Hai mai concesso ferie anticipate ai dipendenti? Sai già come gestirle al meglio? Con l’arrivo delle vacanze estive o invernali, o in occasione dei periodi di chiusura aziendale, datori di lavoro e People Manager sono soliti verificare la situazione delle ferie maturate e residue di ogni dipendente.
L’obiettivo è accertarsi che tutti abbiano maturato sufficienti giorni di ferie. Tuttavia, può succedere che uno o più dipendenti, pensa ai neoassunti, non abbiano ancora a disposizione un numero sufficiente di giorni.
In questi casi hai comunque la facoltà di concedere le ferie. Il dipendente le recupererà in futuro semplicemente lavorando e riuscirà pian piano ad azzerare il saldo ferie in negativo.
In questo articolo, esploreremo il tema delle ferie anticipate. Vedremo in dettaglio cosa sono, come funzionano e ti forniremo consigli utili su come gestirle in modo efficiente.
Sommario
Ferie anticipate cosa sono e quando richiederle
Le ferie anticipate sono uno strumento che puoi utilizzare per far fruire delle ferie a uno o più lavoratori anche quando non le hanno ancora maturate. Di norma, i CCNL stabiliscono quanti giorni di ferie anticipate puoi concedere.
La richiesta o l’invito a prendersi le ferie anticipate sono iniziative che, a seconda dei casi, possono partire sia dal datore sia dal dipendente.
Come datore, puoi chiedere ad alcuni dipendenti di prendersi le ferie anticipate così da poter pianificare la chiusura aziendale. In alternativa, può essere anche il dipendente ad aver bisogno di alcuni giorni di ferie, nonostante non le abbia ancora maturate oppure semplicemente le ha già fruite.
In ogni caso, come datore hai pieno potere decisionale. Puoi decidere se concedere l’anticipo ferie o se non concederlo. Nel caso tu decidessi di concedere le ferie anticipate, allora il lavoratore matura un saldo ferie in negativo.
Questo dovrà poi recuperarlo semplicemente lavorando. Ti ricordiamo che un lavoratore full-time matura circa 2,5 giorni di ferie ogni mese. Questo significa che se concedi 7 giorni lavorativi di ferie, il dipendente impiegherà circa 3 mesi per pareggiare il saldo ferie.
Come funziona l'anticipo ferie non maturate
Per comprendere il funzionamento delle ferie anticipate, è necessario ribadire le norme riguardanti le ferie in Italia, stabilite dalla Costituzione e dalle leggi:
- Le ferie sono un diritto irrinunciabile
- Tutti i lavoratori hanno diritto ad almeno 4 settimane di ferie all’anno
- 2 settimane devono essere fruite in modo continuato
- Il datore di lavoro stabilisce i periodi di ferie, tenendo conto delle esigenze aziendali e dei lavoratori
Queste regole sono relativamente semplici da rispettare. Tuttavia, possono verificarsi situazioni particolari in cui un lavoratore ha bisogno di alcuni giorni di ferie, pur non avendone diritto.
Allo stesso modo, può capitare che il datore di lavoro programmi 2 settimane di chiusura aziendale nel mese di agosto, ma si accorga che non tutti i lavoratori hanno giorni di ferie residue sufficienti. In entrambi i casi, è possibile utilizzare le ferie anticipate:
- Decidi se concedere o meno le ferie anticipate.
- In caso affermativo, comunica la decisione al dipartimento delle risorse umane.
- Gli addetti alle risorse umane annotano il saldo ferie negativo accumulato dal dipendente.
Le ferie anticipate sono uno strumento che può risolvere diverse problematiche ed esigenze sia dei lavoratori che dei datori di lavoro. Tuttavia, il consiglio è di non abusare di questo strumento e di utilizzarlo solo in casi eccezionali.
Quanti giorni di ferie anticipate si possono richiedere
Come anticipato, non esiste una norma a livello nazionale in Italia che specifica quanti giorni di ferie anticipate si possono richiedere o concedere. Alcune disposizioni al riguardo si possono trovare nei Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL).
