Caffeina, meno caos, più creatività: come Factorial ha centralizzato l'HR per liberare l'energia dell'agenzia
Caffeina nasce da un sogno a Parma e cresce rapidamente fino a diventare una delle agenzie creative più riconosciute in Italia, contando oltre 230 professionisti in tre diverse sedi. Il loro successo si fonda su un DNA unico, guidato da un payoff chiaro: “Ideas never sleep.” Questo spirito è definito dai loro sei behaviour: ambizione, eccellenza, caring, coraggio, intraprendenza e curiosità
La sfida principale?
La sfida di Caffeina è sempre stata operativa: come si traduce questa cultura così viva e people-centric in processi che siano efficaci e scalabili per un team di oltre 230 persone distribuite su tre sedi?
Per Caffeina, la cultura non è burocrazia. Il paradosso della crescita era proprio questo: i workflow di People & Culture erano sparsi e disconnessi nelle diverse sedi (Parma, Milano, Roma).
Questa frammentazione non solo aumentava il rischio di errori e la lentezza burocratica, ma soprattutto costringeva manager e dipendenti a perdere tempo prezioso in procedure disordinate. Il caos operativo, quindi, minacciava di soffocare l'agilità e l'energia che da sempre la contraddistinguono.
Frammentazione operativa
Con una rapida crescita oltre i 230 professionisti distribuiti su tre sedi, i workflow di People & Culture erano sparsi su diversi strumenti. La gestione e il tracciamento dei processi HR risultavano disconnessi, in un contesto in cui la coerenza operativa era essenziale per l'efficienza manageriale.
Coesione culturale
La cultura di Caffeina ("Caffeina Vibe") è il suo elemento distintivo. Senza una piattaforma unica, era difficile garantire che tutti i dipendenti, soprattutto i neoassunti, percepissero e vivessero i sei behaviour fondamentali dell'agenzia in modo strutturato e coerente sin dall'onboarding. La crescita minacciava di diluire l'identità.
Acquisition e onboarding
La necessità di supportare un "viaggio di assunzione personalizzato" per attrarre i migliori talenti, la mancanza di uno strumento ATS dedicato e affidabile rallentava il processo di selezione, rendendo complessa la gestione dei candidati e l'integrazione fluida dei nuovi assunti.
La soluzione: dalla frammentazione alla sinergia operativa
Factorial non è solo uno strumento, è stato selezionato come l'alleato strategico che condivide il mindset agile di Caffeina. La piattaforma, intuitiva e reattiva, ha fornito la struttura operativa indispensabile per sostenere la crescita culturale dell'agenzia. Grazie a questa sinergia, Caffeina ha potuto implementare le seguenti soluzioni pratiche per trasformare la gestione HR:
Recruiting e Talent Acquisition
Caffeina adotta l’ATS: selezione rapida e strategica per trovare i profili migliori.
Flussi di Lavoro
Con flussi automatizzati Caffeina rende l'onboarding strutturato e preciso, garantendo l'integrazione dei nuovi talenti.
Gestione del Talento
Monitoraggio potenziale e soddisfazione: valori che diventano decisioni su crescita, performance e benessere team.
Centralizzazione HR
Unificando i processi Caffeina supera la burocrazia: focus su strategia e persone per scalare senza perdere autenticità.
«Proprio come noi che aiutiamo i brand a crescere senza perdere l'autenticità, Factorial ci ha aiutato a scalare senza perdere la nostra cultura.»
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