Hai mai sentito parlare di workforce management (WFM)? Hai già trovato il giusto workforce management software da utilizzare?
Per WFM s’intende l’insieme di sistemi che utilizzi in azienda con lo scopo di massimizzare la produttività dei lavoratori.
Come vedremo questi sistemi permettono di semplificare attività ripetitive o molto laboriose, di ridurre i possibili errori umani, di monitorare le prestazioni dei dipendenti e tanto altro. Per saperne di più ti invitiamo a leggere questo articolo.
Paragrafo dopo paragrafo scoprirai tutto quello che c’è da sapere: perché dovresti ottimizzare la gestione della forza lavoro, quali sono le attuali sfide da superare e quali efficaci strategie puoi utilizzare.
Sommario
Che cos'è il workforce management
Partiamo dalla definizione e dal significato di workforce management. In italiano possiamo tradurre le due parole con: gestione della forza lavoro. Per WFM s’intendono quindi l’insieme di sistemi software e hardware presenti in azienda che permettono di gestire al meglio il lavoro delle risorse umane.
Si tratta di sistemi sempre più evoluti, che, come scopriremo, ti aiutano a prendere decisioni cruciali per il benessere dell’organizzazione e dei lavoratori stessi.
Un completo sistema di workforce management puoi utilizzarlo per:
- Allocare correttamente la forza lavoro
- Ottimizzare i turni di lavoro
- Definire il budget per un progetto
- Ottimizzare la gestione del tempo
- Individuare e acquisire talenti
- Monitorare e migliorare le performance del personale
- Automatizzare le attività amministrative
Gestire al meglio tutti questi aspetti fa la differenza. Come scopriremo la tecnologia oggi ti mette a disposizione strumenti innovativi per rivoluzionare la gestione della forza lavoro in azienda.
I problemi più frequenti nel workforce management
Ma perché dovresti dedicarti alla gestione della forza lavoro? Perché implementare un workforce management system? La risposta è semplice: per superare tutta una serie di problemi che sicuramente ogni giorno ti trovi ad affrontare in azienda.
Ecco alcuni dei problemi più comuni che un WFM system può permetterti di risolvere:
- Prestazioni non adeguate: talvolta i dipendenti non riescono a mantenere la produttività a buoni livelli. Questo può essere causato da diversi fattori. Ad esempio, la mancanza di formazione, scarse motivazioni, feedback non efficaci oppure come datore hai aspettative irrealistiche. Un sistema di WFM può aiutarti a individuare le cause e a risolvere le problematiche.
- Difficoltà ad attrarre talenti: tutte le organizzazioni vorrebbero attirare i migliori talenti ma non sempre ci riescono. Una corretta gestione della forza lavoro, fin dalla fase di selezione del personale, aiuta ad avvicinare le migliori risorse evitando che queste decidano di lavorare per la concorrenza.
- Scarsa comunicazione: un sistema di workforce management può migliorare di gran lunga la comunicazione e di conseguenza i rapporti tra i lavoratori e tra lavoratori e superiori. Un’efficace workforce management non può prescindere da una comunicazione chiara, trasparente e in tempo reale.
- Onboarding e formazione inadeguata: quando i nuovi lavoratori impiegano troppi mesi ad adattarsi alle mansioni e ai compiti assegnati vuol dire che c’è qualcosa che non va nei programmi di inserimento e di formazione. Il WFM include anche l’utilizzo di applicativi per migliorare e ottimizzare le fasi di onboarding e i programmi di formazione.
Questi sono solo alcuni dei problemi che l’implementazione di una strategia di workforce management può permetterti di risolvere. Spetta a te decidere su quali aspetti concentrarti, sulla base delle inefficienze individuate in azienda.
Workforce management: quali sono le strategie vincenti
La gestione della forza lavoro in azienda non è semplice. Come titolare hai il compito di assicurarti che tutto proceda nel miglior modo possibile.
Devi quindi assicurare al neo assunto un corretto piano di inserimento, ai lavoratori senior la possibilità di apprendere sempre nuove competenze. Poi ci sono da gestire al meglio gli aspetti amministrativi quali, ad esempio:
- Presenze
- Ferie
- Permessi
- Turni di lavoro
Insomma, per gestire il tutto è necessario pianificare un strategia. Diversamente è impossibile riuscire a mettere i lavoratori nelle migliori condizioni possibili per svolgere i compiti e le mansioni assegnate e per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Tra le strategie più adottate segnaliamo:
- Mettere i dipendenti al primo posto: come spesso ripetiamo i dipendenti sono la risorsa più preziosa che hai. Metterli al primo posto, cercare di venire incontro alle loro esigenze, promuovere l’inclusività, fanno da base per la definizione di una corretta strategia di WFM.