Questi ultimi, nella maggior parte dei casi, invitano le aziende a gestire in autonomia le ferie anticipate. In linea generale, quindi, puoi concederle senza limiti stringenti, tenendo sempre presente che:
- Le ferie anticipate sono un’eccezione alla regola
- Dovresti evitare di avere lavoratori in costante saldo ferie negativo
- Un abuso dello strumento potrebbe essere mal accolto dai lavoratori
Insomma, concedere uno o due giorni di ferie anticipate, che, come visto, possono essere recuperati in un mese di lavoro, è diverso da gestire settimane di ferie godute ma non maturate. Il rischio concreto è che il dipendente non riesca mai a maturare un saldo ferie positivo.
Dall’altro lato, anche un lavoratore dovrebbe evitare di chiedere continuamente di fruire di ferie non maturate. Si tratta di un comportamento assolutamente lecito quando sporadico, ma quando diventa una prassi, è sicuramente indice di poca professionalità e senso del dovere.
In sintesi, non esiste una norma specifica che ti impone di concedere un massimo di giorni di ferie in anticipo. Tuttavia, ti invitiamo a immaginare quanto possa essere difficile gestire un lavoratore che si trova con un mese di ferie fruite ma non maturate.
Nella pratica, questo vuol dire che il tuo dipendente non può fruire di alcun giorno di ferie per tutto l’anno. Si tratta di una situazione insostenibile, sia per il dipendente sia per l’azienda, che può portare a trovarsi con il lavoratore costantemente in negativo per le ferie.
Ferie in negativo cosa succede in caso di cessazione del rapporto di lavoro
Concedere le ferie in negativo può portare a dover gestire alcune situazioni particolari. Ad esempio, cosa succede quando un lavoratore si dimette o viene licenziato e risulta avere un numero di giorni di ferie fruiti ma non maturati?
Diciamo subito che si tratta di una situazione poco frequente ma, quando si verifica, va gestita al meglio. In linea generale, sia che il lavoratore chieda le dimissioni, sia che venga licenziato, puoi semplicemente decurtare dall’ultima busta paga l’ammontare di ore maturate in negativo.
Nel caso in cui al lavoratore spetti il TFR, puoi anche pensare di agire su quest’ultimo, riducendolo dell’importo pari alle ferie godute ma non maturate.
Ancora una volta, ribadiamo l’importanza di una gestione ottimale delle ferie. Avere pieno controllo del saldo ferie di ogni dipendente, evitando che i lavoratori accumulino troppe ferie in negativo, permette di gestire in modo più snello le situazioni di dimissioni o licenziamento.
Come scoprirai continuando a leggere questo articolo, la tecnologia oggi può aiutarti a digitalizzare il processo di gestione delle ferie. Appositi software HR registrano automaticamente:
- Ferie godute
- Ferie maturate
- Ferie fruite
Utilizzando questi applicativi, puoi gestire tutte le richieste di anticipazione delle ferie in modo efficiente, evitando situazioni difficili da affrontare.
Consigli per una gestione efficiente delle ferie anticipate
Ma come gestire al meglio e in modo efficiente le ferie anticipate? Come titolare d’azienda, hai diversi modi per migliorare la gestione delle ferie. Il nostro consiglio è di agire su due piani distinti.
Il primo piano è relativo alle politiche aziendali adottate, il secondo riguarda la scelta delle giuste tecnologie da utilizzare. Vediamo quindi più in dettaglio tutto ciò che puoi fare per evitare di dover concedere le ferie anticipate o ricevere costantemente richieste per fruirle:
Stabilire un piano ferie chiaro e in anticipo
Più programmi in anticipo le ferie annuali e definisci i periodi dell’anno in cui sei disponibile a concedere le ferie, più sarà semplice organizzarsi.
I lavoratori potranno organizzarsi facendo riferimento al calendario ferie e controllando sempre la situazione maturata, fruita e residua.
Informa i lavoratori
Non è detto che un lavoratore sappia esattamente come funzionano le ferie in azienda. Assicurati che tutti sappiano quante ferie maturano ogni mese, come possono richiederle e in quali periodi dell’anno. Promuovere una politica trasparente in azienda aiuta sia i lavoratori che i responsabili HR a gestire al meglio le richieste.
Metti al primo posto l’equità
Le ferie anticipate andrebbero concesse solo in casi eccezionali. Assecondare tutte le richieste di ferie anticipate potrebbe causare malumori in azienda, soprattutto da parte di quei dipendenti che rispettano le regole generali chiedendo le ferie solo dopo averle maturate.
