Cosa sono i processi aziendali? Come e perché è importante ottimizzarli?
Sicuramente ti sei trovato più volte a discutere con manager o responsabili HR riguardo la necessità di migliorare l’organizzazione dei processi in azienda. Dal confronto potrebbe essere emersa l’esigenza di fare una mappatura così da ottimizzare al meglio ogni singolo processo.
Se non sai bene come muoverti in questo articolo troverai risposta a ogni dubbio. Vedremo cosa sono i processi aziendali, alcuni esempi e quali sono le strumentazioni e i software che puoi utilizzare.
Sommario
Cosa sono i processi aziendali?
I processi aziendali si definiscono come tutti quei passaggi da compiere per raggiungere un predeterminato obiettivo. Gli obiettivi da raggiungere variano a seconda dei reparti coinvolti e dei risultati prefissati. Tipici obiettivi sono:
- Aumentare le entrate
- Ridurre i costi
- Migliorare la Customer Experience
- Perfezionare i processi di acquisizione dei talenti
Come ben sai, sono innumerevoli le aree in cui si può pensare di agire, ed è per questo che risulta essenziale pianificare il lavoro da fare in ogni dettaglio. Devi quindi creare la cosiddetta mappatura dei processi aziendali, così da avere un’idea ben precisa di ogni processo in azienda, o meglio, di tutto il percorso di trasformazione degli input in output.
È opinione comune ritenere che un processo aziendale implica oggi automatizzare e avvalersi il più possibile della tecnologia. Questa idea è in parte vera. Avvalersi delle nuove tecnologie permette di ridurre gli errori, di eliminare buona parte delle operazioni ripetitive, di avere un miglior controllo dell’azienda.
Tuttavia, l’analisi che sei tenuto a compiere è più ampia e comprende anche quei processi svolti manualmente o che comunque non richiedono l’intervento della tecnologia.
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Perché è importante il controllo di gestione dei processi aziendali
La gestione dei processi aziendali è importante perché le prestazioni e i risultati raggiunti sono migliori quando ogni processo è perfettamente allineato agli obiettivi dell’organizzazione.
Le pratiche di Business Process Management (BPM) sono essenziali per tutte le aziende. Prima decidi di analizzare e ottimizzare i processi aziendali prima otterrai i risultati desiderati. Elaborando una prima mappatura dei processi aziendali e successivamente analizzando e stabilendo quali aree potrai migliorare. Le elenchiamo di seguito.
Migliorare l’efficienza in azienda
Ogni azienda ha delle aree in cui può migliorarsi. Ad esempio, alcuni reparti potrebbero consumare troppe risorse e registrare sprechi elevati, in altri reparti i lavoratori potrebbero avere una cattiva gestione del tempo per svolgere operazioni semplici e ripetitive, o ancora, i costi sostenuti per la produzione di uno o più beni non risultano in linea con il valore effettivamente prodotto.
Il controllo di gestione dei processi ha l’obiettivo ultimo di farti risparmiare tempo e denaro e di conseguenza di apportare un miglioramento all’organizzazione.
Trasferire facilmente le conoscenze
L’organizzazione dei processi aziendali facilita il trasferimento delle conoscenze tra i lavoratori. Definire e condividere tutti i processi può tornare molto utile. Pensa solo al vantaggio di avere nuove risorse in azienda pronte a prendersi carico delle mansioni quando un dipendente raggiunge l’età pensionabile o quando un lavoratore decide di dimettersi.
Sapere come e dove migliorare
Grazie a una puntuale mappatura dei processi aziendali sei consapevole di quali aree hanno bisogno di essere migliorate. Puoi quindi apportare tutti quei piccoli miglioramenti basati su un’analisi oggettiva della situazione e continuare a perfezionare sempre più il funzionamento della tua organizzazione.
Processi aziendali esempi
Stilare un elenco dei processi aziendali è impossibile. Ogni organizzazione ha dei propri processi da seguire a seconda del settore in cui opera. Tuttavia, è possibile identificare alcune aree comuni dalle quali partire.
Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di fare una mappatura dei processi aziendali partendo dai vari reparti presenti in azienda per poi via via identificare tutti i sotto processi così da individuare quali aree migliorare. Vediamo quindi alcuni esempi di processi aziendali sui quali puoi agire, scomponendoli per reparto:
Produzione
L’obiettivo è identificare e mappare tutto ciò che avviene nel reparto produttivo dell’azienda. Ad esempio, potresti elaborare un report contenente informazioni quali:
- In che modo vengono elaborati gli ordini
- Come si articola il processo di assemblaggio delle componenti
- Ogni quanto tempo viene eseguita la manutenzione dei macchinari
- Come avviene il controllo qualità dei prodotti
Logistica e trasporti
Similmente dovresti sapere cosa succede al prodotto una volta terminato. Quanto tempo ci vuole prima che arrivi al cliente? Come vengono gestite le scorte in magazzino? Come l’automazione può migliorare l’efficienza del reparto? Un’analisi precisa di ogni processo permette di dare risposta a queste e altre domande.
