Sapere come misurare i risultati grazie ai KPI è un passo fondamentale per le aziende che vogliono crescere ed evolversi nel mercato.
È molto comune parlare di KPI nel settore del marketing o delle vendite, ma i responsabili delle Risorse Umane applicano sempre più questi indicatori nella loro quotidianità.
Se si vuole ottenere il massimo dalle persone in azienda è fondamentale definire i KPI utili al raggiungimento degli obiettivi strategici nel dipartimento HR.
In questo articolo vi aiutiamo a capire cosa sono i KPI e come applicarli nel dipartimento HR. In particolare vi illustriamo quali sono i 7 indicatori chiave per monitorare la gestione HR nella vostra impresa e successivamente vi spiegheremo quali sono i KPI utili da misurare nei differenti processi di gestione delle risorse umane.
Sommario
Che cos’è un KPI
Un KPI (Key Performance Indicators) è un’unità metrica che misura le prestazioni di una particolare attività o processo. L’obiettivo è quello di fungere da riferimento per valutare il processo o l’attività in base all’obiettivo da raggiungere.
Un esempio è il Tasso di apertura della tua newsletter: la percentuale di persone che aprono la tua newsletter determinerà la pertinenza e la qualità dei contenuti che invii. Monitorare il tasso di apertura di ogni newsletter che invii può aiutarti a valutare l’efficacia degli invii in base all’obiettivo che vuoi raggiungere.
Caratteristiche di un KPI
Un KPI deve essere SMART:
- Specifico: Il KPI deve essere tangibile, limitato e fare riferimento a un obiettivo.
- Misurabile: Se non puoi misurare il KPI, non è un KPI.
- Accessibile: Sii realista quando crei i KPI che segneranno il successo o il fallimento delle tue azioni.
- Rilevante: Monitora solo ciò che conta davvero, non perdere tempo con indicatori che non apportano valore alla tua azienda.
- Temporale: Definisci un preciso arco temporale. Avere delle scadenze ti può aiutare a rimanere concentrato e motivato.
Come impostare i KPI nel dipartimento di risorse umane
Gli indicatori delle risorse umane misurano i processi relativi al recruiting, alla formazione, alla gestione dei talenti, ecc. Questi indicatori ci permettono di fissare degli obiettivi specifici e di conoscere, in ogni momento, se stiamo svolgendo le azioni giuste per raggiungerli.
Se scelti in maniera corretta i KPI nella gestione delle risorse umane vi accompagneranno per molto tempo aiutandovi a valutare per esempio l’evoluzione di un team o di un reparto, a impostare alcune previsioni per il futuro etc…
Per questo motivo è fondamentale definirli fin dall’inizio.
I quattro aspetti da tenere in considerazione sono:
- Metrica: Cosa esattamente andiamo a misurare? Potrebbe essere il costo medio sostenuto per ogni nuova assunzione o la percentuale di quanto spesso un dipendente si mette in malattia.
- Obiettivo: Dal momento che i KPI ci aiutano a raggiungere gli obiettivi, dobbiamo prima individuarne uno. Potrebbe ad esempio voler ridurre il costo sostenuto per ogni nuova assunzione.
- Fonte: è importante sapere, fin dall’inizio, da dove prendiamo le informazioni necessarie per misurare i nostri KPI. Uno strumento utile è l’utilizzo di un CRM o di un software HR.
- Frequenza: inoltre devi sapere quanto spesso vorresti rivedere i tuoi KPI e definire una frequenza precisa di tempo.
KPI vs OKR
È importante non confondere i KPI con gli OKR, che implicano un approccio analitico differente. Anche se è necessaria una collaborazione tra i due metodi per il raggiungimento degli obiettivi strategici nel lungo termine.
L’acronimo OKR significa Objective and Key Result ed è una metodologia organizzativa che si basa sullo scopo (Objective) da raggiungere e sul come lo si raggiunge (Key Result). Gli OKR sono utili in una visione a lungo termine e permettono di individuare un obiettivo finale per poi intraprendere le specifiche azioni necessarie al suo raggiungimento.
