Molti di noi si aspettavano, o quantomeno speravano che la pandemia sarebbe durata molto meno e saremo finalmente tornati a lavorare in ufficio. Dopo un anno è ormai evidente che questo non è il caso e la maggior parte dei collaboratori si sono adattati al new normal che prevede, nelle aziende, la presenza dei cosiddetti virtual teams.
È vero che gli aggiustamenti da fare sono ancora tanti e le cose al giorno d’oggi nel mondo lavorativo cambiano a una velocità inedita, ma esistono senza dubbio delle best practice che ci possono aiutare a gestire in maniera efficiente ed efficace i nostri team da remoto.
La distanza fisica dagli uffici e dai colleghi può portare i dipendenti a sentirsi demotivati, isolati e diminuire il loro senso di appartenenza nei confronti dell’azienda. Lavorare in smart working o telelavoro può avere riscontri positivi su molti aspetti della vita dei collaboratori, come per esempio aiutare la conciliazione tra vita privata e lavoro o garantire maggiore flessibilità. Ma non dimentichiamo che stiamo comunque vivendo in una pandemia mondiale e non tutti sperimentano gli eventi allo stesso modo.
Infatti, un sondaggio condotto da Researchscape negli Stati Uniti ha dimostrato che il 58% dei dipendenti ha dichiarato di sentirsi più isolato e disconnesso dalla propria azienda e dai colleghi da quando è stato introdotto in maniera massiva la modalità di lavoro in smart working. Questa è solo una delle tante ricerche che fa luce sulla sensazione di isolamento dei dipendenti e dimostra quanto sia importante creare virtual teams coesi e investire in pratiche di virtual team building.
- Cosa sono i virtual teams
- I diversi tipi di virtual teams
- 5 consigli per creare e gestire virtual teams
- Come creare un senso di community da remoto
Cosa sono i virtual teams
Con il termine virtual teams, che in italiano potremmo tradurre come team virtuali, ci si riferisce a gruppi di persone che lavorano insieme a progetti e hanno, di norma, obiettivi e scopi comuni, ma lo fanno da diverse aree geografiche grazie all’utilizzo di tecnologie e software.
L’esistenza dei virtual teams è possibile proprio grazie agli sviluppi tecnologici e la diffusione che hanno avuto all’interno delle aziende, tale per cui oggi è possibile comunicare in maniera agile anche quando non ci si trova tutti nello stesso ufficio.
Infatti, quasi tutte le aziende fanno affidamento a piattaforme, canali e strumenti di comunicazione interna per cui con un singolo messaggio si può rendere noti eventi, annunci e comunicazioni importanti a tutta l’azienda.
La comunicazione a distanza è talmente normale e diffusa che i membri dei virtual teams possono non essersi mai incontrati di persona. Specialmente all’inizio della pandemia da COVID-19 molte assunzioni e onboarding sono avvenuti da remoto e in alcuni casi i dipendenti non si sono mai recati in ufficio, e sono così entrati a far parte di virtual teams.
I diversi tipi di virtual teams
Esistono virtual teams di diversi tipi che possiamo sostanzialmente classificare in base agli obiettivi e ai ruoli rivestiti dai lavoratori all’interno dei team. Wisestep ne ha individuati 8 che citiamo di seguito:
1) Virtual teams in rete
In questi virtual teams possiamo trovare persone con diverse competenze e ruoli che lavorano insieme per risolvere problemi specifici. I membri si trovano in aree geografiche diverse fra loro, in alcuni casi, possiamo avere anche persone esterne all’organizzazione.
Possiamo trovarli in: aziende di consulenza e di tecnologia.
2) Virtual teams paralleli
Il nome team paralleli deriva dal fatto che ai membri del team vengono assegnate delle responsabilità ulteriori rispetto a quelle primarie e devono prendersi cura di queste in parallelo. Il team è di solito composto da membri che fanno parte dell’organizzazione. Un altro fattore caratterizzante è il fatto che il team rimanga intatto fino alla fine; nessun membro se ne va a metà del lavoro e tutti sono spinti a condividere la propria opinione e il proprio punto di vista per raggiungere gli obiettivi predefiniti.
