Strumenti per lo smartworking: la lista dei più insoliti ma efficaci

Lavorare da casa non è sempre facile. Sì, evitiamo i viaggi giornalieri verso l’ufficio e non dovendo pranzare fuori casa risparmiamo anche qualcosina. Ma al tempo stesso corriamo il rischio di sentirci stressati e isolati.

Ci sono diversi problemi di produttività e motivazione che possono sorgere a causa del lavoro a distanza, e per questo abbiamo deciso di dedicare ulteriore tempo a elencare i migliori strumenti per lo smartworking per rimanere in contatto, attivi e continuare la comunicazione con i nostri colleghi. Questa volta ci concentreremo su piattaforme un po’ diverse, progettate per risolvere differenti problemi che si verificano durante il telelavoro e lo smartworking.

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Sfide dello smartworking

Il primo passo per coordinare un team di lavoro produttivo è garantire che tutti i membri abbiano accesso ai giusti strumenti per lo smartworking. Tutti hanno monitor appropriati per passare lunghi periodi di tempo davanti allo schermo? La connettività alla rete WiFi dei lavoratori è stabile e ad alta velocità?

Alcune aziende dedicano, e ancora di più ora con il decreto legge sul telelavoro recentemente sancito, un budget specifico per fornire strumenti adatti al proprio team di dipendenti che lavorano a distanza.

Scrivanie regolabili, sedie da ufficio, cuscini, tastiere ergonomiche e tecnologia wireless sono solo alcuni degli strumenti per lo smartworking preferiti dai dipendenti per garantire non solo produttività, ma anche per prendersi cura del benessere fisico di ogni professionista.

Indipendentemente dai problemi di prestazioni individuali o di gruppo associati al possesso o alla mancanza di mobili e dispositivi per questo scopo, la verità è che il telelavoro è passato dall’essere un’opzione a un obbligo e, insieme a questa nuova realtà, alcune sfide e problemi propri di questa modalità appaiono nell’orizzonte del mondo del lavoro.

Anche i lavoratori più indipendenti, abituati a lavorare con alti livelli di autogestione e autonomia, sperimentano un sentimento quasi universale tipico di questa forma di lavoro: l’isolamento.

Senza le interazioni proprie che si verificano in ufficio, la solitudine della propria casa può aggiungere ulteriore peso alle attività quotidiane. La sensazione di lavorare instancabilmente e nello stesso spazio in cui dovremmo rilassarci, può portare a cancellare i confini che strutturano il nostro ritmo di vita. In poche parole, è facile sentirsi come se “vivessimo in ufficio”, perché in parte è vero.

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La principale conseguenza di ciò sono le ripercussioni che lo stress e la sensazione di solitudine hanno sull’umore dei lavoratori. Tutto questo finisce prima o poi, per influire sulla salute mentale dei dipendenti.

Stress e isolamento, i fantasmi di smart working e telelavoro

È piuttosto normale leggere e associare la produttività del lavoro alla capacità di eseguire o completare con successo le attività in un certo periodo di tempo. Sebbene in primo luogo questa nozione sia corretta, ci sono molti fattori che influenzano questo aspetto.

La produttività del lavoro è strettamente legata al benessere fisico ed emotivo dei dipendenti. Ecco perché dall’area risorse umane è fondamentale puntare al miglioramento, in base alle possibilità, di questo aspetto che generalmente passa in secondo piano.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario capire come funziona il fenomeno del telelavoro associato alla salute mentale. Secondo un sondaggio pubblicato da Buffer, la piattaforma di gestione dei social media, su un campione di 2.500 persone, i tre principali svantaggi del lavoro a distanza identificati sono:

  • Collaborazione e comunicazione 20%
  • Solitudine e isolamento 20%
  • Non essere in grado di “disconnettersi” dal lavoro 18%

Disciplina e lavoro di squadra, fattori chiave per il successo dello smartworking

In accordo con i dati della sezione precedente, esistono fattori fondamentali e inscindibili per ottenere prestazioni ottimali dei lavoratori in modalità remota. Ciò è specificato nell’ultimo rapporto a riguardo, condotto da parte della società di consulenza del lavoro Global Work Place Analytics.

La ricerca è stata condotta su un campione di 2.865 persone, di diversa età e sesso, e con diversi livelli di responsabilità, e si è concentrata in particolare sulla migrazione dal lavoro in presenza al telelavoro forzato a causa della pandemia Covid-19.

Nel rapporto, gli indicatori continuano a concentrarsi sull’isolamento e lo stress come i principali svantaggi per quanto riguarda i livelli di produttività. Ma il rovescio della medaglia di questo aspetto è che, allo stesso tempo, i principali driver del successo quando si lavora da casa sono la disciplina, il lavoro di squadra di alta qualità e il benessere psico-fisico.

Questi tre pilastri sono totalmente gestibili dall’area risorse umane, poiché fortunatamente esiste una molteplicità di strumenti per lo smartworking e metodologie pensate per gestire e migliorare queste condizioni.

