La tua azienda sta crescendo rapidamente? È arrivato il momento di creare un foglio presenze per i dipendenti ma non sai da dove iniziare? Organizzare al meglio l’attività dei tuoi lavoratori ti permette di avere un pieno controllo delle risorse in azienda.
I vantaggi sono molteplici e si riflettono sia sulla tua organizzazione sia sul benessere dei dipendenti. Ma cos’è un foglio presenze? Come crearne uno e soprattutto come utilizzarlo al meglio?
Sommario
Cos’è un foglio presenze
Possiamo definire un foglio presenze dei dipendenti come una scheda, organizzata in tabelle, la cui funzione è tenere traccia di aspetti quali:
- Il tempo trascorso dal lavoratore in azienda
- Il totale di ferie e permessi e assenze
- I diversi turni di lavoro
- Le ore di lavoro straordinario ed extra
Monitorare tutti questi aspetti significa avere a portata di mano i dati necessari per una semplice elaborazione della busta paga, ma non solo. I fogli presenza, infatti, sono pensati anche per:
- Gestire al meglio il tempo e la produttività
- Ridurre alcuni costi fissi
- Migliorare la qualità dell’attività lavorativa.
Come funziona un foglio presenze
A questo punto potresti chiederti come funziona un foglio presenze. Conviene crearne uno da zero in Excel, è meglio scaricare un modello preimpostato? O perché non utilizzare un software HR così da automatizzare tutte le operazioni?
Tutti questi sistemi sono validi e utilizzati tuttavia non sempre è possibile, e conveniente, avvalersi dei fogli in Excel.
Esistono tre grandi tipologie di fogli presenze, alcune di queste sono facilmente reperibili in rete, sono stampabili e gratuiti (come il nostro che puoi scaricare qui). 👇
Foglio presenze giornalieri
I fogli presenze giornalieri, come suggerisce il nome, ti permettono di tenere traccia delle presenze dei dipendenti ogni giorno.
Dovresti pensare a questa tipologia di documento se hai molti dipendenti a chiamata di cui ti avvali solo per alcuni giorni della settimana, del mese o dell’anno.
Foglio presenze settimanale
Questi modelli di foglio presenze vengono compilati dai dipendenti il venerdì o il sabato a seconda che la settimana lavorativa sia composta da 5 o 6 giorni.
Puoi optare questa modalità nel caso i turni di lavoro siano ben definiti e non soggetti a grandi variazioni.
Foglio presenze mensili
I classici fogli presenze mensili sono i più utilizzati. Il più delle volte, infatti, è sufficiente chiedere di compilare il registro delle presenze a fine mese, prima cioè di corrispondere la busta paga.
Chiaramente dovresti comunque invitare i dipendenti ad aggiornare il foglio giorno per giorno, onde evitare che si ritrovino a fine mese a dover calcolare le ore di lavoro e dei permessi richiesti, rischiando così di commettere errori.
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È obbligatorio il foglio presenze? Cosa dice la legge
Come datore di lavoro è un tuo diritto controllare le presenze e le assenze dei lavoratori. Il diritto è valido per tutti i settori e interessa ogni azienda indipendentemente dalla dimensione.
Al momento non sei obbligato a prendere le presenze e le altre informazioni relative all’orario di lavoro, tuttavia è necessario fare alcune precisazioni.
La prima riguarda cosa si intende per controllo delle presenze. Se questa si limita al solo compilare il classico foglio presenze allora non hai alcun obbligo da rispettare.
Diversamente se stai pensando di avvalerti di strumenti quali ad esempio i badge lavoro con banda magnetica allora hai l’obbligo di informare il lavoratore riguardo quali dati stai acquisendo.
L’attuale situazione però potrebbe presto cambiare. Recentemente infatti la Corte UE ha stabilito che tutti gli Stati Membri devono adoperarsi affinché le aziende misurino l’orario di lavoro dei dipendenti.
A quanto si evince, una verifica degli orari di lavoro è vantaggiosa per il lavoratore, il quale può così facilmente dimostrare le ore di straordinario, non rischiando di lavorare più di quanto garantito dal contratto di lavoro in essere. Secondo la Corte UE, prevedere un sistema che obblighi i datori a misurare le presenze e le ore di lavoro è l’unico modo per far sì che i diritti siano garantiti.
La sentenza si chiude con l’invito rivolto agli stati di adoperarsi per introdurre un sistema affidabile che possa in maniera oggettiva misurare gli orari di lavoro. Pertanto, sebbene al momento l’obbligo non sia ancora previsto dalle leggi nazionali, è possibile che venga presto introdotto.
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👉 Oppure consulta la guida alla gestione dell’orario di lavoro e presenze dei dipendenti.
Creare e compilare un foglio presenze
Potresti pensare di creare da zero il tuo modello. I fogli presenze più semplici in assoluto sono creati in Word.
Dovresti pensare a questa soluzione solo se hai pochissimi dipendenti, non più di due o tre. Le schede attività possono poi essere stampate e distribuite giornalmente, settimanalmente o mensilmente.
