Richiesta ferie, la guida completa per un processo perfetto

Come gestire le richiesta ferie in azienda? Sai quali sono gli obblighi da rispettare? Hai già digitalizzato l’intero processo o utilizzi ancora moduli cartacei? 

Con l’avvicinarsi dell’estate o dei periodi natalizi, i lavoratori iniziano a pianificare le ferie. Mettere a loro disposizione un piano ferie aggiornato, chiaro e trasparente, è importante perché permette a tutti i dipendenti di organizzarsi al meglio e di fruire di un diritto garantito dalla Costituzione e dalle leggi. 

Come vedremo nel corso dell’approfondimento, spetta a te l’ultima parola, puoi approvare o rifiutare le richieste di ferie, tuttavia, l’eventuale rifiuto deve essere giustificato e rientrare nei casi previsti dalle attuali norme vigenti. 

In questo articolo ti forniremo tutto quello che devi sapere per ottimizzare l’intero processo. 

Al termine della lettura, siamo sicuri metterai da parte gli obsoleti moduli e calendari ferie cartacei e inizierai a utilizzare pratici software pensati per: gestire al meglio le richieste, calcolare i giorni di ferie maturati e residui, portare a termine tanti altri compiti amministrativi ripetitivi e laboriosi.

Richiesta ferie dei dipendenti

Quando si tratta di gestire le richieste di congedo per i dipendenti, sapere se sono non retribuite o retribuite, è fondamentale per gestire le richieste di congedo per ogni singolo dipendente.

Richiesta ferie: Definizione

La definizione di una richiesta ferie è qualsiasi richiesta di giorni di assenza dal lavoro, effettuata da un dipendente per un determinato periodo di tempo e per un motivo specifico. Il congedo può essere concesso come non retribuito o retribuito. Analizzeremo questo in seguito.

Assenze non retribuite

La richiesta ferie non retribuite sono in poche parole il tempo lontano dal lavoro senza percepire salari. Esistono diversi motivi per cui un dipendente può optare per questo tipo di congedo, tra cui malattia, obblighi familiari o personali o semplicemente una vacanza. Alcune società possono scegliere di concedere solo le assenze non retribuite, mentre altre lo offrono in aggiunta a un certo numero di giorni di ferie retribuite. Ogni stato ha leggi diverse relative alle assenze non retribuite, quindi è necessario verificare con il Dipartimento del Lavoro le norme applicabili alla propria azienda.

Assenze retribuite

L’assenza retribuita, è quando i lavoratori possono prendere un congedo dal lavoro mentre continuano a percepire il salario. Il congedo concesso ai membri del personale è generalmente limitato a un determinato numero di ore per ogni anno. Dopo che un dipendente ha utilizzato la quantità assegnata di assenze retribuite, di solito può chiedere un congedo non retribuita. È importante notare che alcuni stati richiedono che i datori di lavoro offrano un certo periodo di assenze per i giorni di malattia o personali, quindi controlla con le leggi del tuo stato prima di elaborare una politica per le assenze retribuite.

Diritto alla richiesta ferie: cosa dice la Costituzione

Il diritto alle ferie è sancito dalla nostra Costituzione all’articolo 36. È un diritto irrinunciabile così come lo è il diritto al riposo settimanale. 

Al fine di fruire delle ferie il lavoratore, a seconda delle regole interne dell’azienda, può compilare un modulo di richiesta ferie, oppure inviare la comunicazione utilizzando l’e-mail, i fogli di calcolo in Excel o appositi software.

L’importante è che la richiesta sia inviata rispettando il principio del congruo preavviso. Sei chiaramente obbligato a rispondere alla richiesta, evitando di lasciare il lavoratore per troppi giorni in attesa di una tua decisione. 

Sempre in merito al diritto alle ferie le leggi e i CCNL definiscono con precisione tutti gli aspetti e i casi particolari. 

Ad esempio, il Codice Civile, articolo 2109, ci dice che ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie retribuite ogni anno. Mentre le leggi vietano, in linea di massima, la monetizzazione delle ferie. Infine, altri aspetti da tenere sempre presenti sono: 

• Hai diritto a decidere in quali giorni dell’anno i dipendenti possono richiedere le ferie 
• Nel decidere i giorni di ferie devi considerare anche le esigenze dei lavoratori
• Tutti i lavoratori devono godere delle ferie al massimo entro i 18 mesi successivi all’anno di maturazione 

Come può avvenire la richiesta ferie 

Come accennato in precedenza puoi gestire liberamente il processo di richiesta e di approvazione delle ferie. Puoi preparare e stampare un semplice modulo oppure mettere a disposizione dei tuoi dipendenti un esempio di email per la richiesta ferie da compilare in caso di necessità. 

