Onboarding aziendale: la guida definitiva con strategie, esempi e strumenti utili

Sai cos’è l’onboarding aziendale? Ti piacerebbe scoprire di più su questo processo così importante?

Garantire un buon inserimento ai nuovi assunti in azienda è fondamentale per permettere loro di ambientarsi più rapidamente e cominciare la loro nuova avventura professionale in modo fiducioso e produttivo.

Ma quali sono i segreti di un processo di onboarding efficace?

In questo articolo scoprirai tutto ciò che devi sapere sull’onboarding: dal suo significato alla sua importanza, passando per tutte le informazioni, le strategie e gli strumenti necessari per gestirlo al meglio. 

Sommario

• Che cos’è l’onboarding
• Perché il processo di onboarding è importante
• Come eseguire un onboarding di successo
• Onboarding aziendale: esempi su come gestirlo in concreto
• Chi si occupa dell’onboarding in azienda
• Il ruolo del manager nel processo di onboarding
• Strumenti utili
• Elementi chiave per definire il processo di onboarding
• Domande frequenti relative all’onboarding
• Ottimizza il processo di onboarding aziendale con Factorial 🚀

Che cos’è l’onboarding

L’onboarding è il processo che permette ad un neoassunto di ambientarsi ed acquisire le conoscenze e le informazioni necessarie a diventare un membro produttivo di un’azienda.

Questo primo importante pilastro di ogni strategia di talent management aziendale permette al nuovo dipendente di conoscere più nel dettaglio aspetti quali:

• Politiche interne dell’azienda
• Ruoli dei dipendenti
• Cultura aziendale
• Responsabilità della propria mansione

Per quanto riguarda l’ambientamento, nel processo di onboarding aziendale rientrano tutte le azioni volte a facilitare la socializzazione con i nuovi colleghi, per stabilire fin da subito le prime relazioni e creare i primi legami.

Infine, per quanto riguarda la traduzione in italiano, letteralmente “onboarding” vuol dire “portare a bordo”, ma se preferisci una traduzione più libera e più affine al contesto aziendale, puoi tradurlo come “processo di integrazione”.

Perché il processo di onboarding è importante

Ora che abbiamo capito meglio nello specifico cos’è l’onboarding, la domanda sorge spontanea: ma perché è così importante?

L’onboarding dei dipendenti è importante perché permette ai nuovi arrivati un perfetto inserimento in azienda e la possibilità  di integrarsi al meglio con i colleghi. Attraverso questo processo, i nuovi assunti ricevono la formazione e il supporto necessari per diventare membri produttivi del tuo team. 

Oltre a questo, come abbiamo detto, l’onboarding aziendale aiuta anche ad ambientare, coinvolgere e motivare i nuovi dipendenti, dando loro l’opportunità di comprendere fin dalle prime ore di lavoro elementi fondamentali, come:

• Cultura aziendale
• Valori fondamentali
• Obiettivi di business

Quando questo processo di integrazione è ben strutturato, pone delle fondamenta solide per instaurare una relazione proficua, duratura, produttiva e collaborativa.

Onboarding aziendale: numeri e statistiche da conoscere

Per comprendere appieno l’importanza di un efficace processo di onboarding in azienda, possiamo fare affidamento su numerosi studi, statistiche e sondaggi, i quali evidenziano come tale processo abbia un impatto positivo sia sull’azienda che sui lavoratori.

Ad esempio:

• La ricerca condotta dal Gruppo Brandon Hall: dimostra che migliorare il processo di onboarding porta a un aumento dell’82% dei tassi di fidelizzazione e influenza positivamente la produttività, incrementandola di oltre il 70%.
• Un sondaggio condotto da CareerBuilder & SilkRoad Survey: sottolinea che il processo di onboarding ha un’enorme influenza sui dipendenti, tanto da essere considerato un fattore decisivo per la scelta di continuare a lavorare per l’organizzazione o cercare alternative.

Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM): una delle più grandi associazioni di risorse umane negli Stati Uniti, garantire un’accoglienza eccellente ai dipendenti riduce notevolmente i tassi di turnover. Il 69% dei lavoratori che dichiara di aver ricevuto un ottimo onboarding rimane in azienda per almeno 3 anni.

