Cos’è il knowledge management? Perché è importante per la tua azienda?
Possiamo dire che, oltre all’insieme delle persone che la compongono, il vero tesoro di ogni azienda sia il suo know-how. Non stiamo parlando semplicemente delle competenze lavorative dei dipendenti ma anche e soprattutto dell’insieme delle conoscenze acquisite e sviluppate in azienda.
Dati, informazioni e comprensione dei meccanismi del lavoro sono risorse importanti, che vanno custodite con attenzione. Solo sfruttando ed ampliando le proprie conoscenze un’azienda può sperare di crescere anche se, soprattutto nei contesti più sviluppati, gestire le informazioni può risultare complicato.
Ed è per questo che non è più possibile affidarsi al caso: una corretta strategia di knowledge management unita all’utilizzo degli strumenti adeguati può permettere alla tua azienda di sedimentare le conoscenze acquisite e migliorare l’accesso a tutti i dipendenti.
In questo articolo scopriamo cos’è il knowledge management, quali sono gli aspetti più importanti da considerare e come può favorire lo sviluppo della tua azienda.
Sommario
Cos’è il knowledge management?
Partiamo dall’inizio: prima di andare a vedere come poter gestire competenze trasversali e conoscenze in maniera efficiente all’interno della tua azienda, cerchiamo di capire di cosa stiamo parlando.
Qual è il significato di knowledge management?
Il knowledge management è il processo consapevole di definizione, organizzazione, mantenimento e condivisione di conoscenza, competenze ed esperienze all’interno di un’organizzazione.
Il knowledge management, quindi, consiste sostanzialmente nel garantire l’accesso alle informazioni giuste, alla persona giusta, nel momento giusto. Farlo può di per sé non sembrare troppo complesso, ma la realtà è che implica un impegno importante:
- Comprensione di dove vengono custodite le informazioni
- Creazione di processi che coinvolgano tutte le funzioni organizzative
- Garanzia che le iniziative vengano accettate e sostenute dai dipendenti
- Creazione di nuova conoscenza
- Condivisione, archiviazione e il miglioramento delle informazioni
Nel mondo delle aziende, la definizione di knowledge management include anche il mantenimento di una cosiddetta “knowledge base”, ovvero un portale in cui vengono custoditi i dati, e le informazioni specifiche relative all’azienda e al settore di appartenenza. Esistono pochi processi in grado di trasformare davvero il modo in cui opera un’azienda, e una buona strategia di knowledge management è sicuramente una di queste.
L’importanza del knowledge management in azienda
È sempre importante cercare di trovare una motivazione dietro a quello che facciamo. Ora che ne abbiamo dato una definizione più chiara, andiamo a vedere perché il knowledge management è così importante per un’azienda.
Il knowledge management rappresenta l’insieme di tutte le soluzioni che semplificano il processo di acquisizione, distribuzione e utilizzo efficace delle conoscenze. Quando i componenti di un’impresa sono in grado di accedere facilmente, condividere e aggiornare le conoscenze aziendali, l’organizzazione diventa automaticamente più produttiva ed efficiente in termini di:
- Gestione dei costi
- Gestione del tempo
La capacità di accedere alle conoscenze necessarie al momento giusto, tramite un sistema di knowledge management organizzato, permette di favorire lo sviluppo di un processo decisionale accurato e che stimola collaborazione e innovazione.
Ovviamente tutto va rapportato alle dimensioni di ogni azienda. Con il crescere della tua realtà aziendale, crescerà anche la necessità di accedere ad un database di conoscenze affidabile per gestire efficacemente il tuo business, soddisfare i clienti e aumentare le entrate.
Senza un sistema di knowledge management, i tuoi dipendenti dovrebbero imparare e memorizzare processi e informazioni, perdendo spesso molto tempo. Oltre a questo, potresti anche correre il rischio che processi, dati o informazioni vadano persi a causa di una mancanza di organizzazione. Uno scenario sicuramente da evitare.
Come si implementa in knowledge management in azienda?
