Quali sono le normative da rispettare relativamente alle ferie dei dipendenti? Cosa succede in caso di ferie maturate ma non godute? Più volte durante l’anno siamo sicuri che ti poni queste domande.
Probabilmente non hai ancora trovato un sistema per gestire al meglio le ferie. Non sei l’unico. Gestire correttamente le ferie dei lavoratori ti permette di: evitare sanzioni, scongiurare il rischio di trovarsi con poco personale in azienda e garantire a tutti i lavoratori l’esercizio di un diritto irrinunciabile.
In questo approfondimento fughiamo ogni dubbio. Paragrafo dopo paragrafo abbiamo creato una guida ferie dipendenti: cosa dice la normativa, come calcolarle, come comunicare il piano ferie e tanto altro.
Sommario
Ferie dipendenti: cosa dice la normativa
Iniziamo dalla normativa. Troviamo tutte le disposizioni consultando: la Costituzione all’articolo 36, il Codice Civile all’articolo 2109 e il Dlgs. n. 66/2003. Conoscere la normativa italiana è fondamentale perché ti permette di gestire le ferie al meglio, scongiurando il rischio di incorrere in sanzioni.
La Costituzione ci informa che le ferie retribuite sono un diritto irrinunciabile così come lo è il diritto al riposo settimanale. Il Codice Civile ci dice che il lavoratore ha diritto alle ferie retribuite nei giorni stabiliti dall’imprenditore e il Decreto Legislativo ci spiega che ogni lavoratore ha diritto a:
- Almeno 4 settimane di ferie durante l’anno
- Fruire almeno di 2 delle 4 settimane in maniera continuata
- Godere delle ferie spettanti entro i 18 mesi successivi all’anno di maturazione
Insomma le regole da rispettare per quanto concerne le ferie dei dipendenti non sono tantissime. Sono chiare e lasciano a te il compito di valutare quali sono i periodi dell’anno in cui un lavoratore può andare in ferie tenendo conto delle esigenze produttive dell’organizzazione.
Nei prossimi paragrafi approfondiremo la guida ferie dipendenti, passo per passo.
Il diritto alla disconnessione dal lavoro in ferie
Dopo i mesi di lavoro, i tuoi dipendenti devono andare in ferie… per disconnettersi davvero. In questa breve guida ferie dipendenti trovi ciò che puoi raccomandare loro, per rientrare con le batterie cariche:
- Lascia tutto coordinato prima di partire. Parla con i tuoi colleghi per mettere in pausa o terminare qualcosa.
- Lascia il tuo computer in azienda. Che elimini qualsiasi informazione personale in modo che altri possano utilizzarla.
- Limita la tua disponibilità.
- Spegni il telefono aziendale.
- Disinstalla slack o simili. In caso contrario, sarai tentato di lavorare su piccole cose e non ti sentirai come se avessi smesso di lavorare durante il periodo di riposo.
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Come effettuare il calcolo ferie dipendenti
Il calcolo delle ferie è un altro tema spinoso. In particolare, il numero di giorni maturati da ogni dipendente dipendono dal tipo di contratto full time, part time orizzontale e verticale e da eventuali regole stabilite nel CCNL applicato.
Quest’ultimo infatti può contenere alcune norme che differiscono da quanto stabilito dalla legge. Ad esempio, non è raro che il CCNL garantisca al lavoratore un numero maggiore di ferie rispetto alle 4 settimane, sempre e comunque garantite dalla legge.
Per calcolare le ferie manualmente, ti consigliamo di predisporre un modello ferie che possa distinguere per ogni lavoratore il contratto applicato:
- Indeterminato
- Determinato
- A chiamata
In più dovrai anche segnare tutti i permessi fruiti nel periodo di riferimento dal lavoratore. Alcuni permessi sono retribuiti e concorrono al calcolo dei giorni di ferie. Altri non retribuiti, vanno scalati dal calcolo dei giorni di ferie maturati.
Ecco un esempio concreto della nostra guida ferie dipendenti. Un lavoratore a tempo indeterminato, 40 ore settimanali, matura 4 settimane di ferie in un anno che equivalgono a 20 giorni lavorativi nel caso in cui lavori per 5 giorni a settimana.
Dividendo i 20 giorni per 12 mesi, abbiamo il numero di giorni di ferie maturati in un mese da ogni lavoratore: 1,66 giorni. Diversamente nel caso in cui il lavoratore abbia un contratto part time da 20 ore settimanali, allora matura esattamente la metà dei giorni di ferie: 0.83.
Questi scenari tuttavia sono ideali, poiché per ogni lavoratore sei tenuto a verificare se ha fruito di permessi che non concorrono al calcolo delle ferie.
Ci stiamo riferendo a:
- Congedi parentali
- Cariche pubbliche
- Periodi di aspettativa
Mentre altri periodi d’assenza concorrono comunque al calcolo delle ferie. Ne sono un esempio:
Cosa accade per le ferie non godute
Proseguiamo la nostra guida ferie dipendenti con quello che è un vero e proprio incubo per molti datori di lavoro: trovarsi con uno o più dipendenti con ferie maturate ma non godute. Questa situazione è assolutamente da evitare. Come abbiamo visto le ferie sono un diritto irrinunciabile. Spetta a te accertarsi che tutti i lavoratori fruiscano delle 4 settimane (o più) previste dalle leggi e dai CCNL.
