Ti stai chiedendo cos’è il performance management e perché è così importante? Sei alla ricerca di una strategia efficace per gestirlo al meglio?
Il performance management, o gestione delle performance, è un processo fondamentale per poter monitorare, valutare e migliorare le prestazioni dei propri dipendenti, massimizzando il loro potenziale.
In questa guida completa al performance management in azienda, esploreremo insieme tutti gli elementi principali di questa pratica: scopriremo cos’è il performance management, perché è così importante, come strutturarlo e quali strategie adottare.
Esamineremo alcuni esempi di performance management e vedremo insieme gli strumenti più efficaci da utilizzare. Infine, evidenzieremo gli elementi chiave per un performance management di successo.
Che tu sia un manager o un responsabile HR, in questa guida troverai tutte le risposte che stavi cercando.
- Che cos’è il performance management
- Perché è importante il performance management in azienda
- Come strutturare il performance management
- Strategie di performance management
- Strumenti di performance management
- Elementi chiave di un performance management di successo
- Esempi di funzioni di un software di performance management
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Che cos’è il performance management
Il performance management è il processo aziendale che permette di identificare, misurare e facilitare lo sviluppo e la crescita dei dipendenti e dei team di lavoro, allineandoli agli obiettivi strategici dell’impresa.
Questo processo è di vitale importanza per la crescita dei dipendenti, come evidenziato nello studio “performance management: A Scoping Review of the Literature and an Agenda for Future Research”, esiste una stretta correlazione tra il modo in cui gestisci il processo di performance management e la crescita dei tuoi dipendenti.
Il performance management quindi, non va pensato come un solo sistema per monitorare le prestazioni dei dipendenti, ma è anche uno strumento strategico per lo sviluppo del personale e il successo a lungo termine dell’azienda.
Questo processo non si limita a una singola strategia, ma comprende molteplici azioni, tra cui:
- Definizione degli obiettivi
- Miglioramento della comunicazione
- Fornitura di feedback regolari
- Previsione di sistemi per migliorare lo sviluppo e facilitare l’apprendimento
- Garanzia di ricompense al raggiungimento dei risultati
In altre parole, la gestione delle prestazioni si basa sul confronto continuo e bidirezionale con i lavoratori e prevede azioni concrete che possano guidare e supportare i lavoratori verso la crescita.
Perché è importante il performance management in azienda
La gestione delle performance, o performance management, è un processo aziendale cruciale per diverse ragioni.
Ecco quattro benefici di un processo strutturato di performance management in azienda:
- Efficacia delle prestazioni individuali o di gruppo: un sistema di performance management ti permette di monitorare le prestazioni dei dipendenti e di identificare punti di forza e aree di miglioramento. Queste assicura che ogni membro del team contribuisca in modo efficace agli obiettivi dell’azienda.
- Prestazioni organizzative: la gestione delle prestazioni consente alle aziende di allineare facilmente le prestazioni dei dipendenti con gli obiettivi prefissati. Questo allineamento assicura che tutti i livelli dell’organizzazione lavorino insieme per raggiungere gli stessi obiettivi.
- Crescita, competenze e competenze: il performance management aiuta a identificare le esigenze di formazione e sviluppo dei dipendenti. Attraverso la formazione e lo sviluppo, i lavoratori possono acquisire nuove competenze e conoscenze, migliorando così le loro prestazioni.
- Supportare la crescita e il talento: un efficace sistema di performance management è strutturato per premiare le prestazioni. Questo motiva i dipendenti a raggiungere il loro pieno potenziale. L’approccio quindi non solo migliora le performance dell’azienda, ma svolge anche un ruolo rilevante nella soddisfazione dei dipendenti.
- Coltivare una cultura del feedback continuo: implementare un sistema efficace di performance management permette anche educare i dipendenti a ricevere e fornire feedback in modo regolare. Questo processo aiuta tutti i lavoratori a sviluppare la capacità di dare feedback efficaci e chiari, facilitando così il loro apprendimento e il miglioramento continuo.
Come evidenziato da McKinsey & Company, una gestione delle prestazioni efficace può essere paragonata a un quadro strumenti di un’automobile. Quando c’è un problema con l’auto, una spia si accende per segnalarlo. In modo simile, un processo di gestione delle prestazioni ben strutturato dovrebbe essere in grado di segnalare tempestivamente ogni volta che si verifica un problema legato alle prestazioni dei dipendenti.