Possiamo trovarli in: agenzie di marketing, vendite e aziende di ricerca e sviluppo.
3) Virtual teams di sviluppo di progetto o prodotto
In questo caso l’obiettivo del team sarà, come dice il nome, quello di sviluppare insieme un progetto o prodotto. In questo caso i virtual teams calzano proprio a pennello, perchè progettare insieme un prodotto è un compito piuttosto difficile che richiede molta esperienza e conoscenza. Per questo, la possibilità di creare virtual teams con i migliori talenti esperti di product development residenti in diverse parti del mondo si trasforma in un grande vantaggio.
4) Team funzionali
Ci riferiamo a quei virtual teams che svolgono una singola attività ben definita, così come lo sono le responsabilità lavorative e i ruoli all’interno del team. Siccome svolgono appunto attività funzionali possono essere trovati in qualsiasi tipo di azienda.
5) Team di servizio
Questi virtual teams si formano di solito all’interno dei dipartimenti di assistenza al cliente e assistenza tecnica. Avere virtual teams sparsi per il mondo in questo caso rappresenta la soluzione migliore, soprattutto quando si deve fornire assistenza ai clienti 7 giorni su 7, 24 ore su 24.
Approfittare della diversa provenienza geografica permette di creare virtual teams che lavorano in diversi fuso orari e possono assistere i clienti in modo continuativo.
6) Team d’azione
Questi tipi di virtual teams sono temporanei. A differenza degli altri vengono istituiti in momenti di emergenza, in situazioni straordinarie, o semplicemente quando è necessario riunire determinate persone in un unico team perchè possano trovare la soluzione a un determinato problema.
Una volta risolta la problematica questi tipi di virtual teams smettono di esistere. Anche in questo caso, possono essere presenti in qualsiasi azienda che si trovi a doverne fare ricorso, indipendentemente dalla tipologia o dal settore.
7) Team di management
I team di management si possono trovare per esempio nelle grandi multinazionali, ma non solo. Ovviamente, in tutte le aziende bisogna prendere decisioni importanti, e specialmente in quelle grandi, il potere decisionale può essere diviso fra più persone. Queste persone si trovano spesso distanti e in diverse nazioni, si riuniscono con meno frequenza rispetto agli altri tipi di team e hanno l’obiettivo di prendere decisioni strategiche per l’azienda.
8) Team outsourcing
Questi tipi di virtual teams sono presenti in quelle aziende che preferiscono delegare particolari compiti ad enti esterni. Molte imprese scelgono di fare outsourcing verso altri paesi, dove il costo di svolgere un determinato compito è inferiore. Si instaura così una collaborazione tra team interni all’azienda e virtual teams esterni.
👉 Quando si lavora in gruppo a volte possono sorgere problematiche e disaccordi all’interno dei team. Assicurati di essere preparato alla gestione dei conflitti sul posto di lavoro con la nostra guida essenziale.
5 consigli per creare e gestire virtual teams
Il successo di un’azienda dipende dal successo dei suoi dipendenti. Il successo dei dipendenti dipende dalla loro produttività e capacità di raggiungere gli obiettivi che a turno dipende dalla loro felicità nei confronti dell’azienda. È un circolo virtuoso che permette alle aziende di essere competitive anche in tempi difficili come quelli in cui stiamo vivendo, e anche ai collaboratori di continuare a sentirsi coinvolti con l’azienda anche da remoto.
Saper creare e guidare virtual teams può essere un compito non proprio semplice, specialmente per quelle aziende che hanno dovuto sperimentare una rapida digitalizzazione. Perciò in questo articolo vedremo come creare e gestire virtual teams, ma soprattutto creare un senso di community da remoto.
Di seguito analizziamo 5 dei consigli fondamentali secondo il magazine Entrepeneur per gestire i virtual teams:
1. Scegliere le persone giuste
Ognuno ha i suoi gusti e le sue preferenze. Il lavoro da remoto, tanto elogiato da alcuni, rimane comunque più un peso che un vantaggio per altri. C’è chi non vede l’ora che tutto torni alla normalità per lavorare di nuovo dall’ufficio 5 giorni su 5. C’è chi invece spera che, anche dopo la fine dell’emergenza, la propria azienda decida di proseguire con la modalità di lavoro da remoto.