La normativa italiana, per fortuna, è abbastanza flessibile. Nel caso un lavoratore non fruisca di tutte e 4 le settimane durante l’anno può sempre recuperarle entro i 18 mesi successivi. Attenzione però, superare anche quest’ultimo limite, può esporti a sanzioni e controversie assolutamente da evitare.
Inoltre, salvo casi limite, non puoi neanche pensare di retribuire le ferie non godute al fine di metterti in regola. Le ferie infatti non sono monetizzabili salvo i casi in cui si verifica l’effettiva cessazione del rapporto di lavoro.
Infine, c’è anche una situazione molto particolare che si verifica quando una volta terminato il rapporto di lavoro il dipendente risulta avere ferie da spendere ma si è ripetutamente rifiutato di andare in ferie nonostante i continui inviti da parte del datore. Sulla situazione si è espressa la Corte di Giustizia Europea, pronuncia del 6/11/2018 la quale ha stabilito che il dipendente perde il diritto a ottenere la monetizzazione delle ferie.
Sanzioni per ferie dipendenti non godute
Eccezion fatta per i pochi e rari casi in cui puoi pagare un’indennità ai lavoratori che hanno maturato ma non goduto delle ferie, in generale, non permettere a un dipendente di godere delle ferie, comporta il pagamento di pesanti sanzioni amministrative e c’è anche il rischio di incorrere in sanzioni penali.
Nel caso in cui l’episodio riguarda solo un lavoratore e il giudice valuti il mancato godimento delle ferie come una disattenzione allora rischi solamente una sanzione che può al massimo essere di 600 euro.
Diversamente, qualora i lavoratori coinvolti siano molti e il mancato godimento si è protratto negli anni, potresti essere costretto a pagare una sanzione più salata fino a 4.500 euro.
Devi poi mettere in conto che il lavoratore può agire in giudizio e chiedere, non solo di godere di tutte le ferie arretrate, ma anche un risarcimento del danno subito.
Chiaramente spetta al giudice valutare la situazione caso per caso. Tuttavia, non permettere ai lavoratori di godere delle ferie maturate sicuramente è una situazione spiacevole e da evitare che si verifichi.
Comunicazione chiusure aziendali e ferie: come ottimizzarla
Se stai leggendo questo paragrafo è perché, probabilmente, stai avendo difficoltà a gestire e comunicare ai lavoratori i periodi di chiusura aziendale stabiliti dall’azienda. Il tuo problema è molto comune.
Gestire il tutto con poco pratici moduli in formato cartaceo è difficoltoso, soprattutto quando i lavoratori in azienda sono tanti. I responsabili HR devono continuamente inviare comunicazioni, verificare le richieste dei dipendenti, approvarle.
Talvolta i fogli vengono persi, altre volte sono i dipendenti stessi a non sapere quanti giorni di ferie hanno maturato.
Insomma, migliorare la comunicazione è importante soprattutto per quanto riguarda le ferie che sono un diritto fondamentale dei lavoratori.
Per ottimizzare l’intero processo il primo passo da fare è passare da una gestione di fogli, prospetti e modelli cartacei a una gestione in digitale.
Hai davanti a te due strade:
- Gestione con Excel: così facendo digitalizzi in parte il processo. Puoi creare vari fogli Excel dove riportare i periodi di ferie e la situazione di ogni singolo dipendente. Il vantaggio è che i fogli possono essere compilati e condivisi direttamente in digitale. Lo svantaggio è che il programma è abbastanza complesso da utilizzare, devi inserire formule e aggiornare continuamente i documenti.
- Gestione con software HR: se desideri ottimizzare la gestione delle ferie al meglio, dovresti optare per un software HR pensato per digitalizzare il processo. Puoi così affidare al software la gestione di numerosi processi, dall’elaborazione del piano ferie, al calcolo dei giorni di ferie e di permesso maturati e residui per ogni dipendente.
Retribuzione ferie dipendenti
Gestire al meglio le ferie in azienda, inviando tempestivamente la comunicazione delle ferie natalizie ed estive, è fondamentale perché scongiura il rischio che alcuni lavoratori non godano di un diritto irrinunciabile.
Come abbiamo visto le ferie non possono essere monetizzate, salvo casi rari ed eccezionali. Questi ultimi si verificano fondamentalmente quando c’è un’interruzione del rapporto di lavoro.
Più in dettaglio:
- Contratto a tempo determinato: qualora duri meno di un anno, il dipendente ha facoltà di non andare in ferie e può chiedere la monetizzazione al termine del rapporto di lavoro.
- Contratto a tempo indeterminato: qualora il rapporto dovesse interrompersi per licenziamento, allora è possibile retribuire le ferie non godute.
Un dipendente ha facoltà di chiedere la monetizzazione delle ferie anche nel caso abbia un contratto di lavoro che prevede più delle 4 settimane di ferie retribuite durante l’anno. La monetizzazione può essere richiesta per le sole settimane eccedenti alle quattro previste dalla legge.
