ come la psicologia e, dato che ognuno di noi non è fatto allo stesso modo, è importante concludere la comunicazione delle aspettative con la garanzia che tutto sia chiaro e non ci sia alcun dubbio. Soprattutto all’inizio, ripetere, chiarire e discutere è un investimento di tempo che si rivelerà ottimo nel futuro, in quanto eviterà l’insorgere di incomprensioni.

Responsabilizzare i dipendenti

Oltre a definire in maniera chiara le aspettative, un elemento fondamentale nella valutazione del personale è una corretta gestione della presa di responsabilità da parte di ogni dipendente. Questo è un aspetto nel quale molti manager faticano un po’ in quanto può portare, anche molto facilmente, a dover sostenere delle conversazioni difficili e delicate.

Nonostante questo, se sei un manager, devi prenderti la responsabilità di fornire un feedback tempestivo, onesto e trasparente ad ogni membro del tuo team, ricordandoti di responsabilizzare tutti in maniera corretta ed assicurare che ognuno sia sulla buona strada per contribuire il raggiungimento degli obiettivi.

Per riuscire a farlo al meglio è importante abbandonare qualsiasi impulso di controllo o micromanagement, senza però dimenticare di controllare se effettivamente l’output del lavoratore corrisponde a quanto era stato richiesto. Nel momento in cui dovessi notare qualche squilibrio, non perdere tempo. Parla direttamente con la persona interessata e cerca di spiegare come potrebbe migliorare.

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Valutazione del personale aziendale: i principali problemi legati alla performance

Partiamo da un presupposto fondamentale. Ogni dipendente vuole fare un bel lavoro. Non esistono dipendenti “cattivi” che vogliano lavorare male o danneggiare l’azienda. Esistono dipendenti demotivati o in difficoltà, ma questo è un altro discorso.

È importante ricordarsi di affrontare sempre i problemi legati alla performance dei dipendenti con un approccio positivo, volto alla comprensione anziché al giudizio. Cerca di capire più a fondo le cause che hanno portato ad una determinata situazione. Chiedi spiegazioni e confrontati con la persona che sta avendo un problema di performance per capire meglio il suo punto di vista, invece di giungere a conclusioni affrettate.

Esistono varie ragioni che possono portare ad un calo delle performance. Questi problemi sono generalmente legati a due fattori principali: la motivazione e le capacità. Da un lato, una persona può non essere motivata a svolgere il proprio lavoro o, dall’altro, può non avere le capacità per svolgere una mansione al livello che ci si aspettava. Cerchiamo di capirci di più.

Problemi legati alla motivazione

La motivazione dei dipendenti può essere influenzata da moltissimi fattori che, molto spesso, non hanno a che fare con il lavoro. Prima che lavoratori siamo esseri umani, e sappiamo benissimo quanto sia complicato focalizzarsi sul lavoro se abbiamo dei problemi nella nostra vita privata.

Con il dovuto rispetto e se è possibile, cerca di conoscere i tuoi dipendenti abbastanza bene da capire se sta succedendo qualcosa nella loro vita personale, in modo da poterli aiutare a gestire le emozioni sul luogo di lavoro. Chiediti sempre:

  • Come posso capire qual è la causa di un calo di motivazione?
  • Come posso dare il mio appoggio alla persona anziché al dipendente?

Altre volte, invece, la mancanza di motivazione di un dipendente può non essere collegata a nessun evento in particolare. Può essere un momento di pigrizia o di insoddisfazione per quello che sta facendo

In ogni caso, il punto è che non potrai mai sapere cosa sta causando un abbassamento della performance lavorativa fino a quando non ti prendi il tempo per fare le domande giuste e cerchi di capire. Ecco alcune idee interessanti che ti possono aiutare a superare i problemi di motivazione dei tuoi dipendenti:

  • Individua i fattori di motivazione. Ogni dipendente può essere motivato da una cosa diversa: la mansione che svolge, il gruppo con cui lavora, le possibilità di carriera. Se sai che uno dei tuoi dipendenti aspira ad un ruolo dirigenziale, ad esempio, ma non esprime mai direttamente il suo interesse cerca di spronarlo. Spingi sugli interessi di ognuno e fai vedere che ti interessano le motivazioni di tutti.
  • Chiarire le aspettative. Assicurati che ogni membro del tuo team abbia una chiara comprensione delle tue aspettative. È difficile per i dipendenti essere motivati se non capiscono quali sono i loro obiettivi. Spiega nel modo più chiaro possibile cosa ti aspetti e quali saranno i potenziali ostacoli. È molto più facile per i tuoi collaboratori superare i problemi quotidiani quando ne sono a conoscenza e hanno un’idea di come affrontarli.
  • Individua i fattori demotivanti. Non avere paura. Chiedi con franchezza ai tuoi dipendenti se tu, o qualsiasi altro membro del team, avete fatto qualcosa che li abbia demotivati. Uno dei fattori demotivanti per eccellenza, ad esempio, è il micromanagement. Non dare fiducia e non lasciare autonomia ad un dipendente su un progetto può rivelarsi deleterio. Detto questo, ricorda sempre che la motivazione viene da dentro. Non puoi motivare qualcuno a fare qualcosa, ma puoi sicuramente rimuovere tutti gli ostacoli affinché ogni persona possa sviluppare la propria motivazione personale.

