Sai cos’è e cosa si intende per trasformazione digitale? Come sta influenzando il mondo HR? Quali nuove tecnologie hai integrato in azienda nell’ultimo periodo?
Se non sei ancora particolarmente avvezzo al concetto di trasformazione digitale, non preoccuparti: non sei assolutamente solo. Ancora oggi, infatti, molte aziende italiano, dai grandi brand fino alle piccole e medie imprese, fanno ancora fatica a comprendere fino in fondo l’importanza di questo processo strategico in ambito aziendale.
Nonostante questo, basta ormai leggere una qualsiasi rivista di settore: la trasformazione digitale (digital transformation) sta coinvolgendo tutte le imprese, le quali stanno rapidamente cambiando il modo in cui lavorano, implementando soluzioni digitali in ogni reparto.
Si tratta di un cambiamento epocale che spinge le organizzazioni a rivedere ogni processo aziendale. Grazie alle nuove tecnologie hai oggi un’occasione unica per acquisire un vantaggio competitivo.
In questo articolo, scopriremo insieme cos’è e come funziona la trasformazione digitale in azienda, come definire e attuare una strategia digitale di successo e come influisce sulla gestione delle risorse umane.
Sommario
Cos’è la trasformazione digitale?
La trasformazione digitale è un processo conosciuto meglio con il suo nome inglese, Digital Transformation, e rappresenta un grande cambiamento per le aziende e per i loro processi interni. Si tratta di un intervento applicabile sia su aziende grandi che medio-piccole, pubbliche o private, che decidono di affidare a degli esperti la possibilità di riorganizzare l’azienda partendo dall’utilizzo di nuovi strumenti digitali fino all’implementazione di una vera e propria cultura tecnologica che appartiene a tutti i suoi soggetti: dai dipendenti ai dirigenti.
La trasformazione digitale nel senso più ampio del termine puoi pensarla come: il processo di implementazione delle nuove tecnologie digitali in ogni area aziendale. Queste nuove tecnologie portano cambiamenti enormi, non solo nel modo di operare, ma anche a livello culturale.
In altri termini se hai deciso di iniziare un percorso di trasformazione digitale in azienda, devi essere pronto a sperimentare e disponibile a far entrare la tecnologia con l’obiettivo di automatizzare quanti più processi possibili, partendo da quelli manuali e ripetitivi.
Ovviamente, non si tratta solo di intervenire su quali strumenti sono utilizzati dai dipendenti e come questi ultimi riescono a modulare le proprie performance in rapporto al nuovo ambiente digitale, ma si tratta anche di ridare una nuova idea gestionale alla propria azienda. Per poter restare attivi e competitivi nel mercato di oggi, è importante aggiornarsi e adattarsi alle nuove rivoluzioni tecnologiche per poter mandare avanti un progetto o un’impresa.
La trasformazione digitale può partire dalla semplice decisione di eliminare la carta in azienda (paperless) e può arrivare all’integrazione di strumenti che, dotati di intelligenza artificiale, analizzano dati e ti aiutano a prendere importanti decisioni strategiche.
Durante la pandemia da Covid-19 abbiamo potuto notare come, in realtà, una drastica digitalizzazione aziendale fosse necessaria ormai da tempo. L’emergenza sanitaria ha solo anticipato quello che sarebbe stata la transizione dal lavoro in presenza a delle modalità più ibride, come lo smart working.
Uno degli aspetti cruciali, tuttavia, è stato quello di non aver sfruttato a pieno le possibilità che il cambiamento dello smart working ha portato. Per questo, come dicevamo prima, la trasformazione digitale rappresenta anche un impegno culturale oltre che tecnologico e gestionale.
Insomma, la trasformazione digitale delle imprese è un concetto ampio, che continua a estendersi man mano che vengono introdotte nuove tecnologie. Queste ultime oggi offrono soluzioni nuove, completamente inimmaginabili fino a pochi anni fa. Tali soluzioni portano incredibili vantaggi.
