Sai già cos’è il diritto alla disconnessione e come funziona in Italia?
Le nuove possibilità di reperibilità costante e connessione totale hanno avuto un impatto straordinario in ogni realtà lavorativa. Hanno portato a facilitare lo scambio di informazioni fra colleghi e diversi reparti di un’azienda, semplificato i processi di recruiting, velocizzato moltissimi processi operativi e decisionali e sicuramente aumentato la nostra produttività. Quello che molti di noi non si sono mai chiesti, però, è quale possa essere il rovescio della medaglia.
In contrapposizione a tutti questi benefici, dipendenti e manager rischiano di vedersi intrappolati in un loop di continua comunicazione, rendendo difficile la separazione fra lavoro e vita privata. Fortunatamente, esistono dei contesti normativi che tutelano i lavoratori favorendone e garantendone il distacco tra vita e lavoro.
Se lo smart working continua a essere una forma di lavoro molto utilizzata, di cui probabilmente anche la tua organizzazione si serve, tra i tanti aspetti organizzativi e logistici da mettere a punto quello del diritto alla disconnessione è un tema risolto solo parzialmente.
Le domande che molti datori di lavoro continuano a porsi sono: “Il diritto alla disconnessione è garantito per legge?”. Oppure: “Posso contattare un lavoratore in smart work fuori dall’orario di lavoro?”.
In questo approfondimento troverai risposta a questi ed altri potenziali dubbi sul tema. Scopriamo insieme cos’è il diritto alla disconnessione, perché la sua tutela sia di fondamentale importanza e quali scenari potrebbero aprirsi nel prossimo futuro.
- Cos’è il diritto alla disconnessione dei lavoratori?
- Le normative europee che regolano il diritto alla disconnessione
- Diritto alla disconnessione in Italia
- Perché questo diritto è così importante
- Come impostare e valutare il diritto alla disconnessione nella tua azienda
- Checklist sul diritto alla disconnessione dal lavoro
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Cos’è il diritto alla disconnessione dei lavoratori?
Partiamo dalle basi: cos’è il diritto alla disconnessione?
Questa espressione si riferisce in breve al diritto di dipendenti e manager di disconnettersi dal lavoro e di non ricevere o rispondere a qualsiasi e-mail, chiamata, o messaggio al di fuori del normale orario lavorativo.
A volte nei luoghi di lavoro, infatti, possono crearsi aspettative implicite o esplicite riguardo al controllo delle e-mail a casa, durante i fine settimana e le vacanze, soprattutto da parte di manager e supervisori. Questo collegamento costante e la conseguente mancanza di riposo porta con sé importanti rischi psicosociali per i dipendenti, compresa l’ansia, la depressione e il burnout.
Il diritto alla disconnessione è stato pensato per stabilire dei confini marcati alle comunicazioni dopo l’orario di lavoro e per fornire ai dipendenti il diritto di non impegnarsi in alcuna attività lavorativa una volta a casa. Esso riguarda non solo il diritto di scollegarsi, ma anche quello di non essere rimproverati per non essersi connessi (o, al contrario, premiati per essere rimasti collegati quando si sarebbe potuto non farlo).
Le normative europee che regolano il diritto alla disconnessione
Il diritto alla disconnessione a livello legale, trova il primo riscontro in Francia nel 2016 all’interno della “Loi du Travail”. Questa legge ha introdotto l’obbligo, per le aziende di almeno 50 dipendenti, di regolamentare il tempo libero dei dipendenti assieme al divieto di inviare comunicazioni fuori dall’orario di lavoro.
Dopo l’iniziativa francese, anche in Italia dal 2017 è stato introdotto il diritto alla disconnessione, così come in Spagna nel 2018 e altri Paesi dell’Unione Europea che hanno deciso di inserire il diritto alla disconnessione nel proprio ordinamento nazionale.
A livello normativo, questo diritto si riferisce alla necessità dei lavoratori di rendersi non reperibili dai propri datori di lavoro in determinate fasce orarie, non rispondendo a e-mail, telefonate e ogni tipo di richiesta in orari diversi da quelli di lavoro.
