Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto [+ Modello]

Nella tua azienda è emersa la necessità di una riduzione dei costi aziendali? Come fare? Come ridurre i costi fissi e variabili senza intaccare la produttività e il naturale svolgimento delle operazioni quotidiane?

La riduzione dei costi è una delle tematiche più sentite e dibattute all’interno delle organizzazioni di qualsiasi dimensione. Si tratta, infatti, di un tema che coinvolge tutte le realtà dalle micro fino alle grandi imprese. La necessità di abbattere i costi, molte volte, può portare a decisioni drastiche e dolorose: il licenziamento dei dipendenti. 

Tuttavia, come vedremo in questo articolo, prima di privarti di una risorsa, prima di creare confusione e inutili e timori in azienda, puoi pensare ad alcune strategie meno drastiche ma comunque utili per raggiungere l’obiettivo: ridurre i costi e aumentare i profitti. 

Riduzione costi aziendali: perché è importante

Ridurre i costi aziendali è uno dei due modi che hai per aumentare i profitti. Ogni organizzazione infatti, per riuscire a crescere, lavora sia all’elaborazione di strategie per aumentare i guadagni sia studia come ridurre i costi. 

In parole semplici, meno sono elevati i costi fissi e variabili, più la tua organizzazione ha risorse, le quali a loro volta possono essere investite in attività di ricerca e sviluppo così da ridurre ulteriormente i costi. 

Fondamentalmente le aree sulle quali puoi agire sono quelle che riportiamo qui di seguito.

Dipendenti 

Licenziare uno o più dipendenti è una pratica comune che permette chiaramente di ridurre i costi aziendali. Alternativamente puoi pensare alla cassa integrazione. Quest’ultima è un ammortizzatore sociale che ti permette temporaneamente di affrontare una crisi aziendale riducendo, per un periodo limitato di tempo, le spese sostenute per il salario dei dipendenti. 

Entrambe le pratiche tuttavia hanno dei contro. Licenziare i lavoratori, in particolare, comporta il dover versare a questi ultimi il TFR, una spesa che può essere anche molto elevata. 

Inoltre, sia la cassa integrazione che i licenziamenti sono due pratiche indice di scarsa salute dell’azienda. Non solo devi sostenere il peso morale dato dal mettere in difficoltà i tuoi dipendenti ma anche la reputazione aziendale ne risente in negativo.  

👉 Leggi l’articolo “Cassa integrazione 2022: tutte le novità della legge di bilancio ”.

👉 Oppure “Crisis management: cos’è e come e come gestire le crisi nelle aziende”.

👉 Può interessarti anche l’approfondimento “Dove si vede il TFR in busta paga”.

Materiali utilizzati 

Se produci beni tangibili puoi pensare di ridurre i costi aziendali utilizzando materiali meno costosi. Anche questa pratica tuttavia non sempre è applicabile. In primis perché utilizzare materie prime meno costose il più delle volte significa abbassare la qualità del prodotto, in secundis perché non è detto che esistano materiali perfettamente sostituti da poter utilizzare. 

Organizzazione e tecnologia

Potresti infine pensare di migliorare i processi organizzativi aziendali avvalendoti delle nuove possibilità offerte dalla tecnologia. Tecnologia e organizzazione, come vedremo in dettaglio, sono due campi sui quali è quasi sempre possibile agire. 

Ad esempio, un software di gestione aziendale, ti permette di automatizzare i processi ripetitivi, software per la selezione del personale, velocizzano i processi di selezione, o ancora investire in tecnologie per l’ottimizzazione della classe energetica permette, nel medio lungo periodo, di ridurre complessivamente i costi delle utenze. 

Allo stesso modo, promuovere in azienda politiche anti spreco, non solo avvicina la tua attività ai principi di sostenibilità ambientale ma apporta anche una concreta riduzione dei consumi, ad esempio di: carta, acqua o energia.   

👉 Leggi l’articolo “Trasformazione Digitale: come sta cambiando i processi HR?”.

👉 Oppure “Digital HR: chi sono e come cambieranno i processi HR”.

💡 Leggi anche l’intervista che abbiamo fatto alla startup “Restworld” e guarda come ha digitalizzato i processi HR con Factorial.

👉 Infine leggi “Perché dovresti implementare un piano di sostenibilità aziendale”.

Una politica di riduzione dei costi aziendali: 7 esempi 

Abbiamo visto finora le principali aree sulle quali poter intervenire per ridurre i costi aziendali. Ma come fare concretamente?

Nei seguenti 7 esempi riporteremo alcune azioni che puoi replicare, riducendo così i costi fissi e variabili senza necessariamente privarti di uno o più dipendenti. 

Calcola tutte le spese e i costi 

Anche se gestisci una piccola attività è necessario tu abbia perfettamente chiaro quali spese fisse e variabili ti trovi ad affrontare durante l’anno. Se non hai chiaro questo aspetto la prima cosa da fare è un’analisi dei costi aziendali. 

