Utilizzi una scheda valutazione personale Excel? Hai difficoltà a tenere traccia della valutazione delle prestazioni dei dipendenti? Vuoi centralizzare e digitalizzare il monitoraggio dell’operato dei dipendenti per aiutarli a diventare più produttivi?
Se hai risposto sì a queste domande, un foglio Excel è la soluzione perfetta per te.
Un foglio di calcolo Excel ti consente di inserire facilmente i dati relativi alle prestazioni del personale, utilizzando formule e altre funzioni automatiche. Così puoi monitorare le prestazioni dei dipendenti in modo più accurato ed efficiente, oltre che più rapidamente e con meno possibilità di errori.
Il superpotere di Excel è la loro flessibilità. Non a caso, sono la base per la gestione di aziende di ogni dimensione, da quelle più piccole alle enterprise.
In questo articolo vedremo cos’è una scheda di valutazione del personale in Excel, che vantaggi offre, e come crearne una su misura per la tua azienda.
Sommario
Che cos'è una scheda di valutazione del personale con Excel
Un modulo di valutazione del personale è un documento utilizzato per tracciare e misurare le prestazioni dei tuoi dipendenti. Può includere dati quantitativi e qualitativi, come i registri delle presenze, le valutazioni delle competenze professionali, e la soddisfazione generale per il lavoro svolto dal dipendente.
Con Excel puoi creare un database centralizzato di tutti i dipendenti con i relativi dati. Così non solo hai a disposizione un hub dove reperire tutti i dati in modo facile e veloce, ma hai anche accesso allo storico della produttività di ogni dipendente, nonché un modo semplice per confrontare le prestazioni passate con quelle attuali.
Ma non solo. Grazie alle potenti funzioni di visualizzazione di Excel, come la possibilità di produrre grafici, diagrammi, e tabelle, ti basta un colpo d’occhio per monitorare le prestazioni dei dipendenti.
Ad esempio, puoi creare un grafico che mostri i progressi lavorativi dei dipendenti nel tempo. Questo grafico ti permette di individuare aree in cui i tuoi dipendenti si trovano in difficoltà; una volta identificato il problema, puoi collaborare col team per superarlo. Puoi offrire sessioni di training extra o assegnare un mentore ai dipendenti in difficoltà.
Scheda valutazione personale excel: vantaggi e svantaggi
Scegliere di usare una scheda valutazione del personale Excel ha i suoi pro e contro. Sta a te decidere se questa soluzione fa al caso della tua azienda. Per alcuni, i contro sono talmente negativi da preferire altre soluzioni. Per altri, i pro sono così positivi da rendere Excel imprescindibile nella loro azienda.
Vediamo insieme questi vantaggi e svantaggi.
Vantaggi nell’usare una scheda di valutazione del personale Excel
Scegliere di usare Excel per creare una scheda di valutazione Excel porta con sé una serie di vantaggi:
- Flessibile: Un foglio Excel può essere facilmente personalizzato in base alle esigenze dell’azienda. Vuoi tenere traccia di metriche come presenze, ferie, e la soddisfazione dei clienti? Excel consente di espandere facilmente il modulo di valutazione per includere ogni tipo di criterio.
- Facile da usare: Non sono necessarie competenze tecniche o strumenti speciali per creare e gestire un modulo di valutazione dei dipendenti in Excel. Tutto ciò che serve è Microsoft Excel e alcune conoscenze di base del software.
- Automatizzato: Excel offre una serie di funzioni e formule automatiche che consentono di analizzare rapidamente i dati e trarre conclusioni significative. Ad esempio, puoi creare una formula Excel che prende tutti i dati di un dipendente e li usa per assegnare un punteggio ad ogni dipendente.
- Visivo: grazie a grafici, diagrammi e tabelle, Excel consente di monitorare visivamente e a colpo d’occhio le prestazioni dei dipendenti. Ad esempio, puoi confrontare il numero di giorni di ritardo di tutti i dipendenti in un determinato mese. Fai generare ad Excel un grafico a torta che mostra il numero di giorni di ritardo di ciascun membro del personale rispetto al totale. Così vedi subito se alcuni dipendenti sono costantemente in ritardo, e se è necessario intervenire.
- Consistente: Excel consente di calcolare in modo rapido e preciso i punteggi per ciascun dipendente, rendendo più facile ottenere un quadro chiaro delle prestazioni. Questo aiuta i manager a prendere decisioni migliori sulle opportunità di sviluppo e promozione del personale.