Ovviamente nel foglio presenze dovrai inserire le principali voci assicurandoti di lasciare sufficiente spazio per essere riempite, In particolare:
- Nome azienda
- Nome e cognome del lavoratore
- Telefono e indirizzo e-mail del lavoratore
- Periodo di riferimento (giorno, settimana, mese)
- Giorni di presenza
- Periodo e tipologia di assenza
- Spazio per le firme del dipendente e del responsabile.
💡 Ti sarà utile anche “Calcolo giorni lavorativi: esempio pratico, formula e modello Excel gratis“.
Quando conviene un foglio presenze in Excel precompilato
In alternativa, potresti pensare di avvalerti di un foglio presenze in Excel (formato xls), da stampare o condividere con le risorse umane direttamente online.
In entrambi i casi puoi utilizzare un modello precompilato e chiedere ai tuoi dipendenti di inserire i dati di volta in volta. Questa soluzione è ottima per iniziare e garantisce buoni risultati soprattutto se hai pochi dipendenti.
Utilizzare un classico foglio presenze mensile Excel ti permette ugualmente di tenere traccia di: orari di entrata e di uscita dei dipendenti, le ferie, i giorni di permesso o di congedo, e tutti gli altri aspetti che regolano la giornata lavorativa.
Ovviamente dovrai elaborare un foglio per ogni lavoratore e pertanto inserire sia i dati anagrafici dello stesso, sia il mese a cui i dati si riferiscono. Dovrai inoltre individuare una persona nelle risorse umane che si occuperà di raccogliere e verificare le informazioni immesse dai dipendenti, i quali devono occuparsi, preferibilmente ogni giorno, di aggiornare il loro foglio presenze.
L’attività di raccolta e verifica è molto delicata ed è per questo che ti consigliamo di scegliere con cura a chi affidare il compito.
Considera inoltre che l’attività richiede tempo e perciò dovrai assicurarti che la risorsa incaricata riesca a gestire al meglio il nuovo carico di lavoro compatibilmente con gli altri compiti a lui assegnati, quali ad esempio:
- La selezione di nuove risorse
- La formazione dei dipendenti
- I processi di onboarding.
Quando conviene un software HR
Se hai tanti dipendenti in azienda o se stai cercando di digitalizzare e automatizzare quante più operazioni possibili, potresti non avere alcun desiderio di scaricare un foglio presenze in Excel.
L’alternativa c’è ed è utilizzare un software di rilevazione delle presenze. I software HR rappresentano oggi il miglior modo per la rilevazione delle ore di lavoro.
In qualsiasi momento puoi così sapere in tempo reale:
- Gli attuali turni di lavoro
- Il numero di ferie e permessi maturati e già godute
- Approvare o rifiutare le richieste
I migliori software HR per registrazione e gestione delle presenze offrono diversi vantaggi:
Ridurre l’errore umano
Come datore di lavoro o People Manager avrai sicuramente partecipato a webinar e conferenze incentrati sull’impatto dell’errore umano per le aziende.
I lavoratori tutti sono capaci di imprese straordinarie ma anche di commettere errori dalle gravi conseguenze.
Chiedere a un dipendente di compilare il suo foglio presenze manualmente espone a rischi non irrilevanti che possono portare a errati calcoli del TFR, dei giorni di ferie o dei ROL, giusto per riportare alcuni esempi.
Risparmiare tempo
Uno dei vantaggi dei software HR è permettere ai lavoratori di risparmiare tempo. Un aspetto quest’ultimo da tener presente. Non far perdere ore di lavoro nel calcolo delle presenze implica che i dipendenti utilizzeranno il tempo a disposizione focalizzandosi sulle attività primarie dell’azienda.
Facili da usare
I migliori software HR sono molto intuitivi da utilizzare. Non dovrai organizzare lunghi corsi di formazione né temere che il nuovo sistema non venga accolto con entusiasmo.
Personalizzabili
Ogni azienda è a suo modo unica. Come abbiamo visto potresti avere enormi difficoltà a trovare un foglio presenze mensile da compilare gratis che venga incontro a tutte le tue esigenze.
La tecnologia oggi permette di creare un proprio modello, pensato per le reali esigenze, migliorando e facilitando i compiti delle risorse umane
Risparmi sui consumi di carta
Un ultimo aspetto a cui forse non avevi pensato è il risparmio di carta. Pensa solo ai vantaggi derivanti dal non dover più stampare e catalogare i fogli presenza a cadenza mensile o ancor peggio giornaliera.
Ridurre l’impatto ambientale è un tema molto sentito oggi, operarti in tal senso aumenta la percezione del brand agli occhi esterni.
👉 Scopri qui alcuni consigli per risparmiare sul controllo delle presenze dei dipendenti.
Come utilizzare il foglio presenze in Excel
Che tu abbia optato per un foglio giornaliero o mensile in Excel o che tu abbia optato per passare direttamente all’utilizzo di un software HR, è importante sapere come utilizzare al meglio questi strumenti.
I tuoi dipendenti infatti potrebbero:
- Essere colti di sorpresa
- Pensare che la compilazione sia facoltativa o comunque non così importante
- Non aver chiari i vantaggi
- Temere di essere penalizzati
Ogni novità anche piccola in azienda andrebbe quindi inserita gradualmente e i tuoi dipendenti apprezzeranno se dedicherai loro del tempo a spiegare i motivi della tua scelta.