In alternativa puoi anche lasciare che siano i lavoratori a preparare una lettera di richiesta ferie indirizzata direttamente al datore di lavoro o al dipartimento HR. Per fare chiarezza sui vari strumenti che hai a disposizione per gestire l’intero processo, distinguiamo tre diversi metodi che puoi pensare di adottare in azienda: 

• Moduli cartacei: le richieste delle ferie puoi gestirle utilizzando i classici moduli cartacei. Il lavoratore è quindi tenuto a compilarli, a indicare le date e a firmarli. Dal canto tuo devi visionare il modulo e decidere se accettare o meno la richiesta.  
• Fogli di calcolo Excel: in alternativa puoi evitare di stampare e compilare a mano i moduli e gestire tutto con Excel. In questo caso il lavoratore compila il foglio elettronico e dopo aver inserito i dati, il responsabile delle ferie decide se approvare o rifiutare la richiesta.  
• Software o app HR: infine, l’intero processo di richiesta ferie può essere totalmente digitalizzato servendosi di appositi software e app. Utilizzare questi applicativi porta numerosi vantaggi, in particolare, risparmi tempo ed elimini il possibile errore umano.

Tempistica richiesta ferie 

Cosa dice la legge riguardo le tempistiche? Cosa succede se il datore di lavoro non risponde alla richiesta ferie? Quanto tempo prima il lavoratore deve inviare la richiesta ferie? Per chiarire il tutto bisogna distinguere diversi momenti: 

• Quando godere delle ferie: la legge specifica che, come datore, hai il diritto di indicare i periodi dell’anno in cui il lavoratore può richiedere le ferie, tenendo conto delle esigenze dell’impresa e delle necessità dei dipendenti. 
• Preavviso richiesta ferie: il lavoratore, pur rispettando quanto contenuto nel piano ferie, è tenuto a inviare la richiesta ferie rispettando le tempistiche definite nel regolamento aziendale. 
• Accettazione delle ferie: come datore puoi accettare o rifiutare le ferie ma la legge ti impone di seguire i principi di buona fede e correttezza. Pertanto, salvo casi oggettivi o errori procedurali commessi dal lavoratore, devi sempre accettare le ferie. Gli stessi principi devi seguirli quando si tratta di rispondere alla richiesta. Il consiglio è di non lasciar passare più di 24 – 48 ore. 

Sulla base di quanto appena visto, possiamo concludere che le leggi sul tema ferie e tempistiche sono molto flessibili. Non specificano cioè il lasso di tempo che il lavoratore deve rispettare, né ti impongono di rispondere entro un tot di giorni. 

Tuttavia, viene ribadito più volte il principio di buona fede e correttezza, il quale, va seguito tanto dal datore, tanto dai dipendenti. Inoltre, i CCNL e i regolamenti interni aziendali, hanno piena facoltà di stabilire delle tempistiche precise da rispettare. 

Gli obblighi del datore di lavoro nella richiesta ferie 

Vediamo ora più in dettaglio quali sono gli obblighi che come datore sei tenuto a rispettare inerentemente all’ampio tema delle ferie aziendali. Come accennato in precedenza, la prima cosa da tenere sempre a mente è che non puoi decidere in maniera unilaterale i periodi in cui i dipendenti possono richiedere e ottenere le ferie. 

In particolare, il piano ferie è bene sia stabilito tenendo conto delle esigenze produttive e delle esigenze dei lavoratori. 

In tal senso, richiamiamo il principio di buona fede, il quale è contenuto anche all’articolo 1375 del Codice Civile. Leggendo l’articolo si apprende che l’imprenditore deve prendere decisioni che tengano conto degli interessi dell’impresa ma che, allo stesso tempo, non devono penalizzare i lavoratori.

Tutto ciò, si collega al tema delle ferie le quali devono essere: 

• Definite con un congruo preavviso
• Organizzate tenendo conto delle esigenze dei lavoratori
• Stabilite in un apposito piano ferie
• Obbligatoriamente fruite e retribuite

Inoltre, ti segnaliamo che la legge non contempla il caso del tacito assenso. Pertanto dovrai sempre rispondere a tutte le richieste pervenute. 