Ti permettono ad esempio di:
- Ridurre i costi
- Aumentare l’efficienza e la produttività
- Eliminare gli errori manuali
- Favorire lo sviluppo del talento
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Definizione e significato di trasformazione digitale
Come anticipato la definizione di trasformazione digitale è molto ampia. Si può definire come l’ampio processo che vede impegnate organizzazioni pubbliche e private nell’integrazione di nuove tecnologie digitali.
A seconda dei casi, queste nuove tecnologie sono funzionali al raggiungimento di diversi obiettivi, tra cui:
- Migliorare i processi produttivi
- Ridurre le emissioni
- Aumentare il vantaggio competitivo
- Valorizzare le risorse umane in azienda
Se desideri sfruttare le nuove tecnologie allora come titolare d’impresa devi essere pronto a ridefinire e talvolta a reinventare buona parte dell’attività che gestisci. La tecnologia implementata necessita di dipendenti in grado di utilizzarla, di innovare le infrastrutture, di pensare a nuovi modi per gestire il personale in azienda.
La trasformazione digitale in Italia e in tutta Europa è una priorità. L’UE ritiene la trasformazione digitale una priorità. La sostiene mediante diversi programmi d’investimento e la considera determinante per raggiungere altri fondamentali obiettivi quali: la trasformazione verde e la neutralità carbonica, quest’ultima da raggiungere entro il 2050.
La trasformazione digitale di un’azienda: dalle PMI ai grandi brand
Come abbiamo già detto in precedenza, oltre che essere un valido investimento e una valida strategia, la trasformazione digitale è anche una necessità. Lo sarà sempre di più sicuramente anche in futuro e questo porterà tutti gli imprenditori a investire in nuove tecnologie nei nuovi approcci di gestione aziendale.
Ma come avviene questo cambiamento all’interno di un’azienda? Qualunque sia la sua forma, il cambiamento avviene prima di tutto attraverso la definizione dei punti fondamentali della trasformazione digitale.
Cos’è realmente importante nella trasformazione digitale in azienda
Uno dei grandi cambiamenti che deve arrivare è quello interno: dirigenti e manager devono esserne convinti e devono sapere mettere i propri dipendenti nelle migliori condizioni per poter assorbire nuove competenze, nozioni e processi produttivi attraverso un’adeguata strategia di change management.
Allo stesso tempo i dipendenti devono essere aperti ed elastici nell’abbandonare le proprie abitudini per impararne di nuove. Ancora più importante è il cambiamento dell’approccio con il cliente, che diventa più preciso e mirato. Grazie non solo a un intervento tecnologico, quanto a un maggiore approfondimento degli interessi e delle caratteristiche del cliente ideale, quello di riferimento.
Per ottenere il meglio da un processo di trasformazione digitale, un’azienda deve infatti rispettare alcune caratteristiche fondamentali se vuole avere ottimi risultati nell’investimento per una trasformazione digitale:
- Deve sapersi adattare al futuro
- Deve mettere al centro dei propri processi aziendali le nuove conoscenze digitali acquisite
- Non può fare a meno di analizzare e tener conto di ogni informazione in suo possesso
- Deve avere l’integrità necessaria per gestire con sicurezza ed efficacia questo tipo di cambiamento
È importante non dimenticare, inoltre, i veri pilastri della digital transformation aziendale:
- leadership
- tecnologie e software
- persone
- processi aziendali
- innovazione
- cambiamento
Si tratta di un concetto abbastanza intuibile solo leggendo queste parole chiave, specie per chi come te lavora nel mondo delle risorse umane e vive, con una certa costanza, l’uso di termini generici.
Termini generici che in realtà nascondono grandi significati: innovazione e cambiamento in realtà possono sembrare sinonimi, ma in realtà il primo fa riferimento al passare a un livello successivo sulla qualità materiale degli ambienti di lavoro e nell’organizzazione degli equilibri di un team, mentre la seconda fa riferimento alla necessità di cambiare le abitudini di dipendenti e dirigenti affinché tutto venga assorbito e svolto in maniera naturale.
Allo stesso modo anche concetti come leadership e processi aziendali possono sembrare molto vicini, ma anche qui la gestione del personale e la figura del responsabile rivestono incarichi molto differenti, anche se entrambi hanno come fine quello di instaurare una nuova capacità organizzativa in tutti i protagonisti.
