Gestione delle note spese: la guida completa

Vuoi sapere come semplificare e velocizzare la gestione delle note spese nella tua azienda?

Le note spese sono dei documenti che i tuoi dipendenti devono compilare per farsi rimborsare le spese sostenute durante le trasferte di lavoro. Si tratta di una pratica necessaria per tenere sotto controllo i costi aziendali e per usufruire delle agevolazioni fiscali previste dalla legge.

Ma la gestione delle note spese può diventare un incubo burocratico.

Tra scontrini da conservare, dati da inserire manualmente, errori da correggere, approvazioni da ottenere e contabilizzazioni da effettuare, rischi di perdere tempo e soldi in un processo inefficiente e frustrante.

Anche per i dipendenti non è il massimo. Per redigere e presentare una nota spesa, infatti, devono seguire una serie di passaggi che non ammettono errori o imprecisioni, pena il mancato rimborso o la sanzione fiscale.

Questo può creare stress e insoddisfazione nei dipendenti, che si sentono poco valorizzati e apprezzati dall’azienda. Oltre che portare a ritardi nei pagamenti e a problemi di liquidità per i dipendenti che hanno anticipato le spese.

Per cui è cruciale che la tua gestione note spese aziendali segua una policy chiara e condivisa con i tuoi dipendenti.

In questo articolo imparerai tutto quello che devi sapere sulle note spese: cosa sono, le diverse tipologie, come compilarle, e a quali strumenti puoi affidarti per semplificarne la gestione.

Che cos’è una nota spese

Una nota spese è un documento che riporta tutte le spese sostenute da un dipendente o un collaboratore durante una trasferta di lavoro o un’attività professionale.

Ad esempio, se un dipendente si reca in un’altra città per partecipare a una fiera o a una riunione con un cliente, potrà inserire nella nota spese le spese per il viaggio, l’alloggio, il vitto e altri costi legati alla trasferta.

La gestione delle note spese permette alla tua azienda di tenere sotto controllo i costi, di rispettare le normative fiscali e di migliorare la soddisfazione dei dipendenti.

Ma non solo, serve anche a tenere traccia dei costi sostenuti per le diverse attività e progetti, a monitorare le performance dei dipendenti e dei collaboratori, a ottimizzare le risorse e a pianificare il budget.

Tuttavia, se non viene effettuata in modo efficiente e automatizzato, la gestione delle note spese può diventare un incubo burocratico, fonte di errori, ritardi, frodi e sprechi. Per questo è fondamentale scegliere uno strumento digitale che faciliti e velocizzi la compilazione, l’approvazione, il rimborso e la contabilizzazione delle note spese.

Puoi ad esempio affidarti ad un software come Factorial per gestire le note spese in modo semplice e veloce.

Ora che abbiamo capito cos’è una nota spese e a cosa serve, vediamo quali sono le diverse modalità di rimborso spese che esistono e come funzionano.

Le diverse tipologie di rimborso spese

Esistono diverse tipologie di rimborso spese, ciascuna con implicazioni diverse sia per il dipendente che per l’azienda, sia dal punto di vista fiscale che da quello gestionale.

In particolare, possiamo distinguere tre tipi di rimborso spese:

• Rimborso spese analitico (o a piè di lista): il dipendente deve allegare alla nota spese tutti i giustificativi di spesa (scontrini, fatture, ricevute, etc.) e l’azienda rimborsa esattamente l’importo sostenuto dal dipendente. Questo tipo di rimborso spese è il più preciso e trasparente, ma anche il più complesso e dispendioso da gestire, sia per il dipendente che per l’azienda.
• Rimborso spese forfettario: il dipendente non deve allegare alla nota spese i giustificativi di spesa, ma riceve un rimborso spese fisso e predeterminato in base a delle tabelle o dei parametri stabiliti dall’azienda o dalla contrattazione collettiva. Questo tipo di rimborso spese è il più semplice e veloce da gestire, ma anche il meno flessibile e personalizzato, in quanto non tiene conto delle effettive spese sostenute dal dipendente. Un esempio di rimborso spese forfettario è il rimborso chilometrico, dove il dipendente riceve un rimborso spese fisso e predeterminato in base alla distanza percorsa con il proprio mezzo di trasporto
• Rimborso spese misto: il dipendente riceve un rimborso spese parzialmente analitico e parzialmente forfettario. Ad esempio, può ricevere un rimborso forfettario per le spese di vitto e alloggio e un rimborso analitico per le altre spese documentate. Questo tipo di rimborso spese è un compromesso tra i due precedenti, in quanto cerca di bilanciare la precisione con la praticità.