Rispettare questi pochi obblighi, permette di gestire le ferie in azienda in maniera ottimale. Dai ai lavoratori il tempo di organizzarsi, instauri un clima trasparente in azienda, eviti che un dipendente si trovi nella situazione di ferie maturate ma non godute. 

Moduli di richiesta ferie per i dipendenti 

Hai perso tempo con Excel per gestire le richieste di ferie dei tuoi dipendenti? Chiedere ai dipendenti di compilare un pezzo di carta fisico o persino di inviare una richiesta tramite e-mail, può sembrare semplice e pratico, ma non è né efficiente né efficace. Non solo, ma sei anche in balia dell’errore umano. Questo sistema di vecchia scuola potrebbe aver funzionato bene in passato, ma ci sono modi più facili da gestire rispetto ai moduli di richiesta di riposo.

Vantaggi e svantaggi dei moduli di richiesta ferie

Se ancora gestisci le ferie utilizzando carta e penna, probabilmente la tua scrivania è piena di modelli di richieste ferie estive o invernali. Gestire il tutto è semplice fin quando hai pochi dipendenti. 

Man mano che questi ultimi aumentano, però, aumentano anche le problematiche da gestire, le quali possono spingerti a considerare altri strumenti per una migliore e più efficiente gestione delle ferie.

Ma quali sono i vantaggi e gli svantaggi dati da una gestione delle richieste ferie mediante moduli cartacei?

Partiamo dai vantaggi: 

• Personalizzabili: i moduli puoi personalizzarli come  preferisci adattandoli a quanto previsto dal CCNL e dal regolamento aziendale. 
• Facili da usare: tutti i lavoratori non hanno difficoltà a compilare i moduli cartacei. È sufficiente una penna e non sono necessarie particolari competenze digitali. 
• Accessibili: è sufficiente stampare i moduli e posizionarli in un porta carte. Tutti i lavoratori all’occorrenza possono prendere il modulo e compilarlo. 

Oltre ai vantaggi ci sono anche diversi svantaggi assolutamente da considerare: 

• Tempi di elaborazione: la gestione delle richieste ferie è un processo lento. Le richieste vanno analizzate, verificate e firmate. 
• Problemi di archiviazione: in breve tempo il tuo archivio sarà occupato da decine e decine di moduli. 

Costi: lo spreco di carta e inchiostro è considerevole. Soprattutto se oltre alle ferie gestisci tutte le richieste avvalendoti di carta e penna.

Tipologie di richiesta ferie per assenze

Siccome ci sono molte ragioni per cui un dipendente può richiedere del tempo libero, tratteremo i tipi più comuni di seguito. Questi possono essere suddivisi nelle seguenti categorie: congedo per vacanze, spese mediche e familiari o personali.

Assenze 

Le richieste di assenze sono fondamentalmente qualsiasi tipo di vacanza che un dipendente richiede come periodo di riposo. Le ferie, le ferie annuali e le ferie sabbatiche sono alcuni esempi.

Congedo per vacanze

Questo tipo di congedo può essere definito come il tempo concesso a un dipendente per riposare e allontanarsi dal lavoro. Alcune società hanno una politica di ferie retribuite regolamentata, che offre solo una quantità specifica di ferie ogni anno e di solito aumenta in base all’anzianità e al tempo impiegato dal dipendente presso l’azienda. Solitamente, un dipendente con un anno di esperienza riceve undici giorni di ferie retribuiti in media all’anno, mentre un lavoratore con più di dieci anni di esperienza può ricevere in media quindici giorni di ferie retribuite. Il tempo medio richiesto per le indennità per le piccole imprese con più di dieci anni di esperienza è di venti giorni. Naturalmente, la quantità di richieste di ferie assegnate a un dipendente è ammissibile, dipende dalla politica di competenza delle ferie della propria azienda.

Un approccio diverso adottato da alcune aziende è una politica di ferie retribuite illimitata. Il lavoratore può richiedere tante assenze personali quanto desidera a condizione di svolgere il proprio lavoro. Naturalmente, il periodo di ferie richiesto dovrebbe rimanere entro limiti ragionevoli ed essere sempre approvato in anticipo dalla direzione.