💡 In questo articolo vediamo, uno per uno, i 6 pilastri fondamentali della digital transformation aziendale.
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I passaggi per una trasformazione digitale di successo
Vediamo ora quali sono gli step che potresti seguire per una trasformazione tecnologica e digitale in azienda:
Individua le inefficienze
Ogni impresa è diversa, così come lo sono gli obiettivi. Se gestisci una micro impresa, chiaramente, hai obiettivi differenti rispetto a una grande impresa quotata in borsa. Il primo step quindi consiste nell’individuare tutte quelle inefficienze che a oggi stanno frenando la crescita della tua attività.
Partire da qui ti permette di trovare una soluzione digitale davvero utile per il tuo business, evitando di sostenere un investimento in una tecnologia non funzionale per lo svolgimento della tua attività.
Valuta i costi
Non tutte le migliorie in ambito digitale hanno lo stesso costo. Ad esempio, se ancora gestisci i documenti in formato cartaceo, utilizzare un software pensato per farti risparmiare carta, archiviare e condividere tutti i documenti in digitale è un’innovazione che puoi implementare in azienda a costi accessibili.
Oppure, se il tuo reparto HR perde ore di lavoro nella rendicontazione delle note spese, un software in grado di automatizzare il processo ha un costo minimo rispetto all’enorme vantaggio derivante dalla digitalizzazione del processo.
Quanto appena detto serve per ribadire un importante concetto: la trasformazione digitale non necessariamente implica un grande investimento. Molti processi puoi digitalizzarli rapidamente a costi accessibili e alla portata di tutti anche se sei il titolare di una piccola azienda.
Verifica le competenze
Implementare una nuova tecnologia per poi rendersi conto di non saperla utilizzare è un errore da evitare. Prima di installare un nuovo software, di acquistare un macchinario tecnologicamente più evoluto, chiediti sempre se i lavoratori in azienda hanno le competenze necessarie per utilizzare la tecnologia che desideri introdurre.
Qualora i lavoratori non dispongano delle competenze necessarie, non dovresti rinunciare al progresso. Semplicemente dovresti mettere in condizione i dipendenti di acquisire le conoscenze necessarie e successivamente puoi procedere con l’implementazione della nuova tecnologia.
Cambia la cultura in azienda
Trasformazione digitale significa anche essere pronti ad affrontare un cambiamento radicale in azienda. Non tutti i dipendenti potrebbero essere pronti ad accettare le novità. Per questo motivo dovresti prepararli a un cambio culturale.
Quello che bisogna comprendere è che tutti i lavoratori devono essere consapevoli che nuove tecnologie continueranno a essere introdotte anche nei prossimi anni (o decenni). Dimostrarsi flessibili, disponibili ad acquisire nuove competenze e resilienti ai cambiamenti è imprescindibile oggi per mantenere alta la competitività.
Implementa la tecnologia
Ora che hai preparato tutte le risorse umane al cambiamento, ora che tutti hanno le competenze di base necessarie per utilizzare al meglio la nuova tecnologia, non ti resta che implementarla.
La nuova tecnologia non tarderà a portare i risultati promessi. Nel frattempo potresti approfittarne per comunicare anche all’esterno la novità, utilizzando le piattaforme social e il sito web. Siamo sicuri che i tuoi clienti e i partner accoglieranno con entusiasmo la tua decisione di digitalizzare alcuni processi in azienda.
Misura i successi raggiunti
Decidere di introdurre una nuova tecnologia in azienda implica l’essere disposti a monitorare i vantaggi derivanti dall’utilizzo. All’inizio, un nuovo software o in generale una qualsiasi nuova innovazione introdotta, potrebbe dare risultati contrastanti ma non devi scoraggiarti.
Con il tempo, man mano che tutti i lavoratori prendono confidenza con le novità, beneficerai di tutti i vantaggi promessi. L’importante in questa fase è acquisire i dati, in modo da avere sotto controllo i vantaggi ottenuti in termini di: risparmio di tempo, risparmio di energia, maggiore produttività e così via.