Vantaggi di un onboarding ben strutturato

Come abbiamo detto, un processo di onboarding efficace getta delle fondamenta solide per la costruzione del futuro dei dipendenti in azienda. Soprattutto quando è ben strutturato ed organizzato sono molti i vantaggi sia per le aziende che per i dipendenti stessi.

Per quanto riguarda le aziende, i principali benefici di un onboarding ben strutturato sono:

• Trattenere i migliori talenti: se i dipendenti più qualificati si sentiranno accolti e seguiti fin dal primo giorno, svilupperanno un senso di appartenenza positivo, che perdurerà nel tempo. La prima impressione, si sa, è importante ed ha un impatto enorme sulla propensione dei migliori talenti a rimanere in azienda.
• Aumentare la produttività: quando i nuovi dipendenti riescono ad ambientarsi ed integrarsi al meglio nei propri team, condividono i valori aziendali e comprendono appieno gli obiettivi, la loro produttività e la loro motivazione aumentano.
• Ridurre i costi di assunzione: il turnover dei dipendenti, soprattutto quando lasciano l’azienda dopo pochi mesi, rappresenta un costo importante per le aziende. Un efficace onboarding aziendale getta le basi per un rapporto lavorativo più duraturo e proficuo.

Mentre dal punto di vista dei lavoratori, ecco quali sono i principali vantaggi: 

• Chiarezza sui compiti e sul funzionamento aziendale: un processo di onboarding ben strutturato fornisce ai lavoratori una chiara comprensione dei loro compiti e delle responsabilità assegnate. Inoltre, vengono introdotti alle procedure operative e alle dinamiche aziendali, rendendo più agevole il loro adattamento e la loro performance.
• Aumento della motivazione: Quando i lavoratori percepiscono che le loro competenze e il loro contributo sono riconosciuti e apprezzati fin dall’inizio, si sentiranno maggiormente motivati a dimostrare il loro valore. Questo porta a un incremento dell’impegno e della dedizione al lavoro.
• Soddisfazione e senso di appartenenza: Un processo di onboarding efficace crea un’esperienza positiva per i nuovi lavoratori, soddisfacendo le loro aspettative e dando loro gli strumenti per svolgere il loro ruolo in modo competente. Questa soddisfazione iniziale spesso si traduce in una decisione di continuare a lavorare per l’azienda nel lungo termine.

Come eseguire un onboarding di successo

Il processo di onboarding non può essere improvvisato. È necessario pianificare ogni aspetto, dall’accoglienza del nuovo assunto il primo giorno fino alla condivisione di tutte le informazioni necessarie.

Il nostro suggerimento è di suddividere il processo in tre fasi in modo da avere chiari gli obiettivi specifici da raggiungere in ciascuna di esse.

Pre-onboarding: la preparazione

Questa fase inizia nel momento in cui il dipendente accetta l’offerta di lavoro, ovvero in tutti quei giorni a disposizione prima che la nuova risorsa entri effettivamente in azienda. Questo periodo è utilissimo per preparare al meglio l’arrivo del nuovo dipendente.

Ad esempio, puoi:

1. Organizzare un incontro informale con i colleghi
2. Incoraggiare i lavoratori a dare il benvenuto al nuovo arrivato
3. Inviare una email di benvenuto
4. Preparare lo spazio di lavoro del nuovo assunto (scrivania, strumenti, ecc.)

Onboarding: i primi giorni

La seconda fase consiste nell’accogliere il nuovo dipendente nel modo migliore possibile nei suoi primi giorni in azienda. Gli obiettivi principali sono evitare situazioni imbarazzanti nei primi giorni e agevolare l’accesso alle informazioni cruciali.

Gli obiettivi principali dei primi giorni di onboarding sono:

• Completare le formalità burocratiche 
• Presentare il nuovo dipendente ai suoi colleghi
• Fornire una panoramica delle politiche e delle procedure aziendali
• Svolgere di sessioni di orientamento e formazione
• Definire obiettivi e aspettative di performance

Puoi preparare un kit pratico con tutte le informazioni essenziali che il dipendente deve conoscere. Questo documento potrebbe includere, tra le altre cose, una mappa dell’ufficio e un riassunto delle politiche aziendali.