Non si tratta di capricci, ma di dati di fatto. Alcune persone lavorano meglio nel comfort della propria casa, altri invece sono più produttivi lavorando in ufficio.
Questi sono aspetti fondamentali da tenere in considerazione quando si cerca di creare virtual teams. Se le persone apprezzano, o quantomeno, sanno adattarsi al lavoro da remoto sarà più facile creare dei team virtuali. Altri aspetti da considerare nella scelta delle persone per creare i virtual teams sono le capacità comunicative dei singoli, tanto quanto le abilità di lavorare in gruppo e le capacità tecnologiche.
2. Adottare la giusta tecnologia
Non ci sorprende che questa, come molte altre classifiche che riguardano la gestione di virtual teams, preveda l’implementazione della giusta tecnologia. È vero che il settore della tecnologia conosce ai nostri giorni una rapidità di sviluppo e innovazione inediti, ma è anche vero che non tutte le tecnologie sono adatte o adattabili alla nostra impresa o cultura aziendale.
Tra i più ricercati dalle aziende in questo momento per adattarsi alla situazione pandemica troviamo i software per la rilevazione delle presenze, per la gestione documentale, la valutazione della performance, la ricerca e selezione del personale… insomma, tutte quelle operazioni che portano via tempo a chi gestire le risorse umane, ma che soprattutto non possono più essere svolte di persona a causa di confinamenti o dell’implementazione del lavoro da remoto.
Quando un’azienda deve decidere quale strumento adottare o se è indecisa tra più soluzioni deve tenere presente un aspetto fondamentale: questi strumenti devono consentire il lavoro. Se adottiamo uno strumento interno che non agevola il lavoro dei collaboratori stiamo investendo su una soluzione che non aiuta i nostri lavoratori e anzi, potrebbe addirittura intralciare il loro lavoro o infastidirli nel lungo termine.
Si tratta di tutte quelle soluzioni che sono solo parzialmente automatizzate o che coprono soltanto alcune delle necessità richieste. Per questo adottare una soluzione completa come il software hr all-in-one di Factorial con tutte le sue funzionalità consente di assicurarsi di agevolare il lavoro dei dipendenti dell’azienda a 360 gradi.
3. Fornire training
Il fatto che i team lavorino online e non condividano gli stessi spazi fisici non significa che non abbiano bisogno di ricevere training su come gestirsi. Soprattutto, è importante non dare per scontato che tutti i dipendenti sappiano utilizzare determinati strumenti e piattaforme.
Inoltre, proprio perchè i virtual teams includono persone che provengono da diversi paesi potrebbe essere necessario un training per formare i dipendenti su pratiche di lavoro interculturali. Una cosa fondamentale in questo caso sarà senz’altro chiarire cosa ci si aspetta dai team e, perchè no, dare la possibilità ai team di richiedere i training di cui pensano di avere bisogno per raggiungere gli obiettivi che sono stati richiesti.
In questo modo si assicurerà il successo del team e si andrà a capire di volta in volta quali sono i punti da migliorare, ottimizzando la formazione aziendale.
4. Costruire una cultura di virtual teams
Incoraggiare una cultura virtuale è tanto importante quanto fornire gli strumenti necessari alla comunicazione e al lavoro a distanza. Quando all’interno dell’azienda viene promossa la fiducia e si incoraggia la collaborazione all’interno dei virtual teams è più facile che quegli strumenti che abbiamo fornito vengano utilizzati con successo.
In questo caso potrebbe essere utile investire in attività di virtual team building. In questa fase è fondamentale analizzare quali sono le preferenze dei collaboratori all’interno dell’azienda per assicurarsi di proporre attività che siano davvero efficaci. Magari dopo un anno di lavoro da remoto l’aperitivo aziendale il venerdì su Zoom non è proprio più così apprezzato. Ma ci sono moltissime opzioni che possono aiutare a rendere coesi i virtual teams.
Anche in questo caso potrebbe essere una buona idea condurre un sondaggio proponendo delle attività che saranno votate dai dipendenti per seleziona quella, o quelle, che verranno effettivamente implementate in azienda.