Qual è il ruolo della Digital Transformation nella gestione HR?
In realtà, le risorse umane e le aziende non hanno ancora messo completamente le radici in questo mondo non così tanto nuovo. Da diverso tempo la figura centrale della trasformazione digitale è sempre stata quella del CIO (Chief Information Officer), come anche quella del CEO (Chief Executive Officer), che spesso possono essere rappresentati dalla stessa persona.
Queste figure a oggi si occupano di gestire e monitorare le strategie aziendali per migliorare e rendere più efficienti i processi aziendali. Tuttavia, parliamo di idee, progetti e soluzioni che lentamente stanno diventando parte anche delle competenze di un esperto delle risorse umane, motivo per cui è importante fare attenzione a ciò che leggerai dopo e osservare meglio come ragiona e lavora una figura come quella appena descritta.
Innanzitutto bisogna sottolineare che questi cambiamenti, specie per i pilastri del cambiamento e della leadership, sono validi se si osserva la trasformazione digitale come qualcosa di soprattutto mentale.
Per questo ti consigliamo vivamente di trovare il giusto mindset, la tua capacità di osservare come le informazioni sono condivise e distribuite in azienda. Un aspetto che viene di sicuro semplificato dall’introduzione di un archivio digitale, il quale sostituisce l’archiviazione dei documenti fisici, spesso troppo costosi per la conservazione di dati utili e fondamentali, che possono invece essere salvati come contenuti digitali. Oppure l’utilizzo della firma digitale dei documenti che sta rivoluzionando il lavoro di molti settori, tra cui quello delle risorse umane, poiché consente a chiunque di firmare con facilità documenti e contratti di lavoro in qualsiasi momento e ovunque si trovi.
👉 In questo articolo ti spieghiamo tutti i vantaggi di un software HR per la firma digitale. Scopri perché dovresti usarne uno nella tua azienda.
I vantaggi della trasformazione digitale: la sostenibilità
Come abbiamo già sottolineato più volte la trasformazione digitale permette di apportare non solo dei semplici cambiamenti, ma un grande mutamento che coinvolge anche le tue competenze. Qualcuno però potrebbe chiederti se tra i vantaggi finora elencati non mancasse qualcuno che sposa, in linea generale, alcune esigenze di clienti più informati o attenti all’ambiente. La digitalizzazione permette anche questo: la sostenibilità.
La trasformazione, infatti, concentra le attività sull’uso di strumenti digitali che, senza prendere in giro nessuno, hanno il loro specifico consumo di energia, tuttavia comportano anche molti vantaggi nella salvaguardia dell’ambiente.
Un esempio utile può essere l’adottare un’economia circolare, che punti alla condivisione di risorse. Oppure basti pensare agli stessi dati digitali che un’azienda può mettere a disposizione di una start up per poter migliorare la propria trasformazione ecologica.
Secondo i principali enti europei che supportano le iniziative di trasformazione digitale, questa trasformazione ha la possibilità di centrare tutti gli obiettivi riguardanti il tema dello sviluppo sostenibile. Un aspetto da non trascurare riguarda il fatto che, nel mercato di oggi, esiste un’attenzione particolarmente favorevole nei confronti delle aziende che vantano un approccio green.
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La trasformazione digitale in Italia per le Risorse Umane
In Italia è possibile fare riferimento a un dipartimento del nostro Governo, chiamato per l’appunto dipartimento della trasformazione digitale.
Questa è infatti la struttura di riferimento del Ministero per quanto riguarda lo sviluppo tecnologico, l’innovazione tecnologica e la promozione o il coordinamento di queste attività digitali.
Secondo quanto si evince dal sito web del Ministero per l’innovazione tecnologica e la transizione digitale, il dipartimento per la trasformazione digitale rappresenta la struttura di supporto al Presidente del Consiglio per la promozione e la gestione delle azioni di Governo che hanno come obiettivo la definizione di una strategia unitaria in materia di trasformazione digitale e di modernizzazione del Paese attraverso le tecnologie digitali.
