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Onboarding aziendale: quanto ti fa risparmiare un software HR

I vantaggi di un processo di onboarding efficiente possono essere percepiti ben oltre le prime settimane di una nuova assunzione. Durante l’onboarding, le aziende raccolgono dati essenziali sui dipendenti e stabiliscono aspettative che influenzano direttamente il successo che i nuovi dipendenti avranno in azienda. Gli studi dimostrano che nonostante l’onboarding sia fondamentale per migliorare la fidelizzazione, pochi dipendenti sono soddisfatti del processo di onboarding aziendale. Con il software HR per l’onboarding, sia i dipendenti che i datori di lavoro beneficiano di un sistema semplificato che non solo fa risparmiare tempo e denaro, ma fornisce anche un’ottima prima impressione.

In questo articolo discuteremo degli strumenti di onboarding che possono aiutare la tua azienda a ridurre il lavoro ripetitivo e noioso. Con il software HR per l’onboarding, i nuovi assunti si sentiranno subito a casa e pronti a mettersi al lavoro.

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Perché il software HR per l’onboarding aziendale è così importante?

Il software HR per l’onboarding aziendale ha rivoluzionato le assunzioni. L’inserimento manuale con i moduli cartacei è lento, genera pile di documenti, foglietti bianchi, foglietti adesivi e una grafia terribile. I responsabili delle risorse umane sono lasciati a decifrare questi documenti, inserire i dati in vari sistemi e quindi archiviare tutto per un utilizzo futuro. Ciò può portare a errori costosi  che sono difficili da individuare e qualsiasi trascuratezza perseguiterà l’azienda nel suo complesso.

Inoltre, dal punto di vista dei nuovi assunti, i vecchi sistemi di penna e carta non sono professionali. I tuoi dipendenti probabilmente preferiscono risparmiare tempo ed energia facendo tutto online. In questo modo, possono facilmente rivedere i loro moduli e modificare gli errori da soli. Il software HR non solo aumenta la produttività, ma aumenta anche il coinvolgimento dei dipendenti e aiuta i nuovi assunti a sentirsi più informati.

Il software HR di onboarding aziendale dei dipendenti migliora l’esperienza sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Con strumenti specializzati come flussi di lavoro automatizzati, archiviazione centralizzata e materiali di formazione facilmente accessibili, il software per l’onboarding aziendale limita i costi e massimizza l’efficienza.

L’aumento dell’onboarding autonomo dei dipendenti

L’onboarding aziendale è un processo molto importante, ma può essere costoso. Non ci sono solo costi elevati, come carta e inchiostro utilizzati per moduli e materiali di formazione, ma ci sono anche costi di manodopera persi sia per i responsabili delle risorse umane che per i nuovi assunti. Molte aziende stanno attualmente guardando all’auto-onboarding aziendale dei dipendenti come un modo per fornire un’esperienza di onboarding di alto livello a una frazione del costo.

Il software HR per l’onboarding aziendale crea un flusso di lavoro automatizzato, che indirizza una nuova assunzione da un’attività all’altra. Una volta che i dipendenti hanno compilato i moduli corretti, le informazioni rilevanti vengono inviate ai reparti che ne hanno bisogno. I dettagli, ad esempio, su benefit, richiesta di ferie o straordinari sono disponibili tramite la piattaforma. Ciò significa che le risorse umane dedicano meno tempo a rispondere a domande ridondanti. L’onboarding diventa self-service per i dipendenti.

Questo fa sicuramente risparmiare tempo al reparto risorse umane. Immagina che in un’azienda, un responsabile delle risorse umane guadagni € 50.000 all’anno, ovvero circa € 24 / ora. Ogni ora trascorsa a impilare moduli, indirizzare domande e archiviare documenti è un’ora non spesa per altri compiti più urgenti. Ad esempio, un professionista delle risorse umane di solito trascorre 10 ore occupano nell’onboarding di un nuovo dipendente. Con il software, devono spenderne solo 2. Ciò significa un risparmio di 8 ore: € 192 / nuova assunzione. Ora moltiplicalo per ogni nuova assunzione. Se una piccola impresa assume 10 persone all’anno, il risparmio potrebbe essere di circa € 1.920 / anno.

Calcolo del ROI del software HR di onboarding aziendale 

Per determinare quanto il software di onboarding aziendare può far risparmiare alla tua azienda, suddividiamo il cosiddetto “onboarding process” in parti. Quali sono gli ostacoli che potrebbe riscontrare il tuo team delle risorse umane? Dove vengono spesi più soldi? Diamo un’occhiata ai numeri.