I KPI, invece, si proiettano su obiettivi piú piccoli, a breve e medio termine. Sono utili a valutare la performance di un un progetto, di un’attivitá o di un aspetto specifico dell’azienda.
Mentre i KPI ci aiutano a valutare i risultati e la performance di processi in essere, gli OKR permettono di sviluppare una strategia orientata ad uno specifico obiettivo.
I KPI più importanti per un HR Manager
I KPI sono strumenti fondamentali per un dipartimento HR, sia per lo sviluppo di un piano strategico che per effettuare una valutazione delle risorse umane. Ogni azienda deve definire i propri in base alle proprie esigenze specifiche. Tuttavia, esistono una serie di metriche chiave per le risorse umane che ogni professionista del settore dovrebbe prendere in considerazione.
Di seguito illustriamo le 7 metriche più comuni per le risorse umane e come possono aiutarvi a migliorare le prestazioni del vostro dipartimento.
Talent Retention:
La cosiddetta talent retention, ovvero il mantenimento del talento in azienda, è un KPI di HR che indica la stabilità del lavoro di un’azienda. Permette di conoscere la disponibilità media del dipendente a rimanere in azienda ed è legata ad altri fattori come la remunerazione o l’ambiente di lavoro. Oltre al costo di perdere un dipendente, la fuga di talenti richiede tempo per reclutare una nuova persona e formarla. Un alto tasso di turnover del personale implica grandi costi per l’impresa. L’indice di fidelizzazione dei talenti viene calcolato confrontando il numero di lavoratori che hanno aderito all’organizzazione in un determinato periodo rispetto a quelli rimasti durante lo stesso periodo.
Tempo in una stessa posizione:
Molte fughe di talento sono spesso strettamente legate al tempo che un dipendente trascorre nella stessa posizione. Se i tempi sono troppo lunghi, molti impiegati tendono a cercare nuove opportunità e lasciare l’impresa. È possibile calcolare il tempo medio impiegato da un lavoratore per ricevere una promozione sommando il numero di mesi di ciascun dipendente con la stessa posizione e dividendo il risultato per il numero totale degli impiegati dell’azienda.
Assenteismo Lavorativo:
Questo indicatore misura le assenze dei dipendenti a causa di ritardi, congedi per malattia o assenze giustificate o ingiustificate. Questo indicatore può aiutare a prevedere le assenze o i problemi operativi all’interno dell’impresa. A seconda del valore medio delle ore lavorate, è possibile quantificare l’impatto dell’assenteismo sui costi aziendali.
Tempo medio per assunzione:
Il tempo che trascorre tra un dipendente che comunica il suo congedo e quello in cui lascia effettivamente la compagnia fino a quando un altro candidato viene selezionato e inizia a lavorare è un grande costo per l’impresa. È possibile ottimizzare il tempo medio per nuove assunzioni ma è una metrica che deve essere analizzata con cautela poiché è influenzata da molti fattori.
Formazione del personale:
La formazione dei dipendenti influenza direttamente lo sviluppo dell’attività professionale dell’azienda. Questo KPI consente di ottimizzare la produttività di ogni lavoratore. Attraverso piani di formazione sovvenzionati per le aziende è possibile migliorare il brand del datore di lavoro dell’impresa, motivare i lavoratori, aumentare i livelli di soddisfazione degli impiegati e il tempo necessario a un dipendente per svolgere un compito.
Tempo medio per raggiungere gli obiettivi:
Questo indicatore chiave consente di misurare l’efficacia dei dipendenti aziendali. È conveniente misurarlo sia nei nuovi assunti che negli impiegati che già lavorano nell’impresa. La tendenza di questo KPI di Risorse Umane è di diminuire progressivamente, poiché il lavoratore acquisisce esperienza nella sua posizione nel tempo. Ad un certo punto è normale che questo indicatore sia stagnante, dal momento che il tempo in cui viene eseguita un’attività non può essere ottimizzato all’infinito.
Incidenti sul lavoro:
L’obiettivo di qualsiasi impresa è di raggiungere lo 0% in termini di incidenti sul lavoro, anche se è quasi inevitabile che le ore d’ufficio vengano perse ogni anno a causa di un incidente. Se la persona responsabile delle Risorse Umane rileva un aumento degli infortuni sul lavoro, deve indagare sulle cause.