- Parti dai problemi più grandi: individua quali sono le criticità presenti che limitano la crescita e le prestazioni della forza lavoro. In questa fase può essere utile confrontarsi anche con altre figure aziendali quali manager, responsabili e rappresentanti dei lavoratori.
- Scegli con cura gli strumenti: per gestire la forza lavoro puoi avvalerti di tanti diversi strumenti. Scegliere con cura valutando pro e contro di ogni nuovo software o sistema è fondamentale per raggiungere gli obiettivi prefissati e risolvere definitivamente i problemi.
Affidati alle metriche: i KPI (Key Performance Indicators) hanno un ruolo importantissimo in questa fase. Definire una strategia di workforce management basandosi su dati e metriche è indubbiamente il miglior modo di procedere, poiché evita di lasciarsi trasportare dalle emozioni e dalle impressioni personali.
I vantaggi del WFM
Come datore di lavoro sai bene che per raggiungere gli obiettivi aziendali c’è bisogno di lavoratori di talento, di un’attenta pianificazione di tutti i processi e di un costante monitoraggio delle attività svolte. Un workforce management è efficiente quando ti permette tutto questo.
I vantaggi che ne derivano sono facilmente intuibili e si traducono in:
- Migliore produttività
- Riduzione dei costi operativi
- Miglior servizio clienti
- Pianificazione ottimale dei turni di lavoro
- Migliore comunicazione tra le risorse umane
Questi vantaggi possono essere raggiunti solo definendo correttamente la strategia di WFM e individuando le tecnologie che davvero possono aiutare la tua azienda. Così facendo riuscirai presto a implementare un sistema per gestire meglio il personale.
Un sistema che oltre a migliorare la produttività, viene incontro anche alle esigenze dei lavoratori. Questi ultimi, apprezzeranno i tuoi sforzi finalizzati a garantire un:
- Ambiente di lavoro trasparente e collaborativo
- Adeguato piano di crescita professionale
- Giusto compenso basato sulla produttività
In definitiva, il mercato del lavoro in continua evoluzione non può che spingerti verso nuovi ed efficienti sistemi che possano garantirti un’ottimale gestione delle risorse umane.
Piattaforme e software HR permettono di monitorare ogni attività e processo in tempo reale e possono realmente aiutarti a far emergere e coinvolgere i talenti in azienda. Saranno poi questi ultimi la tua vera risorsa, quella che ti porterà a essere competitivo in un mercato sempre più globalizzato.
Workforce Management e HR Management
Probabilmente ti stai chiedendo ora quali siano le differenze tra workforce management e HR management, o in italiano, quali sono le differenze tra la gestione della forza lavoro e la gestione delle risorse umane.
Partiamo subito con il dire che si tratta di due concetti leggermente diversi. I termini spesso vengono utilizzati in maniera intercambiabile, sebbene i puristi delle definizioni ci tengono a sottolineare alcune differenze.
Per workforce management, come abbiamo visto, s’intendono l’insieme di pratiche finalizzate a gestire nella maniera più efficiente possibile le risorse umane in azienda. Gli obbiettivi che si vogliono raggiungere sostanzialmente sono due: aumentare la produttività, ridurre i costi.
Di conseguenza, gli sforzi si focalizzano maggiormente nella ricerca di applicativi che possano automatizzare i processi e in sistemi per il monitoraggio e la gestione delle performance in azienda.
Mentre quando senti parlare di HR management, probabilmente, l’interlocutore fa riferimento a un concetto più ampio e inerente al modo in cui vengono gestite le risorse umane.
Ad esempio, rientrano tra le pratiche di HR management:
- I processi di reclutamento
- I piani di formazione
- La corretta allocazione dei dipendenti
In virtù di quanto appena visto possiamo notare come WFM e HR management siano due concetti molto simili, sebbene non manchino alcune differenze di cui tenere conto. È innegabile che oggi le PMI abbiano bisogno di gestire i dipendenti a 360° concentrandosi sia sugli aspetti relativi alla forza lavoro, sia su quelli strettamente legati alle esigenze delle risorse umane.
Come digitalizzare il workforce management grazie a un software
Digitalizzazione software HR
Il mercato mette a disposizione numerose alternative per digitalizzare il workforce management in azienda. Comunemente il modo più rapido per gestire meglio la forza lavoro consiste nell’installare un software HR all in one.
Per all in one intendiamo un’app che dispone di tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Procedere in questo modo ti assicura diversi vantaggi.