5. Mantenersi risoluti ma flessibili
La flessibilità è la chiave di tutto quando si lavora da remoto. Lavorare da casa non significa semplicemente trasportare il lavoro che veniva fatto in ufficio alla propria abitazione. Telelavoro e smart working non sono la stessa cosa e questo ormai dovremmo saperlo.
Tra i principali vantaggi dei virtual teams troviamo proprio la flessibilità che consente di avere orari di lavoro meglio adattabili alle esigenze personali di ciascuno. Perchè i virtual teams lavorino bene è comunque importante stabilire alcune regole, come degli orari base per esempio. Per orari base intendiamo momenti in cui tutti i collaboratori saranno, tendenzialmente, online e reperibili.
👉 Qui puoi trovare alcuni consigli e idee di team working per rafforzare lo spirito di gruppo.
👉 Intraprendere azioni per avvicinare i membri dei team si rivela una strategia efficace. Leggi le nostre 10 idee di attività di team building aziendale per coinvolgere i tuoi collaboratori.
Come creare un senso di community da remoto con i virtual teams
Creare un senso di community tra i collaboratori quando lavorano a distanza o peggio, quando non si sono mai incontrati di persona può sembrare un compito impossibile. Da Factorial lo smart working è la modalità di lavoro scelta da molti dipendenti. Alcuni non hanno mai messo piede in ufficio: né per un colloquio di lavoro, né tantomeno dopo l’assunzione.
I dipendenti attuali vengono da ben 25 paesi diversi: ciò significa culture diverse e metodi di lavoro diversi. Per mantenere coesi i virtual teams all’interno dell’azienda abbiamo adottato diverse strategie. Queste ultime hanno il fine di mantenere intatto il senso di community aziendale ed essere sicuri che tutti i collaboratori siano allineati e gli sforzi individuali vengano indirizzati verso lo stesso obiettivo. Per questo, in seguito, ti proponiamo alcune delle nostre pratiche aziendali per creare e mantenere un senso di community anche a distanza:
1. Conoscersi
Per favorire il team building e la creazione di relazioni di lavoro profique anche da remoto è essenziale che i collaboratori possano prima di tutto conoscersi. Fai in modo che i nuovi entrati abbiano sempre la possibilità di presentarsi e di costruire piani di accoglienza come il programma buddy.
Nelle prime settimane potrebbe essere utile anche organizzare dei momenti online in cui permettere ai dipendenti di far sapere qualcosa in più di sé. Sii creativo!
2. Organizzare attività basate su interessi comuni
Crea sondaggi aziendali, chiedi ai tuoi dipendenti cosa gli piace fare e organizza attività basate sui loro interessi. Pause interattive in cui fare yoga tutti insieme online, giochi aziendali per chiudere la settimana, club di cucina, in cui preparare piatti ciascuno dalla propria casa; questi sono solo esempi di attività che è possibile realizzare per creare un senso di community.
Da Factorial abbiamo fatto un passo ulteriore. Abbiamo creato delle vere e proprie community all’interno del nostro software per migliorare la comunicazione interna aziendale e rendere i collaboratori più connessi.
Abbiamo studiato e realizzato il modo più semplice per far sapere ai dipendenti se ci sono colleghi nuovi, compleanni, anniversari aziendali e molto altro.
I dipendenti potranno anche creare le proprie community in cui tenersi in contatto con i colleghi, conoscerli meglio e fare attività insieme.
3. Esprimere gratitudine
Ringraziarsi e supportarsi fra colleghi rende il lavoro non solo più facile, ma anche più piacevole. Assicurati di creare dei momenti o organizzare dei programmi speciali in cui i collaboratori possono premiare chi li ha aiutati durante la settimana o ha fatto qualcosa di speciale per loro.
Per creare dei virtual teams è fondamentale, come abbiamo visto, dotarsi della tecnologia adeguata e Factorial si assicura ogni giorno di sviluppare funzionalità che possano aiutare aziende e collaboratori non solo a mantenere un senso di community più forte, ma anche processi sempre più efficienti.
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