Il nostro consiglio è di evitare di fare uso dello strumento in quanto la legge, in generale, stabilisce che le ferie non possono essere monetizzate. Non a caso, hai facoltà di sollecitare i dipendenti a fruire delle ferie così da evitare ogni possibile contenzioso.
3 consigli per una buona gestione delle ferie aziendali
Con l’arrivo dell’estate, la gestione delle ferie dipendenti deve essere effettuata nel modo più efficiente possibile in modo che l’attività economica non risenta. Cosa puoi fare per ottenerlo?
- Stabilire la priorità tra i dipendenti. Ad esempio, quelli con figli, poi quelli con la posizione più lunga in azienda, ecc. Può anche essere fatto su base rotante.
- Tieni presente il contratto
- Utilizzare un software di gestione ferie. Se le assenze vengono gestite automaticamente, il margine di errore sarà molto più piccolo.
👉 Scopri questo articolo con i 3 consigli per una buona gestione ferie e permessi.
Strumenti per la pianificazione ferie dipendenti
Le aziende sono solite avvalersi di diversi strumenti per la pianificazione delle ferie. Il documento principale, che proprio non può mancare, è il piano ferie. Proseguiamo questa guida ferie dipendenti con tutti gli strumenti da utilizzare per pianificarle al meglio.
Quest’ultimo è un foglio in formato cartaceo, in Excel o elaborato da un software HR, che riporta in dettaglio tutti i periodi in cui l’azienda è disposta a concedere le ferie.
È una sorta di prospetto ferie dipendenti, dove sono segnalati i periodi natalizi o estivi in cui l’azienda o è chiusa o è disponibile ad accettare le richieste di ferie.
Le richieste di ferie le inviano direttamente i dipendenti. Questi dopo aver consultato il piano ferie inviano un modulo di richiesta che può essere in formato cartaceo, in Excel, o può essere inviato direttamente utilizzando una piattaforma HR. Riepilogando puoi gestire l’intera organizzazione delle ferie in azienda in tre modi distinti:
- Documenti e moduli cartacei
- Fogli in Excel
- Software HR
Come scopriremo nel prossimo paragrafo, c’è molta differenza tra gli strumenti utilizzati. Passare dai poco pratici documenti e moduli cartacei a un software HR, che per te gestisce l’intero processo, significa fare un incredibile passo avanti verso una gestione dei processi HR automatizzata e digitalizzata.
Digitalizzazione del piano ferie dipendenti con un Software
Factorial è il software HR per la digitalizzazione delle ferie e dei permessi in azienda. Il software e la relativa app ti permettono di automatizzare decine di operazioni manuali e ripetitive garantendoti un risparmio in termini di tempo stimato in 8 ore ogni settimana.
Con Factorial puoi definitivamente dire addio ai poco pratici moduli ferie cartacei e in Excel. Puoi finalmente gestire il tutto da un’unica schermata.
Scopri com’è facile:
- Creare e condividere un piano ferie
- Stabilire politiche personalizzate per ogni lavoratore
- Approvare o rifiutare le richieste con un click
Factorial inoltre calcola in automatico le ferie, i ROL e tutti i permessi fruiti dai lavoratori. Questo significa che non devi più fare i calcoli a mano, tutti i dati sono elaborati dal software e puoi consultarli in tempo reale.
E se hai bisogno di un report, il software può elaborarlo per te e fornirti così una panoramica completa sulle ferie e i permessi fruiti da un dipendente, da un team di lavoro o da un intero dipartimento.
Prova gratis per 14 giorni Factorial e scopri anche tutte le altre funzionalità. Il software ti permette di digitalizzare e automatizzare tantissimi altri processi.
Puoi utilizzarlo, ad esempio, per:
5 motivi per gestire le ferie dei tuoi dipendenti con Factorial
Il software di Factorial potrebbe essere la soluzione che stai cercando, per questi 5 motivi:
- Automatizza il 90% del lavoro.
- Aggiorna le informazioni automaticamente.
- Effettua il calcolo dei giorni feriali al posto tuo.
- Divide il lavoro tra i dipendenti.
- Ha un periodo di prova gratuita.
Ferie dipendenti: le conclusioni
La digitalizzazione oggi offre soluzioni che possono di gran lunga migliorare la gestione della tua organizzazione.
Come abbiamo visto, puoi utilizzare software come Factorial per gestire al meglio le ferie in azienda. Il software aumenta la trasparenza e migliora la comunicazione in azienda. Ciò si traduce in dipendenti più motivati e in un più facile rispetto delle norme vigenti.
In conclusione, accogliere oggi il progresso porta solo vantaggi alla tua organizzazione. Vantaggi che possono risultare determinanti. Pensa solo alle nuove quote di mercato che puoi acquisire, alle politiche di riduzione dei costi da attuare, alla migliore percezione che acquisisce il tuo brand sia agli occhi dei lavoratori sia agli occhi della clientela e di tutti gli stakeholders. Segui questa guida ferie dipendenti per rivoluzionare la gestione in azienda.