Svantaggi nell’usare una scheda di valutazione del personale Excel
Un’azienda che decide di affidarsi ad Excel per le proprie schede di valutazione del personale deve stare attenta a:
- Accuratezza dei dati: È importante assicurarsi che i dati inseriti nel modulo siano accurati. Gli errori di inserimento dei dati possono portare a calcoli sbagliati che invalidano la valutazione dei dipendenti.
- Problemi di sicurezza: I documenti Excel sono vulnerabili a minacce esterne come virus e tentativi di hacking. Adotta solide misure di sicurezza per mantenere i tuoi dati al sicuro. Imposta password e misure di controllo dell’accesso e fai regolarmente il backup dei documenti
- Il tempo necessario: La configurazione iniziale è lunga e laboriosa, soprattutto se si devono inserire molti dati. Inoltre, inserire i dati manualmente per ogni dipendente richiede molto tempo.
In generale, l’utilizzo di Excel come strumento per digitalizzare le valutazioni del personale può essere vantaggioso per le aziende se usato correttamente.
Come compilare una scheda valutazione personale Excel
La compilazione di un foglio Excel per la valutazione del personale può sembrare scoraggiante all’inizio, ma dividendo il compito in semplici passi puoi creare un modulo efficace.
Per cominciare, decidi cosa misurare. Ogni dipendente dell’azienda ha un obiettivo ed è necessario scegliere delle metriche che valutino il grado di raggiungimento di tale obiettivo. Separa ogni metrica in ambiti di valutazione, e decidi quanto peso dare a ciascuno di questi ambiti.
Se stai valutando un ingegnere dovrai dare maggior peso alle sue capacità di problem-solving, mentre un rappresentante del servizio clienti dovrebbe dare maggior peso alle capacità comunicative e interpersonali.
Una volta scelto cosa misurare, scegli ogni quanto vuoi esaminare i dipendenti. Puoi farlo quando preferisci; ogni settimana, mese, semestre, o anno. Dipendenti diversi richiederanno tempistiche diverse. I nuovi dipendenti avranno bisogno di valutazioni più frequenti rispetto ai veterani dell’azienda.
Considera anche come misurare questi parametri. Puoi usare una scala numerica o le percentuali.
Ad esempio, un addetto al servizio clienti potrebbe ottenere 5 punti per aver chiuso una chiamata entro 60 secondi, 10 punti per una risoluzione efficace e 15 punti per aver raggiunto un’elevata soddisfazione del cliente.
Una volta che avrai scelto cosa includere, crea il modulo in Excel. Crea un foglio di calcolo con i dati che vuoi raccogliere da ciascun dipendente. Usa formule e funzioni per automatizzare calcoli come il conteggio dei punteggi o il monitoraggio del completamento dei progetti.
Quali indicatori inserire in una scheda valutazione del personale
Esiste una serie di indicatori universali che si applicano ad ogni azienda.
Alcuni degli indicatori più comuni utilizzati in una valutazione del personale sono:
- Presenze e puntualità: È importante tenere traccia di questo aspetto se vuoi essere certo che i dipendenti si presentino puntuali ogni giorno. Se noti che qualcuno tende ad entrare in ritardo, magari ha bisogno di un cambio di orari.
- Sviluppo professionale: Misura quanto un dipendente stia crescendo nel suo ruolo. Così ti fai un’idea di quanta formazione e quanto sostegno sia loro necessario per eccellere nel proprio ruolo.
- Capacità di comunicazione: Una comunicazione efficace è essenziale per il successo della collaborazione del team.
- Lavoro di squadra: Strettamente correlato con la capacità di valutazione, e valuta la capacità di un dipendente di lavorare con gli altri. È importante per i progetti di gruppo, soprattutto quelli che richiedono cooperazione. Tieni traccia del numero di progetti completati in gruppo e del feedback dei colleghi.
- Produttività: Misura la quantità di lavoro svolto da un dipendente al giorno o alla settimana e se stanno raggiungendo o superando gli obiettivi. Riescono a completare tutti i loro compiti al meglio delle loro capacità? Seguono gli standard di qualità dell’azienda?
- Attitudine: Traccia l’atteggiamento del dipendente sul lavoro, misurando quanto il dipendente sia motivato ed entusiasta del proprio lavoro e quanto riesca a gestire le situazioni di stress.