Puoi, ad esempio, creare un modello in Excel che riporti la totalità dei costi: 

• Fissi 
• Variabili 
• Diretti 
• Indiretti
• Di gestione 

Il semplice calcolo di questi costi ti aiuta a individuare su quali aree è possibile intervenire. Ad esempio, potresti spendere più del necessario per:

• La gestione della burocrazia 
• Le spedizioni 
• Il marketing 
• Le forniture energetiche o idriche 

In questa fase puoi avvalerti del supporto di tutti i tuoi collaboratori. Questi ultimi potrebbero aiutarti a individuare tutta una serie di costi inutili o spese eccessive. 

In particolare potresti iniziare focalizzandoti sui costi fissi e sui costi variabili. Si tratta generalmente di spese da sostenere ogni anno, molto elevate e che non dipendono dalla produzione: canone d’affitto, licenze e abbonamenti.

Diversamente i costi variabili sono meno tenuti e problematici. Questi infatti dipendono dalle vendite e sono quindi dati: dalla manodopera, dalle materie prime utilizzate, dall’energia consumata.

Dopo aver calcolato i costi fissi e variabili, puoi passare ad analizzare costi diretti e indiretti relativi cioè a uno specifico prodotto o servizio, e i costi di gestione, conosciuti anche come costi operativi. Tra questi rientrano il totale delle spese sostenute per i dipendenti, per le opere di manutenzione e per le materie prime.  

Migliora la gestione del tempo 

Uno dei migliori metodi per ridurre i costi aziendali consiste nell’ottimizzare la gestione del tempo. Potresti renderti conto infatti che i tuoi dipendenti impiegano una buona parte della giornata lavorativa in operazioni ripetitive che possono essere affidate ad appositi software gestionali. 

Per fare alcuni esempi, pensa al reparto HR, come avviene la gestione delle ferie e dei permessi? Sai che un solo software può occuparsi della maggior parte di queste operazioni? 

Similmente esistono app e tool per:

• Gestire i pagamenti rapidamente e in sicurezza
• Facilitare la comunicazione tra i team
• Snellire le operazioni di onboarding 

Far risparmiare tempo ai tuoi dipendenti significa che potranno dedicare la giornata lavorativa a svolgere le sole mansioni che richiedono il talento e l’intelletto umano. Di conseguenza, da un lato i lavoratori risultano più produttivi, dall’altro benefici di una riduzione dei costi.  

👉 Leggi l’articolo “Gestione del tempo e organizzazione del lavoro: consigli e soluzioni”.

Riduci le assunzioni 

Una classica di riduzione dei costi aziendali consiste nel ridurre al minimo le assunzioni. Sebbene la pratica non sia particolarmente apprezzata da molti lavoratori, sei tenuto a fare di tutto per tutelare la tua azienda. 

La tendenza oggi è segnata. Molte organizzazioni preferiscono affidare il lavoro a professionisti esterni invece che assumere il lavoratore come dipendente. Questa pratica, figlia di un mercato del lavoro profondamente mutato, sta portando le aziende ad avvalersi di lavoratori freelance con partita IVA. Così facendo benefici di un risparmio notevole: 

• Meno contributi da versare 
• Nessun TFR
• Né ferie e malattie retribuite 

Ovviamente ci sono anche dei contro, tuttavia, la pratica riduce considerevolmente i costi aziendali e responsabilizza al massimo il lavoratore, il cui compenso è di fatto determinato dai risultati raggiunti. 

Ottimizza le politiche di marketing e comunicazione 

Se le spese in marketing e comunicazione risultano elevate dovresti pensare di ridurle. È vero che pubblicizzare il sito web e impostare campagne social sono azioni indispensabili per farsi conoscere e acquisire nuovi clienti, tuttavia il ROI (ritorno sull’investimento) pubblicitario è tipicamente molto difficile da stimare. 

Potresti quindi pensare di spendere meno nelle campagne pubblicitarie e allo stesso tempo formare meglio gli addetti alla comunicazione, così da ottenere gli stessi, se non migliori, risultati a parità d’investimento. 

Non è un mistero che le piattaforme di cui avvalersi per pubblicizzarsi e le tecniche di marketing da utilizzare sono molteplici. A volte sono sufficienti piccoli aggiustamenti per beneficiare di risultati insperati, senza dover necessariamente investire centinaia, se non migliaia, di euro ogni anno. 

Tipicamente software specifici per il marketing e la comunicazione ti permettono di automatizzare tutta una serie di operazioni. Tra cui: 

• Creazione e gestione delle campagne 
• Integrazione di diverse piattaforme social 
• Gestione delle vendite 

💡 Leggi l’articolo “Portale Risorse Umane: le funzionalità fondamentali di un Software HR”.

👉 Oppure “Software gestionale HR: come scegliere la soluzione migliore e innovativa”.

Rivedi gli spazi e i luoghi di lavoro 

La riduzione dei costi aziendali passa anche per una corretta gestione degli spazi di lavoro. Soprattutto le aziende fornitrici di servizi spesso non hanno reale bisogno di locali. Il lavoro da remoto è ormai una realtà e la tecnologia permette una comunicazione perfetta tra i lavoratori e i reparti anche se connessi da punti diversi del Paese o del mondo. 

