Come migliorare la gestione ferie in azienda? Conosci tutte le norme e le leggi da rispettare?
Ogni lavoratore ha diritto a godere delle ferie retribuite. Queste sono molto importanti perché permettono di recuperare energie fisiche e mentali e sono riconosciute a tutti indipendentemente dal contratto in essere: full time o part time. Si tratta di un diritto fondamentale e non rinunciabile.
Una gestione ottimale delle ferie ti permette di rispettare le leggi, di ottimizzare i flussi di lavoro e non meno importante di evitare qualsiasi tipo di contenzioso e il rischio di incorrere in sanzioni.
Sommario
Gestione ferie e diritto alle ferie: cosa dice la Costituzione
Le ferie sono un diritto irrinunciabile garantito dalla Costituzione all’articolo 36. Leggendolo si apprende che ogni lavoratore ha diritto in primis a una retribuzione pari alla quantità e alla qualità del lavoro svolto. La retribuzione è necessario sia sufficiente per un’esistenza dignitosa e libera del lavoratore e della sua famiglia.
Oltre a ciò, il medesimo articolo ci informa che i lavoratori dipendenti hanno diritto al riposo settimanale e a un periodo di ferie retribuito e non rinunciabile
La Costituzione quindi ci fornisce una norma generale, ma non menziona il numero o le settimane di ferie da garantire al lavoratore, le quali vengono stabilite dalle leggi e dai Contratti Nazionali Collettivi.
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Gestione ferie: cosa dice l’art. 2109 del Codice Civile
Oltre a quanto previsto dalla Costituzione per un’ottimale e corretta gestione delle ferie, dei permessi e dei riposi in azienda, devi tenere in considerazione altre norme e leggi. In particolare, l’articolo 2109 del Codice Civile contiene le regole generali che devi seguire per quanto riguarda il periodo di riposo.
Ogni lavoratore ha diritto ad almeno un giorno di pausa ogni settimana. Questo giorno, salvo diversi accordi, deve coincidere con la domenica. L’articolo poi tratta anche il tema delle ferie retribuite. Il lavoratore, dopo che ha maturato almeno un anno di lavoro ininterrotto, ha diritto a un periodo di ferie continuativo di almeno 2 settimane.
Come titolare d’azienda o imprenditore hai la facoltà di decidere in quale periodo dell’anno il lavoratore può assentarsi in maniera continuata, tuttavia, le norme prevedono che devi tener conto anche delle esigenze dei lavoratori.
Inoltre:
- La legge stabilisce la durata delle ferie
- Devi comunicare in anticipo il periodo di ferie
- Le ferie non possono essere computate nel periodo di preavviso
👉 Leggi l’articolo “Quanti giorni di ferie si maturano in un mese: calcolo e dettagli”.
👉 Oppure “Gestire ferie con Factorial: i 5+1 motivi per disinstallare Excel”.
Gestione ferie: quante ferie spettano e il limite minimo del D.Lgs 66/2003
La gestione delle ferie dei dipendenti è disciplinata anche dal Decreto Legislativo n° 66 del 2003. Qui puoi trovare tutte le disposizioni nell’ambito dell’organizzazione:
- Degli orari di lavoro
- Delle pause, delle ferie e dei riposi
- Del lavoro notturno
Per quanto concerne gli orari di lavoro, il primo aspetto da tener presente è il numero massimo di ore settimanali che può lavorare un dipendente. Queste sono 40. Inoltre: il CCNL applicato può al massimo ridurre le ore previste per legge ma mai aumentarle. Comprese le ore di straordinario l’orario di lavoro può al massimo essere di 48 ore settimanali.
Il D.Lgs. 66/2003 è molto chiaro anche riguardo le pause, le ferie e i riposi. In merito è bene sapere che devi garantire almeno 11 ore di riposo consecutivo tra una giornata lavorativa e l’altra. Sulle pause, invece, sei tenuto a concederle nell’intervallo che intercorre tra l’inizio e la fine dei periodi di lavoro e il lavoratore ha diritto ad almeno 10 minuti di stop.
In più sempre il decreto ribadisce le nozioni fondamentali che devi tenere a mente per quanto riguarda il calcolo delle ferie: ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie ogni anno di lavoro di cui 2, da fruire in maniera continuata.
E infine l’articolo 12 del Decreto fornisce importanti disposizioni riguardo il lavoro notturno. Le nozioni contenute sono tante, ma in questa sede ci limitiamo a evidenziare che alcune categorie di lavoratori non sono obbligate ad accettare il lavoro notturno (lavoratrici madri, lavoratori con a carico figli o parenti disabili).
👉 Leggi l’articolo “Calcolo ferie online: guida ed esempi pratici sul calcolo”.
Gestione delle ferie: come si calcolano i giorni di ferie?
Dopo aver stabilito il minimo definito dalla legislazione italiana, cerchiamo di capire come calcolare le vacanze a cui ha diritto ogni lavoratore.
Il numero di giorni dipende dal periodo di lavoro dell’impiegato: se il dipendente non lavora in maniera continua per un anno, ha diritto ad un totale di giorni proporzionale al servizio lavorativo effettuato. In genere, si attribuisce 1/12 del monte annuo per ogni mese di lavoro e vengono considerate come mese intero le frazioni mensili uguali o superiori a 15 giorni di ferie.
Ecco la formula per semplificare il calcolo:
Nº Giorni di ferie effettivi = nº mesi di lavoro * ( giorni spettanti per legge / 12 )
Sapevi che un software HR può fare il calcolo al posto tuo? 👇🏻
💡 Leggi il focus “Quanti giorni di ferie si maturano in un mese: calcolo e dettagli”.
