Riunioni di lavoro: tutti i consigli per organizzarle in modo efficace

C’è chi le ama e chi le odia. Sulle modalità di organizzazione delle riunioni di lavoro le opinioni sono molteplici.

Dai manager che ne sostengono l’assoluta importanza, ad altri invece che preferiscono ridurle al minimo, pianificandole solo quando è strettamente necessario.

Dal nostro punto di vista, l’importante è chiedersi: sono sempre importanti? Come si possono rendere più efficienti? 

In questo articolo cerchiamo di capire come rendere efficaci i meeting di lavoro e cosa invece dovresti assolutamente evitare per non farle diventare una semplice perdita di tempo.

Perché è importante rendere efficienti le riunioni di lavoro 

Partiamo da un presupposto: le riunioni di lavoro sono un notevole investimento di tempo e denaro.

Parlando molto semplicemente di performance management e gestione dei costi, un incontro della durata di 1 ora che tiene impegnati 10 lavoratori comporta un costo produttivo di 10 ore.

È quindi essenziale ottimizzare il tempo, lavorando affinché le riunioni diventino il meno dispendiose e il più efficienti possibile.

Microsoft, ad esempio, ha recentemente adottato una politica di riunioni più frequenti ma anche più brevi, della durata di 30 minuti o meno, dimostrando quanto anche le grandi organizzazioni riflettano attentamente su come rendere le riunioni di lavoro più efficienti possibile.

Riuscirci è importante per diverse motivazioni. Le principali sono:

1. Fornire informazioni importanti

Le riunioni aziendali con i dipendenti rappresentano il momento ideale per trasmettere informazioni rilevanti. Tuttavia, è fondamentale fornire queste informazioni in modo chiaro e conciso. 

Le riunioni aiutano a mantenere informati i team e i dipartimenti, garantendo che tutti abbiano accesso alle informazioni necessarie per prendere decisioni informate. In altre parole, le riunioni sono uno strumento fondamentale per la condivisione di informazioni rilevanti.

2. Definire gli obiettivi

Le riunioni offrono l’opportunità di delineare chiaramente gli obiettivi di un progetto o di un’attività. Quando tutti i team di lavoro conoscono gli obiettivi e i risultati da raggiungere entro un arco di tempo definito, è più semplice coordinarsi e focalizzarsi per raggiungerli. 

Le riunioni aziendali con i dipendenti sono importanti poiché evitano che lavorino in modo isolato, promuovono il lavoro di gruppo e riducono la perdita di risorse ed energie.

3. Fornire un feedback

Infine, le riunioni di lavoro sono importanti perché rappresentano un momento chiave per fornire feedback costruttivi. Questi feedback possono contribuire a migliorare costantemente i processi, condividere esperienze e offrire suggerimenti.

Le riunioni possono anche facilitare la crescita professionale dei lavoratori, permettendo loro di acquisire informazioni importanti per affinare le proprie competenze e abilità.

Tipologie di riunioni di lavoro

Per quanto riguarda le tipologie di riunioni aziendali, ne esistono diverse. Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo ben preciso, ed è quindi essenziale informare i lavoratori su tale scopo per prepararli adeguatamente. 

Abbiamo individuato alcune delle tipologie di riunioni più comuni, prendendo spunto anche dallo studio condotto da Sheila Hicks intitolato “Different Types of Business Meetings“.

• Riunioni one to one: Sono brevi incontri privati in cui un dipendente e il manager si confrontano. Solitamente, queste riunioni sono molto concise e durano non più di alcuni minuti. L’obiettivo è migliorare la produttività, prevenire eventuali problemi o cali di produzione e informare il lavoratore su imminenti cambiamenti.
• Riunioni di aggiornamento: In inglese, “Status Update Meetings”, queste riunioni coinvolgono i team di lavoro che si aggiornano sui progetti in corso, garantendo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
• Riunioni decisionali: Come suggerisce il termine, queste riunioni coinvolgono principalmente manager e responsabili e sono organizzate prima di prendere decisioni strategiche importanti per l’azienda. Ad esempio, vengono programmate prima dell’avvio di nuovi progetti, di licenziamenti, o dell’allocazione di budget per nuovi investimenti.
• Riunioni per risolvere i problemi: I “problem-solving meetings” sono organizzati con l’obiettivo specifico di affrontare problemi in corso. Ad esempio, i responsabili delle risorse umane potrebbero organizzare riunioni per affrontare il problema dell’alto turnover o dell’assenteismo, mentre i responsabili della contabilità potrebbero discutere le nuove norme per la presentazione del bilancio.
• Riunioni di team building: Questa tipologia di riunione aziendale è prevista quando si vogliono migliorare i rapporti e le relazioni all’interno di un team di lavoro, di un intero dipartimento o dell’azienda nel suo complesso. Le riunioni di team building offrono l’opportunità di facilitare la socializzazione tra i lavoratori, creare relazioni più solide e condividere la missione e la vision aziendale.
• Riunioni per condividere idee: Infine, è possibile organizzare riunioni con l’obiettivo di condividere nuove idee e proporre soluzioni innovative ai problemi che l’azienda sta affrontando. Queste rappresentano le tipologie di riunioni più interattive e coinvolgenti, e possono essere personalizzate per massimizzare la partecipazione e la produttività.

Come organizzare le riunioni di lavoro in modo efficiente: 5 consigli 

Ma come organizzare le riunioni di lavoro nel modo più efficiente possibile? Per aiutarti selezionato 5 consigli pratici. Seguirli ti aiuterà a gestire i meeting aziendali in maniera ottimale, evitando di pianificare incontri poco utili sia per l’azienda che per i dipendenti.