Ogni tipo di rimborso spese ha dei vantaggi e degli svantaggi, sia per il dipendente che per l’azienda.

Ma come scegliere la modalità di rimborso spese più adatta alle proprie esigenze e alle proprie politiche aziendali? Vediamolo nella prossima sezione.

Come scegliere la tipologia di rimborso spese perfetta

La tipologia di rimborso spese influisce su diversi aspetti, sia per il dipendente che per l’azienda..

Per scegliere la modalità di rimborso spese più adatta alle tue esigenze, devi considerare alcuni fattori:

• Il tipo di trasferta e le spese previste. Quanto spesso mandi in trasferta i tuoi dipendenti? Quali sono le spese che devono sostenere? Se le trasferte sono frequenti e le spese sono elevate, potrebbe essere più conveniente optare per un rimborso analitico o misto, che rispecchia meglio le spese effettive. Se invece le trasferte sono sporadiche e le spese sono limitate, potrebbe essere più semplice optare per un rimborso forfettario, che evita di dover conservare e presentare i giustificativi di spesa.
• Le normative fiscali e contrattuali. Quali sono le regole e i vincoli che disciplinano i diversi tipi di rimborso spese? Se il tuo contratto collettivo prevede delle tabelle o dei parametri per il rimborso forfettario delle spese, devi attenerti a quelle indicazioni. Se invece non ci sono vincoli contrattuali, devi comunque rispettare le normative fiscali che regolano la deducibilità e la tassazione dei diversi tipi di rimborso spese.
• Le esigenze gestionali e organizzative. Quanto tempo e risorse impieghi per gestire i rimborsi spese? Se hai molti dipendenti o collaboratori che effettuano trasferte e presentano note spese, devi valutare il tempo e le risorse necessarie per gestire i rimborsi spese in modo efficiente e trasparente. In questo caso, potrebbe essere utile utilizzare uno strumento digitale che ti permetta di automatizzare e semplificare il processo di rimborso spese.
• La soddisfazione dei dipendenti o dei collaboratori. Come valuti il benessere e la motivazione dei tuoi dipendenti o collaboratori? Se vuoi garantire ai tuoi dipendenti o collaboratori un rimborso spese equo e puntuale, devi scegliere una modalità di rimborso spese che sia in linea con le loro aspettative e con le loro esigenze. In questo modo, potrai migliorare il loro benessere e la loro motivazione.

Scegliere la modalità di rimborso spese più adatta alle tue esigenze non è sempre facile, ma è fondamentale per ottimizzare i costi, rispettare le normative e rendere i tuoi dipendenti o collaboratori più felici e produttivi.

Come compilare una nota spese

La nota spese deve contenere tutti i dati necessari per attestare la natura e l’ammontare delle spese.

Sarà il tuo dipendente o collaboratore che ha sostenuto queste spese a doverla compilare. È lui che deve inserire tutti i dati richiesti e allegare i giustificativi di spesa.

Per prima cosa, la scelta del formato della nota spese non è libera per il dipendente, ma dipende dalle politiche aziendali.

L’azienda può infatti decidere di adottare un formato cartaceo o digitale per le note spese, o di accettarli entrambi. In ogni caso, la nota spese deve rispettare le normative fiscali e contabili vigenti, e deve essere conservata per almeno 10 anni.

Una volta stabilito il formato, il dipendente deve seguire questi passaggi per compilare la nota spese:

• Inserire i suoi dati personali e quelli dell’azienda: la nota spese deve contenere i riferimenti dell’azienda committente (nome, ragione sociale, codice fiscale o partita IVA) e del dipendente o collaboratore che ha sostenuto le spese (nome, cognome, codice fiscale o partita IVA, eventuale codice di matricola o mansione svolta).
• Inserire i dati della trasferta: la nota deve contenere i dettagli della trasferta per cui sono state sostenute le spese (data di partenza e di ritorno, luogo o luoghi visitati, scopo o motivo della trasferta).
• Inserire l’elenco delle spese sostenute: la nota spese deve contenere l’elenco delle singole voci di spesa sostenute in trasferta (ad esempio, costi di trasporto, vitto, alloggio, telefonia, etc.). Per ogni voce di spesa bisogna indicare l’importo, la data, il luogo e la modalità di pagamento. Inoltre, bisogna allegare il relativo giustificativo di spesa (scontrino, fattura, ricevuta, etc.) che attesti l’effettivo pagamento.
• Calcolare il totale delle spese sostenute: la nota deve contenere il totale delle spese sostenute durante la trasferta. Il totale deve corrispondere alla somma delle singole voci di spesa indicate nella nota spese.
• Firmare la nota spese: la nota spese deve essere firmata dal dipendente o collaboratore che ha sostenuto le spese e dal responsabile dell’azienda che autorizza il rimborso. La firma serve a confermare la veridicità dei dati inseriti nella nota spese e ad accettare le condizioni di rimborso stabilite dall’azienda.