Non è per questo da trascurare il supporto offerto dallo Stato alle aziende per poter essere al passo con la realtà di oggi. Navigare in un mondo che cambia e nel quale la concorrenza è sempre agguerrita comporta un dispendio di risorse non indifferente. Per questo il compito dei responsabili delle risorse umane è anche quello di valutare un progetto o un cambiamento che siano economicamente sostenibili per gli interessi della propria azienda.
6 trend dell’innovazione digitale
La tecnologia continuerà a offrire soluzioni sempre più incredibili. Basta pensare alle tante innovazioni nate negli ultimi 10 anni che hanno profondamente cambiato milioni di PMI in tutto in mondo.
Viene da chiedersi, quali sono le nuove tendenze nell’ambito dell’innovazione digitale e soprattutto cosa aspettarsi in futuro? Scoprire i trend attuali e cercare d’intuire quelli futuri può aiutarti a prendere migliori decisioni e ad arrivare meno impreparato:
Reti sempre più veloci
La rete 5G entro il 2024 sarà presente in quasi tutte le PMI innovative e nelle grandi imprese. Questo porterà, come sostenuto da McKinsey, a un ulteriore progresso che si tradurrà in un utilizzo maggiore dei dati. Questi ultimi guideranno le imprese nel prendere le decisioni. Le tecnologie inoltre saranno sempre più accessibili, scalabili e replicabili.
Apprendimento costante
Il trend è già iniziato da diversi anni e continuerà anche in futuro: i lavoratori devono oggi continuare ad acquisire nuove competenze. Questo significa che come datore di lavoro sei tenuto a sostenere la crescita professionale dei lavoratori, offrendo loro la possibilità di continuare ad aggiornarsi.
Intelligenza artificiale
Quando si parla di trasformazione digitale il pensiero spesso va all’intelligenza artificiale. Per quanto molti la considerino come una potenziale minaccia per i lavoratori, il processo è ormai segnato.
L’IA è di fatto già presente in molte organizzazioni e in molti dipartimenti. L’IA trova applicazione ovunque: nel marketing, nella gestione dei talenti, della gestione dei magazzini, nell’utilizzo efficiente delle risorse.
Migliore sicurezza informatica
La trasformazione digitale ha aperto una grande questione relativa alla sicurezza delle reti aziendali. Nei prossimi anni le imprese investiranno nella sicurezza informatica, con l’obiettivo di evitare qualsiasi tipo di attacco esterno.
Solo investendo in sicurezza è oggi possibile tenere al sicuro un grande quantitativo di dati sensibili. Investire oggi in sicurezza informatica potrebbe rilevarsi la mossa giusta.
Più resilienza e sostenibilità
Come accennato in precedenza, in questo 2023 dobbiamo aspettarci un’attenzione ancor maggiore verso i concetti di resilienza e sostenibilità. La prima si traduce nel mettere i lavoratori nelle migliori condizioni possibili per affrontare e adattarsi i cambiamenti.
La seconda si traduce nel trovare soluzioni digitali sì avanzate e innovative, ma che allo stesso tempo permettano di venire incontro all’ambiente, ad esempio garantendo un risparmio energetico, meno emissioni o in generale un uso più efficiente delle risorse.
Lavoro ibrido
E infine, il 2023 confermerà il trend sul lavoro ibrido. Sempre più organizzazioni offrono ai dipendenti la possibilità di lavorare per alcuni giorni alla settimana, o interamente, da remoto. Questo è possibile grazie alla tecnologia che ormai permette di svolgere molti lavori a distanza.
I vantaggi di questo approccio sono molteplici. Come datore di lavoro o People Manager puoi selezionare talenti potenzialmente residenti in qualsiasi parte del mondo. I dipendenti dal canto loro hanno maggiore flessibilità. Possono decidere in quali ore del giorno lavorare e beneficiare di un miglior equilibrio tra la vita privata e la vita lavorativa.