Risorse Umane
Il reparto HR in azienda negli ultimi anni ha visto di gran lunga aumentare i compiti e le mansioni da portare a termine. Si tratta di uno dei reparti dove la digitalizzazione dei processi aziendali sta permettendo alle aziende di migliorare:
- La selezione dei candidati
- I processi di onboarding
- La gestione delle buste paga, delle ferie e dei permessi
- La comunicazione tra dipendenti, manager e datori di lavoro
L’utilizzo di software per la gestione dei processi aziendali in ambito HR, può aiutarti non solo a fare un ulteriore passo avanti verso la digitalizzazione ma soprattutto a migliorare la gestione del sempre più essenziale reparto HR.
👉 Leggi l’articolo “Gestione del personale: le 12 tecniche per rivoluzionare i tuoi processi HR”.
👉 Oppure “Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione”.
👉 O infine “Digitalizzazione Aziendale: la guida definitiva 2022 [+Infografica PMI]”.
Vendite e marketing
La mappatura dei processi aziendali è bene includa anche tutti i processi di cui si occupa il reparto vendite e marketing. In particolare, è bene elaborare un report che contenga in dettaglio tutto il processo di progettazione, sviluppo e lancio del nuovo prodotto sul mercato.
Così facendo puoi avere una chiara stima dei costi, identificare quei processi che possono essere automatizzati od ottimizzati e di conseguenza elaborare un piano che ti permetta di aumentare le vendite e acquisire nuovi contatti.
Contabilità
Il flow chart dei processi aziendali è bene che contenga in dettaglio anche le funzioni in carico al reparto della contabilità. Qui si tratta di comprendere aspetti quali:
- Valutazione dei rischi
- Processi di fatturazione
- Processi di revisione dei libri contabili
- Sistemi per la gestione delle entrate e dei pagamenti
Perché fare una mappatura processi aziendali
La mappatura dei processi aziendali è indispensabile per avere una chiara idea di come si svolge il lavoro in ogni reparto aziendale. La mappatura serve quindi a documentare gli attuali processi con l’obiettivo di perfezionarli o elaborarne di nuovi.
Come abbiamo visto dovrai creare, o commissionare, un report puntuale riguardo tutti processi e sottoprocessi in carico a ogni reparto. L’intero lavoro di mappatura è laborioso, può richiedere molto tempo ma le informazioni che ne ricaverai si riveleranno estremamente utili per rendere l’azienda più efficiente e per individuare tutte quelle aree in cui puoi ottenere un vantaggio competitivo.
Riassumendo elaborare un diagramma di flusso dei processi aziendali ti permette di:
- Comprendere la reale efficienza dei reparti
- Individuare punti di forza e criticità
- Pianificare in quali aree introdurre l’automazione
- Elaborare una politica consapevole di riduzione dei costi
- Prevenire eventuali crisi aziendali
👉 Leggi l’articolo “Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.
👉 Oppure “Crisis management: cos’è e come e come gestire le crisi nelle aziende”.
Come fare la mappatura dei processi aziendali
Arrivati a questo punto non resta che vedere in concreto come fare l’analisi e la mappatura dei processi aziendali. La mappatura dei processi aziendali è un’operazione comunemente portata a termine elaborando un diagramma di flusso (o flow chart) dei processi. Possiamo dividere l’intero lavoro in quattro parti:
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Riunisci i responsabili di ogni reparto
Come anticipato non è un’operazione che puoi svolgere in autonomia. Hai bisogno della collaborazione di tutte le parti interessate. Generalmente i responsabili di ogni reparto aziendale sono le figure da coinvolgere.
Sono questi ultimi infatti che conoscono meglio di chiunque altro tutti i punti di forza e soprattutto di debolezza del reparto e di conseguenza possono fornirti alcuni primi suggerimenti riguardo le azioni da intraprendere.
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Stabilisci un metodo per la mappatura dei processi
Dopo aver riunito tutti i responsabili, dovrai chiedere loro di fornirti un elenco di tutte le attività svolte dal reparto. L’operazione deve essere svolta con criterio e senza tralasciare alcun aspetto.
Ad esempio, anche il semplice tempo impiegato per rispondere alle email inviate a clienti e fornitori è bene sia registrato e riportato. Considera che già da questa fase è utile stabilire un metodo unico di raccolta dei processi aziendali. Puoi pensare di chiedere ai responsabili di reparto di elencare le attività utilizzando come modello un foglio di calcolo Excel.
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Crea o commissiona un diagramma di flusso
È solo dopo che hai ricevuto l’elenco dei processi aziendali che inizia il lavoro. L’obiettivo è ora creare un diagramma di flusso che permetta di avere una rappresentazione grafica di tutti i processi.
Non esiste un solo diagramma di flusso. Comunemente un basic flowchart si sviluppa in verticale. In alto è rappresentato il reparto principale e procedendo verso il basso dovrai inserire tutte le sotto attività.