Compilare una nota spese in modo corretto e completo è importante per ottenere il rimborso delle spese sostenute per motivi lavorativi in modo rapido e trasparente.

Puoi semplificare notevolmente il processo scegliendo lo strumento di gestione note spese più adatto a te.

Strumenti di gestione note spese

Puoi scegliere tra diversi strumenti per gestire le note spese. Ognuno di questi strumenti ha i suoi pro e contro; sta a te decidere quale si adatta meglio alla tua azienda.

Vediamoli in sintesi:

• Carta e penna: è il metodo più tradizionale e semplice. Consiste nel compilare manualmente la nota spese e conservare e allegare i giustificativi di spesa in formato cartaceo. Questo metodo ha però degli svantaggi evidenti, come il rischio di perdere o danneggiare i documenti e la lentezza e complessità del processo di invio, approvazione e rimborso della nota spese.
• Foglio di calcolo Excel: è il metodo più diffuso tra le aziende che vogliono digitalizzare almeno in parte la gestione delle spese. Consiste nell’utilizzare un foglio Excel per compilare la nota spese, e scannerizzare o fotografare i giustificativi di spesa per allegarli al documento. Questo metodo ha alcuni vantaggi rispetto al metodo cartaceo, come la maggiore facilità di archiviazione dei documenti, ma presenta anche svantaggi, come il rischio di errori o incongruenze nei dati, la necessità di aggiornare manualmente i fogli di calcolo, la mancanza di integrazione con il software contabile o gestionale dell’azienda.
• Software o piattaforma online: è il metodo più innovativo e efficace. Consiste nell’utilizzare un software apposito per la gestione delle note spese, che permette di creare, inviare, approvare e rimborsare le note spese in modo totalmente digitalizzato. Questo metodo ha molti vantaggi rispetto ai precedenti, come la possibilità di scattare una foto ai giustificativi di spesa con lo smartphone, monitorare in tempo reale lo stato della nota spese, integrare la nota spese con il software contabile o gestionale dell’azienda, e conservare le note spese e i giustificativi di spesa in formato digitale.

Utilizzare uno strumento digitale per la gestione delle note spese è quindi una soluzione vantaggiosa sia per il dipendente che per te, in quanto ti permette di risparmiare tempo, risorse e costi, e di migliorare la soddisfazione e la produttività dei lavoratori.

Gestione note spese con Factorial

Se stai cercando uno strumento digitale per la gestione delle spese della tua azienda, Factorial è la soluzione che fa per te. Factorial è un software HR che ti permette di digitalizzare interamente il processo di gestione delle note spese, automatizzando i vari flussi di lavoro e permettendoti di creare report personalizzati contenenti le spese sostenute da ogni lavoratore.

Con Factorial puoi:

• Ricevere note spese in pochi secondi. Basta che i tuoi dipendenti scattino una foto ai giustificativi di spesa con lo smartphone.
• Ricevere notifiche automatiche delle spese caricate e approvarle o rifiutarle rapidamente.
• Monitorare in tempo reale lo stato delle note spese, verificando se sono state approvate, respinte o rimborsate dall’azienda.
• Integrare le note spese con il software contabile o gestionale dell’azienda, evitando errori o doppie registrazioni.
• Conservare le note spese e i giustificativi di spesa in formato digitale, rispettando le normative fiscali e contabili vigenti.

Inoltre, con Factorial puoi usufruire della Factorial Card, una carta che ogni dipendente può usare per gestire le proprie spese. Qualsiasi tipo di spesa può essere pagata con la carta. La somma da pagare verrà poi registrata automaticamente nell’app e verrà inviato un messaggio all’amministratore, che può approvarlo o rifiutarlo in un momento.

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