La tematica non è stata adeguatamente affrontata in passato, o almeno, non lo è stata fin quando il fenomeno dello smart work era marginale. Oggi con ancora milioni di lavoratori impiegati da remoto e altrettanti in forme di lavoro ibrido il tema è quanto mai d’attualità.
A livello europeo possiamo fare riferimento alla Direttiva 2003/88/CE, anche conosciuta come direttiva sull’orario di lavoro. Si tratta di una direttiva generale valida anche per i lavoratori in smart work. Dal testo si apprende che:
- Ogni lavoratore non può lavorare più di 48 ore per settimana.
- Tutti i lavoratori hanno diritto a un minimo di 11 ore di riposo consecutive e almeno quattro settimane di ferie annuali e retribuite.
- I lavoratori genitori hanno diritto a misure come i congedi parentali, di maternità e di paternità.
- I lavoratori hanno diritto a trascorrere le giornate lavorative in un ambiente sano e sicuro.
Diritto alla disconnessione in Italia
Ora che ne abbiamo definito con più precisione il significato e l’importanza, è arrivato il momento di guardare alla situazione nel nostro Paese. Come funziona il diritto alla disconnessione in Italia?
In Italia, come accennavamo, il diritto alla disconnessione è stato introdotto per la prima volta con la legge 81/2017, la cosiddetta legge sullo smart working. Seppur fattivamente presente nell’ordinamento, il diritto alla disconnessione in questa legge non veniva mai nominato come tale e la sua applicazione ricadeva nella negoziazione individuale, concedendo quindi ampio respiro ad abusi e iniquità.
Nella sua audizione del 13 maggio 2020 sulle “ricadute occupazionali dell’epidemia da Covid-19”, però, il presidente del Garante per la protezione dei dati personali ha espresso un interessante punto di vista, affermando come fosse necessario assicurare “in modo più netto di quanto già previsto – anche quel diritto alla disconnessione, senza cui si rischia di vanificare la necessaria distinzione tra spazi di vita privata e attività lavorativa, annullando così alcune tra le più antiche conquiste raggiunte per il lavoro tradizionale”.
Inoltre, si è soffermato anche sulla necessità di impedire ai datori di lavoro “un computer dotato di funzionalità che consentano al datore di lavoro di esercitare un monitoraggio sistematico e pervasivo dell’attività compiuta dal dipendente tramite, appunto, questo dispositivo”.
La legge 61/2021
La più recente legge 61/2021, invece, è stata la prima a parlare chiaramente del diritto alla disconnessione come una necessità volta a garantire ai lavoratori i giusti tempi di riposo.
Questa legge, infatti, ha stabilito che un lavoratore può decidere di spegnere lo smartphone o di disattivare le notifiche senza rischiare alcuna ripercussione sul posto di lavoro. Quanto detto implica che un lavoratore in smart working può non rispondere al datore di lavoro, a un superiore o a un collega al di fuori dell’orario di lavoro.
Ulteriori delucidazioni in merito sono contenute nel: “Protocollo Nazionale sul Lavoro in modalità Agile”. Consultando il testo, nello specifico all’articolo 3, è possibile apprendere a che punto è oggi la situazione in Italia in merito al diritto alla disconnessione: il lavoro agile può essere diviso in fasce orarie e, in ogni caso, va individuata una fascia oraria in cui il lavoratore ha diritto a disconnettersi dai dispositivi. Questo protocollo impone che le parti si accordino individuando in quali orari il dipendente ha diritto a scollegare i dispositivi.
La nuova proposta di legge sul diritto alla disconnessione
Negli ultimi mesi del 2024 si è tornato a parlare di diritto alla disconnessione, per via di una nuova proposta di legge presentata in parlamento.
La proposta punta a definire già per legge le fasce orarie e le possibili sanzioni applicabili per assicurarsi che questo diritto venga rispettato in Italia.
Con la sua approvazione, infatti, non si tratterebbe più di una negoziazione tra datori di lavoro e lavoratori, ma di un diritto definito in maniera precisa da una normativa dettagliata.
Per la sua violazione, sarebbero prevista una sanzione amministrativa da i 500€ ai 3000€.