Post onboarding: passata la fase iniziale

Anche dopo il termine formale della fase di onboarding aziendale, è importante continuare a seguire il nuovo dipendente e non abbandonarlo a se stesso.

Ad esempio, puoi:

• Continuare a inviare feedback e follow-up per capire come si sente il nuovo dipendente
• Valutare se assegnargli un mentore, anche tramite una strategia di reverse mentoring 
• Considerare sempre le opportunità di formazione e apprendimento continuo.

In questo modo, con un supporto attivo e costante anche dopo la fase iniziale, il nuovo assunto si sentirà supportato e parte integrante dell’azienda a prescindere dal fatto che sia arrivato da poco.

Onboarding aziendale: esempi su come gestirlo in concreto

Ma, nella pratica, come si crea un piano di onboarding aziendale che sia realmente efficace?

Ovviamente ciascuna organizzazione dovrebbe sviluppare questo processo in modo personalizzato, adattandolo a:

• Frequenza delle assunzioni
• Settore
• Obiettivi e necessità specifiche

Ecco una serie di esempi pratici e spunti da seguire per creare un solido piano di onboarding nella tua azienda:

• Definizione delle tempistiche: chiediti quando dovrebbe ufficialmente iniziare e finire il periodo di onboarding. Questo potrebbe iniziare fin dal primo giorno in azienda oppure puoi anticiparlo mentre, per quanto riguarda la durata, la media varia da 1 a 6 mesi.
• Digitalizzazione del processo: gestire l’onboarding in modo digitale (meglio se con l’aiuto di un software HR) ti permette di risparmiare tempo, risorse e fornire un’esperienza più veloce ed intuitiva, soprattutto per quanto riguarda il disbrigo delle formalità burocratiche.
• Focus sulla cultura aziendale: trasmettere fin da subito i valori fondamentali dell’azienda, l’etica e la missione, aiuta a mostrare la vera anima della tua organizzazione, trasmettendo fiducia e agevolando il processo di integrazione.
• Assegnare un onboarding buddy: assegnare un collega come “onboarding buddy”, per facilitare l’integrazione e l’ambientamento del nuovo dipendente è un’ottima idea. Questa persona sarà il punto di riferimento in caso di difficoltà, dubbi o necessità di chiarimento.
• Coinvolgere tutto il team: è importante che tutto il team di lavoro partecipi e dia il proprio contributo per agevolare l’ambientamento dei nuovi colleghi, creando legami e dimostrando disponibilità e voglia di aiutare.
• Monitorare l’efficacia del processo di onboarding: una volta concluso, monitora metriche come il tasso di coinvolgimento, il turnover, il numero di assenze e le richieste di permesso dei nuovi dipendenti. L’analisi costante dei dati può aiutarti a valutare l’efficacia effettiva del programma che hai implementato.

Esempio pratico: come Factorial gestisce l’onboarding aziendale

Chiaramente, anche noi di Factorial attribuiamo grande importanza al processo di onboarding e cerchiamo di integrare al meglio sin da subito i nostri nuovi talenti.

Durante il nostro processo di onboarding possono:

• Presentarsi ai nuovi colleghi
• Conoscere i membri del team, manager e collaboratori
• Accedere a documenti e risorse utili
• Partecipare al pranzo di benvenuto

Inoltre, forniamo sempre un welcome pack a ogni nuovo dipendente: un piccolo e semplice gesto che trasmette la cura e l’importanza che l’azienda dà all’accoglienza dei propri dipendenti.

All’interno del welcome pack è possibile trovare vari gadget, tra cui magliette, felpe e bottigliette brandizzate, gli stessi che sono già a disposizione dei colleghi.

Inoltre, facciamo uso del software HR di Factorial, che offre al lavoratore un’area digitale organizzata e di facile utilizzo per accedere a una vasta gamma di informazioni, inclusi l’organigramma aziendale, i regolamenti e gli spazi.