Promuovi quindi l’equità in azienda, spiegando ai dipendenti che sei disposto a concedere le ferie anticipate solo al verificarsi di condizioni eccezionali. Un classico evento eccezionale, ad esempio, si verifica quando assumi un nuovo dipendente in estate poco prima della chiusura aziendale. In questo caso, non puoi far altro che anticipare le ferie.
Tieni sempre conto delle esigenze dei lavoratori
La legge ti autorizza a stabilire i periodi dell’anno in cui puoi concedere le ferie. Tuttavia, è sempre la legge che ti invita anche a tenere conto delle esigenze dei lavoratori.
Un buon datore di lavoro è colui che riesce a coniugare al meglio le esigenze dell’azienda con quelle dei lavoratori. Impegnarsi in questa direzione significa creare un rapporto di fiducia e instaurare un clima trasparente in azienda che ti porterà a una migliore gestione anche delle richieste di ferie anticipate.
Porta l’innovazione in azienda
Gestire le ferie con moduli in formato cartaceo è poco pratico e aumenta il rischio di commettere errori. Diversamente implementare in azienda un software HR in grado di automatizzare e gestire il processo di gestione delle ferie è una scelta vincente.
La tecnologia oggi ti facilita enormemente la gestione delle ferie. Puoi facilmente creare e condividere un piano ferie, accettare o rifiutare le richieste e verificare in qualsiasi momento i giorni di ferie fruiti e maturati dal lavoratore.
Ottimizza la gestione delle ferie con un software HR
A questo punto, immaginiamo che ti stia chiedendo come digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda. La buona notizia è che esistono software pratici, funzionali e intuitivi come Factorial, pensati appositamente per le esigenze della tua organizzazione e dei tuoi lavoratori.
Con Factorial, puoi digitalizzare rapidamente la gestione delle ferie e dei permessi e iniziare immediatamente a delegare alla tecnologia molte operazioni noiose e ripetitive, risparmiando così ore preziose del tuo tempo
Factorial è disponibile anche in versione mobile e lo puoi utilizzare per molteplici scopi, tra cui la gestione delle ferie.
Ti consente di gestire le ferie in pochi click e:
- Creare e condividere un piano ferie
- Approvare le richieste di ferie e permessi anche dallo smartphone
- Creare politiche di gestione ferie personalizzate
- Visualizzare il calendario ferie dei dipendenti
Tra i tanti vantaggi garantiti dall’applicativo, sicuramente spicca il calcolo automatico di ferie, ROL, giorni di malattia e di tutti i permessi. Questo vuol dire che non dovrai più perdere tempo in complicati calcoli. Il software elabora le informazioni e ti fornisce in automatico tutti i dati, consultabili in tempo reale.
In qualsiasi momento puoi così verificare da un’unica schermata le ore lavorate dai dipendenti, i giorni di ferie e di permesso fruiti e maturati.
Ferie anticipate: le conclusioni
Durante questo articolo abbiamo approfondito il significato, la gestione e l’utilità delle ferie anticipate.
Gestire le ferie in azienda in modo efficiente è fondamentale, poiché come sottolineiamo spesso, le ferie rappresentano un diritto garantito dalla nostra Costituzione, indispensabile per preservare il benessere dei lavoratori, rigenerare le energie e allentare la pressione della routine casa-lavoro.
Per questo motivo, come datore di lavoro attento alle esigenze dei dipendenti, hai oggi la possibilità di sfruttare diversi software HR e strumenti, come ad esempio Factorial.
Ti invitiamo a provare questi strumenti specificamente progettati per garantirti una gestione ottimale delle risorse umane.
Applicativi come Factorial, possono aiutarti a ottimizzare la gestione dell’intera organizzazione ti permettono di prendere decisioni più accurate, di pianificare politiche per la riduzione dei costi e automatizzano molte operazioni che probabilmente attualmente svolgi manualmente.
In questo modo, potrai semplificare e velocizzare i processi aziendali, aumentando l’efficienza e l’organizzazione interna, favorendo così il successo dell’intera organizzazione e migliorando la soddisfazione dei tuoi dipendenti.