Perché questo diritto è così importante
Oltre a costituire un importante diritto a tutela del tempo libero del lavoratore, il diritto alla disconnessione per i dipendenti in smart working è di fondamentale importanza per prevenire l’insorgenza di problematiche o disturbi legati al lavoro.
La diminuzione o, in alcuni casi, la totale mancanza di separazione fra lavoro e vita privata comporta rischi gravissimi per la salute psicologica dei lavoratori. I principali danni causati possono essere:
- Tecnostress: ovvero lo stress derivato da un utilizzo lavorativo incorretto delle nuove tecnologie, che porta a sovraccaricare i flussi di informazione generando ansia, insonnia e mal di testa.
- Sindrome da burnout: ovvero un grave logorio psichico ed emotivo derivato dallo stress lavorativo che può sfociare in disturbi dissociativi, aggressività e svariate problematiche fisiche
Oltre ai rischi patologici della mancata disconnessione, l’eccessivo sovraccarico di informazioni e la costante necessità di mantenere un’elevata attenzione può tradursi in una drastica diminuzione della produttività individuale.
Nella valutazione della performance del personale, è importante tenere a mente la stanchezza fisica e la demotivazione. Questi elementi, infatti, possono portare il lavoratore “iperconnesso” ad essere incredibilmente meno efficiente di un lavoratore più moderato.
Come impostare e valutare il diritto alla disconnessione nella tua azienda
Sei un dirigente o responsabile HR e vorresti regolamentare il diritto alla disconnessione nella tua azienda?
Impostare una comunicazione basata sulla trasparenza è sempre il primo passo ma, se non sai da dove cominciare, ecco alcuni consigli pratici per implementare il diritto alla disconnessione in modo chiaro ed efficace per i lavoratori, in smart working e non.
Definisci chiaramente limiti e motivazioni
Quando si incomincia un processo per l’introduzione del diritto di disconnessione in un luogo di lavoro, è importante assicurarsi che i dipendenti capiscano in cosa esso consista:
- Il diritto di un dipendente a non svolgere attività lavorative al di fuori del normale orario di lavoro (o durante le ferie)
- Il diritto a non subire alcuna conseguenze negativa per non averlo fatto
- L’obbligo per gli tutti di rispettare il diritto alla disconnessione altrui (per esempio, non inviando email fuori orario)
Nonostante i primi due vengano quasi sempre facilmente rispettati, il terzo può venire facilmente trascurato (soprattutto dai manager). È importante, invece, farlo rispettare in quanto essenziale per assicurarsi che tutta la responsabilità non venga attribuita al singolo dipendente.
È altrettanto importante ricordare come il diritto alla disconnessione non implica un obbligo automatico. I dipendenti devono poter essere ancora in grado, volontariamente, di utilizzare gli strumenti di lavoro dopo l’orario in caso di esigenze particolari, purché tali circostanze siano state definite in precedenza.
Oltre allo specificare in cosa consiste, è necessario anche fornire una spiegazione del motivo per cui viene regolamentato e quali sono i rischi del non farlo: burnout e stress, che impattano anche negativamente la produzione.
Definisci le cause del diritto alla disconnessione
Non ci sarebbe bisogno del diritto alla disconnessione se non ci fossero problemi organizzativi di fondo negli ambienti di lavoro.
La maggior fonte di preoccupazione dei dipendenti è l’elevato carico di lavoro, che non sono in grado di svolgere durante la normale giornata lavorativa. Questo porta spesso molti quindi a lavorare ore aggiuntive (spesso non retribuite) per la necessità di essere collegati al lavoro.
Le cause principali vanno dalla pressione reale o percepita da parte dei manager, alla paura di perdere conversazioni importanti, passando per il timore che non rispondere alle mail dopo l’orario di lavoro o il fine settimana significherebbe una mancanza di impegno, influendo negativamente sulla loro carriera.
Per avere un impatto reale sulla vita dei dipedenti, quindi, dovresti comprendere qual è la causa nella tua azienda e agire alla radice.