Inoltre, alcuni datori di lavoro possono scegliere di offrire al proprio personale festività mobili, che sono un numero fisso di giorni di riposo che possono essere presi in qualsiasi momento dell’anno, a condizione che venga dato preavviso al datore di lavoro. Questi tipi di richieste di congedo sono diversi dai giorni di ferie retribuiti perché non vengono riportati all’anno civile successivo se non vengono utilizzati e non aumentano di durata nel corso degli anni. Molti dipendenti usano le festività mobili per celebrare le osservanze religiose o le date di significato personale, come compleanni o anniversari.

👉  Leggi anche “Ferie forzate: cosa sono, preavviso e quando possono essere applicate”.

Ferie annuali

Analogamente alle richieste di ferie retribuite, le ferie annuali dei dipendenti sono un determinato numero di giorni di ferie retribuite concesse a un dipendente per quello che desiderano. Le ferie che un dipendente guadagna ma non utilizza, vengono definite ferie maturate. Queste assenze guadagnate sono spesso diviso in due categorie. Le prime sono le ferie retribuite, che possono essere utilizzate per le vacanze o per qualsiasi altra cosa un lavoratore possa desiderare di usarla. Il secondo tipo di assenza retribuita è quella protetta, che un dipendente può utilizzare per emergenze personali o giorni di malattia. Ciò consente ai lavoratori di evitare assenze in caso di eventi imprevisti o incidenti. Mentre la politica delle richieste di ferie di ogni azienda è diversa, i sondaggi indicano che i lavoratori riportano che i giorni medi di ferie retribuite e malattia sono circa dieci ciascuno.

Anno sabbatico

Questo tipo di ferie retribuite viene generalmente concesse a professionisti del settore accademico o del settore privato che hanno lavorato nella stessa società per un lungo periodo di tempo. Può essere utilizzato per la ricerca, lo sviluppo della carriera o altre attività di esplorazione. Alcune aziende concedono un anno di congedo sabbatico per ogni sette anni lavorati, ma questo di solito dipende dalla politica della società.

Congedi per malattia 

Giorni di malattia

Sebbene la maggior parte degli Stati non richieda ai datori di lavoro di concedere ai propri lavoratori un permesso di malattia retribuito, alcuni Stati richiedono questo tipo di congedo di forza di lavoro per legge. In generale, il numero di ore di congedo per malattia concesso a un individuo dipende dal numero di ore lavorate all’anno. In alcuni casi, un numero limitato di queste ore si ripercuote sull’anno successivo. Inoltre, un lavoratore la cui salute è affetta da stress può essere idoneo a presentare richieste di congedo per stress ai sensi della legge sul congedo medico e familiare. Detto questo, la maggior parte delle aziende non offre attualmente indennità per ferie stress. Un membro del personale può essere in grado di utilizzare parte del tempo libero maturato durante questo tipo di congedo.

Disabilità

Questi tipi di richieste di ferie vengono fornite a persone che non sono in grado di svolgere le proprie mansioni lavorative a causa di una disabilità fisica o mentale. Può essere a breve o lungo termine. La disabilità a breve termine non dura in media più di un anno. I piani di disabilità a lungo termine, d’altra parte, possono anche essere disponibili da un datore di lavoro. Questi piani variano notevolmente nella copertura. In generale, più lungo è il periodo di beneficio, maggiore è il premio.

Richiesta ferie familiari o personali

Lutto

Anche i dipendenti che perdono i propri cari, come i familiari stretti, sono coperti! Potrebbero essere idonei a presentare richieste di ferie per lutto. Questa disposizione consente alle persone di prendere le disposizioni funebri necessarie e piangere la perdita di una persona cara. Questo tipo di politica può variare, ma in alcune circostanze si estende anche a parenti e animali domestici più distanti. Il numero medio di giorni retribuiti offerti è in genere compreso tra uno e cinque, a seconda che l’individuo che è deceduto fosse un parente immediato o distante. Se una società non offre un congedo per lutto, un dipendente può scegliere di assumere un’altra forma di richieste di ferie retribuite o anche di ferie non retribuite.

Congedo parentale

Questo tipo di congedo è specificamente pensato per dare ai genitori il tempo di prendersi cura del proprio neonato. Può estendersi anche ai genitori che si stanno adattando a un nuovo figlio adottivo o all’adozione nella loro famiglia.   Un numero crescente di aziende, tuttavia, concede un congedo materno e paterno retribuito per un periodo di tempo specifico ed esteso.

