Induction aziendale: 8 consigli per fare una buona impressione sui nuovi dipendenti e aumentare la retention

Hai mai sentito parlare dell’induction aziendale? Sai quanto sia fondamentale questo processo per far sentire accolti i dipendenti e farli sentire subito a proprio agio?

Come scoprirai in questo articolo, il processo di induction o inserimento di un nuovo dipendente ti permette di mettere le nuove risorse nella condizione ideale per contribuire sin da subito al successo della tua organizzazione.

Se desideri comprendere al meglio come funziona l’induction aziendale, quali sono i punti fondamentali da seguire, perché differisce dall’onboarding e come i software HR possono aiutarti a rendere il processo il più efficace possibile, continua a leggere questo articolo.

Induction aziendale: che cos’è

L’induction aziendale o corporate induction è il processo che i responsabili del personale e i People Manager mettono in atto con l’obiettivo di far ambientare e adattare le nuove risorse nel minor tempo possibile. Puoi considerarlo come una serie di azioni di “orientamento” riservate ai nuovi assunti, offrendo loro la prima opportunità di conoscere:

• Colleghi
• Reparti e locali aziendali
• Modi di lavorare e prassi aziendali
• Cultura aziendale
• Regolamenti

L’obiettivo è mettere a proprio agio le nuove risorse e offrire loro una prima impressione positiva del nuovo ambiente di lavoro. È infatti molto probabile che il nuovo lavoratore possa sentirsi spaesato o avere alcune difficoltà nel muoversi in un ambiente nuovo.

Quando l’induction è ben strutturata, non solo permette al nuovo dipendente di diventare subito utile per l’organizzazione, ma riduce anche il rischio che il neo assunto abbia una pessima prima impressione e decida di non tornare al lavoro. In sostanza, una buona struttura di questo processo può fare la differenza e assicurarti di trattenere i migliori talenti in azienda.

Differenze tra onboarding e induction aziendale

Sebbene vengano utilizzati come sinonimi, ci sono alcune differenze tra “onboarding” e “induction aziendale” che solo a prima vista possono essere considerate marginali.

Analizzandole attentamente, si può facilmente comprendere quanto siano sostanziali.

Partiamo dal concetto di onboarding che, come probabilmente già sai, si riferisce al processo che consente di inserire formalmente un dipendente all’interno dell’organizzazione.

Si tratta di una serie di passaggi “tattici” che i responsabili del personale o i datori di lavoro seguono affinché il dipendente acquisisca rapidamente conoscenza su aspetti quali:

• Condizioni riportate nel contratto di lavoro
• Informazioni su retribuzione e benefici
• Tecnologie e strumenti utilizzati
• Formazione da acquisire
• Politiche aziendali

Fornire tutte queste informazioni al nuovo lavoratore è chiaramente fondamentale. Consente al dipendente di iniziare a lavorare secondo le regole aziendali e di acquisire tutte le nozioni basilari riguardanti il suo lavoro.

Per quanto riguarda l’induzione aziendale, si tratta di un processo più “strategico” che mira a coinvolgere il dipendente sul lato umano.

Richiede persone che si impegnino nel far ambientare il nuovo arrivato, condividendo con lui la propria esperienza e utilizzando le proprie capacità umane per metterlo a proprio agio.

Non si tratta quindi solo di fornire nozioni e moduli da compilare documenti, ma di un processo più ampio e attivo.

Le differenze tra “onboarding” e “induction” si riscontrano anche nella durata del processo. L’induction aziendale di solito è breve, dura uno o due giorni, mentre i processi di onboarding sono più lunghi e talvolta possono richiedere diversi mesi per essere completati.

I vantaggi di una buona induction aziendale

Perché dovresti impegnarti nei processi di induction aziendale e non limitarti al solo onboarding? Quali sono i vantaggi e i benefici per la tua organizzazione?

Quando ben strutturata, l’induction aziendale ti permette di evitare l’insorgere di una serie di problematiche e, chiaramente, di far sentire il nuovo lavoratore accolto e apprezzato.

Ecco perché ti invitiamo a migliorare i processi di orientamento in azienda:

• Riduzione del turnover: non c’è niente di peggio che vedere un nuovo assunto decidere di andarsene dopo pochi giorni. Lavorare sull’accoglienza aumenta le probabilità che il dipendente superi con successo i delicati primi giorni di lavoro e ciò ti permette di porre le basi per una collaborazione a lungo termine.
• Chiarezza e trasparenza: accogliere il dipendente permette di instaurare un rapporto chiaro e trasparente. Il lavoratore percepisce di essere una risorsa e viene messo subito nelle migliori condizioni affinché possa portare a termine i compiti e le mansioni a lui assegnati.
• Valorizzazione della nuova risorsa: per un nuovo lavoratore, entrare in un ambiente di lavoro chiuso e ostile nei suoi confronti può essere indice di poca attenzione nei suoi confronti. Al contrario, farlo sentire benvenuto e impegnarsi nel valorizzarlo sin dalle prime ore di lavoro permette di creare un ottimo clima in azienda.
• Miglioramento della produttività: non bisogna dimenticare che il nuovo dipendente è retribuito e come datore di lavoro hai l’obiettivo di rendere la nuova risorsa il più produttiva possibile nel minor tempo possibile. Una buona induction aziendale influisce positivamente sulla produttività. Il lavoratore sa a cosa lavorare e come lavorare, evitando di perdere tempo nel chiedersi e chiedere come rendersi utile.
• Sviluppo della cultura aziendale: non tutte le PMI prevedono un piano di induction. Quelle che lo implementano comunicano molto sulla propria cultura. Dimostrano di essere inclusive, di dare importanza alla comunicazione e di fare tutto il possibile per valorizzare le risorse umane. Comunicare questi messaggi ti aiuterà a migliorare la cultura aziendale, sia interna che percepita esternamente.
• Comunicazione aperta: una buona induction aziendale è anche indice di come l’organizzazione gestisce la comunicazione interna. Denota la volontà di stabilire un rapporto aperto basato sul dialogo, sul confronto e sulla fiducia reciproca, tutti elementi essenziali per garantire che in azienda si instauri un clima ottimale.

Come funziona l’induction aziendale

L’induction aziendale può essere sviluppata in diversi modi. Spetta a te decidere l’approccio che permette ai nuovi lavoratori di sentirsi accolti e parte del gruppo di lavoro. In linea generale, l’induction si divide in tre fasi:

• Induction generale: Nei primi giorni di lavoro, il tuo obiettivo è dare alla nuova risorsa tutta una serie di informazioni generali riguardo la storia dell’azienda, la cultura e la visione dell’azienda. In questa fase puoi anche introdurre il nuovo collega ai lavoratori già presenti.
• Induction specifica: Successivamente puoi continuare il processo di orientation entrando più nello specifico. Ad esempio, spiega al lavoratore quali sono i principali software e applicativi utilizzati, come vengono gestite le richieste di ferie e permessi, e in base a quali parametri e indicatori di prestazioni vengono gestiti i benefit aziendali previsti.
• Induction basata sul follow-up: Nei periodi successivi, è buona prassi continuare a stare vicino alla nuova risorsa. Di tanto in tanto potresti chiedere un feedback, invitarlo a porre domande e continuare a prenderti cura del neo-assunto finché non si integra completamente.

Ognuna delle tre fasi appena riportate ti permette di raggiungere diversi scopi. Come datore di lavoro attento all’inserimento dei nuovi dipendenti, è tuo compito assicurarti che il neo-assunto si senta il benvenuto e parte integrante del team di lavoro.

Come anticipato, è importante invogliarlo a porre domande e che si familiarizzi con gli altri lavoratori e con gli ambienti di lavoro. Può essere importante anche assegnare un tutor e continuare ad accertarsi che tutto proceda per il meglio anche successivamente al periodo di prova.

8 consigli per una buona induction

Il processo di induction aziendale è fondamentale perché ti permette di fornire una prima buona impressione. Unito ad un onboarding efficiente e digitalizzato, come abbiamo visto, hai la possibilità concreta di assicurarti un talento per gli anni a venire.

In questo paragrafo ti forniamo otto consigli che ti aiuteranno a migliorare l’induction:

Prepara una checklist

Prepara una checklist da utilizzare ogni volta come guida per introdurre al meglio un nuovo lavoratore. Il documento ti aiuta a standardizzare il processo e ad assicurarti di fornire tutte le prime nozioni, ad esempio presentare il nuovo lavoratore ai colleghi, mostrare gli applicativi utilizzati e fare un tour per i locali e gli uffici aziendali.

Concentrati sul primo giorno

Il primo giorno è fondamentale per dare una prima ottima impressione. Assicurati che il dipendente venga accolto al meglio da tutti e che tutti sappiano del suo arrivo. Puoi pensare di organizzare un breve momento dedicato alle presentazioni o ancor meglio un piccolo rinfresco a pranzo con i colleghi, così da introdurre al meglio il nuovo collega.

Descrivi sommariamente i compiti e le mansioni

Durante l’induction spiega brevemente di cosa si occuperà il lavoratore. Non devi dilungarti molto in questa fase, ma devi riprometterti di affrontare il tutto durante il processo di onboarding vero e proprio.

All’inizio assicurati semplicemente che il neoassunto sappia sin da subito a cosa poter lavorare per rendersi subito utile.