Come definire i tuoi KPI grazie a un Software HR
Dopo aver spiegato cosa sono i KPI e quali sono i principali utilizzati nella gestione e analisi delle risorse umane, ti chiederai: dove posso tutte le informazioni riguardo agli indicatori HR?
Come anticipato all’inizio una delle caratteristiche principali per definire i propri KPI è conoscere la fonte dei dati. É importante sapere dove prendere le informazioni necessarie per misurare i KPI e raggiungere così i propri obiettivi. Uno strumento molto utile per avere i dati sotto controllo per definire i propri KPI è un software HR.
Un software HR come Factorial, grazie alla funzionalità report ti aiuta non solo ad avere tutti i dati della tua azienda a portata di mano in ogni momento, ma anche a generare grafici e statistiche per ogni KPI.
La funzione di report e analisi delle risorse umane di Factorial genera report personalizzati a partire dai dati archiviati nel vostro account Factorial. Dal pannello di analisi HR si puó creare uno spazio personalizzato per gestire tutti i report. Tra questi, l’organigramma generato automaticamente e i rapporti sulle ferie.
Ognuno dei tuoi manager potrà gestire in autonomia lo spazio di lavoro del proprio team, creando così dei report su KPI specifici del proprio gruppo di lavoro.
Esempi di KPI HR con Factorial
Grazie a Factorial, infatti, potrai facilmente misurare tutti i principali KPI spiegati all’interno dell’articolo.
Con la nostra piattaforma puoi:
- Ottenere informazioni riguardo assenze e malattie di tutti i dipendenti o dividerli per team, ufficio o grado. Questo ti permette di conoscere il tasso di assenteismo e le motivazioni, consentendoti di prendere alcune misure correttive quando necessario.
- Conoscere le assenze passate e future grazie ad una base di dati riguardo ferie e permessi. Inoltre puoi scaricare un riassunto mensile o annuale delle assenze di tutta l’azienda.
- Seguire gli obiettivi dei tuoi collaboratori, misurando il loro stato di raggiungimento nel tempo accordato.
- Monitorare i corsi di formazione del tuo team, lo stato di avanzamento in cui si trovano e capire quali nuovi corsi puoi proporre nel futuro.
- Inoltre, puoi creare questionari personalizzati al fine di rilevare alcuni dati interessanti. Questo ti permetterà di misurare le prestazioni dei singoli dipendenti e di scoprire il loro livello di soddisfazione nei confronti dell’azienda.
I KPI delle risorse umane sono strumenti fondamentali per misurare le prestazioni dei nostri collaboratori, ma anche per motivarli e migliorare la loro produttività.
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Domande frequenti relative ai KPI per le risorse umane
Cosa sono i KPI?
I KPI, che in inglese vuol dire Key Performance Indicators, sono delle metriche che misurano le prestazioni di una strategia o attività, per vedere se si riescono a raggiungere gli obiettivi prefissati. I KPI del dipartimento di risorse umane possono essere diversi da quelli degli altri dipartimenti.
Quali sono i KPI più importanti?
Non esistono KPI più importanti di altri, tutto dipende dagli obiettivi che si vogliono raggiungere e da cosa si vuole misurare. Per una newsletter potrebbe essere per esempio il tasso di apertura di una mail, mentre per le risorse umane i KPI più importanti potrebbero essere la talent retention, il tempo medio di assunzione e molti altri.
Quali sono le principali caratteristiche dei KPI?
I KPI devono seguire quello che in inglese chiamiamo SMART, ovvero: Specifici, Misurabili, Accessibili, Rilevanti e Temporali.
Come si creano i KPI?
I KPI possono essere creati con diversi metodi, ma devono sempre essere SMART. Vanno definiti fin dall’inizio della strategia. Una cosa che accomuna i KPI per le risorse umane con tutti gli altri è il fatto che per essere realizzati bisogna tenere conto di quello che si vuole misurare, dell’obiettivo da raggiungere, della fonte dei dati e della frequenza di revisione.