Al di fuori delle applicazioni per videochiamate, teleconferenze e gestione dei documenti, esistono diversi programmi e software progettati per migliorare la produttività nel telelavoro.

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Strumenti per lo smartworking insoliti che aumentano la produttività

Certo, pensare di lavorare da casa senza Zoom, WhatsApp, Google Drive o Slack sembra impossibile. La verità è che queste vecchie conoscenze, indispensabili per migliorare la produttività, sono solo strumenti pensati per svolgere compiti specifici all’interno del lavoro.

Al di fuori di questi strumenti per lo smartworking che già conosciamo, esistono altri tipi di strumenti, forse più alternativi o presi raramente in considerazione, che assolvono alla funzione di gestione degli aspetti più relegati sia dal lavoro tradizionale che da quello remoto.

Strumenti per la salute mentale

Alcuni degli strumenti più importanti per i lavoratori a distanza o per la modalità del telelavoro sono quelli che aiutano a sostenere la salute mentale in questi tempi difficili di incertezza e stress da crisi diffuso.

La produttività del lavoro inizia “dall’interno verso l’esterno”, quindi è fondamentale che ogni lavoratore possa prendersi cura di se stesso. Le aziende possono supportare la salute mentale dei dipendenti facendo circolare fogli di controllo delle risorse, informando i lavoratori su quali consulenti e terapisti locali sono coperti dai benefici aziendali.

È inoltre consigliabile che le aziende siano in grado di sovvenzionare gli abbonamenti a servizi di salute mentale online come TalkSpace o BetterHelp. I servizi per la salute a distanza saranno fondamentali per la gestione dello stress. È anche possibile optare per app di meditazione come Headspace e InsightTimer. La meditazione è un ottimo modo per liberare la mente e concentrarsi. Con dieci minuti al mattino o alla sera è possibile migliorare in modo esponenziale il benessere generale.

Strumenti per il deep work

Il deep work o lavoro profondo è fondamentalmente una tecnica di produttività che, in parole semplici, viene utilizzata per focalizzarsi con tutta la forza della nostra concentrazione, su un singolo compito durante un periodo di tempo.

Un modo per capirlo è pensare alla nostra capacità di attenzione come a un raggio di luce. Mentre durante il giorno funziona come una torcia che illumina varie cose sul suo percorso, durante il deep work diventa un laser che punta in una direzione con piena intensità.

I supervisori che gestiscono i lavoratori remoti per la prima volta possono sentirsi un po’ a disagio. Come misurare la produttività quando i lavoratori sono lontani da noi? Invece di utilizzare strumenti per monitorare i lavoratori remoti, potrebbe essere meglio per i manager creare un’atmosfera di fiducia.

Il monitoraggio dei lavoratori remoti li terrà incollati solo a lavori superficiali che non daranno risultati. Cal Newport, l’autore del libro e il principale esponente del metodo Deep Work, spiega nel suo libro che i lavoratori hanno bisogno dell’opportunità di pensare profondamente ai problemi. Ciò significa stare lontano dalla posta in arrivo e concentrarsi sui compiti da svolgere.

Gli strumenti di mappatura mentale, come MindMeister, possono aiutare con il brainstorming virtuale, sia che tu sia da solo o che lavori in un team. Visualizza le idee e poi trasforma facilmente i pensieri in azioni organizzando elenchi di cose da fare direttamente dalla mappa. I sistemi per la creazione di liste di cose fa fare come il famoso Workflowy può anche aiutarti a esplorare i pensieri in profondità e organizzare il tuo processo.

App per la concentrazione

Quando si tratta di trovare strumenti per lo smartworking, la preoccupazione di molti lavoratori è di non riuscire a rimanere concentrati. Uno dei migliori strumenti di produttività per i lavoratori da remoto che vogliono imparare a mantenere alta l’attenzione è Mindful Browsing.

Questa app che funziona anche come estensione per i browser, ti impedirà di girovagare per siti che davvero non vuoi visitare e che fungono da grandi fonti di distrazione. Quando navighi in uno dei tuoi siti bloccati, come Facebook o Twitter, Mindful Browsing mostrerà un’immagine tranquilla come montagne o un lago. “Sei sicuro di voler trascorrere del tempo su questo sito?” Chiederà l’estensione. Basterà fare clic su “no” e si tornerà alle cose serie.

In maniera più o meno simile, l’app Forest ti consente di coltivare adorabili alberi virtuali, sempre che non tocchi il telefono. La bellissima grafica ti manterrà motivato! Dopo tutto, non vuoi uccidere un albero … vero?

Strumenti per lo smartworking per la comunicazione

Uno dei grandi svantaggi del telelavoro è che quando spostiamo l’ufficio nel nostro soggiorno, le nostre distrazioni e quelle degli altri iniziano a far parte della nostra vita quotidiana. Uno di questi protagonisti è il rumore invadente.