Vediamo ora un esempio reale di scheda di valutazione del personale.
Scheda di valutazione del personale: un esempio
Ora che conoscete le metriche di base da utilizzare in una valutazione del personale, vediamo un esempio reale di come crearne una.
Inizia con i dati generali del dipendente:
- Nome
- Ruolo
- Dipartimento
- Data dell’ultima performance review
Poi decidi cosa valutare del dipendente. L’elenco della sezione precedente è un punto di partenza, ma dovresti personalizzarlo in base alle esigenze dell’azienda e al dipendente che stai valutando.
Ad esempio, se stai valutando uno sviluppatore di software in smart working, una sezione dedicata alla puntualità non ha senso; l’importante è che consegni il progetto in tempo, non che si presenti ogni giorno a una certa ora.
Dopo aver stabilito cosa valutare, scegli come intendi distribuire i punteggi per ogni metrica, e quanto peso dare ad ogni metrica.
Poniamo il caso di star valutando un rappresentante del servizio clienti. Ecco i parametri che potresti scegliere:
Capacità di comunicazione
Le capacità comunicative sono fondamentali per i rappresentanti del servizio clienti. Dovrai valutare la loro capacità di comunicare con i clienti e il loro grado di personalizzazione e professionalità nei rapporti con il pubblico.
Un punteggio elevato significa che sono in grado di gestire efficacemente le richieste dei clienti, facendoli sentire ascoltati e apprezzati. D’altro canto un punteggio basso significa che potrebbero aver bisogno di maggiore formazione o supporto.
Produttività
I rappresentanti del servizio clienti devono essere in grado di gestire un elevato volume di chiamate senza esserne sopraffatti. Pertanto, è necessario misurare la velocità e l’efficienza con cui riescono a rispondere ai clienti, nonché la qualità delle loro risposte.
Un punteggio elevato indica che il rappresentante è in grado di gestire le richieste dei clienti in modo efficiente.
Lavoro di squadra
I rappresentanti del servizio clienti sono la prima linea di contatto con i clienti. Spesso non sanno rispondere a richieste approfondite, ma con un adeguato lavoro di squadra possono collaborare con altri reparti per garantire ai clienti la migliore esperienza possibile.
Un punteggio elevato indica che il rappresentante conosce le altre persone dell’azienda ed è in grado di reindirizzare rapidamente le richieste dei clienti alla persona giusta.
Attitudine
L’attitudine è un indicatore chiave di successo per i rappresentanti del servizio clienti. Devono essere in grado di mantenere calma, pazienza e professionalità anche di fronte a clienti o situazioni difficili. Ci vuole un tipo speciale di persona per trattare in modo educato e comprensivo con un cliente in escandescenza.
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Come digitalizzare la scheda Excel di valutazione del personale
La trasformazione digitale ha rivoluzionato il modo in cui le aziende possono gestire i processi di valutazione del personale.
Excel è un ottimo strumento, ma si tratta comunque di un processo manuale che richiede molto tempo. Se vuoi risparmiare tempo e semplificare il processo, considera la possibilità di digitalizzare le valutazioni del personale con un software HR.
Con un software per le risorse umane come Factorial puoi creare e personalizzare una scheda di valutazione adatta alle esigenze della tua azienda. Puoi inoltre ottenere rapporti dettagliati sulle prestazioni dei dipendenti.
L’utilizzo di un software per le risorse umane per digitalizzare le valutazioni del personale è un ottimo modo per snellire il processo e risparmiare tempo. Permette di inserire rapidamente i dati, aggiungere o rimuovere metriche e ottenere una rappresentazione accurata delle prestazioni di ciascun dipendente. Soprattutto, elimina la necessità di inserire manualmente i dati in fogli di calcolo Excel, con conseguente risparmio di tempo, maggiore accuratezza e un workflow più efficiente.
Factorial, il Software HR per la valutazione del personale
Factorial offre un software per le risorse umane che ti aiuta a passare a processi digitali di valutazione del personale.
Il nostro software permette alle aziende di:
- Creare e personalizzare i moduli di valutazione dei dipendenti
- Generare report dettagliati sulle prestazioni dei dipendenti secondo la metodologia OKR e KPI
- Notificare i dipendenti con valutazioni del personale in sospeso
- Monitorare in tempo reale le valutazioni di ogni collaboratore.
- Integrarsi con altri sistemi per la gestione delle buste paga, la rilevazione delle presenze e il talent management
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