Coinvolgi tutto il team

Non lasciare che sia il lavoratore a doversi presentare ad ogni componente del team. Il miglior modo di procedere è coinvolgere subito l’intero team, preparandolo all’arrivo della nuova risorsa. Così  facendo il neo assunto ha modo di conoscere tutti, di sapere quali ruoli hanno e a chi rivolgersi in caso di necessità.

Implementa soluzioni creative

Essere troppo formali durante l’induction potrebbe creare aspettative troppo alte. Cerca di essere aperto al dialogo e accogliente. Ad esempio, potresti pensare di inviare un video di presentazione al dipendente o di fornire un piccolo dono di benvenuto. Qualsiasi iniziativa fuori dagli schemi in questa fase può essere ben accolta.

Esorta la socializzazione

Chiedi agli altri membri del team di includere il dipendente durante le pause caffè, invogliali a stabilire un dialogo e a invitare la nuova risorsa alle attività aziendali formali e informali. Anche in questo caso l’obiettivo è far capire al neoassunto di essere in un ambiente di lavoro collaborativo e stimolante.

Esponi mission e vision aziendale

Il nuovo lavoratore è bene che sappia subito quali sono i valori fondamentali dell’azienda. Spiega quanto l’azienda consideri importanti aspetti come la collaborazione, l’inclusione, la parità di genere e la meritocrazia. Non mancare di dire qualcosa sulla vision aziendale, spiegando alla risorsa quali sono gli obiettivi che intendi raggiungere nei prossimi anni.

Assegna un tutor o un mentore

Infine, fornisci alla nuova risorsa un tutor o un mentore. Dai cioè la possibilità al lavoratore di rivolgersi a un lavoratore senior che possa offrirgli supporto, rispondere alle domande e in generale aiutarlo ad affrontare il primo e delicato periodo d’inserimento.

Scegli con cura chi può occuparsi delle attività di mentoring e tutoring, selezionando tra quei lavoratori che negli anni si sono distinti per capacità comunicative, capacità d’accoglienza ed empatia.

Un software HR come supporto all’induction aziendale

La tecnologia oggi può dare un concreto aiuto alla tua azienda e ai tuoi dipendenti. Nel contesto dell’induction aziendale, software come Factorial dispongono di funzionalità utilissime e indispensabili per permettere ai neoassunti di ambientarsi nel minor tempo possibile.

Relativamente ai processi di induction, onboarding, valutazione delle performance e coinvolgimento dei dipendenti, puoi utilizzare Factorial e in particolare lo “Spazio di Benvenuto”.

Da qui potrai facilmente:

• Condividere i documenti da firmare
• Assegnare compiti e attività
• Inserire e condividere i contratti di lavoro

Inoltre, Factorial si rivela un software utile per valutare le performance dei lavoratori e verificare come il lavoratore si sta ambientando e portando a termine le mansioni. In particolare, ti inviamo a:

• Utilizzare la griglia a 9 caselle per la valutazione delle performance
• Creare e utilizzare sondaggi
• Misurare l’Employee Net Promoter Score (eNPS)

Infine, sempre grazie a Factorial, puoi utilizzare le funzionalità per creare una community, aumentando così il legame tra i dipendenti, organizzando facilmente eventi e inviando riconoscimenti positivi (kudos).

E non è tutto, Factorial, oltre ad aiutarti a migliorare i processi di induction, ti permette di digitalizzare e automatizzare numerosi processi HR, consentendo a te e ai tuoi dipendenti di risparmiare considerevolmente tempo. Prova il software e l’app correlata per 14 giorni e scopri anche le funzionalità pensate per:

• Gestire le ferie e i permessi
• Rilevare le presenze
• Pianificare i turni di lavoro
• Gestire i documenti in formato digitale

Induction aziendale: le conclusioni

In un mondo del lavoro sempre più competitivo, è diventata primaria la necessità di assicurarsi i migliori talenti. Tuttavia, riuscirci significa essere solo a metà dell’opera. La vera sfida consiste nel riuscire a mantenerli e valorizzarli.

In questo articolo, abbiamo evidenziato come una corretta pianificazione dell’induction aziendale possa contribuire ad aumentare la soddisfazione dei dipendenti in azienda, rendendoli più felici e favorendo la loro permanenza a lungo termine.

Abbiamo inoltre sottolineato l’importanza dei software come Factorial, che oltre a favorire l’automazione e la digitalizzazione della gestione aziendale, sono pensati anche per migliorare la comunicazione e i rapporti tra tutte le risorse umane.

Questi strumenti consentono di compiere un importante passo in avanti verso una gestione aziendale più efficiente e collaborativa, perché sviluppati nella convinzione che solo attraverso il lavoro di squadra e il reciproco rispetto è possibile raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.

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