Successivamente al primo giorno di lavoro, nel periodo post-onboarding, continuiamo a supportare la nuova risorsa attraverso:

• Incontri con il manager
• Raccolta di feedback
• Misurazione dell’eNPS (Employee Net Promoter Score)

In definitiva, il nostro processo di onboarding di  Factorial è progettato per cercare di accogliere e integrare i nuovi talenti nel modo migliore possibile. Dall’inizio del loro percorso  fino a quando il dipendente non è perfettamente integrato in azienda. 

Chi si occupa dell’onboarding in azienda

Sono diverse le figure che si occupano dell’onboarding in azienda. Come accennato, tutti i membri del team sono chiamati a dare il loro contributo per mettere il dipendente nelle migliori condizioni per sentirsi accolto rapidamente. 

Tuttavia, all’interno dell’azienda, sono presenti ruoli ben definiti che si concentrano in modo specifico sull’accoglienza e l’inserimento dei nuovi arrivati.

In particolare, il manager gioca un ruolo fondamentale insieme all’onboarding buddy e ai responsabili delle risorse umane incaricati di supportare i nuovi dipendenti. Esaminiamo più da vicino il ruolo del manager.

Il ruolo del manager nel processo di onboarding

Un onboarding di successo richiede la partecipazione attiva del manager. Un nuovo dipendente, infatti, ha bisogno di un punto di riferimento al quale rivolgersi: non è realistico aspettarsi che si senta subito a suo agio nel collaborare con i colleghi dal primo giorno.

Il manager (o un superiore) dovrebbe guidare il processo di inserimento, fornire feedback e assicurarsi che tutto proceda senza intoppi.

Ecco alcune delle best practice per i manager coinvolti nell’onboarding:

• Prepararsi con anticipo, definendo un piano, obiettivi, risorse e aspettative chiare.
• Concentrarsi sulle interazioni faccia a faccia per instaurare un rapporto di fiducia con i nuovi assunti. Puoi anche suggerire attività di team building a cui il neoassunto potrebbe partecipare.
• Offrire feedback costante per garantire allineamento, supporto e progresso del nuovo membro del team.
• Approfondire argomenti importanti come la cultura aziendale.

Il manager svolge il ruolo di collegamento tra il nuovo dipendente e l’organizzazione, aiutandolo ad adattarsi, rispondendo alle sue domande e mostrando cosa significa far parte dell’azienda.

Strumenti utili

Arrivati a questo punto, dovresti avere tutte le informazioni necessarie per gestire nel migliore dei modi il processo di onboarding nella tua azienda. Ti manca soltanto individuare e iniziare ad utilizzare gli strumenti giusti per farlo.

Su tutti, noi ti consigliamo due strumenti specifici che ti aiuteranno a migliorare significativamente il tuo processo di onboarding aziendale:

• Software HR per l’onboarding: questo strumento è essenziale per semplificare ed automatizzare una serie di operazioni. Offre al nuovo assunto l’accesso ai documenti, agevola la gestione delle comunicazioni, consente l’invio di feedback e la compilazione di sondaggi. Noi ti consigliamo di provare l’onbording software di Factorial
• Onboarding checklist: una checklist ti permette di controllare che nessun passaggio venga trascurato durante il processo di onboarding e ti aiuta a ottenere risultati tangibili fin da subito. Per semplificarti la vita, puoi scaricare la nostra checklist gratuita in formato PDF
• Kit di Onboarding: tutte le risorse utili per aiutarti ad introdurre i dipendenti in azienda, tra cui video, checklist e modelli da compilare.

Questi due strumenti ti saranno di grande aiuto nel creare un onboarding efficace e personalizzato, con cui ottimizzare l’integrazione e la produttività dei nuovi membri del team semplificando e velocizzando i processi.

Elementi chiave per definire il processo di onboarding

Come avrai potuto capire, l’onboarding aziendale rappresenta un universo composto da vari elementi fondamentali, che contribuiscono a rendere il processo efficace sia per l’azienda che per i nuovi dipendenti.

