Team Working: idee e strumenti per rafforzare lo spirito di gruppo

Cos’è il team working? Come può aiutare la tua azienda a migliorare le proprie prestazioni?

Tutti sappiamo cosa significa trovarsi in un team affiatato e che lavora bene insieme: divertimento, supporto, connessione sono solo alcuni degli effetti positivi. Fiducia e creazione di valore sono altri.

Chiunque abbia fatto parte di grandi team ricorda un costante senso di fiducia, che porta all’esperienza gratificante di raggiungere risultati insieme, lavorando gomito a gomito. Essere in un team ben rodato e in cui si respira un’atmosfera positiva è una bellissima sensazione. Ma quando si è in un team in cui le cose vanno male, le conseguenze possono essere tragiche.

I team inefficaci (o addirittura tossici) possono far sentire i dipendenti demotivati, stanchi, svuotati e non coinvolti. A tutti (chi più e chi meno) è capitato. E l’obiettivo della tua azienda dovrebbe essere quello di tutelare le tue risorse umane da questo rischio, investendo nell’employee engagement.

In questo articolo vedremo insieme cos’è il team working e analizzeremo alcuni degli elementi essenziali per massimizzare la soddisfazione e le prestazioni dei tuoi team.

Cos’è il team working?

Partiamo dal concetto di base, per riuscire a entrare meglio nell’argomento. Qual è il significato di team working? Il team working è un termine usato quando i partecipanti a un progetto, i membri di un team o le varie componenti di un’azienda lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune.

I leader intelligenti incoraggiano un buon lavoro di squadra e danno alle squadre l’autorità di prendere decisioni in base alla propria esperienza ed intuizione. Danno ai membri della loro squadra il potere di fare ciò che è necessario per ottenere risultati migliori. Lo si vede nello sport, nelle scuole e naturalmente negli ambienti di lavoro.

Dato l’aumento del lavoro a distanza, è diventato più difficile far lavorare insieme le squadre quando non sono nello stesso spazio fisico.

È ancora più difficile fare team working online, dato che i nuovi membri del team a volte non si conoscono e non hanno molte opportunità di legare al di fuori del lavoro principale.

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Perché lavorare in team è importante per la tua azienda

Come abbiamo visto, team working è un termine usato per definire gli sforzi dei membri di un team per il raggiungimento di un obiettivo comune. I membri di un team, devono lavorare insieme in modo efficace come un gruppo con l’obiettivo di aumentare la collaborazione, la produttività e migliorare i propri risultati.

Ma, nello specifico, perché il team working è importante per un’azienda. Ecco 5 semplici motivi che ti forniranno una panoramica più completa:

1. Il team working permette alla struttura del team di essere meno rigida, sviluppando un ambiente di lavoro amichevole, dove i manager non cercano di comportarsi solamente come capi ma, al contrario, lavorano attivamente insieme agli altri membri del proprio team. Tutto questo aiuta a costruire legami forti tra individui.
2. Incoraggia la flessibilità poiché lavorando e comunicando insieme i vari membri del team si aprono alla considerazione di prospettive diverse e quindi permettono all’azienda di rispondere ai cambiamenti esterni ed interni più velocemente.
3. Migliora la risoluzione dei problemi combinando diverse soluzioni, abilità e talenti e canalizzandoli in una grande unità produttiva che permette alle nuove idee di prendere forma e agli obiettivi di essere raggiunti più velocemente.
4. Migliora la produttività del lavoro: le prestazioni e le capacità di un individuo sono limitate rispetto a quelle condivise e discusse da un un gruppo, che può contare su un mix di competenze diverse.
5. Aumenta la motivazione lavorativa e crea un ambiente sano tra colleghi, il che è essenziale dato che la maggior parte delle persone spesso trascorre più tempo con i propri colleghi che con i propri amici.

I manager che comprendono l’importanza del team working sono i primi ad incoraggiarlo, fornendo ai propri team la libertà di prendere decisioni in base alle loro conoscenze e a ciò che ritengono giusto. Fra le capacità preponderanti dei singoli individui più performanti c’è sicuramente quella di saper lavorare bene all’interno di un team, essendo questa una skill sempre più richiesta in tutti i settori lavorativi.

Le fasi principali di formazione del team working

Formare un team coinvolto e coeso non è un gioco da ragazzi: richiede tempo ed impegno costante, soprattutto in un panorama lavorativo caratterizzato dallo smart working. È utopistico pensare che un gruppo nuovo di persone che non si conoscano lavori insieme senza alcun problema già dall’inizio.