1. Stabilisci un ordine del giorno

La prima cosa da fare è definire di cosa si discuterà durante il meeting di lavoro. Sembra scontato, ma molto spesso vengono organizzate riunioni senza che nessuno sappia l’argomento di cui si parlerà, né tanto meno gli obiettivi che si desidera raggiungere attraverso il confronto. 

Assicurati anche che tutti gli invitati all’incontro sappiano quali tematiche verranno affrontate, in modo che possano prepararsi in anticipo.

2. Definisci il tempo della riunione 

Attenzione a questo punto, è cruciale stabilire l’orario d’inizio e di fine della riunione. Desmond Leach della Leeds University Business School ci fa notare che è fondamentale stabilire un orario di inizio e di fine per le riunioni aziendali. 

Questo significa che da un lato tutti devono essere puntuali, dall’altro bisogna evitare che l’incontro si prolunghi oltre i tempi concordati. Stabilire la durata delle riunioni di lavoro evita divagazioni, incomprensioni e, chiaramente, la perdita di tempo prezioso.

3. Coinvolgi solo i soggetti interessati 

Non c’è niente di peggio che essere coinvolti in una riunione in cui non si è interessati agli argomenti oggetto di discussione. 

Cerca di invitare solo i dipendenti che possono davvero trarre beneficio dalle informazioni che verranno divulgate e che allo stesso tempo possano dare un contributo attivo alla buona riuscita del meeting aziendale. Questo modo di procedere evita che i lavoratori non coinvolti si distraggano o decidano di non partecipare all’incontro. 

4. Favorisci la partecipazione 

Si chiamano riunioni proprio perché prevedono che tutti i partecipanti abbiano le competenze e la facoltà di intervenire. 

Evita di trasformare la riunione in un monologo e cerca di dare la parola a tutti, prendendo seriamente in considerazione le riflessioni e le considerazioni dei partecipanti. 

Inoltre, per aumentare il coinvolgimento, puoi pensare di scegliere ogni volta un leader diverso per la riunione. Questo modo di procedere può aiutarti anche a individuare quei lavoratori che riescono meglio a mantenere alta l’attenzione e a gestire una situazione che coinvolge più soggetti.

5. Usa la tecnologia a tuo vantaggio

La tecnologia oggi gioca un ruolo essenziale per garantire il successo delle riunioni di lavoro. Pensa solo all’utilizzo di strumenti come i calendari online, utili per pianificare e tenere traccia delle date e degli orari delle riunioni, o dei software per le videoconferenze ideali per coinvolgere anche i lavoratori da remoto e in generale coloro che non sono presenti in sede. 

La tecnologia può aiutare anche per altri scopi, ad esempio per condividere o inviare rapidamente documenti in formato elettronico, aprire whiteboard virtuali o lanciare sondaggi online. 

In sintesi, la tecnologia rende le riunioni più snelle ed efficienti, aiutando a ottimizzare i tempi. Avvalersi di più strumenti può sicuramente aumentare la qualità degli incontri.

Strumenti utili per organizzare le riunioni di lavoro

Chiudiamo questo approfondimento dedicandoci ora agli strumenti utili che possono aiutarti a organizzare al meglio le riunioni di lavoro. L’insieme di strumenti di cui hai bisogno comprende sia strumenti fisici sia digitali. Per quanto riguarda i primi:

• Whiteboard o lavagna interattiva: Questo strumento può essere considerato un’evoluzione della lavagna tradizionale. Ti permette di disegnare, scrivere e proiettare sullo schermo il desktop di un computer. La lavagna è estremamente utile anche per spiegare rapidamente i concetti, annotare idee e favorire la collaborazione, anche con i partecipanti da remoto.
• Sistemi di videoconferenza: Si tratta di strumenti “all-in-one” che comprendono una o più videocamere, un microfono, uno schermo e un puntatore laser. Questi strumenti, uniti a una buona connessione internet, sono fondamentali per condurre riunioni chiare e coinvolgenti, sia in presenza che virtualmente.
• Materiale cartaceo: Anche nell’era digitale, è importante fornire a tutti i partecipanti la possibilità di annotare idee e appunti su carta, come un quaderno o un blocco note. Assicurati di mettere a disposizione penne, evidenziatori e altri strumenti per consentire a tutti di prendere rapidamente appunti durante la riunione.

Per quanto riguarda gli strumenti digitali, la lista è piuttosto ampia. Come abbiamo visto, sono fondamentali oggi strumenti come:

• Software per le videoconferenze
• Strumenti per l’invio di sondaggi online
• Strumenti di chat e messaggistica
• Strumenti di condivisione di documenti

Tuttavia, per evitare di utilizzare numerose applicazioni diverse, hai anche la possibilità di utilizzare un software HR come Factorial.

Tra le numerose funzionalità messe a disposizione, questo software HR ti consente di pianificare, organizzare e gestire al meglio le riunioni di lavoro.

Con Factorial, infatti, potrai:

• Condividere documenti in formato digitale durante le riunioni
• Inviare feedback a 360 gradi
• Stabilire gli obiettivi per l’azienda, i team o i singoli individui
• Invitare a partecipare a sondaggi 
• Inserire la riunione nei calendari condivisi
• Inviare promemoria per gli incontri imminenti
• Condividere report
• Integrare Factorial con Desky per ricreare online il tuo ufficio con scrivanie e sale riunioni
• E tanto altro

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