Parlando di knowledge management, un conto è capire perché è importante, un altro è rendersi conto di come implementarlo in azienda. Esistono varii aspetti che è necessario considerare per poterlo fare. I principali sono:
- Strategia: una strategia di knowledge management deve basarsi sulla strategia aziendale. L’obiettivo dev’essere gestire, condividere e creare fonti di apprendimento rilevanti che aiutino a soddisfare necessità operative e strategiche.
- Cultura aziendale: La cultura aziendale influenza il modo in cui le persone interagiscono, il contesto in cui le competenze vengono sviluppate, la resistenza che hanno verso alcuni cambiamenti e, infine, il modo in cui vengono condivise (o, purtroppo non condivise) le conoscenze.
- Processi organizzativi: ovvero i giusti processi, gli standard e i sistemi che permettono al knowledge management di essere implementato nell’organizzazione.
- Management e leadership: Il knowledge management richiede il supporto di manager competenti ed esperti a tutti i livelli. C’è un’ampia varietà di ruoli relativi al knowledge management che un’azienda può dover implementare come, ad esempio, un “knowledge manager”.
- Tecnologia: I sistemi, gli strumenti e le tecnologie che si adattano alle necessità dell’azienda, che dovranno essere adeguatamente scelti, progettati e implementati.
- Politiche aziendali: Il supporto necessario a lungo termine per implementare e sostenere le iniziative che coinvolgono tutte le funzioni organizzative, che possono essere anche costose da implementare (sia dal punto di vista del tempo che del denaro), e che spesso non hanno un ritorno a breve termine concretamente visibile.
I principali vantaggi del knowledge management
Perchè avere una strategia di knowledge management efficiente è abbastanza chiaro. Ma andiamo più nello specifico. Quali sono i benefici effettivi?
Ecco i principali vantaggi di mettere in atto un processo di knowledge management.
Riutilizzare idee, informazioni e conoscenze
In ogni contesto, una volta che avete viene sviluppato un processo efficace, è importante assicurarsi che tutti utilizzino lo stesso processo ogni volta che si presenta una situazione simile. Se è stato scritto un documento è stata creata una presentazione che affronta un bisogno ricorrente, dovrebbe poter essere facilmente usata in futuro.
Quando i tuoi dipendenti capiscono come risolvere un problema comune, sanno come fornire una soluzione in modo rapido, o addirittura hanno inventato qualcosa di nuovo, devi far sì che quella stessa soluzione, idea o novità possano essere replicate il più possibile. Proprio come riciclare i rifiuti è benefico per l’ambiente, il riciclo delle conoscenze è benefico per le aziende, in quanto riduce al minimo gli errori, anticipa i problemi e fa risparmiare tempo e denaro.
Favorire un processo di decision making rapido ed efficace
Fornendo le informazioni di cui ognuno ha bisogno al momento giusto, una strategia di knowledge management garantisce un’ottima base di partenza per prendere le decisioni migliori per la tua azienda. La collaborazione, soprattutto su larga scala, è fondamentale per evitare di perdere tempo e commettere errori.
Il riutilizzo delle conoscenze contenute in archivi e knowledge base permette ai dipendenti di prendere decisioni basate su dei dati e delle esperienze concrete, sulle motivazioni e sugli effetti di ogni specifica pratica.
Facilitare l’accesso a risorse e informazioni rilevanti
In ogni azienda si verificano situazioni di ogni tipo: ci si trova a dover rispondere a un cliente, risolvere un problema, analizzare un trend, valutare una decisione presa, confrontarsi con i propri colleghi, analizzare la concorrenza e pianificare strategie.
Per farlo, è importante poter avere a disposizione informazioni e risorse per poter supportare tutte queste attività. Se risulta facile e veloce trovare ciò cui ognuno ha bisogno (quando ne ha bisogno) diventa automaticamente più facile portare a termine tutte queste attività in modo efficiente.
Evitare di fare due volte gli stessi errori
Se non impariamo dai nostri errori, continueremo a commetterli. Il knowledge management ci permette di condividere cosa abbiamo imparato dagli errori, non solo dai successi. Per farlo, dobbiamo promuovere una cultura aziendale nella quale fiducia, trasparenza e riconoscimento per l’umiltà nel parlare di qualcosa che abbiamo fatto male, vengono premiate.