Le spese di locazione o affitto dei locali rappresentano una voce sul bilancio che impatta fortemente sui profitti. In caso di necessità, prima di privarti di uno o più lavoratori, pensa alla possibilità di continuare la tua attività senza un luogo fisico. 

Inoltre, se produci dei beni, soprattutto quando deperibili, dovresti con attenzione valutare le scorte presenti in magazzino. Queste ultime rappresentano una voce di costo che in molti casi può essere ridotta mediante sagge politiche aziendali volte a ridurre al minimo la percentuale d’invenduto. 

La gestione del magazzino rientra tra le numerose operazioni in carico al reparto della logistica. È compito di quest’ultimo offrire soluzioni innovative affinché si possa organizzare gli spazi nel miglior modo possibile evitando che la merce sosti troppo a lungo all’interno dei locali.  

Chiedi agevolazioni e incentivi

Non puoi pensare di gestire un’attività senza curarti dei numerosi bandi consultabili sul sito web del Ministero dello Sviluppo Economico e destinati alle imprese operanti nel territorio. 

Tra bandi, agevolazioni, sussidi e ristori è oggi possibile effettivamente ridurre i costi aziendali. Gli strumenti di sostegno sono molteplici e si rivolgono a chi decide di investire nella trasformazione digitale e tecnologica, ha bisogno di un credito d’imposta da utilizzare per formare il personale, fino a chi ha bisogno di aiuti per velocizzare i processi d’internazionalizzazione. 

Insomma, porre la massima attenzione a tutte le forme di agevolazione e contributi messe a disposizione dalle regioni, dallo Stato o dalla Comunità Europea, ti permette di alleggerire i costi aziendali, di aumentare la competitività e in generale di ridurre il rischio di licenziare i lavoratori o avvalerti della cassa integrazione. 

Ti segnalo che fino al 2026 le imprese potranno accedere a numerose forme di agevolazioni e incentivi, grazie a piano europeo (PNRR), il quale punta ad aiutare l’Italia a completare la trasformazione digitale e allo stesso tempo a formare i futuri lavoratori alle sfide che li attenderanno negli anni avvenire. 

👉 Leggi l’articolo “Trasformazione Digitale: come sta cambiando i processi HR?”.

👉 Oppure “Recovery Fund digitalizzazione: la priorità del 2022”.

Contatta un consulente esperto in costi e ricavi aziendali

Non è semplice riuscire in un’effettiva riduzione dei costi aziendali senza licenziare alcun lavoratore e senza dover ridurre gli standard qualitativi. Come abbiamo visto le aree d’intervento sono molteplici e un minimo errore potrebbe compromettere la tenuta dell’azienda in futuro. 

Puoi quindi pensare di affidarti a una figura esterna, dai classici business coach, fino a consulenti specializzati in riduzione dei costi aziendali. 

Una figura esterna è bene abbia una profonda conoscenza del business e del settore in cui operi. Allo stesso modo è bene sia qualificata e in grado di proporre metodi alternativi per ridurre i costi, aumentare la competitività e il fatturato. 

La scelta di affidarsi o meno a una figura esterna è personale e dipende da numerosi aspetti. Tuttavia, è innegabile che queste figure possano effettivamente offrire un punto di vista e operativo esterno, aiutandoti a individuare quelle aree che richiedono un immediato intervento in un’ottica di maggiore sostenibilità e riduzione dei costi. 

Il ruolo dei software di gestione dei costi aziendali

Come avrai notato leggendo l’articolo fino a questo punto c’è una correlazione positiva tra le tecnologie che decidi d’implementare in azienda e i costi fissi e variabili che sostieni durante l’anno. 

In altri termini, la quasi totalità di azioni e politiche di riduzione dei costi aziendali prevedono oggi l’utilizzo di software per la gestione delle spese. Questi ultimi infatti ti permettono di beneficiare di una riduzione complessiva delle spese.

Riassumendo in parte quanto già riportato, ti invito a riflettere sull’importanza di software per: 

• Identificare il totale dei costi fissi e variabili
• Mantenere un’adeguata gestione delle risorse umane 
• Favorire e snellire la comunicazione 
• Ottimizzare le campagne di marketing 
• Migliorare i consumi idrici ed energetici 

Avvalersi della tecnologia significa quindi utilizzare app, software, tool, che hanno lo scopo principale di automatizzare tutti quei processi dispendiosi in termini di tempo e ripetitivi. I benefici sono molteplici e aumentano la produttività dei lavoratori e il benessere degli stessi. 

Riduzione costi aziendali: le conclusioni 

Non è semplice ma è sempre possibile ridurre i costi aziendali. L’importante è che la riduzione permetta allo stesso tempo un miglioramento complessivo della produttività e dell’efficienza dell’organizzazione.

In conclusione, come imprenditore sei tenuto oggi a prendere le giuste decisioni scegliendo d’implementare le soluzioni presenti in maniera graduale e nell’ordine che più ritieni importante per la tua organizzazione.

✅ Ottimizza i costi aziendali con il miglior software per le Risorse Umane!