Come strutturare il performance management in azienda
Ma come puoi strutturare un efficace piano di gestione delle performance? Come si migliorano nel concreto le prestazioni dei dipendenti?
Vediamo alcuni punti fondamentali che non possono proprio mancare:
- Ruoli definiti: assicurati che tutti i lavoratori abbiano ruoli ben definiti e che sia disponibile un organigramma chiaro e consultabile da tutte le risorse umane. Ogni piano di gestione delle performance parte dalla definizione dei ruoli in azienda.
- Definiti standard da raggiungere: ogni lavoratore dovrebbe avere chiari gli obiettivi dell’azienda e come vengono misurate e valutate le sue prestazioni. Stabilire gli standard da raggiungere è fondamentale poiché fornisce a ciascun lavoratore una chiara comprensione degli obiettivi dell’azienda e dei criteri utilizzati per misurare e valutare il suo rendimento.
- L’invio feedback regolari: l’invio di feedback costanti e regolari permette ai dipendenti di comprendere le aree in cui possono migliorare. L’utilizzo di piattaforme e software HR può facilitare una comunicazione in tempo reale, permettendo un dialogo aperto e costruttivo tra manager e dipendenti.
- La capacità di individuare i problemi: stabilisci i KPI aziendali o indicatori di performance e scopri quali reparti o team non riescono oggettivamente a raggiungere gli obiettivi. Avere dati oggettivi sulla performance su cui basarsi è fondamentale per una corretta gestione delle performance.
- Azioni per migliorare la motivazione: Dipendenti motivati, felici e che condividono la cultura aziendale sono anche più produttivi. Assicurati che abbiano tutto il necessario per rendere al massimo in azienda, che non vi siano incomprensioni o malumori e che la formazione fornita sia adeguata.
- Sistemi di monitoraggio dei progressi: Infine, è fondamentale effettuare controlli regolari per valutare i progressi compiuti dai dipendenti. Questa pratica ti aiuterà a determinare l’efficacia delle azioni implementate e consentirà ai dipendenti di ricevere una valutazione obiettiva dei loro miglioramenti e delle aree che richiedono ulteriori sviluppi.
Strategie di performance management
Avere a disposizione diverse strategie di gestione delle prestazioni è un elemento cruciale per garantire un efficace controllo delle prestazioni e ottenere risultati il più possibile veritieri.
Ecco perché abbiamo identificato cinque differenti strategie che ti raccomandiamo di implementare all’interno della tua organizzazione.
Mappatura delle competenze
La mappatura delle competenze è un processo che ti permette di avere una panoramica riguardo le abilità dei lavoratori, nonché delle competenze che richiedono d’essere acquisite.
Le competenze presenti o da acquisire possono spaziare dall’ambito digitale e comunicativo, alla gestione del tempo, dal lavoro di squadra, al controllo dello stress e a molte altre ancora.
La mappatura delle competenze si rivela pertanto uno strumento di utilissimo per individuare le carenze di competenze dei dipendenti e per elaborare piani di sviluppo professionale personalizzati che favoriscano la loro crescita nel contesto lavorativo
Continuous performance management
La strategia del continuous performance management è utilizzata per gestire il personale con maggiore precisione ed efficienza.
Nella pratica, questa strategia può essere attuata mediante l’utilizzo di software dedicati al performance management dei dipendenti, ossia applicazioni progettate per ottimizzare le prestazioni dei singoli dipendenti, dei team e dei vari reparti all’interno di un’organizzazione.
Il continuous performance management è un approccio moderno alla gestione delle prestazioni.
Particolarmente utile è anche la possibilità di effettuare un costante monitoraggio e una costante valutazione delle performance. Questa metodologia favorisce la creazione di un ambiente lavorativo più produttivo e collaborativo.
Performance appraisal
Il performance appraisal è un altro metodo per valutare le prestazioni dei dipendenti. In questo caso gli obiettivi specifici sono:
- Fornire ai dipendenti un feedback sulle loro prestazioni
- Giustificare eventuali incrementi salariali e bonus
- Decidere se rinnovare o interrompere il rapporto
Il performance appraisal è utile quindi per identificare quali dipendenti contribuiscono in maniera significativa al loro successo, individuare le aree in cui possono migliorare e premiare i lavoratori più meritevoli.
In altre parole, consente di ottenere una visione complessiva delle prestazioni dei dipendenti all’interno dell’azienda, fornendo una base per decisioni strutturali e fondamentali per il successo complessivo dell’impresa.