I benefici sono potenzialmente enormi. Sbagliando si impara, dicono. E sapendo cosa hanno sbagliato gli altri, a volte ancora di più. Evitare di fare due volte lo stesso sforzo fa risparmiare tempo e denaro, mantiene alta la motivazione dei dipendenti e diminuisce il carico di lavoro.
Se si impara da un errore condiviso da un collega, che la propria strategia probabilmente non funzionerà, si possono sistemare le proprie analisi rendendole più accurate e quindi evitare tutte le conseguenze del caso.
Comunicare globalmente le informazioni importanti in modo rapido
Quasi tutti i lavori, oggi, hanno bisogno di dati ed informazioni. Tutti abbiamo bisogno di informazioni per fare il nostro lavoro in modo efficace ma, a volte, soffriamo anche di un sovraccarico proveniente da una varietà di fonti sempre maggiore.
Come possiamo ottenere informazioni mirate, utili e tempestive senza “annegare” in un mare di mail? Senza dover visitare centinaia di pagine web o leggere tonnellate di materiali? Il knowledge management aiuta ad affrontare questo problema attraverso portali personalizzati, sezioni mirate, parole chiave e motori di ricerca integrati per incoraggiare la comunicazione interna aziendale.
Favorisce processi e procedure standard e ripetibili
Una volta che per una determinata situazione sono stati definiti i processi standard da mettere in atto, non c’è più bisogno di inventare niente. Questo permette ai dipendenti di capire come le cose dovrebbero essere fatte, permettendo di mantenere maggiore coerenza e qualità nei risultati e garantendo soprattutto alle grandi imprese di fornire ai clienti finali lo stesso tipo di prodotto o servizio finito.
Fornendo un processo organizzato per creare, memorizzare, comunicare e replicare processi e procedure, tutti all’interno della tua azienda saranno in grado di usarli senza alcun problema.
Stimolare crescita ed innovazione
Tutte le aziende vogliono crescere ed aumentare le proprie entrate. Man mano che i mercati si evolvono e che la concorrenza aumenta, però, diventa sempre più difficile. Generare nuove conoscenze e sviluppare nuove idee attraverso un’efficace condivisione delle conoscenze, un’adeguata collaborazione e fornitura delle informazioni può sicuramente stimolare l’innovazione (come la digitalizzazione dei processi).
Crescita professionale ed innovazione hanno bisogno di energia e organizzazione per fiorire. Coltivare la creatività dei dipendenti con la giusta quantità di informazioni facilmente accessibili stimolerà la propensione alla creazione di nuove idee e processi.
Ottimizzazione dei processi di onboarding
Con un’adeguata struttura di knowledge management in piedi, l’integrazione in azienda dei nuovi dipendenti verrà notevolmente facilitata. Non c’è niente di peggio per un neo assunto, infatti, che ritrovarsi in un processo di onboarding in cui dover capire da solo come funzionano le cose.
Oltre che al necessario supporto da parte di recruiter e responsabili HR, un sistema di knowledge management aiuta a rendere il primo periodo in azienda il più agevole possibile per i nuovi impiegati, permettendo di automatizzare gran parte della condivisione di informazioni e processi.
Gli strumenti di knowledge management da conoscere
Come ogni strategia aziendale, per essere sviluppato correttamente anche il knowledge management ha bisogno degli strumenti adeguati. Esistono numerosi tool in grado di supportare questo tipo di strategia, ognuno volto a coprire una necessità specifica. Vediamo insieme i più importanti.
Gestione delle relazioni con i clienti – CRM
Un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (o CRM, acronimo dell’inglese “Customer Relationship Management”) è pensato per aiutare di dipendenti coinvolti nel contatto diretto o indiretto con i clienti: dal marketing alle vendite, passando per il servizio clienti.
Monitorando i clienti potenziali mentre viaggiano attraverso il funnel di vendita e rendendo queste informazioni facili da ottenere, i vari dipartimenti possono coordinarsi e prendere le migliori decisioni per garantire che il potenziale cliente converta ed abbia accesso a tutte le informazioni di cui ha bisogno.