In particolare:
- Non devi installare decine di diverse app
- Eviti problemi di compatibilità tra i software
- Il processo di implementazione della nuova app è più rapido
Il nostro consiglio è quello di individuare le esigenze della tua organizzazione. Ad esempio, se hai difficoltà a trovare e attrarre nuovi talenti da inserire in azienda, accertati che l’app scelto abbia funzionalità utili per ottimizzare il processo di recruiting.
Oppure se hai difficoltà a rilevare le presenze, a valutare le prestazioni del personale o a tenere traccia delle spese, cerca software che dispongono di queste funzionalità.
Di base devi sempre tener presente che per digitalizzare il workforce management hai bisogno di applicativi moderni, facili da utilizzare e che ti permettono di raggiungere tre grandi obiettivi:
- Automatizzare le operazioni ripetitive
- Acquisire dati utili per prendere decisioni strategiche
- Risparmiare tempo e risorse
Inoltre, ti consigliamo di optare per applicativi disponibili anche in versione mobile. Gestire la forza lavoro anche da smartphone è un plus. Ti permette di tenere sotto controllo la situazione anche quando non sei in sede e ti facilita la gestione dei lavoratori in smartworking.
Quali funzioni deve avere un software di workforce management
Ma in concreto quali funzioni deve avere un software di WFM? Come abbiamo visto è importante scegliere un’app completa e compatibile con altri sistemi utilizzati in azienda.
Sono diverse le funzionalità che proprio non possono mancare. In particolare, il software HR scelto è indispensabile assicuri la digitalizzazione di processi quali:
- Valutazione delle performance
- Selezione e onboarding del personale
- Gestione delle spese
Affidare a un software la gestione di tutte queste funzionalità vuol dire risparmiare tempo e risorse. Vuol dire anche fornire ai dipendenti un’app da utilizzare per ogni esigenza lavorativa. Ad esempio un software per la WFM può essere utilizzato per inviare richieste, per archiviare e firmare documenti in digitale.
Infine, un’ultima attenzione da porre riguarda la sicurezza dei dati. I software di WFM acquisiscono e custodiscono dati sensibili. Assicurati che sia presente un sistema crittografato e conforme alle attuali normative sulla privacy.
Ora che sai tutte le funzionalità che deve avere un software per la WFM non ti resta che scoprire quale app scegliere.
Ottimizza la gestione della forza lavoro con Factorial
Se sei alla ricerca di un workforce management software completo e semplice da utilizzare dovresti provare Factorial. Factorial è disponibile anche in versione mobile e ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per implementare una vincente strategia di WFM.
Puoi provare gratis Factorial e verificare tu stesso le numerose funzionalità. Tra queste siamo sicuri che apprezzerai la possibilità di rilevare le presenze direttamente dallo smartphone, di valutare il personale e di elaborare report basati sui dati. Ma il software lo puoi utilizzare per tanto altro. Ad esempio:
- Monitora e approva con un click le richieste di ferie o permesso
- Crea e condividi il piano ferie con tutti i dipendenti
- Invia feedback a 360°
- Misura gli obiettivi con la metodologia OKR
- Elabora e condividi report
- Semplifica il processo di recruiting
- E tanto altro
Scarica subito Factorial, automatizza e digitalizza i processi e inizia subito a risparmiare almeno 30 ore al mese che oggi perdi in attività amministrative.
Factorial è già stato scelto da oltre 60.000 persone in tutto il mondo, unisciti a loro, migliora anche tu la gestione dei team di lavoro, riduci i costi e ottimizza i processi decisionali.
Conclusioni
Il successo della tua organizzazione dipende in buona parte dagli strumenti che utilizzi per gestire e valorizzare il personale. In questo approfondimento abbiamo visto come una corretta strategia di workforce management può portarti vantaggi considerevoli.
Dall’automatizzazione dei processi ripetitivi, fino a una migliore gestione delle entrate e delle uscite.
Stiamo vivendo un periodo di grandi cambiamenti, ignorarli è impossibile. È vero, sono cambiate le esigenze dei lavoratori e il modo di lavorare ma grazie al progresso tecnologico hai a disposizione tutti gli strumenti per affrontare le novità e raggiungere obiettivi, risultati e traguardi impensabili fino a pochi decenni fa.
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Domande frequenti riguardo al Workforce Management
Cosa significa workforce management?
Per WFM s’intendono l’insieme di sistemi software e hardware presenti in azienda che permettono di gestire al meglio il lavoro delle risorse umane.
Quali problemi risolve il workforce management?
Tra i problemi comuni che un sistema di workforce management risolve ci sono: la difficoltà ad attrarre talenti, una scarsa comunicazione, onboarding e formazione non adeguata.
Quali sono i vantaggi del workforce management?
Tra i vantaggi del workforce management troviamo l’aumento della produttività, la riduzione dei costi operativi e una pianificazione ottimale dei turni di lavoro.