Analizza la situazione di partenza
Prima di implementare il diritto alla disconnessione dovresti iniziare con un’analisi della situazione in corso, scoprendo le abitudini di tutto il personale. Quante email vengono inviate fuori dall’orario di lavoro? Quante chiamate e altri messaggi? Ci sono differenze tra i diversi dipartimenti, o tra i diversi team? È una caratteristica costante, stagionale o legata a determinati eventi come il lancio di prodotti o servizi?
Analizza tutti gli strumenti di comunicazione, e quindi email, telefonate, strumenti non ufficiali e sondaggi anonimi. Sulla base di questi dati iniziali, potrai sviluppare una strategia adeguata a livello globale o adattarla ad ogni team o reparto.
Definisci con chiarezza l’orario di lavoro
Come abbiamo appena accennato, è possibile che la disconnessione influisca in modo diverso sui diversi reparti aziendali e che sia necessario sviluppare e concordare soluzioni diverse per i team che svolgono funzioni non paragonabili.
Particolare attenzione dovrebbe essere data ai dipendenti che lavorano regolarmente con clienti o collaboratori in diversi fusi orari. Una chiara comunicazione tra i dipendenti e il datore di lavoro per definire quale siano l’orario di lavoro e i periodi di disponibilità e di riposo normali, è essenziale.
Senza questo importante elemento, i dipendenti potrebbero non essere in grado di esercitare appieno il diritto, o potrebbero anche vederlo come controproducente e trovare il modo di aggirare le disposizioni.
Educa e sensibilizza i manager in primo luogo sul diritto alla disconnessione
I manager giocano un ruolo cruciale nell’implementazione di qualsiasi diritto alla disconnessione, in particolare i dirigenti.
Se un manager continua a inviare email dopo la fine della giornata lavorativa e si aspetta una risposta immediata dai componenti del suo team, questo influenzerà inevitabilmente il comportamento dei dipendenti nel rispettare il diritto alla disconnessione.
Al contrario, quando i manager ricevono una formazione adeguata sull’importanza del diritto di disconnettersi e sull’uso corretto degli strumenti di lavoro, possono garantire che la politica sia seguita sia dando il buon esempio e avviando conversazioni costruttive con i membri del loro team.
Il tuo dipartimento delle risorse umane dovrebbe essere disponibile per fornire ulteriore supporto ai manager in caso di bisogno.
Crea un sistema di controllo adeguato
Nonostante decisioni drastiche, come lo spegnimento del server di posta elettronica aziendale fuori dall’orario di lavoro, possono forse essere controproducenti, ci sono altre soluzioni che possono essere integrate nella tua strategia di controllo del diritto alla disconnessione.
Fra questi, l’invio di promemoria automatici o messaggi di avvertimento agli utenti che cerchino di inviare email dopo l’orario stabilito e l’impostazione di ritardi programmati sulle email inviate di notte, e che quindi vengano consegnate solo al mattino.
Le possibilità sono molteplici, ma sicuramente aggiungere degli incentivi al rispetto delle regole risulta importante.
Garantisci pari opportunità a tutti i lavoratori
Padri e madri hanno tradizionalmente più responsabilità per la famiglia e la casa rispetto ai lavoratori senza figli e potrebbero non essere in grado di rimanere connessi dopo la fine della giornata lavorativa normale, anche volendo.
Questo aspetto vale, per esempio, per le madri appena rientrate dalla maternità, per le quali il diritto alla disconnessione potrebbe avere un impatto positivo proporzionalmente maggiore rispetto ad altri dipendenti.
Oltre a questo, i genitori possono anche avere bisogno di maggiore flessibilità oraria.
Comunica i cambiamenti in maniera tempestiva e costante
Come tutti i cambiamenti, anche l’introduzione di un regolamento per il diritto alla disconnessione necessita di tempo per essere assorbito. Comporta in molti casi un cambiamento culturale sia a livello individuale che organizzativo ed è importante gestire le risorse umane coinvolgendo tutti i dipndenti nello sviluppo e nell’implementazione di un nuovo modo di lavorare.
In quanto datore di lavoro o responsabile HR, dovresti sviluppare una strategia di comunicazione completa per informare i dipendenti prima dell’introduzione del progetto e durante il suo sviluppo, in modo che i dipendenti abbiano tempo di capire il contesto e le motivazioni del cambiamento.