Esempi di trasformazione digitale
Vediamo ora alcuni esempi dando priorità a quei processi di maggiore impatto. È infatti proprio da questi ultimi che dovresti partire. Come scoprirai continuando la lettura, gli esempi riportati riguardano trasversalmente tutte le aziende dalle PMI alle grandi imprese:
Software per la gestione del tempo
Puoi iniziare la trasformazione digitale in azienda implementando un sistema che ti permetta di gestire meglio il tempo a disposizione. Probabilmente i lavoratori oggi perdono ore di tempo ogni mese in operazioni quali:
- Timbratura del cartellino
- Elaborazione delle note spese
- Conteggio delle presenze
- Richiesta di ferie e permessi
Tutti questi e simili processi in ambito HR possono essere facilmente automatizzati. Esistono infatti diversi software e app che permettono ai lavoratori in pochi click, ad esempio, di: timbrare il cartellino digitalmente, di sapere quanti giorni di ferie hanno a disposizione, d’inviare la richiesta di rimborso delle spese sostenute per conto della tua azienda.
Software per la gestione dei talenti
Dopo aver dato ai lavoratori la possibilità di affidare alla tecnologia alcune comuni operazioni ripetitive e manuali, puoi focalizzarti sulla gestione del talento in azienda.
La trasformazione digitale sta portando soluzioni sempre più innovative che ti permettono di aumentare la produttività, agevolare i processi di acquisizione di nuove competenze e monitorare le performance e i risultati raggiunti dalle risorse umane. Anche in questo caso ti basta utilizzare un software specifico. Grazie alla tecnologia riuscirai a:
- Inviare suggerimenti e feedback in tempo reale
- Valutare le performance dei lavoratori
- Stabilire gli obiettivi da raggiungere
- Elaborare report basati su dati qualitativi
Software per la gestione dei documenti
Una corretta gestione della trasformazione digitale in azienda significa anche implementare soluzioni che non solo ti facilitano il lavoro ma anche pensate per ridurre le emissioni, la produzione di rifiuti e l’inquinamento. In tal senso potresti pensare di eliminare tutta la carta in azienda liberando una volta per tutte le scrivanie dalle scartoffie.
Digitalizzare i documenti e conservarli al sicuro in un cloud ti permette di risparmiare fino a 20 ore di lavoro ogni mese. I documenti possono essere così facilmente condivisi, archiviati e all’occorrenza firmati digitalmente, senza più il bisogno di stamparli, scansionarli e distribuirli.
Come implementare la trasformazione digitale in azienda con un software HR all in one
Come implementare la trasformazione digitale in azienda, partendo dai processi che più ti permettono di migliorare la produttività? La miglior soluzione è iniziare a utilizzare Factorial.
Factorial è un software HR all in one pensato sulle esigenze delle PMI impegnate nei processi di digital transformation.
Il software è intuitivo, semplice da utilizzare e ti permette di automatizzare e digitalizzare tutti i principali processi aziendali. Con Factorial puoi sin da subito rivoluzionare la gestione delle risorse umane.
I dipendenti, ad esempio, possono utilizzare il software o la relativa app per:
- Registrare le proprie presenze
- Chiedere ferie e permessi
- Accedere e firmare documenti in digitale
- Acquisire nuove competenze
Dal canto tuo, hai finalmente una soluzione completa per monitorare le prestazioni dei lavoratori, seguirli nei percorsi di crescita e individuare e far emergere i migliori talenti.
Le funzionalità di Factorial sono tante, ti consigliamo di provarlo gratis per 14 giorni. Siamo sicuri che non te ne pentirai e sceglierai di unirti alle oltre 60.000 imprese che già hanno scelto Factorial.
Trasformazione digitale: le conclusioni
La trasformazione digitale sta radicalmente cambiando le aziende in Italia e nel mondo. Come abbiamo visto in questo approfondimento, non mancano soluzioni facilmente implementabili che ti permettono di iniziare in tempo brevi a migliorare l’azienda sotto più punti di vista.
È grazie alla digital transformation in conclusione che hai oggi la possibilità di affidare alla tecnologia lo svolgimento di operazioni manuali e ripetitive, di seguire al meglio i processi di crescita e di acquisizione delle competenze dei lavoratori, di gestire al meglio il tempo a disposizione e in generale di rimanere competitivo in un mercato in continua evoluzione.