Senza gli strumenti giusti, un adeguato controllo e un’opportuna capacità di gestione, non sarai in grado di costruire una squadra efficiente e funzionante. Ovviamente, anche la comunicazione tra i membri del team è molto importante quando si sviluppa una filosofia di lavoro in squadra.

Come funziona il processo dai primi momenti? Esistono 5 fasi essenziali che ogni manager attraversa durante la creazione e lo sviluppo di un team. Scopriamole insieme.

La fase di formazione

La prima fase è quella in cui avviene la prima vera formazione del team. In questo caso i diversi membri del team stanno effettivamente imparando a conoscersi l’un l’altro. Cercano di capire quale ruolo dovranno assumere e quali saranno gli obiettivi da raggiungere. Il manager in questa dovrà lavorare a stretto contatto con i membri del team, fornendo la guida e il supporto necessari.

La fase di “caos”

La seconda fase è quella in cui solitamente emerge un po’ di confusione. In questo momento particolare, infatti, tendono a nascere i primi conflitti: i membri possono sentirsi a disagio con i loro colleghi, nasce le prime competizione per i ruoli e l’ottenimento della leadership. Le differenze di prospettive ed esperienze si scontrano inevitabilmente tra loro. A questo punto, è il manager a dover intervenire per ridurre la tensione che si viene a creare.

La fase di normalizzazione

In questa fase, i membri del team cominciano a comunicare meglio l’uno con l’altro. La fiducia reciproca comincia a costruirsi e, arrivati a questo punto, tutti sanno qual è il proprio ruolo. I manager a questo punto fungono principalmente da regolatori delle comunicazioni tra colleghi, permettendo la formazione di un team working stabile.

La fase di massima performance

In questa fase i membri del team hanno ormai raggiunto un ottimo livello di comunicazione, comprensione e fiducia reciproca. Tutti i singoli interpreti stanno lavorando insieme in modo efficiente per raggiungere gli obiettivi comuni. Il processo decisionale di gruppo, la collaborazione, la motivazione e la crescita avvengono in modo naturale. È a questo punto che i manager dovranno esprimere la loro gratitudine, sia individualmente che a livello di team.

La fase di aggiornamento

L’ultima fase caratterizzata da una situazione in cui tutto raggiunge la sua piena concretizzazione. La definizione dei ruoli è stata completata efficacemente o meno. Gli obiettivi sono stati raggiunti o mancati. Il team continuerà a lavorare insieme o verrà sciolto. Alcuni membri potrebbero essere costretti a lasciare il team, mentre altri potranno rimanere per rinforzare il team stesso e assumere nuove responsabilità.

Come incentivare il team working sul posto di lavoro

Ora che abbiamo più chiaro cos’è il team working e perché sia un elemento così importante per la tua azienda, passiamo al tema legato alla sua implementazione sul posto di lavoro. Quando parliamo di team working non ci riferiamo ad un semplice provvedimento da applicare o a un’attività da proporre, ma ad una mentalità e ad un insieme di iniziative che ne favoriscano lo sviluppo.

Di seguito, troverai 5 punti chiave che ti aiuteranno ad implementare ed incentivare il team working nella tua azienda.

1. Analizza le competenze presenti in azienda e assegna i compiti di conseguenza ad ogni dipendente: è importante tenere a mente gli obiettivi che si vogliono raggiungere per poter ottimizzare l’uso dei talenti che già abbiamo a disposizione.
2. In fase di assunzione, cerca candidati con profilo di competenze ed esperienze non presente in azienda: diversificando le caratteristiche dei dipendenti scelti per far parte dei tuoi team, darai la possibilità alla tua azienda di affrontare problemi e situazioni da varie angolazioni diverse, agilizzando i tuoi processi interni.
3. Dimentica le gerarchie: ogni manager dovrebbe dare a tutti i membri del team la possibilità di essere ascoltati e decidere ciò di cui hanno bisogno per crescere e migliorare. Lavorare bene insieme e sostenersi a vicenda aiuterà la tua azienda a raggiungere qualsiasi obiettivo più velocemente.
4. Verifica i progressi fatti monitorando regolarmente i tuoi team: controllando che tutti siano allineati e sulla strada giusta, ma dando loro sempre la possibilità di lavorare in maniera autonoma. Questo approccio migliorerà la fiducia in loro stessi rendendoli più forti e più in grado di assumere responsabilità con il tempo.
5. Dai importanza alla gratitudine: riconoscere lo sforzo dei dipendenti e ringraziarli per il loro impegno rappresenta sempre un elemento chiave per consolidare la fiducia, l’amicizia e il rispetto tra colleghi. Ringraziare motiva all’assunzione di nuove responsabilità mantenendo uno sforzo continuo per far andare le cose ancora meglio in futuro.

