HRIS: che cos’è e quali vantaggi porta nella gestione delle risorse umane

Cerchi un software HRIS che possa aiutarti a gestire in modo più efficace le risorse umane? Sei stanco di perdere ore di lavoro nell’organizzare e archiviare documenti cartacei, nel generare report e nell’approvare o rifiutare richieste manualmente?

In questo articolo ci concentreremo sui software HRIS (Human Resource Information System), ovvero i Sistemi di Gestione delle Risorse Umane.

Esamineremo in dettaglio cosa sono, come funzionano e quali vantaggi concreti possono apportare alla tua azienda e ai lavoratori. Alla fine della lettura, avrai tutte le informazioni necessarie per scegliere consapevolmente il miglior software HRIS da implementare in azienda.

Potrai così iniziare immediatamente a gestire le risorse umane in modo efficiente, aumentare la produttività e utilizzare i dati raccolti per prendere decisioni strategiche migliori per il futuro della tua azienda e il benessere dei dipendenti.

Definizione di HRIS

Per “sistemi di gestione delle risorse umane” si intendono specifici software il cui scopo principale è raccogliere tutte le informazioni relative al personale presente nella tua azienda.

Possiamo definirli come sistemi informatici progettati per i lavoratori, la cui funzione è quella di acquisire, archiviare e organizzare grandi quantità di dati. Implementare un HRIS in azienda significa avvalersi di un sistema il cui obiettivo primario è utilizzare i dati acquisiti per  automatizzare i principali processi in ambito HR.

Questi sistemi ti consentono di:

• Amministrare il personale in modo più efficace
• Automatizzare processi
• Accedere a documenti aziendali
• Agevolare la comunicazione

I sistemi HRIS non sono di recente introduzione. Già a partire dagli anni ’80, quando sono stati sviluppati i primi software HR, sono iniziati a diffondersi i primi sistemi per la gestione delle risorse umane.

Nel corso dei decenni, grazie ai progressi tecnologici, questi sistemi sono diventati sempre più sofisticati e, soprattutto, sempre più accessibili. Oggi, anche una piccola o media impresa può ragionevolmente considerare l’implementazione di un sistema HRIS in azienda.

Come scopriremo, non solo i costi sono accessibili, ma questi software sono anche semplici da utilizzare e sono essenziali poiché garantiscono un’organizzazione ottimale del presente e del futuro dell’azienda.

Come funziona un HRIS

Dopo aver fornito una prima definizione, vediamo come funziona concretamente un software HRIS.

Abbiamo visto che un sistema HRIS ti permette di migliorare la gestione del personale sfruttando la tecnologia. Dal punto di vista tecnico, sebbene possano differire per alcune funzionalità, questi software hanno elementi comuni che sono necessari per garantire le funzionalità promesse.

Tra questi possiamo segnalare:

• Presenza di un database: è necessario per archiviare e organizzare al meglio i dati raccolti. I database possono essere ospitati sui server locali dell’azienda oppure essere salvati in un cloud, rendendo così i dati accessibili anche da remoto.
• Possibilità di integrazione con altri software: un’altra caratteristica dei software HRIS è la loro facilità di integrazione con altri software pensati per automatizzare e digitalizzare la gestione dei processi aziendali. In particolare, i dati raccolti possono essere utilizzati in sinergia con sistemi per la gestione delle presenze, delle buste paga o per la contabilità.
• Analisi dei dati e report: una terza caratteristica che descrive il funzionamento di un sistema HRIS è la presenza di funzionalità pensate per analizzare i dati acquisiti e convertirli in dettagliati report HRutili per monitorare diverse metriche in ambito HR.
• Interfaccia utente e amministratore: infine, il funzionamento di un sistema HRIS è garantito dalla presenza di interfacce utente intuitive e facilmente accessibili. I lavoratori possono accedere a queste interfacce per inserire, visualizzare e verificare le informazioni. I responsabili HR, a loro volta, possono consultare le informazioni elaborate dal software e utilizzarle per prendere decisioni migliori per l’azienda, supportate dai dati.

HRIS, HRMS, HCM: tutte le differenze

Siamo certi che, durante la tua ricerca del miglior software HR da implementare in azienda, ti sia imbattuto in diversi sistemi con diverse sigle, tutte apparentemente simili tra loro.

In questo paragrafo forniamo una distinzione tra i tre sistemi più comuni oggi disponibili per una migliore gestione delle risorse umane: HRIS, HRMS e HCM.

• HRIS (Human Resource Information System): I sistemi HRIS sono software e applicazioni il cui obiettivo principale è raccogliere, archiviare ed elaborare informazioni relative alle risorse umane. Possono tracciare le presenze, valutare le performance dei lavoratori e gestire le richieste di ferie e permessi.
• HRMS (Human Resource Management System): Con HRMS si intendono sistemi che svolgono le funzionalità di HRIS, ma sono strutturati in modo da automatizzare anche altri processi legati alla gestione delle risorse umane. Un software HRMS può digitalizzare e automatizzare processi come l’onboarding e l’offboarding, la valorizzazione dei talenti, la gestione delle spese aziendali e l’ottimizzazione delle risorse.
• HCM (Human Capital Management): HCM si riferisce a software e applicazioni che non solo consentono di gestire al meglio le risorse umane in azienda, ma sono progettati per allineare la crescita dei talenti con gli obiettivi dell’azienda. Si tratta di sistemi completi che vanno oltre l’organizzazione delle risorse umane e mirano a supportare l’intera organizzazione nel raggiungimento degli obiettivi strategici.