Se vuoi approfondire il tema dell’onboarding dei dipendenti, ecco gli elementi chiave su cui dovresti focalizzarti per non lasciare niente al caso quando si parla di accogliere e integrare al meglio i nuovi assunti in azienda:

Onboarding digitale

L’onboarding digitale (chiamato anche digital onboarding) rappresenta l’insieme degli strumenti digitali e delle tecnologie utilizzati per gestire e migliorare i processi di onboarding aziendale dei nuovi dipendenti. L’uso della tecnologia semplifica e velocizza il processo di inserimento dei nuovi assunti, rendendolo più efficace e più facile da monitorare.

Induction aziendale

L’induction aziendale (o “corporate induction” in inglese) costituisce il processo messo in atto da responsabili HR e People Manager che ha come obiettivo l’ambientamento e l’inserimento dei nuovi assunti nel minor tempo possibile, offrendo loro una prima impressione positiva del nuovo ambiente di lavoro. Puoi essere considerato come una specie “orientamento” che permette ai nuovi assunti di conoscere, fra le altre cose, i nuovi colleghi, la cultura e le prassi aziendali e gli spazi di lavoro.

Onboarding app

Le app per l’onboarding dei dipendenti sono applicazioni per disponsitivi mobili che unificano il processo di onboarding su una piattaforma online, creando un hub centralizzato con tutte le risorse necessarie. Sono un ottimo strumento per garantire che i dipendenti inizino la loro nuova avventura lavorativa con il piede giusto, in modo pratico ed efficiente.

Processo di offboarding

L’offboarding dei dipendenti è il processo di transizione che avviene quando un dipendente lascia l’azienda. L’offboarding può richiedere un trasferimento graduale di conoscenze dal dipendente in partenza ad un nuovo dipendente e vari processi e formalità come un colloquio di uscita, la restituzione dei beni aziendali e la firma di documenti specifici.

Come Factorial ti aiuta a creare l’onboarding perfetto

Gestire i talenti è oggi una delle sfide principali per molte PMI. Come abbiamo visto, sin dal momento in cui un nuovo dipendente accetta la tua offerta di lavoro, hai l’opportunità di adoperarti affinché possa ambientarsi immediatamente e convincersi di aver scelto l’azienda giusta.

Per riuscire in tutto ciò, abbiamo sottolineato più volte in questo approfondimento l’importanza di utilizzare app e software per l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti.

In particolare, ti consigliamo di provare Factorial, il software HR che gode già della fiducia di oltre 60.000 clienti soddisfatti in tutto il mondo.

Con Factorial e la sua app dedicata, puoi digitalizzare completamente il processo di onboarding, integrando rapidamente i dipendenti nel ruolo e garantendo loro l’inizio migliore possibile.

Con il nostro onboarding software, ad esempio, puoi:

• Creare flussi di lavoro strutturati
• Designare l’onboarding buddy
• Inviare feedback
• E tanto altro

👀 Vuoi vedere con i tuoi occhi come funziona il software per l’onboarding di Factorial?
✅ Richiedi subito una dimostrazione gratuita

Domande frequenti relative all’onboarding

Cosa significa onboarding?

In inglese onboarding significa letteralmente “imbarco”, e negli ultimi tempi il termine viene usato dalle aziende per riferirsi all’imbarco di un dipendente, proprio come se si fosse su una nave. Viene quindi considerato come il processo di familiarizzazione con l’organizzazione.

Perché è importante onboarding?

L’onboarding è importante per stabilire fin da subito un legame con i nuovi dipendenti e farli sentire motivati e coinvolti nei processi aziendali. In più, può essere considerato come un biglietto da visita per l’azienda, una possibilità di fare una buona prima impressione e mantenere una lunga collaborazione con i nuovi talenti.

Come si organizza un onboarding?

Non esiste un metodo standard per preparare un onboarding. Molto dipenderà dal tipo e dalla dimensione di ciascuna azienda. Normalmente lo si organizza durante i primi giorni di lavoro dei nuovi talenti, dove si cerca di risolvere tutti i dubbi e dare più informazioni possibili.

Quanto dura l’onboarding?

Non esiste una durata esatta del processo di onboarding, anche qui entrano in gioco fattori come tipo e dimensione di un’azienda, ma anche il dipartimento in cui entrano a lavorare i nuovi talenti. L’importante non è quindi la durata del processo ma la qualità delle informazioni e dei mezzi che si danno ai nuovi entranti.