Analizzare in modo adeguato le diverse competenze di ogni membro del team, riconoscere gli sforzi fatti ed adattare carichi di lavoro e responsabilità alle abilità di ognuno sono tutti elementi fondamentali nell’implementazione efficace del team working in azienda.

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Team working: come capire se qualcosa non va?

Come molte per molti altri aspetti della vita, i problemi sono all’ordine del giorno e ci potranno essere situazioni in cui alcune dinamiche di team semplicemente non funzionano. Nessuna paura. L’importante è rendersene conto ed identificare i problemi, per poter cercare di risolverli.

Come rendersi conto di eventuali problematiche relative al team working? Ecco alcuni esempi di campanello d’allarme che possono aiutarti:

• Non noti impegno: né verso gli altri membri del team né verso il progetto stesso. In questo caso il problema è la mancanza di sforzo sia individuale che di gruppo.
• Non c’è un processo decisionale definito: arrivare ad una decisione in modo sano e produttivo  è qualcosa che il team non è in grado di raggiungere.
• I conflitti non vengono opportunamente risolti: non vengono trovate soluzioni agli scontri e la tensione si accumula con una conseguente diminuzione delle performance.
• La comunicazione non è efficiente: i membri del team non sono in grado di raggiungere un’intesa. Alcuni sono sempre in silenzio mentre altri si impongono sugli altri.
• Non c’è pensiero collettivo: i componenti del team non sono in grado di accettare le differenze di opinione e prospettive.
• Non c’è creatività: in questo caso c’è un problema di talento, mancanza di innovazione e, forse, opportunità sprecate.
• Non c’è assunzione di responsabilità: non si può ottenere un team working efficace senza presa di responsabilità. I leader devono sapere cosa fare, come e quando e in che modo guidare il team.

Tutti questi campanelli d’allarme vanno monitorati e va loro data la giusta attenzione in quanto possono rappresentare pesanti indicatori di problemi da risolvere. Con la giusta attenzione nessuna di queste situazioni sarà irrisolvibile.

Team working e diversity: due concetti collegati

Quando parliamo di diversità e inclusione sul posto di lavoro, ci riferiamo a un’azienda che non solo si dedica alla lotta contro la discriminazione, ma che promuove e incoraggia anche la diversità di genere, quella etnica e religiosa e che rifiuta i pregiudizi relativi all’orientamento sessuale, all’età e alle disabilità.

La diversità e il team working sono due concetti molto più collegati di quanto non si creda. La diversity, infatti, può favorire il team working in molti modi diversi come:

1. Miglioramento della comunicazione con i clienti: combinando diverse culture ed esperienze otterrai un ampio spettro di comprensione di ciò di cui i tuoi clienti hanno bisogno. Ciò migliorerà la comunicazione con i tuoi clienti mostrando che la tua azienda è in grado di comprendere interessi diversi e complessi.
2. Dare ai dipendenti una dimostrazione di accettazione ed inclusione: mostrare ai tuoi team che la tua azienda è sempre pronta ad accettare qualsiasi differenza li farà sentire più sicuri, rispettati, permettendo lo sviluppo di forti legami tra tutti. Sviluppare le loro abilità sociali, li motiverà a dare sempre di più.
3. Miglioramento dell’employer branding: una volta che la reputazione della tua azienda darà l’immagine di un’organizzazione aperta, non discriminatoria e inclusiva a livello globale, riuscirai ad attrarre una gamma diversificata di candidati. Tutto ciò aprirà la strada a nuove prospettive e opportunità diverse per il futuro.
4. Aumento della responsabilità individuale: l’uguaglianza e la diversità nel personale incoraggiano il contributo e la responsabilità individuale, dando vita a nuove idee che porteranno la tua azienda su un piano completamente nuovo.
5. Vantaggio competitivo: abbracciando la diversità in ufficio, colmerai molte delle lacune presenti nella tua organizzazione garantendo un vantaggio competitivo. Tutto questo porterà a un miglioramento della tua attrattività sul mercato e quindi alla crescita del tuo business. 

Incoraggiare e promuovere la diversità è sinonimo di coraggio da parte della tua azienda e porterà a migliori opportunità, innovazione, uso delle competenze e, di conseguenza, ottime prestazioni per i tuoi team.

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