È importante che la comunicazione sia chiara e non abbia ambiguità sia nello scopo che nel metodo di attuazione. La comunicazione deve raggiungere tutti i livelli dell’azienda, dai nuovi assunti fino ai membri dirigenziali di alto livello. È importante inoltre ricordare a tutti regolarmente la politica riguardo il diritto alla disconnessione e la sua importanza.
Sfrutta il supporto della tecnologia
Per fortuna, non devi pensare a tutto da solo.
Attraverso l’utilizzo di specifici software di gestione aziendale puoi assicurarti che il diritto alla disconnessione venga rispettato in maniera molto più semplice rispetto al passato. Proprio per questo esiste Factorial.
Ad esempio, attraverso il nostro Software All-in-one, puoi:
- Sondaggi anonimi eNPS per comprendere a che punto si trova l’azienda con il diritto alla disconnessione
- Diritto alla disconnessione nel regolamento aziendale per renderlo sempre accessibile e visibile
- Creare, firmare elettronicamente e conservare in maniera sicura un documento su questo diritto
- Implementazione di un canale per le segnalazioni anonime dei dipendenti
- Molto altro ancora
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Checklist sul diritto alla disconnessione dal lavoro
Per concludere, ti lasciamo una checklist da utilizzare, assieme al team, per assicurarti che i dipendenti siano pronti a sfruttare al meglio il loro diritto alla disconnessione.
Questi cinque passi da seguire prima di prendersi un periodo di riposo garantiranno un corretto equilibrio tra vita e lavoro, dipendenti meno stressati e, di conseguenza, maggiore produttività.
1. Prima di andare, coordinati con il team
Gran parte del lavoro che facciamo è supportato dalla collaborazione tra tutte le parti del team, è normale che quando manca un pezzo sorgano alcuni problemi.
Prima di partire in vacanza, l’ideale è tenere un breve incontro con i colleghi per informarli delle attività che sono state completate, quelle in sospeso e qualsiasi altra informazione pertinente in modo che possano continuare a sviluppare la loro attività senza problemi.
Se tutto è ben organizzato prima di partire, ridurrai notevolmente le interruzioni durante le tue vacanze.
2. Lascia in ufficio il tuo computer aziendale
Ricorda che il tuo computer appartiene alla società e che deve essere accessibile quando richiesto.
È normale che dopo averlo usato per così tanto tempo si disponga di alcune informazioni personali che non si desidera condividere.
Nel caso in cui qualcuno abbia bisogno di un qualche tipo di informazione, può accedervi senza doverti disturbare durante la tua meritata vacanza.
3. Limita la disponibilità in determinati momenti
Se temi che potrebbe esserci un lavoro importante che avrà bisogno del tuo aiuto anche quando sei fuori dall’ufficio, puoi comunicare ai tuoi colleghi l’intervallo di tempo in cui sarai disponibile.
Ad esempio dalle 17:00 alle 18:00 o come prima cosa al mattino. In questo modo, i tuoi colleghi possono avere un’aspettativa realistica su quando contattarti e avere una risposta.
4. Modalità non disturbare
Se hai un telefono aziendale, ti consigliamo di spegnerlo o di lasciarlo in ufficio.
Utilizzi il tuo? Limita le chiamate di lavoro attraverso la modalità “Non disturbare”.
Se hai seguito i passaggi precedenti, i tuoi colleghi hanno tutti gli strumenti per essere autosufficienti. Non avranno bisogno del tuo aiuto per cercare file o informazioni. Non c’è niente che non possa aspettare qualche ora. Sei in ferie, e dovresti godertele a pieno.
5. Disinstalla Slack, email o simili
La menzione ricevuta su Slack, la notifica dell’e-mail o quell’invito al meeting su Meets che ti sei dimenticato di declinare.
Le 20 notifiche che ricevi ogni giorno dai canali di lavoro non ti permettono godere il tuo momento di disconnessione.
Per qualsiasi cosa urgente, il tuo team ha già il tuo computer operativo, il tuo numero di telefono e la fascia oraria stabilita. Non c’è niente di più importante della tua vacanza.
