Pro e Contro Smart Working: 5 consigli per implementare lo smart working nella tua azienda in modo efficiente

Adotti già il modello di lavoro dello smart working in azienda?

Lo smart working è una modalità di lavoro che permette ai dipendenti di svolgere le mansioni in modo flessibile e autonomo, senza vincoli di orario e di luogo.

Questa forma di lavoro porta diversi vantaggi, sia ai lavoratori che ale aziende:

• I lavoratori risparmiano tempo e costo del tragitto casa-lavoro e migliorano la propria work-life balance.
• Le aziende creano un ambiente di lavoro più piacevole grazie alla flessibilità garantita dallo smart working e riducono i costi fissi legati alla gestione degli uffici.

Tuttavia, lo smart working presenta anche delle sfide e dei rischi per la tua azienda.

Come puoi garantire la sicurezza dei dati e dei dispositivi? Come puoi monitorare le prestazioni dei tuoi dipendenti a distanza?

Ma soprattutto, la tua azienda è pronta a passare da un modello di lavoro classico ad uno in smart working?

Lo smart working non è solo una questione di tecnologia o di flessibilità, ma una vera e propria trasformazione culturale che richiede un cambiamento di mentalità e di comportamento da parte di tutti i soggetti coinvolti: lavoratori, manager, clienti, e fornitori.

In questo articolo imparerai i pro e i contro dello smart working, e ti daremo 5 consigli per implementare lo smart working nella tua azienda in modo efficiente.

Pro e contro smart working: una definizione

Lo smart working è un modello di lavoro che sfrutta le tecnologie digitali per offrire flessibilità di orario e luogo ai dipendenti.

I modelli di lavoro classici richiedevano la presenza del dipendente in azienda per monitorare se stesse effettivamente lavorando. Lo smart working, invece, si basa sulla fiducia e sulla responsabilizzazione del lavoratore, che deve raggiungere gli obiettivi concordati con il datore di lavoro senza vincoli di orario o di luogo.

In Italia lo smart working è regolato dalla Legge 81/2017, che ne stabilisce i principi e le garanzie per i lavoratori, in particolare agli articoli 18, 19, e 22, secondo cui lo smart working:

• È una modalità di lavoro flessibile e autonoma, basata su un accordo tra il datore di lavoro e il lavoratore, che definisce gli obiettivi, le modalità e i tempi di lavoro.
• Garantisce al lavoratore la parità di trattamento economico e normativo rispetto ai lavoratori ordinari. Il datore di lavoro fornisce al lavoratore le attrezzature necessarie per lo svolgimento dell’attività lavorativa e assicura la sicurezza dei dati e dei dispositivi.
• Deve essere comunicato in via telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, indicando i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni.

Lo smart working ha conosciuto una forte diffusione in Italia a seguito dell’emergenza sanitaria da Covid-19, che ha imposto il distanziamento sociale e la riduzione degli spostamenti. Secondo le stime dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2022 i lavoratori da remoto sono stati circa 3,6 milioni, in calo rispetto al 2021 di 500 mila unità.

Lo smart working presenta dei vantaggi e dei rischi sia per i lavoratori che per le aziende. Vediamoli insieme.

Pro dello smart working per le aziende

Implementare lo smart working in azienda ti porta diversi vantaggi, tra cui:

• Riduzione dei costi. Secondo la ricerca Telework in the 21st Century: An Evolutionary Perspective di Global Workplace Analysis: “i datori di lavoro possono risparmiare in media 11.000 dollari all’anno (circa 10.000 Euro) per ogni lavoratore”. I giorni in cui i tuoi dipendenti lavorano da casa non dovrai sostenere spese per il riscaldamento in inverno; il condizionamento in estate; la corrente; le pulizie; le forniture di cancelleria; il caffè, l’acqua e altri servizi accessori.
• Maggiore produttività dei dipendenti. Lo smart working offre ai dipendenti più flessibilità ed autonomia, riducendo lo stress e aumentando la concentrazione. I dipendenti sviluppano anche competenze trasversali come organizzazione e comunicazione. Uno studio del 2015 ha mostrato che il lavoro da casa ha portato ad un aumento del 13% della produttività. Questo studio è ancora valido, perché si riferisce a aziende che hanno scelto lo smart working volontariamente e non per l’emergenza sanitaria, come invece è avvenuto per molte aziende durante la pandemia da Covid-19.
• Fidelizzazione dei dipendenti. A nessuno piace subire il micromanagement. Se dai fiducia ai tuoi dipendenti permettendo loro di organizzarsi come meglio credono dimostri il tuo apprezzamento per le loro competenze, il loro impegno e i loro risultati. Così riduci il turnover e i costi associati alla ricerca e formazione di nuovo personale.
• Miglioramento dell’immagine aziendale. Implementare lo smart working dimostra che la tua azienda tiene alle esigenze dei dipendenti, e che crede nella loro capacità di raggiungere i propri obiettivi in autonomia. Inoltre, ti mostri attento alle tematiche sociali e ambientali, migliorando quindi il tuo employer branding.