Siamo stati tutti in una chiamata in cui il cane del vicino, abbaiando incessantemente, anche se lontano dalla telecamera, finisce per far parte dei nostri incontri di lavoro. Con Krisp, il software di cancellazione del rumore che funziona per tutte le applicazioni di comunicazione, questo problema diventa un ricordo del passato.

Non sarà più necessario silenziare noi stessi in continuazione se non è il nostro turno di parlare o silenziare i membri del team (o pregarli di farlo da sè). Una migliore qualità audio ci consentirà di concentrarci su ciò che viene detto anziché dover sforzarci per ascoltare.

Si dice spesso che “questo incontro avrebbe potuto essere un’e-mail”. Ma per quanto riguarda l’e-mail che avrebbe potuto essere un messaggio audio? A volte scrivere ogni dettaglio di un’idea complessa può essere meno efficace che spiegarla ad alta voce. Ma, allo stesso modo, programmare una riunione completa può sembrare troppo.

Quando si tratta di strumenti per lo smartworking per la collaborazione, Yac rappresenta un mezzo molto utile, perchè consente agli utenti di scambiarsi memo vocali per semplificare il telelavoro facendoci risparmiare minuti preziosi.

Piattaforme per la sicurezza del telelavoro

Gli strumenti per lo smartworking e il telelavoro più importanti sono forse quelli che tutelano la sicurezza aziendale. Con i lavoratori remoti, le aziende devono affrontare maggiori rischi di violazioni della sicurezza dei dati sensibili.

Un aspetto fondamentale da tenere in considerazione è centralizzare l’accesso dei lavoratori alla documentazione sensibile. E per questo una raccomandazione fondamentale è avere un gestore di password, come 1password.

Questa utile applicazione evita uno dei problemi di sicurezza più comuni: l’utilizzo della stessa password su più siti. Con 1 password, ti verrà fornita una password unica e impossibile da decifrare per ogni sito che utilizzi, ma tutto ciò che dovrai ricordare è la password principale.

È normale per coloro che lavorano in modalità telelavoro spostarsi abitualmente in luoghi pubblici come una biblioteca o un bar. Per evitare la vulnerabilità della connessione da una rete WiFi pubblica, è essenziale optare per una rete privata virtuale (VPN).

Le VPN servono a proteggere e salvaguardare le nostre informazioni da terze parti che potrebbero raccoglierle da server stranieri. Il New York Times consiglia Mullvad, che soddisfa i più elevati standard di sicurezza e proteggerà tutti i tuoi dati.

Piattaforme di formazione

Dall’inizio della pandemia si sono verificati enormi cambiamenti. Le attività gestite completamente offline un anno fa sono ora completamente digitali. Mentre la situazione continua ad evolversi, le richieste del mercato stanno cambiando rapidamente.

Secondo McKinsey, ora è un momento vitale per riqualificare la forza lavoro, preparando i dipendenti ad assumere nuovi ruoli e responsabilità. I datori di lavoro dovrebbero investire nella formazione dei dipendenti, ovunque vedano lacune di competenze.

Quali abilità saranno più rilevanti nell’economia a distanza? Questo discorso può iniziare mettendo in luce la necessità di conversazioni e revisioni delle prestazioni più complete. Quali competenze vogliono acquisire i dipendenti? Aiutare i dipendenti con lo sviluppo professionale li aiuterà anche a sentirsi più coinvolti nel loro lavoro quotidiano.

Avere dei programmi per l’apprendimento guidati dai datori di lavoro possono essere disegnati per essere il più specifico possibile per le tue esigenze aziendali, ma ci sono molti strumenti che offrono opportunità di formazione e sviluppo.

Coursera prende lezioni dalle migliori università del mondo per aiutare con l’apprendimento della tecnologia dell’informazione, mentre Linkedin Learning può aiutarti a sviluppare le competenze necessarie per far avanzare la tua carriera.

Software HR all-in-one per la gestione delle risorse umane

Disporre di una piattaforma per le risorse umane è un passaggio essenziale nel passaggio dalla modalità di lavoro tradizionale allo smartworking. Questo perché il software HR consente di delegare compiti banali e ripetitivi all’intelligenza artificiale, in modo che i manager HR possano concentrarsi sul miglioramento di ciò che conta davvero.

Attualmente, c’è una molteplicità di opzioni da considerare quando si sceglie un software di questo tipo, ma senza dubbio il programma che scegliamo per la nostra azienda deve adattarsi alle sfide del 2020 e avere almeno questi 10 elementi chiave di smartworking e telelavoro:

Poiché il panorama aziendale cambia, il telelavoro può rimanere la norma per molti. Gli strumenti per lo smartworking continueranno ad avanzare. Ma con questi strumenti per il lavoro a distanza nei proprio kit di strumenti, si potrà offrire ai lavoratori dipendenti un’esperienza migliore.

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