Puoi pensare di rendere il diagramma più complesso a seconda delle esigenze. Ad esempio, puoi di utilizzare simboli, figure geometriche e colori diversi a seconda delle esigenze. Non c’è uno schema predefinito da seguire.
Puoi utilizzare simboli per evidenziare eventuali criticità individuate, puoi lasciare spazi vuoti da completare in un secondo momento. L’importante è che dal diagramma tu riesca a individuare l’impatto che ogni processo ha sulla tua organizzazione.
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Confrontati con i responsabili e prendi una decisione
Disporre di una rappresentazione grafica dei processi e sottoprocessi in carico a tutti i reparti presenti in azienda ti permette di capire come migliorare l’organizzazione aziendale. Dall’analisi grafica puoi acquisire informazioni molto importanti.
Puoi ad esempio renderti conto che un reparto ha un carico di lavoro così elevato tale da provocare rallentamenti nelle consegne. Potresti anche renderti conto del contrario, cioè che alcuni lavoratori potrebbero essere meglio utilizzati o adibiti ad altre mansioni.
L’ultima fase è dunque quella del confronto con i responsabili, l’obiettivo è riorganizzare i processi aziendali implementando novità in grado di migliorare complessivamente le performance dell’organizzazione.
Digitalizzazione e automazione processi aziendali: alcuni suggerimenti
La mappa dei processi aziendali ha anche la funzione di individuare in quali reparti possono essere introdotti nuovi strumenti per digitalizzare, automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro.
Ma quali sono i software e gli applicativi ai quali puoi pensare? Come la trasformazione digitale può aiutarti nel migliorare i processi aziendali?
Software gestione HR
Uno dei primi reparti che puoi pensare di migliorare è quello delle Risorse Umane (HR). Software come Factorial permettono di automatizzare tutta una serie di processi, aiutando People Manager a prendere migliori decisioni e a risparmiare tempo. Factorial ti permette ad esempio di:
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- Ottimizzare la gestione delle ferie
- Gestire le assenze, i permessi e i congedi
- Monitorare i turni di lavoro
- Facilitare i processi di ricerca del personale e di onboarding
- Generare senza sforzi report personalizzati
- Condividere i documenti aziendali con i dipendenti
- Firmare digitalmente i documenti
- Perfezionare l’organigramma aziendale
👉 Leggi l’articolo “Software HR all-in-one: la chiave per la gestione delle Risorse Umane”.
Software e app per la gestione del sito web e dei social media
L’automazione dei processi aziendali passa anche per l’introduzione di nuove tecnologie pensate per semplificare e velocizzare il lavoro delle risorse impiegate nei reparti sviluppo web, marketing e comunicazione.
In questo ambito l’intelligenza artificiale è sempre più utilizzata. Puoi pensare di utilizzare i chat bot. Questi ultimi, quando ben impostati, possono rivelarsi estremamente utili, aiutando i clienti durante il processo d’acquisto di un prodotto e offrendo risposte ai più comuni dubbi e richieste d’assistenza.
Robot per la gestione del magazzino
La gestione del magazzino, e tutto ciò che riguarda la logistica, sta vivendo un periodo di forti cambiamenti. Le aziende più innovative stanno sperimentando i veicoli a guida automatica, utili ad esempio per spostare e stoccare la merce trasferendola da un punto all’altro del magazzino.
Probabilmente passeranno ancora molti anni prima che un intero magazzino possa essere interamente gestito dai robot, ma oggi è già possibile affidare loro tutta una serie di operazioni ripetitive e talvolta anche rischiose per l’essere umano.
Strumenti per la sicurezza digitale
Ottimizzare i processi aziendali, introdurre l’automazione e le nuove tecnologie, come i software di firma digitale, implica altresì che la tua organizzazione sia protetta da possibili attacchi informatici.
Le soluzioni non mancano e consistono in specifici software che in automatico scansionano i sistemi informatici rilevando eventuali minacce e garantendo alla tua azienda la giusta protezione della rete.
👉 Leggi l’articolo “Portale Risorse Umane: le funzionalità fondamentali di un Software HR”.
👉 Oppure “Ecco perché alla tua azienda serve un software per firma digitale”.
Mappatura e digitalizzazione dei processi aziendali: le conclusioni
Tutte le organizzazioni sono oggi chiamate a rivedere in parte o interamente i processi aziendali. Individuare quali sono i processi che possono essere migliorati reparto per reparto, come abbiamo visto, non è un lavoro semplice e richiede la disponibilità e il coinvolgimento di più figure.
Tuttavia, si tratta di un passaggio fondamentale e per molte organizzazioni necessario al fine di riuscire a mantenere alta la competitività rimanendo al passo di tutte quelle aziende che hanno già automatizzato e digitalizzato numerosi processi aziendali.
In questo articolo, in conclusione, abbiamo fornito alcune linee guida ed evidenziato il perché oggi, più che in passato, può essere utile fare una mappatura dei processi aziendali finalizzata a introdurre progressivamente nuovi software, app, tecnologie che possano aiutarti nel delicato percorso verso la digital transformation.