Gli obiettivi di un software di gestione delle risorse umane

Installare, utilizzare e sfruttare appieno le potenzialità di un’app HRIS ti permette di stabilire e raggiungere una serie di obiettivi aziendali. Questi obiettivi sono cruciali oggi e dovresti prefiggerti di raggiungerli, in quanto soddisfano gli interessi sia dell’organizzazione che gestisci, sia dei lavoratori che mettono a disposizione il loro tempo e le loro competenze.

Ecco gli obiettivi che un software HRIS dovrebbe aiutarti a raggiungere:

• Automatizzazione dei processi: il primo obiettivo di un software HRIS è permetterti di automatizzare numerosi processi HR che attualmente rallentano l’azienda. Un software HRIS libera gli addetti HR e i lavoratori da numerosi compiti amministrativi, garantendo un notevole risparmio di tempo e una raccolta dati precisa.
• Accessibilità dei dati: un sistema HRIS raccoglie, analizza e rende facilmente consultabili numerosi dati sulla forza lavoro. Dalla rilevazione delle presenze alla valutazione delle performance, queste informazioni sono essenziali per migliorare costantemente l’azienda.
• Rispetto delle norme: un sistema HRIS deve essere conforme alle norme sulla protezione dei dati stabilite dal GDPR. Ciò significa che il software deve raccogliere i dati e utilizzarli nel rispetto delle leggi vigenti.
• Retribuzioni eque: tra gli obiettivi di questi sistemi rientra sicuramente quello di garantire una maggiore trasparenza in azienda. Un sistema HRIS acquisisce dati relativi alle presenze e alle ore lavorate da ogni dipendente, facilitando l’elaborazione di buste paga corrette, comprensive delle ore ordinarie e straordinarie.
• Reportistica e analisi: la possibilità di accedere e consultare report elaborati dall’app ti permette infine di raggiungere un ulteriore e importante obiettivo, ossia avere a disposizione informazioni dettagliate sulla forza lavoro. Queste informazioni riguardano le spese, le presenze, l’efficienza dei turni di lavoro e le performance individuali, di team e dei dipartimenti.

Vantaggi di un sistema di gestione delle risorse umane

Un sistema HRIS, come abbiamo visto in precedenza, ti permette di definire e raggiungere obiettivi strategici e prioritari per qualsiasi PMI. Raggiungerli comporta una serie di vantaggi che non possono essere ignorati.

Si tratta di vantaggi tangibili che, innanzitutto, ti consentono di iniziare a beneficiare di tutte le nuove tecnologie sviluppate negli ultimi anni nell’ambito della gestione HR.

Vediamo alcuni dei principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di un sistema HRIS:

• Risparmio di tempo e costi: un software in grado di gestire grandi quantità di dati ti permette di risparmiare ore e ore di tempo. Queste ore possono essere impiegate in modo più efficiente, concentrandoti sulle attività che realmente contano per la crescita del business.
• Dati accessibili da un’unica fonte: utilizzare un sistema che raccoglie, analizza e riporta tutti i dati HR di cui hai bisogno in un unico luogo è un grande vantaggio. Non devi più confonderti tra fogli di Excel e moduli cartacei poco pratici, né consultare i dati raccolti da diversi software. Con un software all-in-one, hai tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano.
• Esperienza dei dipendenti ottimale: i sistemi HRIS sono pensati non solo per l’azienda, ma soprattutto per i lavoratori, che si trovano a operare in un ambiente di lavoro altamente tecnologico, trasparente e incentrato sulla valorizzazione e il supporto durante il percorso di crescita professionale. Questi vantaggi facilitano i processi di acquisizione e mantenimento dei migliori talenti in azienda.
• Comunicazione efficiente: abbiamo già sottolineato l’importanza di una comunicazione efficiente, sia tra i lavoratori, sia tra i lavoratori e i dirigenti, sia tra i vari dipartimenti. Un sistema HRIS ti garantisce di migliorare questo aspetto, rendendo semplici e immediate le comunicazioni tra tutte le parti coinvolte.

Esempi di HRIS

Ti basta fare una rapida ricerca sul web per trovare diversi sistemi HRIS. Tuttavia, scegliere il migliore per la tua azienda non è semplice se non hai ben chiare le funzionalità di cui hai bisogno e non conosci le vere esigenze dell’azienda e dei lavoratori.