👉  Oppure il focus “Congedo matrimoniale, tutti i dettagli: giorni, regole e valori secondo l’INPS”.

Permessi

I permessi sono giorni di lavoro non retribuiti, a volte di natura obbligatoria, progettati per risparmiare denaro dell’azienda. A volte un permesso può estendersi per settimane alla volta, ma deve soddisfare determinati criteri per conformarsi alla equo.

Gestire un congedo: considerazioni

Manualmente vs Software

L’organizzazione del calendario aziendale, sebbene sembri scoraggiante, può essere eseguita con successo con gli strumenti adeguati e un po ‘di formazione. Alcuni dipartimenti risorse umane utilizzano file Excel per gestire le loro richieste di riposo. Questo metodo richiede un aggiornamento costante e lascia più spazio agli errori umani rispetto ad alcune delle altre opzioni disponibili per le risorse umane. Se vuoi sbarazzarti della vecchia scuola, puoi gestire il tuo modello di richieste di ferie con Excel.

Un’altra opzione per la gestione delle richieste di ferie è il software e le app di pianificazione, come il software di gestione di ferie e assenze di Factorial. I dipendenti che hanno accesso al software possono facilmente richiedere il loro tempo libero desiderato tramite un’app. Ciò consente di risparmiare tempo per le risorse umane e un dipendente deve discutere e gestire una richiesta, lasciando più tempo per svolgere il lavoro. Puoi anche creare le politiche della tua azienda all’interno dell’app, rendendo molto più facile per i tuoi dipendenti capire il tempo libero a loro disposizione.

Lavoratori esenti vs lavoratori non esenti

Vale anche la pena notare che, sebbene la gestione delle assenze possa sembrare piuttosto semplice, i tipi di dipendenti che lavorano nella vostra azienda influenzano anche il modo in cui le risorse umane gestiscono le richieste di ferie retribuite. Ad esempio, la richiesta di un dirigente e di un lavoratore con orario part-time a verrà gestita in modo diverso. Un dipendente ad orario (qualcuno che viene pagato a ore e non uno stipendio) deve essere pagato solo per le ore di lavoro e quindi non è esente.

Coloro che ricadono in posizioni dirigenziali, manageriali o di altro tipo rientrano nello stato di esenzione. Pertanto, i congedi richiedono la politica della retribuzioni per i dipendenti esenti bisogna eseguire un’attenta valutazione. Indipendentemente dalla vostra politica per i congedi, deve essere conforme alle leggi locali. I congedi retribuiti per i dipendenti ad orario, possono essere offerti come incentivo al fine di attrarre o mantenere membri del personale che lavorano sodo. Alcune aziende possono anche scegliere di concedere ferie retribuite ai dipendenti non esenti per lo stesso motivo. Tuttavia, se la tua azienda sceglie di non offrire la retribuzione ai lavoratori ad orario, devi impostare una politica di ferie non retribuite per questi dipendenti.

Pro e contro delle ferie retribuite

Quando si crea una nuova policy relativa alle richieste di ferie, si potrebbe desiderare che tutti i lavoratori firmino un contratto. Ciò garantirà che il personale capisca l’importanza della politica di time-off e la segua fino in fondo. Ciò aiuterà anche in caso di controversie, poiché ci sarà sempre un contratto irrefutabile a cui fare riferimento. Lo svantaggio di un contratto può essere semplicemente la maggiore quantità di pratiche burocratiche che dovrai gestire, nonché la responsabilità dell’azienda in caso di violazione del contratto. Tuttavia, avere un contratto in atto aiuterà a gestire meglio le richieste di ferie.

Come impostare una policy di richiesta ferie

Prima di sviluppare la tua policy di ferie retribuite, è importante riflettere attentamente su cosa includere. Alcune regole dovrebbero essere chiaramente stabilite in modo tale che non vi sia spazio per incomprensioni o confusione tra i membri del personale. Una policy di richieste di assenze standard includerebbe quanto segue:

Come devono essere inviate le richieste

Scegli un modo in cui tutti i dipendenti devono inviare le loro richieste, su supporto cartaceo o via software, e attenersi ad esso. Assicurati che i dipendenti comprendano il processo di richiesta, specialmente quando adattano una nuova policy di congedo personale. Questo tipo di coerenza renderà più semplice la gestione delle richieste di ferie. Inoltre, se si utilizzano fogli per la richiesta ferie, assicurati che ci siano copie disponibili e che i dipendenti sappiano dove trovarli. Ciò renderà più facile per i dipendenti inviare le loro richieste e, quindi, è più probabile che seguano la procedura corretta quando chiedono delle ferie.