Tuttavia, lo smart working non è privo di rischi per la tua azienda. Ci sono dei contro, che però puoi minimizzare se ti prepari ad affrontarli.

Contro dello smart working per le aziende

Quando il COVID ha forzato le aziende ad affidarsi al telelavoro abbiamo sentito parlare a lungo dei vantaggi dello smart working, mentre pareva che non ci fossero svantaggi.

La realtà è che ci sono dei contro, che però sono fortunatamente superabili con una buona pianificazione:

• Richiede infrastrutture IT adeguate. Lo smart working implica che le aziende abbiano server, database e piattaforme cloud accessibili e disponibili per il lavoro da remoto. Inoltre, devono proteggere i dati e le applicazioni da phishing e furto da parte di hacker. Secondo IBM il costo medio di una violazione dei dati in Italia è di 3,74 milioni di dollari (circa 3 milioni e mezzo di Euro).
• Complica la gestione della comunicazione interna. Lavorare da remoto può limitare le occasioni di interagire e cooperare con i colleghi, generando difficoltà di coordinamento e fiducia. Le aziende possono ridurre questo rischio offrendo ai dipendenti corsi di comunicazione e strumenti efficaci per il lavoro di squadra.
• Causa la perdita di cultura organizzativa e di senso di appartenenza. Il telelavoro può allontanare i dipendenti dalla visione e dai valori dell’azienda, riducendo il loro impegno e la loro motivazione. Le aziende devono quindi promuovere iniziative che rafforzino il legame tra i dipendenti e l’organizzazione, come eventi sociali, formazione continua e mentoring.

Come vedi questi contro sono superabili con la giusta pianificazione. Vediamo ora come il telelavoro impatta i dipendenti.

I vantaggi dello smart working per i lavoratori

Molti lavoratori apprezzano lo smart working perché migliora la qualità della loro vita. Ecco i principali vantaggi del modello per i tuoi dipendenti:

• Miglioramento del work-life balance. Una ricerca di Statista mostra che il 67% dei lavoratori intervistati apprezza la flessibilità nel gestire il proprio tempo. Lavorando per obiettivi, i dipendenti possono conciliare meglio le esigenze personali e professionali, senza dover chiedere permessi o sentirsi in colpa.
• Risparmio di tempo. Lavorando da remoto, i dipendenti evitano gli spostamenti per raggiungere l’ufficio, con un beneficio per il portafoglio e per l’ambiente. Una ricerca globale del National Bureau of Economic Research indica che il tempo medio risparmiato da uno smart worker è di 72 minuti al giorno.
• Offre ai lavoratori la possibilità di scegliere dove vivere. Lavorando da remoto, i dipendenti possono trasferirsi in un luogo più tranquillo, economico o vicino alla famiglia, migliorando la qualità della vita e ravvivando le economie locali di posti spopolati.

Non aspettarti che lo smart working sia accolto con entusiasmo da tutti i lavoratori. Vediamo perché.

Gli svantaggi dello smart working per i lavoratori

Nonostante i ghiotti vantaggi per i lavoratori devi tenere a mente che ogni persona vive una condizione unica.

Il lavoro da casa non è la soluzione ideale per tutti i dipendenti; vediamo alcuni possibili problemi di questo modello:

• Isolamento e solitudine. Questa ricerca segnala che il lavoro a distanza forzato può sconvolgere la vita sociale dei dipendenti. La mancanza di contatto umano può incidere sull’umore e sulla salute mentale. Puoi risolvere questo problema offrendo un modello di lavoro ibrido, personalizzato per ogni lavoratore.
• Confusione tra vita privata e lavorativa. La mancanza di una separazione netta tra casa e lavoro può mischiare i due ambiti. I dipendenti possono lavorare di più e dover essere sempre reperibili, causando stress e riducendo il benessere.
• Problemi tecnici e organizzativi. Il lavoro da remoto si basa su dispositivi tecnologici che a volte non funzionano come si deve. Un conto è avere a disposizione uno specialista IT in azienda per mettere a posto un PC malfunzionante. Un altro è avere il PC di un dipendente in smart working che si blocca o si disconnette in mezzo a una riunione online o a una scadenza importante. Questo può causare frustrazione, perdita di tempo e inefficienza.