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Problemi legati alle capacità

I problemi legati alle capacità o alle competenze possono essere il risultato di una scarsa formazione, di aspettative troppo alte da parte dei datori di lavoro, di processi di selezione sbagliati o di una mancanza di coerenza tra competenze proposte e del ruolo effettivo.

Se noti che un tuo dipendente è decisamente motivato a lavorare con impegno ma continua a faticare per soddisfare le aspettative, è molto probabile che la scarsa performance sia legata ad un problema di capacità o competenza.

Come per i problemi legati alla motivazione, anche qui, la prima cosa da fare è chiedere, chiedere, chiedere e raccogliere quante più informazioni possibili, anziché arrivare a conclusioni affrettate. Prova a chiedere questo ai tuoi dipendenti:

  • Ti senti di essere stato sufficientemente formato per svolgere questo lavoro?
  • C’è qualcosa che potrei fare per aiutarti?
  • Quale aspetto del tuo lavoro ti risulta più difficile?

Ecco alcune delle soluzioni che puoi mettere in pratica per risolvere una situazione di scarsa performance legata a problemi di capacità:

  • Supporto. Garantisci a tutti i dipendenti le risorse e il supporto di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi.
  • Formazione. Offri un piano di formazione supplementare. E’ altamente possibile che tu non abbia fornito sin dall’inizio la preparazione necessaria al ruolo che avevi pensato.
  • Riorganizzazione. Considera la possibilità di cambiare le mansioni lavorative del dipendente in questione focalizzandoti sui suoi punti di forza. Potresti decidere di assegnare parte del lavoro di questa persona ad un altro membro del team (sia temporaneamente che in maniera definitiva) e di fornirgli più compiti che siano in linea con le sue competenze.
  • Distacco. In alcuni casi, la soluzione migliore è lasciar andare il dipendente. Questa situazione dovrebbe sempre rappresentare l’ultima spiaggia, ma a volte può rivelarsi la scelta più corretta per entrambe le parti. Nella tua azienda devi sforzarti di creare un ambiente in cui tutti possano performare ad alto livello. Se scegli di farlo, organizza con i tuoi responsabili HR un piano di offboarding adatto a rendere il distacco il più facile e sereno possibile.

Gli elementi essenziali per un sistema di valutazione dei dipendenti efficace

Ci sono alcuni elementi che non possono mancare per permettere al tuo sistema di valutazione dei dipendenti di essere efficace e completo. Ecco i principali.

Definizione degli obiettivi

È necessario fissare gli obiettivi da subito e nel modo giusto. Devono avere un senso ed essere comprensibili. I dipendenti devono capire fino in fondo perché i loro obiettivi individuali sono importanti come aiutano l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi globali. Dopo aver ricevuto un quadro completo dell’importanza del proprio lavoro,  i dipendenti si preoccuperanno molto di più del proprio ruolo e si sentiranno molto più coinvolti.

La definizione degli obiettivi dovrebbe essere un processo collaborativo tra manager e dipendenti. Anche se, tradizionalmente, gli obiettivi tendono ad arrivare dall’alto, la loro definizione dovrebbe includere un confronto tra manager e dipendente in totale trasparenza, spiegando la visione e le priorità dell’azienda.

Con queste informazioni, i dipendenti possono proporre obiettivi che siano complementari con gli obiettivi aziendali e sentirsi più ascoltati. Quando ai dipendenti vengono dati spazio e responsabilità, tendono a sviluppare un maggiore senso di autonomia e sul loro lavoro. Inevitabilmente, ciò si traduce in un miglioramento della motivazione e della performance.

Comunicazione trasparente e collaborazione

I dipendenti vogliono che i loro manager siano sempre trasparenti e autentici. Non vogliono essere tenuti all’oscuro o ricevere feedback di facciata. Vogliono essere informati e poter comunicare le loro opinioni tempestivamente, costruendo allo stesso tempo relazioni sane con colleghi e dirigenti. Per poter garantire questo livello di comunicazione, dovrai fornire ai dipendenti un feedback regolare e offrire sempre un ambiente di discussione onesto anche quando la conversazione può rivelarsi difficile o scomoda.