Il nostro consiglio è di utilizzare il foglio presenze Excel come strumento intermedio, utile per far abituare i lavoratori al successivo software HR.
Il tuo obiettivo ultimo infatti dovrebbe essere riuscire a limitare quanto più possibile le operazioni manuali e ripetitive in azienda. Come accompagnare quindi i lavoratori in questo importante ma necessario passaggio?
Punta sulla flessibilità
Come abbiamo visto, non avrai difficoltà a reperire un foglio presenze mensile da stampare o da condividere in cloud con tutti i dipendenti.
Potresti però trovare difficoltà a gestire la novità in azienda. Alcuni dipendenti potrebbero ad esempio perdere molte ore nell’inserimento dei dati, altri, potrebbero avere problemi di compatibilità a seconda del sistema operativo utilizzato, altri ancora potrebbero continuamente chiedere un aiuto alle risorse umane.
Il primo aspetto su cui dovresti focalizzarti pertanto è sulla scelta di un modello semplice da usare e compatibile con più dispositivi.
Spiega i vantaggi
Fin quando i tuoi dipendenti non capiranno il perché hai deciso di utilizzare i fogli presenze potrebbero non essere entusiasti dell’idea. È importante quindi che tu faccia capire che lo strumento apporta reciproci vantaggi.
In particolare, puoi focalizzarti sull’importanza di automatizzare alcuni processi, così da permettere ai lavoratori di concentrarsi sui propri obiettivi di carriera e sull’acquisizione di nuove competenze.
Dedicati alla formazione
Compilare un foglio presenze non è molto difficile. Ad alcuni dipendenti non dovrai dire nulla, altri però potrebbero avere difficoltà a misurare le ore di lavoro, gli orari di ingresso e di uscita, quantificare le ore di permesso e altri aspetti.
Dedicare alcune ore alla formazione (magari introducendo un timesheet) può essere utile per evitare che la novità introdotta sia causa di disagi e rallentamenti.
👉 Qui ti spieghiamo come utilizzare un time sheet per la rilevazione delle presenze.
Coinvolgi le risorse umane
Poiché gli strumenti pensati per raccogliere le presenze sono molto personalizzabili, è possibile che, almeno nei primi tempi, dovrai apportare alcune modifiche al modello. In tal senso chiedere un feedback ai dipendenti stessi è il miglior modo per valutare quali voci inserire e quali rimuovere dal modello.
Evita premi e penalità
Può venirti in mente di offrire una ricompensa a tutti i lavoratori che consegnano in tempo il foglio presenze e prevedere una penalità per coloro che consegnano il foglio in ritardo. Adottare questo sistema potrebbe essere controproducente, creando un clima di tensione tra i manager e i lavoratori.
Invia un promemoria
Inviare un promemoria via SMS o e-mail, può essere un buon modo per assicurarsi che tutti i fogli presenza vengano consegnati per tempo.
💡 Ti interesserà l’articolo “Software timbratura presenze: le caratteristiche essenziali”.
👉 Oppure il focus “La digital transformation e la rilevazione delle presenze”.
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In questo approfondimento abbiamo visto cos’è, come funziona e come compilare un foglio presenze dei dipendenti.
Lo strumento può effettivamente aiutarti a raggiungere la perfetta gestione aziendale ma anche a comprendere al meglio le esigenze dei dipendenti.
In conclusione, che la tua azienda sia piccola, media o grande, implementare nuovi strumenti pensati per migliorare la produttività e semplificare il lavoro delle risorse umane, significa compiere delle scelte orientate verso il futuro, un futuro che vedrà sempre più utilizzati gli strumenti in grado di automatizzare e semplificare le operazioni manuali e ripetitive.
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Domande frequenti relative al foglio presenze
Come si crea un foglio presenze?
Un foglio presenze può essere creato utilizzando fogli di calcolo come un Excel o un Google Sheet ma anche utilizzando software per la gestione delle risorse umane che permette di automatizzare molti processi e ridurre le possibilità di errore nella compilazione dello stesso foglio.
A cosa serve un foglio presenze dei dipendenti?
Un foglio presenze serve per tenere traccia di molti aspetti dei dipendenti tra cui il tempo trascorso dal lavoratore in azienda, il totale di ferie e permessi, i turni di lavoro o le ore di straordinario. In questo modo non solo è più semplice la gestione delle buste paga, ma anche quella del tempo e della produttività, la riduzione di alcuni costi fissi o il miglioramento della qualità dell’attività lavorativa.
Chi deve firmare il foglio presenze?
Normalmente il foglio presenze viene firmato sia dal lavoratore che dal suo superiore o responsabile.
Chi compila il foglio presenze dei dipendenti?
Il foglio presenze viene compilato dallo stesso lavoratore, preferibilmente ogni giorno. Il tuo compito sarà poi quello di individuare una persona nelle risorse umane che si occuperà di raccogliere e verificare le informazioni immesse dai dipendenti.