Con la giusta organizzazione puoi ridurre al minimo l’impatto di questi svantaggi.

Oltre ad aiutare lavoratori e aziende, lo smart working si sta rivelando uno strumento molto utile per l’ambiente.

I benefici dello smart working per l’ambiente

Lo smart working non impatta solo la società umana, ma anche l’ambiente.

Ecco come:

• Riduce le emissioni di gas serra dovute agli spostamenti dei lavoratori. Citando l’Homeworking report di Carbon Trust e Vodafone Institute for Society and Communications: “Il risparmio potenziale dell’Italia è poco più del doppio (rispetto a quelli di Regno Unito e Spagna) a 8,7 MtCO2e, pari a 60 milioni di voli Londra-Berlino, mentre il risparmio potenziale della Germania, con 12 MtCO2e equivalgono a 83 milioni di voli.”
• Favorisce il risparmio energetico. Le aziende possono ottimizzare il consumo di elettricità, acqua e riscaldamento negli uffici, riducendo i costi di gestione degli spazi fisici. I lavoratori possono adottare buone pratiche per gestire al meglio i propri dispositivi elettronici, sfruttare la luce naturale e regolare la temperatura ambiente in modo ottimale.
• Incentiva uno stile di vita sostenibile. Il telelavoro consente di cucinare in casa cibi più sani, evitando quelli pronti o confezionati che spesso hanno additivi o conservanti. Inoltre facilita l’accesso a prodotti freschi e di qualità, che si possono acquistare nei mercati locali o ricevere a casa grazie ai servizi di consegna a km zero. Così si possono scegliere alimenti biologici e di stagione, che rispettano la natura e la sua biodiversità.

Ma per godere di tutti questi vantaggi devi implementare lo smart working in maniera efficiente in azienda.

Consigli per implementare uno smart working efficiente in azienda

Lo smart working offre molti vantaggi, ma richiede anche una buona organizzazione e una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità. Ecco alcuni consigli per implementare uno smart working efficiente in azienda:

• Stabilire degli obiettivi chiari e misurabili per i lavoratori da remoto, basati sui risultati e non sulle ore di lavoro.
• Fornire ai lavoratori da remoto strumenti tecnologici adeguati e affidabili, garantendo la sicurezza dei dati e delle comunicazioni.
• Promuovere una comunicazione frequente e trasparente tra i lavoratori da remoto e i colleghi in ufficio, utilizzando diversi canali come email, chat, e videochiamate.
• Creare una cultura aziendale inclusiva e collaborativa che valorizzi il contributo di ogni lavoratore da remoto e favorisca il senso di appartenenza e il coinvolgimento.
• Prevedere momenti di formazione e aggiornamento per i lavoratori da remoto, sia sulle competenze tecniche che su quelle trasversali come la gestione del tempo, lo stress e il lavoro di squadra.
• Affidarti ad un software HR che ti aiuti a gestire al meglio le risorse umane in smart working, monitorando le performance, le assenze, le ferie e le ore di lavoro dei tuoi dipendenti da remoto.

Tra i software HR ti consigliamo la nostra soluzione: Factorial.

Factorial: un software HR che ti aiuta a gestire i lavoratori in smart working

Factorial è la nostra piattaforma all-in-one che ti offre una soluzione completa e intuitiva per gestire i tuoi lavoratori in smart working.

Con Factorial puoi:

• Monitorare le performance, le assenze, le ferie e le ore di lavoro dei tuoi dipendenti da remoto, grazie a un sistema di reportistica e analisi dei dati.
• Comunicare in modo efficace e trasparente con i tuoi dipendenti da remoto, utilizzando una piattaforma di messaggistica integrata e un calendario condiviso.
• Garantire la genuinità dei documenti con la firma digitale, che ti permette di firmare e inviare contratti, buste paga e altri documenti legali in modo sicuro e veloce.
• Prevedere momenti di formazione e aggiornamento per i tuoi lavoratori da remoto, offrendo loro corsi online personalizzati e certificati.
• Proteggere i dati e le comunicazioni dei tuoi lavoratori da remoto, garantendo la sicurezza e la conformità alle normative vigenti.

✅ Implementa un modello di smart working in maniera efficiente con Factorial – Provalo gratis