Preparazione dei documenti per i nuovi dipendenti

Quando è il momento per un nuovo assunto di entrare a far parte del team, spetta al reparto risorse umane inviare il contratto e i documenti per far muovere le cose. I contratti analogici comportano costi di stampa, costi di spedizione e preziose ore di lavoro perse per sistemare tutta la documentazione. Le risorse umane dovranno anche rivedere i documenti di lavoro per leggibilità e completamento e mantere tutto archiviato per riferimenti futuri.

Il software HR per l’onboarding aziendale può eliminare il fastidio di contratti cartacei! Grazie alle funzionalità di firma elettronica, i dipendenti saranno in grado di firmare i contratti in formato digitale. Una volta controfirmato e revisionato, il contratto viene archiviato in un document manager centralizzato.

Assemblare, sistemare e approvare i documenti dei nuovi dipendenti

I contratti sono solo il primo passo! I dipendenti devono inoltre compilare tutti i moduli fiscali e le varie autorizzazioni che già conosciamo. A seconda del settore di lavoro, i nuovi assunti potrebbero dover inviare controlli sulla fedina penale o informazioni sui test antidroga. Dovranno anche organizzare le informazioni di scambio diretto, moduli di contatto di emergenza e moduli di riconoscimento delle politiche sul posto di lavoro.

Le risorse umane dovranno inoltre inviare richieste all’IT, a chi gestisce la busta paga e organizzare la fornitura di attrezzature. Di solito, devono esaminare ogni documento e assicurarsi che tutte le informazioni necessarie vengano inoltrate ai dipartimenti competenti. Tuttavia, con i flussi di lavoro automatici, i dipendenti passano da un documento all’altro senza la supervisione delle risorse umane. E ci sono sicuramente sono meno errori.

Compilazione di moduli

Le risorse umane trascorrono molto tempo nella gestione dei documenti, e allo stesso modo i nuovi assunti impiegano molto tempo a compilarli! Molti form possono richiedere le stesse informazioni più e più volte. I dipendenti che forniscono le loro informazioni online potranno lavorare molto più velocemente di quelli che scrivono a mano. Moltiplica i risparmi di tempo per assunzione all’anno e inizierai a vedere una grande differenza.

Le informazioni digitali sono anche più facili da archiviare! I nuovi assunti apprezzeranno l’autonomia di poter rivedere le proprie informazioni online attraverso il portale dei dipendenti. Allo stesso modo, le risorse umane apprezzeranno un database dei dipendenti di facile navigazione. In più c’è un bonus: non impantanare i dipendenti in montagne di scartoffie può avere effetti positivi sulla loro soddisfazione!

Costi di produttività

Una delle parti più costose dell’assunzione è il tempo necessario a un nuovo dipendente per adattarsi, essere aggiornato e pronto per lavorare. Alcuni studi dimostrano che può essere necessaria fino a una settimana prima che i nuovi assunti inizino a lavorare in modo produttivo! Il software di onboarding dei dipendenti delle risorse umane può ridurre notevolmente questo tempo. Non solo accelera il processo di elaborazione delle pratiche burocratiche, ma può anche fornire ai dipendenti l’accesso diretto ai materiali di formazione, in modo che possano acquisire familiarità con persone, luoghi e idee importanti.

Con un onboarding efficiente tramite software, i dipendenti saranno pronti e desiderosi di contribuire più velocemente che mai.

Onboarding manuale e digitale: analisi dei costi

Qui abbiamo compilato i tuoi risparmi in un grafico a mano. Utilizzando un White Paper di Taleo Research e i dati di iCims e di CPS HR Consulting, abbiamo stimato le ore che le risorse umane dedicano alle diverse attività. Supponendo, per comodità, che sia il professionista delle risorse umane sia il nuovo assunto ricevano $ 24 / ora, abbiamo incluso una ripartizione dei costi orari di onboarding.

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Il miglior software per l’onboarding aziendale del 2020 per le piccole imprese

I dati parlano da soli! In breve, investire nel software di onboarding aziendale è una buona scommessa per la tua azienda. Come puoi trovare il miglior software di onboarding nel 2020?

Ti consigliamo di cercare qualcosa che offra tutte le funzionalità più importanti. Hai bisogno di un document manager, flussi di lavoro automatici, funzionalità di firma elettronica e un portale per i dipendenti. Hai bisogno di un software di onboarding che si integri con il resto dei tuoi processi HR, dalle variazioni dei salari alla gestione del tempo libero. Potrebbe sembrare molto da chiedere a un piccolo software, ma non preoccuparti! Il miglior software di onboarding delle risorse umane è più vicino di quanto pensi.

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Migliora l’efficienza dell’onboarding aziendale dei tuoi dipendenti!

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