Con i dati dei clienti sempre disponibili per tutti, in qualsiasi momento, tutte le parti coinvolte possono svolgere il proprio lavoro mantenendo uno standard di efficienza più elevato e offrendo al cliente un’esperienza al top.
Gestione dei documenti
Un’importante parte del knowledge management riguarda sicuramente la gestione documentale. Un software di gestione dei documenti opera come un archivio digitale centralizzato in cui conservare i tuoi documenti aziendali. Rende semplice la ricerca dei documenti, la loro condivisione e migliora i flussi di lavoro.
Oltre a questo, quando un sistema di gestione dei documenti è potenziato da sistemi di accesso sicuri e procedure di backup, la sicurezza dei documenti è notevolmente maggiore. Optare per un software che ti permetta di avere un sistema di crittografia e accessi con limitazioni d’utilizzo per ogni utente è la scelta migliore in assoluto.
Database aziendale
Un database è uno strumento fondamentale per acquisire, organizzare, analizzare e interagire con i dati. Un database deve essere ovviamente indicizzato per permettere di reperire le informazioni il più velocemente possibile.
I dati custoditi nel database sono sicuri, in quanto la maggior parte dei sistemi impedisce la loro manipolazione. Ciononostante, alcuni database possono essere complessi da progettare, impostare e, soprattutto, gestire.
Portale interno dei dipendenti
Anche chiamato “intranet”, il portale del dipendente consiste in una rete privata all’interno della quale possono essere pubblicate, consultate e condivise tutte le informazioni relative all’azienda. Un intranet o una suite dipendenti migliora la collaborazione e lo scambio di conoscenze all’interno del tuo organico e permette di ricercare le informazioni con facilità. Attenzione però. Alcune intranet non hanno il livello di sicurezza necessario a proteggere dati sensibili, possono essere costose e richiedere una buona dose di manutenzione. Anche qui la scelta è importante.
Knowledge base o “wiki” aziendali
Queste pagine web sono strumenti collaborativi facili da usare che permettono a chiunque di pubblicare e salvare informazioni in maniera statica e permanente, aperta e accessibile a tutti. Possono essere un ottimo strumento per promuovere lo scambio di informazioni e conoscenze riguardo a processi, strategie e clienti.
Tuttavia, dato che possono essere modificati apertamente, le wiki possono spesso includere informazioni sbagliate. Inoltre, non sono ottimizzate per mostrare quali informazioni al loro interno vengono realmente utilizzate o se esistono delle lacune di conoscenza.
Social network aziendale
Una piattaforma social aziendale permette ai tuoi dipendenti di interagire tra loro, creare e unirsi a gruppi, contribuire con commenti e discussioni su temi aziendali a cui sono interessati. Un social network può assolutamente influenzare positivamente anche il know how aziendale. I sistemi di knowledge management possono sfruttare il social networking per identificare, documentare e trasferire dati ed informazioni.
Factorial: il knowledge management software che cercavi
Capiamo che tutte queste informazioni possano portare un po’ di confusione. Il knowledge management è una strategia ed un insieme di processi variegato, che richiede attenzione e utilizzo degli strumenti giusti.
Per facilitarti la vita, ti consigliamo di scegliere una soluzione che ti permetta di centralizzare queste necessità in modo da avere tutto ciò che ti serve in un unico posto.
Il software per le risorse umane di Factorial è dotato di numerose funzionalità di knowledge management, che ti permettono di mantenere organizzati i tuoi processi ed avere più tempo da dedicare ai tuoi dipendenti.
Grazie a Factorial potrai:
- Gestire ed archiviare facilmente i tuoi documenti, condividendoli e richiedendone la firma digitale in maniera facile e veloce
- Ottenere un portale del dipendente già funzionante e con cui poter organizzare informazioni personali, documenti, analisi e valutazioni interne
- Creare e gestire un processo di onboarding e di offboarding in modo semplice ed organizzato
- …e molto altro!
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