Quando i dipendenti possono o meno richiedere ferie

Per evitare una carenza di personale durante i periodi di elevato lavoro, esiste un blocco di periodi che non possono essere eliminati. Ad esempio, se il mese di novembre la tua azienda è sempre impegnata, ti consigliamo di bloccare questo mese. Informare tutti coloro che lasciano richieste di ferie, che non saranno approvate in questo momento. Per evitare brutte sensazioni tra i tuoi dipendenti, fai sapere loro quando sarebbe accettabile richiedere delle ferie. Ciò è particolarmente importante durante le festività natalizie. Questi sono i tempi in cui è più probabile che i membri dello staff presentino le loro richieste di congedo.

Il preavviso necessario per richiedere le ferie

Una regola generale potrebbe essere con due settimane di anticipo, a seconda della frequenza con cui pianifichi. Questo può essere adattato alle esigenze della tua azienda. Un’altra opzione potrebbe essere la fissazione di una scadenza ogni mese per l’inoltro di una richiesta. Ad esempio, potresti avvisare il tuo staff che il 15 di ogni mese è l’ultimo giorno in cui le loro richieste devono essere presentate per le ferie del mese successivo. Questo ti dà il tempo di fare il programma per il mese successivo senza dover apportare diverse modifiche dell’ultimo minuto.

La frequenza con cui possono essere inviate le richieste di assenze

Al fine di evitare che i lavoratori richiedano congedi troppo spesso, è possibile stabilire una regola in base alla quale è possibile inviare solo tre richieste di permesso al mese. Ancora una volta, il limite impostato dipende da te, ma ciò ti aiuterebbe a evitare di avere uno staff inaffidabile.

Altre rilevanti questioni relative alla tua attività

Dato che ogni azienda è unica e ha le sue circostanze, considera che tipo di scenari relativi al time-off personale potrebbero ostacolare la produttività. Quindi fai un brainstorming su come risolvere ogni problema e definire regole specifiche per tutti i membri dello staff. Per evitare confusione e assicurarsi che il personale sia a conoscenza di ciò che è permesso o previsto da loro, le regole relative alle assenze richieste devono essere delineate nel manuale del dipendente.

Richiesta di ferie da lavoro: passi che i dipendenti devono seguire

Nel richiedere le ferie, i membri del personale devono informarti secondo le modalità da te richieste, come già detto in precedenza. Devono anche essere disposti a fornire informazioni di base sulla loro richiesta. Dovrebbero includere quanto segue:

• Nome e cognome
• Data della richiesta
• Tempo richiesto (se richiedono solo giorni di riposo parziale, è necessario indicare le ore)
• La motivazione dell’assenza
• La loro firma

Quando si esaminano la richiesta ferie, è necessario confermare se vengono approvate o rifiutate. In entrambi gli scenari, è necessario firmare e datare la richiesta. Se non sei in grado di approvare il periodo di ferie pagato richiesto per date specifiche, ci sono ancora opzioni. I dipendenti sanno che il tempo richiesto non sarà sempre approvato. Pertanto, tendono ad essere flessibili in ciò che accetteranno. Spesso è possibile accordarsi, offrendo date nelle vicinanze o in un altro momento conveniente, per l’azienda e dipendenti. Evitando i conflitti, ciò non solo crea buoni rapporti tra risorse umane e personale, ma aumenta anche il morale tra i lavoratori.

Gestire richieste ferie insolite

Esistono tantissimi scenari, ma ognuno può essere gestito utilizzando i suggerimenti dati e talvolta ricercando le leggi della propria zona. Consideriamo un paio di scenari che potresti incontrare quando gestisci le richieste di ferie.

Immagina che un consulente della tua azienda stia prendendo una vacanza e ti chieda delle assenze. Sono ammissibili alla retribuzione? In poche parole, un imprenditore non è un dipendente. Pertanto, non ha diritto a nessun pagamento al di fuori dell’orario di lavoro. Questo ovviamente è qualcosa che deve essere gestito nel loro contratto, fin dall’inizio. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, gli appaltatori non possono beneficiare della retribuzione.