Business coaching
Avvalersi delle strategie del business coaching, significa avvalersi di un professionista esterno, il business coach, che si dedica all’ottimizzazione dello sviluppo dell’azienda sotto svariati aspetti. Tra le diverse aree di intervento rientrano anche quelle legate alla valorizzazione del personale.
Il business coaching è un servizio quindi di cui puoi avvalerti per agevolare il perfezionamento sia delle hard skills che delle soft skills dei dipendenti. Ad esempio, puoi intervenire sulla leadership, sulla capacità di operare in autonomia, nonché sulle abilità comunicative o digitali.
Digital performance management
Ultima, ma non meno importante, è la strategia chiamata digital performance management.
In questo caso, ci si riferisce a un insieme di strumenti digitali che possono essere impiegati per raccogliere, analizzare e interpretare i dati relativi alle prestazioni dei dipendenti.
Nella pratica si tratta di utilizzare appositi software progettati per raccogliere dati in tempo reale su vari aspetti delle prestazioni dei tuoi collaboratori, che spaziano dalla produttività al grado di coinvolgimento.
L’obiettivo è trarre benefici dalle informazioni fornite dall’app, informazioni che possono essere utili per prendere decisioni basate su dati concreti e per fornire ai tuoi dipendenti feedback specifici, tempestivi e pertinenti.
Strumenti di performance management
Quali strumenti puoi adottare per gestire con efficacia le attività di performance management?
Abbiamo già constatato l’importanza dei software e della tecnologia in generale. Tuttavia, in questa sezione, approfondiremo ulteriormente l’argomento esaminando alcuni degli strumenti più utili:
- Performance management software: i software di Performance Management HR sono applicazioni sviluppate per ottimizzare le prestazioni dei dipendenti, dei team e dei dipartimenti all’interno di un’azienda. Questi strumenti ti forniscono un pieno controllo sulle risorse umane, permettono di definire gli obiettivi, comunicare le aspettative. Inoltre mettono a disposizione metriche di valutazione fornendo risultati oggettivi che puoi utilizzare per prendere decisioni migliori e più consapevoli.
- Scheda valutazione personale: La scheda di valutazione del personale è uno strumento ampiamente adottato da aziende di ogni dimensione. Aiuta ad allineare gli obiettivi dell’organizzazione con le competenze dei dipendenti. Questo documento può essere utilizzato per valutare sia i dipendenti attuali sia i potenziali durante i colloqui di lavoro.
- 9 Box Grid: nota anche come griglia a 9 riquadri, è utilizzata per valutare sia le performance attuali che il potenziale dei dipendenti. Questo strumento fornisce una visione completa delle prestazioni, valutando il livello di performance attuale sull’asse X e il potenziale sull’asse Y. Può essere adattata a diverse competenze e contribuisce a identificare i dipendenti ad alte prestazioni e coloro con un notevole potenziale di crescita.
- Performance review: La performance review è una valutazione formale che offre una panoramica dettagliata riguardo le prestazioni dei dipendenti. Puoi gestirla personalmente o delegarla a valutatori da te selezionati.Le revisione consente di identificare i punti di forza e di debolezza dei dipendenti, e come questi agevolano od ostacolano il raggiungimento degli obiettivi. Esistono vari modelli e metodologie per creare un sistema efficace di valutazione delle performance, tra cui, valutazioni basati sui KPI (Key Performance Indicators), sull’autovalutazione o sulla valutazione fornita da manager, colleghi o clienti.
Elementi chiave per un performance management di successo
Chiudiamo l’approfondimento dedicato al performance management concentrandoci sugli elementi chiave che lo rendono davvero efficace in azienda.
Come abbiamo visto, un software HR specifico può aiutarti ma è necessario anche concentrarsi su altri aspetti. In particolare non sottovalutare elementi chiave quali:
Knowledge Management
Il knowledge management o “gestione della conoscenza” è il processo di definizione, organizzazione, mantenimento e condivisione di conoscenze all’interno di un’organizzazione.
Assicurare l’accesso alle informazioni corrette, alle persone giuste e al momento opportuno è cruciale per il successo aziendale. Sebbene possa sembrare relativamente semplice, il processo di condivisione della conoscenza richiede manager e leader attenti, capaci di comprendere le informazioni, renderle accessibili e trasmetterle nel miglior modo possibile.
Riunioni di lavoro
Le riunioni di lavoro sono incontri formali o informali in cui i lavoratori, anche di diverso livello, discutono questioni relative ai compiti, alle mansioni e ai progetti in corso.
