Digitalizzazione e Conservazione Sostitutiva (Italia)

1. Descrizione del processo

Per conto del Cliente, Factorial esegue la digitalizzazione di scansioni o fotografie di fatture e ricevute (“Contenuto”) caricate dagli Utenti sulla Piattaforma.

Se necessario, il Contenuto viene convertito in formato PDF. Ogni file PDF è poi sigillato e marcato temporalmente con un sigillo elettronico contenente un numero unico, fornito dal fornitore terzo Aruba PEC S.p.A. - Servizio DocFly, in conformità alla normativa italiana.

Funzionamento:

  • Factorial crea un account Aruba annidato per l’entità legale del Cliente, utilizzando le informazioni legali dell’entità e un indirizzo email gestito da Factorial.
  • Factorial gestisce tutte le attività operative: le spese inviate e approvate vengono trasferite sull’account Aruba, firmate digitalmente e archiviate.
  • Il Cliente può richiedere l’accesso a qualsiasi documento archiviato tramite Factorial, per controlli, ispezioni o audit.
  • Il processo è completamente trasparente: il Cliente continua a inviare, approvare o rifiutare spese come di consueto, senza necessità di conservare i documenti cartacei.

2. Conformità eIDAS e normativa italiana

Il sigillo elettronico fornito da Aruba PEC è conforme al Regolamento eIDAS e garantisce la prova dell’integrità di ogni Contenuto, come indicato su https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser.

Il servizio di marcatura temporale non costituisce una firma elettronica e non certifica l’autenticità fiscale della fattura. Tuttavia, l’intero processo di digitalizzazione, firma elettronica e archiviazione è conforme alle regole italiane definite dall’Agenzia delle Entrate (ADE), assicurando che i documenti siano archiviati secondo la normativa fiscale vigente e siano disponibili per controlli, audit o ispezioni.

3. Creazione e gestione degli account Aruba

Il Cliente accetta che l’account Aruba necessario per il Servizio sia creato e gestito direttamente da Factorial.

  • Il Cliente delega a Factorial tutte le attività amministrative e operative relative all’attivazione, configurazione e gestione del Servizio.
  • Il Cliente mantiene il diritto di accesso al proprio account Aruba tramite richiesta a Factorial, anche per audit o ispezioni da parte delle Autorità competenti.
  • Factorial garantisce che tutta la documentazione necessaria a dimostrare la conformità sia disponibile su richiesta.

4. Obblighi secondo i Termini Aruba (Art. 5.1)

In conformità alle condizioni contrattuali di Aruba PEC, il Cliente riconosce e accetta che:

a) Aruba PEC non controlla né monitora l’utilizzo del Servizio o dei documenti archiviati. La responsabilità ricade sul Cliente e su Factorial in qualità di Partner delegato.

b) Il contratto di rivendita è tra Factorial e il Cliente. Aruba PEC può richiedere la firma dei “Moduli del Titolare del Trattamento - Servizio DocFly”. Factorial raccoglierà e trasmetterà tale documentazione se necessario.

c) In caso di mancata firma dei moduli richiesti, Aruba PEC può rifiutare o sospendere il Servizio. Factorial terrà il Cliente indenne, salvo quanto previsto dalla legge.

d) La data di conservazione corrisponde alla data di importazione nel Servizio. Resta responsabilità esclusiva del Cliente assicurare la conformità alle normative fiscali e agli obblighi di legge.

5. Responsabilità e limitazioni

Factorial non fornisce consulenza fiscale o legale. Il Cliente è responsabile di consultare consulenti qualificati per l’applicazione delle normative vigenti.

Il Cliente riconosce che la responsabilità ultima per la conformità fiscale è esclusivamente sua, sollevando Factorial e Aruba PEC da qualsiasi responsabilità derivante dall’uso del Servizio.