In questo paragrafo riportiamo alcuni esempi dei più comuni HRIS, mettendo in evidenza le loro principali caratteristiche:

• HRIS per l’archiviazione: si tratta di software semplici da utilizzare il cui unico scopo è raccogliere e archiviare una serie di informazioni relative ai dipendenti. Questi HRIS possono essere utili, ad esempio, se hai l’obiettivo di avere un database aggiornato sui dati personali dei dipendenti, sulla loro posizione aziendale e sulla retribuzione corrisposta.
• HRIS per l’archiviazione e la gestione del personale: sono software più avanzati che non solo raccolgono e archiviano dati, ma li utilizzano anche per automatizzare e facilitare l’esecuzione di alcuni processi amministrativi. Ad esempio, puoi utilizzarli per valutare il personale, gestire le richieste di ferie e permessi o monitorare gli orari di inizio e fine della giornata lavorativa.
• HRIS all-in-one: infine, puoi considerare anche HRIS completi che sono molto simili ai software HCM. Questi software si occupano dell’organizzazione a 360 gradi. Non solo raccolgono dati ed elaborano report, ma possono anche essere utilizzati per stabilire KPI, ottimizzare i flussi di lavoro, pianificare gli investimenti, fornire feedback, pianificare percorsi di formazione e molto altro. Il vero vantaggio di questi HRIS è la possibilità di gestire le risorse umane da un’unica piattaforma, evitando l’utilizzo di diversi programmi che spesso possono essere incompatibili tra loro.

Come scegliere il software HRIS più adatto alla tua azienda

Sappiamo bene che ogni innovazione in azienda porta delle novità che, almeno all’inizio, possono causare alcune difficoltà da affrontare.

Questo vale anche per i software HRIS. Per questo motivo, la scelta non può essere presa alla leggera. Il nostro consiglio è di optare per un’app completa, che non solo soddisfi le esigenze aziendali, ma che sia anche scalabile e facile da utilizzare.

Inoltre, è importante che il software scelto garantisca un trattamento dei dati raccolti in conformità con quanto stabilito dal GDPR e abbia un costo accessibile in base al tuo budget.

In breve, i migliori HRIS che puoi implementare in azienda devono possedere le seguenti caratteristiche:

• Completezza
• Facilità d’uso
• Scalabilità
• Sicurezza
• Accessibilità

La presenza di queste caratteristiche ti permette di fare un investimento con un sicuro ritorno economico, ottenendo i vantaggi riportati in questo approfondimento.

In generale, la scelta dell’app migliore si sviluppa seguendo le seguenti fasi:

• Valutare le esigenze dell’azienda
• Confrontarsi con i dipendenti
• Fare una lista dei potenziali software da implementare
• Provare due o tre software prima di procedere all’acquisto
• Scegliere l’app più adatta a te

Un approccio graduale consentirà a te e alle risorse umane di scegliere con criterio il software più adatto alla tua azienda, evitando scelte affrettate e investimenti senza un reale vantaggio.

Perché Factorial è il miglior software HR per la tua azienda

Se stai cercando un software HRIS per la tua azienda ma non hai ancora trovato la soluzione giusta, ti consigliamo di provare Factorial, il software HR che ti permette di digitalizzare tutti i processi HR in un unico posto e che ti assicura tutti i vantaggi e i benefici che abbiamo illustrato in questo articolo.

Factorial è un software completo, sviluppato sulle reali esigenze delle PMI coinvolte in un profondo processo di rivoluzione tecnologica. Puoi provare gratuitamente il software per 14 giorni e verificare di persona come ti aiuta a risparmiare tempo e risorse.

Con Factorial puoi digitalizzare e automatizzare molteplici processi amministrativi in azienda, con la certezza che i dati acquisiti dal software sono conformi alle leggi e custoditi in archivi sicuri e criptati.

Inizia a utilizzare il software per:

• Digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi
• Rilevare le presenze dei dipendenti
• Valutare le performance del personale
• Pianificare i turni di lavoro
• Archiviare i documenti in formato digitale
• Ottimizzare la gestione delle spese
• E tanto altro

Inoltre, la funzionalità di report e analisi HR ti permette in pochi istanti di generare report personalizzati basati sui dati raccolti e di prendere importanti decisioni per il futuro della tua azienda e dei tuoi dipendenti.

Scopri anche l’app Factorial per gestire la tua azienda anche da remoto e se desideri saperne di più, richiedi una dimostrazione gratuita del software. I nostri esperti, in meno di 30 minuti, ti mostreranno come digitalizzare la gestione dei tuoi dipendenti con il nostro software HR e inizierai subito a risparmiare ben 30 ore al mese che altrimenti perderesti in noiose attività amministrative.

HRIS: le conclusioni

In questo articolo siamo partiti dalla definizione di HRIS e successivamente abbiamo esaminato il funzionamento di un software HRIS. Ci siamo poi concentrati sui vantaggi e sulle caratteristiche che un sistema dovrebbe avere per soddisfare le effettive esigenze della tua azienda.

Oggi, la tecnologia sta progredendo a passi da gigante e le nuove tecnologie possono davvero aiutarti a risparmiare tempo e denaro, a valorizzare e mantenere i tuoi migliori dipendenti e ad acquisire dati fondamentali per il futuro della tua organizzazione. Iniziare immediatamente a sfruttare questi vantaggi può conferirti un vantaggio competitivo che manterrai negli anni.

✅ Scopri come funziona un HRIS come Factorial – Richiedi una demo gratuita