Prendiamo in considerazione un altro scenario. Un dipartimento della tua azienda ha un grande progetto in scadenza il mese prossimo e hai già concesso la richiesta di ferie per un membro del team. Un altro membro del team richiede due settimane di riposo personale nello stesso lasso di tempo. Dovresti accettare la loro richiesta? Questa assenza combinata potrebbe compromettere lo svolgimento del progetto. Un altro risultato potrebbe essere un aumento della carenza di personale. In questo caso, potrebbe essere meglio offrire date alternative a un membro del team o semplicemente rifiutare la richiesta se ciò non è possibile.

Calcolo delle assenze maturate

Se la tua azienda utilizza una politica di accumulo nella gestione delle ferie e delle retribuzioni, come calcolare il tempo libero maturato per un nuovo impiegato? In questo caso, dovrai calcolare il loro tempo libero ripartito. Ad esempio, se hai assunto Marco il 1 ° febbraio, dovrai ripartire i suoi giorni di vacanza. Questo viene fatto dividendo il numero di giorni impiegati per il numero totale di giorni nel periodo di lavoro.

335/365= 0.917

Quando puoi moltiplicare quel numero per il rateo della retribuzione (in questo esempio useremo 10 giorni di ferie all’anno).

0.917 x 10= 9.17

Quindi Marco avrà circa 9,2 giorni di ferie.

Gestione richieste ferie dell’ultimo minuto

Mentre le richieste di un giorno libero personali dell’ultimo minuto possono essere inevitabili a causa di malattie o emergenze. A volte i dipendenti inviano semplicemente una richiesta in ritardo. Ad esempio, un lavoratore che decide di fare un viaggio dell’ultimo minuto fuori città avrebbe potuto pianificare in anticipo; evitando così all’azienda di dover riorganizzare il proprio calendario di lavoro. Far conoscere ai propri dipendenti l’importanza della responsabilità è molto importante. Assicurati che siano consapevoli di come le loro assenze dell’ultimo minuto influiscono sui loro colleghi. Inoltre, soprattutto se devono lavorare in ritardo o di conseguenza gestire un carico di lavoro più impegnativo.

Un’altra opzione quando si gestiscono le richieste dell’ultimo minuto, possono essere le negoziazioni a turni a discrezione gestionale. Inoltre, avere lo stesso numero di dipendenti previsto ridurrà la possibilità di pagare straordinari ridotti. Pertanto risparmiando i soldi dell’azienda quando si tratta di lavoratori orari.

Gestione delle richieste ferie per i dipendenti

Senza dubbio, incontrerai molti scenari diversi durante la gestione delle richieste di ferie. Utilizzando gli esempi precedenti e i suggerimenti e gli strumenti discussi in questo articolo, è possibile gestirli senza problemi. Quindi ora è il momento di far rotolare la palla sviluppando la politica di lavoro della retribuzione della tua azienda. Ricorda che ogni azienda è unica e devi adattarti di conseguenza. Accertarsi di avere dimestichezza con il sistema impostato per la gestione delle richieste dei dipendenti, è fondamentale. La tua politica di riposo deve essere chiara e di facile comprensione. Questo sistema assicurerà che i tuoi dipendenti siano tutti sulla stessa pagina e siano positivi nei confronti della politica di richiesta ferie.

Consigli per ottimizzare la richiesta ferie in azienda

Le operazioni di richiesta ferie e permessi possono essere facilmente ottimizzate. Per riuscirci il nostro consiglio è di lavorare su due piani distinti. Il primo aspetto che potresti migliorare riguarda la comunicazione.

Ad esempio: 

• Pianifica con maggiore anticipo le ferie 
• Crea un piano ferie di facile lettura 
• Assicurati che tutti i lavoratori abbiano letto e compreso le politiche aziendali

Una volta ottimizzata la comunicazione in azienda, puoi pensare di ottimizzare il processo servendoti degli strumenti messi a disposizione dalla tecnologia.

Come scoprirai continuando la lettura, esistono tanti e diversi strumenti: software, app, calendari condivisi, che ti permettono di mettere da parte, una volta per tutte, i poco pratici moduli di richiesta ferie e permessi realizzati in Word o in Excel. 