Riconoscimento dei dipendenti

Un sistema efficace di valutazione del personale dovrebbe dare priorità al riconoscimento dei meriti e alla ricompensa nei confronti dei dipendenti. I dipendenti dovrebbero sentirsi valorizzati e apprezzati per il lavoro che svolgono e per l’impegno profuso. Se non ritieni il riconoscimento dei dipendenti una priorità, questo atteggiamento avrà probabilmente un impatto negativo sul tasso di ricambio del tuo personale.

Feedback costante e performance review trasparenti e regolari

Quanto più frequentemente fornisci feedback ai tuoi dipendenti, tanto migliori saranno le performance individuali di ognuno. Non è poi così difficile. I dipendenti pretendono di sapere la tua opinione sul loro lavoro in maniera onesta e costante. Più i dipendenti sono informati sulle loro prestazioni, più sono in grado di migliorare ed superare i loro limiti.

Ci sono molti modi per gestire le performance review e altrettanto intervalli di tempo che puoi scegliere per organizzarle . A prescindere da quanto spesso e da come organizzi le tue performance review, l’importante è tenere sempre a mente questi elementi:

  • Prepara sempre le tue performance review in anticipo, dimostra che sono importanti per te
  • Sii onesto, trasparente, diretto e non lasciare nessuno spazio a dubbi o incomprensioni
  • Dai spazio al dipendente di fare i suoi commenti e darti la sua visione relativa ad ogni tema trattato
  • Mantieni una documentazione chiara e completa di quanto è stato detto e deciso, per poterla utilizzare come base per la crescita dei tuoi collaboratori

Sviluppo professionale dei dipendenti

Nessun lavoratore capace ed ambizioso desidera rimanere anni ed anni in un’azienda senza avere la possibilità di crescere, migliorarsi e sviluppare nuove capacità e competenze. Il progresso e lo sviluppo professionale dei tuoi dipendenti è importante, per loro come per la tua azienda. Oltre ad avere dipendenti più qualificati e capaci, investire nello sviluppo dei tuoi dipendenti ti permetterà di mantenere elevata la soddisfazione generale e il senso di appartenenza, contrastando allo stesso tempo il ricambio del personale e le relative complicazioni che questo fenomeno comporta.

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I principali errori da evitare nella valutazione del personale sul lavoro

Oltre a concentrarti sull’efficienza e sulla completezza del tuo processo di valutazione dei dipendenti è importante che tu tenga a mente quali sono i comportamenti e gli errori assolutamente da evitare. È importante gestire con cura la valutazione del personale affinché i  processi di gestione della performance non diventino macchinosi e controproducenti. Ecco i principali errori da evitare nella valutazione dei tuoi dipendenti:

  • Far dipendere tutto da un’unica performance review annuale, senza integrare feedback e confronto costante
  • Da manager, gestire le sessioni di performance review come fossero dei test a risposta multipla, senza soffermarsi sui punti importanti e sui dubbi del dipendente
  • Giudicare gli errori e focalizzarsi sugli aspetti negativi anziché fornire un supporto e un aiuto concreto
  • Continuare a gestire le performance review utilizzando documenti cartacei, senza affidarsi ad un software di valutazione del personale

Factorial: il tuo software per la valutazione dei dipendenti

Come accennavamo, il processo di valutazione dei dipendenti è importante e necessita di essere gestito in maniera organizzata e approfondita per garantire la giusta trasparenza e soddisfazione dei tuoi collaboratori. Creare un sistema da zero, per di più affidandosi alla carta o a chissà quale altro sistema può risultare complicato. Per questo, affidarti ad una soluzione tecnologica che possa darti una mano è quanto mai importante.

Factorial è un software per la gestione delle risorse umane tutto-in-uno che, tra le varie funzionalità, mette a disposizione un software di valutazione del personale automatizzato, facile da usare e 100% online. Con il software di Factorial potrai:

  • Scegliere il tuo metodo di valutazione preferito: 360, autovalutazione e molto altro
  • Creare i tuoi modelli di valutazione personalizzati o utilizzare i template già pronti
  • Creare i tuoi schemi di autovalutazione, utilizzando i criteri che ritieni più adatti
  • Automatizzare l’invio delle valutazioni e centralizzare tutti i feedback in un unico posto
  • Creare report personalizzati in base ai dati raccolti dalle tue valutazioni del personale

Scritto da: Matteo Pizzinato

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