Svolgono un ruolo vitale nella comunicazione aziendale, nel coordinamento delle attività, nella pianificazione strategica e nella risoluzione dei problemi.
Sono quindi un elemento strutturale essenziale. Ad esempio, riunioni di dipartimento mantengono tutti informati sulle direttive aziendali, mentre i meeting di progetto affrontano problemi e definiscono i passi successivi.
Inoltre, le riunioni hanno anche lo scopo di migliorare la coesione dei team di lavoro creando un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
Formazione aziendale
La formazione interna aziendale è un processo cruciale che serve a migliorare le competenze e le abilità dei lavoratori.
Questo percorso dovrebbe accompagnare il dipendente dall’inizio alla fine della sua esperienza in azienda. Pertanto inizia il primo giorno di lavoro e continua fino all’ultimo.
Un presupposto fondamentale è che i lavoratori oggi hanno costantemente bisogno di acquisire nuove conoscenze. Ciò rende essenziale organizzare corsi specifici che soddisfino le loro esigenze in evoluzione.
Se vuoi realizzare obiettivi come la crescita, la competitività, e la soddisfazione e la fedeltà dei tuoi dipendenti, diventa imperativo offrire costantemente la possibilità ai lavoratori di frequentare corsi avanzati e di aggiornamento.
Employer branding
L’employer branding è definito come l’immagine che hanno di te e dell’azienda i tuoi dipendenti attuali e i potenziali candidati.
Investire nell’employer branding significa fornire ai dipendenti un ambiente di lavoro accogliente e inclusivo, offrire benefici e adottare politiche che soddisfino anche le loro esigenze.
Questo investimento è fondamentale poiché aiuta a trattenere i talenti, a ridurre i tempi necessari per coprire le posizioni vacanti all’interno dell’azienda e a prevenire il ricambio del personale.
Career Path
Il career path è un piano che ha lo scopo di informare i dipendenti su come possono progredire nella loro carriera. Fornisce una visione chiara delle opportunità di crescita e funge da motivazione per gli impiegati, incoraggiandoli a sviluppare un percorso professionale che sia in linea con le proprie ambizioni e aspettative.
Non sono solamente i dipendenti a trarre vantaggio dai career path, ma l’azienda stessa ne beneficia in modo significativo. Questi benefici includono dipendenti motivati, ben preparati e fedeli all’organizzazione.
Employee experience
L’Employee Experience (EX) rappresenta l’insieme di attività e strategie attuate da un’organizzazione con l’obiettivo di offrire ai lavoratori la migliore esperienza di lavoro possibile.
L’EX abbraccia un ampio spettro di aspetti che vanno oltre la semplice retribuzione. Questi includono lo sviluppo professionale, il benessere, l’equilibrio tra lavoro e vita privata e le opportunità di crescita.
La filosofia alla base di tutto ciò è che dipendenti contenti e soddisfatti tendono a svolgere le proprie mansioni in maniera più efficiente e ottimale, contribuendo al successo complessivo dell’organizzazione.
KPI HR
Gli indicatori chiave di performance (KPI) svolgono un ruolo fondamentale in qualsiasi ambito aziendale. La gestione delle risorse umane è una di queste.
Sono come delle “bussole” che consentono di orientarsi tra una miriade di dati.
I KPI forniscono misurazioni oggettive e quantificabili che permettono di valutare vari aspetti dell’azienda, dai risultati finanziari alla soddisfazione dei clienti, passando per l’avanzamento dei progetti. Nel caso delle risorse umane possono essere i tassi di turnover e assenteismo come anche il tempo impiegato per acquisire un nuovo dipendente.
Sono gli indicatori chiave per valutare le prestazioni dei singoli o dei team di lavoro e permettono di definire degli obiettivi chiari.
Esempi di funzioni di un software HR per il performance management
La domanda che sorge spontanea è: esiste un app che riunisce tutte queste funzionalità ed elementi in un unico sistema?
La risposta è affermativa. Stiamo parlando di Factorial, un software HR disponibile anche in versione mobile, progettato per garantire un performance management al passo con i tempi.
Con Factorial, offre tutte le funzionalità e le caratteristiche fondamentali per digitalizzare e automatizzare il processo di valutazione delle performance.
Il software non solo ti permette un perfetto monitoraggio delle prestazioni, ma garantisce anche un notevole risparmio di tempo automatizzando numerose operazioni che oggi, probabilmente, svolgi ancora manualmente.
Tra le funzionalità di performance management ti invitiamo subito a scoprire e a utilizzare funzionalità pensate per:
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