Ottimizzare l’intero processo, in particolare affidarsi alla tecnologia, non vuol dire seguire una moda. Vuol dire prendere una decisione finalizzata a beneficiare di risultati tangibili: 

• Riduzione dei costi 
• Meno perdite di tempo 
• Maggior trasparenza in azienda 
• Più semplice rispetto delle leggi  

Strumenti per digitalizzare la richiesta ferie 

Diamo finalmente la risposta che stavi aspettando dall’inizio dell’articolo. Per digitalizzare le  richieste delle ferie in azienda hai a disposizione diversi strumenti. Non tutti però sono efficaci allo stesso modo.

Ecco un elenco dei principali strumenti a partire dal meno efficace: 

• • Richiesta ferie in Excel: con il programma digitalizzi in parte la richiesta delle ferie. Il software può aiutarti nel calcolo delle ferie e ti permette di modificare il piano ferie in tempo reale, senza dover stampare nuovi moduli. 
  • App o software per la gestione delle ferie: in alternativa, puoi pensare d’installare un software o un app specifica per la richiesta delle ferie. Così facendo i dipendenti possono inviare le richieste, anche dallo smartphone, e tenere sempre traccia delle ferie maturate, fruite e residue. 

• • Software e app all in one: infine, la miglior alternativa consiste nell’utilizzare dei software all in one pensati per l’intera digitalizzazione e automazione dei processi HR. Questi software sono indicati per chi desidera far un concreto passo in avanti, digitalizzando molteplici altri processi collegati alle ferie. Tra cui: le presenze in azienda, il calcolo dei permessi e dei ROL. 

In definitiva, se il tuo obiettivo è sfruttare al massimo il progresso tecnologico, il nostro consiglio è d’implementare un software completo che possa gestire per te molteplici processi in ambito HR. 

Digitalizzare le sole richieste ferie infatti, potrebbe rivelarsi poco utile se poi sei comunque costretto a calcolare a mano i giorni residui e maturati, a calcolare le presenze e i ROL, ad accertarti ogni volta che il permesso fruito concorra al calcolo delle ferie. 

Ottimizzare la richiesta ferie con Factorial

Factorial è il software HR ideale per digitalizzare e gestire con semplicità tutti i processi collegati alle risorse umane. Il software disponibile anche in versione mobile, dispone di tutte le funzionalità necessarie per gestire al meglio le richieste ferie e permessi dei lavoratori. 

Dopo averlo installato, puoi subito: 

• Creare un piano ferie 
• Approvare o rifiutare le richieste con un click 
• Creare diverse tipologie di assenza 

Factorial, inoltre, calcola in automatico le ferie maturate e residue, i ROL, i giorni di malattia fruiti. Questo vuol dire che non dovrai più fare alcun calcolo a mano. Ti basta accedere alla schermata dedicata e verificare in pochi attimi la situazione ferie e permessi di un dipendente, di un team di lavoro o di un intero dipartimento. 

Digitalizzare il processo con Factorial abbiamo stimato porta a un risparmio di tempo considerevole pari a circa 30 ore di lavoro ogni mese. Si tratta di ore preziose che puoi utilizzare per concentrarti ancor di più sul tuo business. 

La possibilità di automatizzare e digitalizzare la gestione delle ferie è solo una delle tante funzionalità messe a disposizione da Factorial. Provalo gratis e inizia subito a: 

• Digitalizzare la rilevazione delle presenze 
• Misurare le performance del personale 
• Inviare feedback in tempo reale 
• Archiviare e firmare i documenti in digitale 
• E tanto altro

Richiesta ferie: le conclusioni

In questo approfondimento abbiamo visto che puoi una volta per tutta abbandonare i poco funzionali moduli cartacei per gestire le richieste di ferie e permessi. Digitalizzare il processo porta tantissimi vantaggi. 

Il risparmio di tempo è notevole, non devi più calcolare a mano i giorni di ferie maturati e residui, non devi più perdere ore di tempo per creare e condividere un piano ferie. 

In più, ci siamo concentrati su quanto sia importante digitalizzare tanti altri processi amministrativi e strettamente collegati alle ferie, quali le richieste di permesso e le presenze in azienda. 

La tecnologia oggi offre un concreto supporto allo sviluppo delle PMI. Implementare nuove soluzioni significa fare una scelta lungimirante che porterà la tua azienda a risparmiare costi, attirare i migliori talenti, migliorare la produttività e la competitività.

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