Gestione ferie e monetizzazione delle non godute: quando è possibile e quando no
Passiamo ora a un altro aspetto relativo alla gestione delle ferie da parte del datore di lavoro o del People Manager. Come abbiamo visto le ferie sono un diritto irrinunciabile. Come tale un dipendente deve fruirne e in linea generale non puoi mai chiedere a un lavoratore di rinunciare alle ferie, anche sotto corrispettivo.
È per questo motivo che dovresti utilizzare software per la gestione di ferie e permessi. Questi programmi infatti ti aiutano a monitorare il numero di giorni di ferie maturati, fruiti e residui da ogni risorsa umana, evitando che una minima disattenzione possa portare uno o più lavoratori a non godere del diritto.
Di base devi sapere che le ferie non possono mai essere monetizzate, salvo:
- Contratti a tempo determinato inferiori a un anno: il lavoratore può decidere di non fruire delle ferie. Tuttavia dovrai garantirgli la relativa indennità al termine del contratto.
- Risoluzione di un contratto a tempo indeterminato: qualora un lavoratore decidesse di dimettersi o sei tu a decidere di licenziarlo, allora sei tenuto a garantirgli l’indennità pari al numero di giorni di ferie maturati e non goduti.
- CCNL che prevedono più di 4 settimane di ferie: se il CCNL da te applicato prevede che i lavoratori abbiano diritto a più delle 4 settimane di ferie annuali previste dalla legge, allora è facoltà del lavoratore non fruire dei giorni successivi alle 4 settimane e ricevere un’indennità sostitutiva.
Il nostro consiglio è di avvalersi di software per la gestione ferie o di utilizzare modelli in Excel, che possano aiutarti a mantenere pieno il controllo della situazione di ogni singolo dipendente, garantendo a tutte le risorse umane di fruire delle ferie entro l’anno corrente o al massimo entro 18 mesi.
Come titolare d’azienda, infatti, quel che vuoi evitare è il rischio di ricevere sanzioni o accertamenti. Per questo motivo, il miglior modo di procedere è attenersi alle norme generali stabilite dalla legge o dai CCNL.
👉 Leggi l’articolo “Ferie non godute: pagamento, come gestirle e pianificarle”.
👉 Leggi anche l’articolo “Come si calcolano le ferie maturate e dove si trovano in busta paga [+ Piano Excel]”.
👉 Oppure “Calcolatore giorni lavorativi: esempio pratico e modello Excel gratis”.
Chi decide il periodo feriale?
Sta all’impresa comunicare il periodo in cui i lavoratori possono andare in vacanza; questa finestra temporale viene stabilita nel piano ferie aziendale. L’azienda stessa deve impegnarsi a comunicare tale periodo preventivamente e con ogni mezzo possibile, per permettere ai loro dipendenti una gestione delle ferie adeguata e d’indicare quando intendono godersi il meritato riposo.
In ogni caso, l’accettazione definitiva delle ferie spetta al datore di lavoro, in base alle esigenze aziendali; oltretutto gli impiegati non possono scegliere il periodo feriale indipendentemente e senza il consenso da parte dell’impresa.
👉 Oppure il focus “Ferie forzate: cosa sono, preavviso e quando possono essere applicate”.
Automatizza il calcolo e la gestione delle ferie con un software HR
La gestione delle ferie e dei permessi può diventare un vero rompicapo. Probabilmente ti ritrovi con dipendenti che hanno già fruito delle ferie, con altri che invece devono assolutamente andare in ferie entro la fine dell’anno.
Organizzare il tutto è complesso, considerati anche i flussi di lavoro, i quali, quando intensi, necessitano della presenza di tutti i dipendenti.
Il modo più semplice per evitare di commettere errori e di trovarsi con poco personale nei mesi di lavoro più intenso, è utilizzare un software o un’app per la gestione delle ferie e dei permessi. I software più evoluti oggi di permettono di:
- Creare un piano ferie da condividere al momento opportuno con i lavoratori
- Approvare o rifiutare le richieste di ferie e permessi
- Monitorare la situazione di ogni singolo dipendente
Puoi così massimizzare l’efficienza e la produttività in azienda e soprattutto scongiurare il rischio di trovarti con un’improvvisa carenza di personale. In più, un software gestionale ti permette una volta per tutte di mettere da parte i moduli cartacei.
I responsabili HR non devono più districarsi tra moduli e richieste di ogni tipo, ma possono gestire tutto dal software o dall’app. Ciò si traduce nella possibilità di automatizzare un lavoro molto impattante per la tua azienda e nella possibilità di garantire un trattamento equo a tutti i lavoratori.
👉 Leggi l’articolo “Piano Ferie: modello gratuito 2023, modificabile e come digitalizzare la gestione”.
Factorial: il miglior software per gestire ferie e assenze dei tuoi dipendenti
Stabilire il miglior periodo in cui i tuoi lavoratori possono godere delle proprie vacanze, riuscire a conciliare le richieste di tutti gli impiegati senza che si sovrappongano più assenze e accettare ogni singola domanda di ferie non è affatto un compito semplice. Gli HR Manager sanno molto bene quanto la pianificazione feriale sia un’attività molto dispendiosa a livello di tempo ed energie.
Ehi, sai che c’è? Abbiamo la soluzione a tutti questi problemi: si chiama Factorial!
Attraverso il nostro software, potrai avere una visione completa del calendario lavorativo e feriale di tutti i dipendenti della tua azienda ed ognuno potrà richiedere autonomamente i propri giorni liberi, con un semplice click.
Non servirà parlare con ogni lavoratore: dal loro account, i dipendenti potranno richiedere assenze e conoscere le ferie rimanenti. Saranno poi i manager e supervisori che dovranno approvare o rifiutare le assenze. Ogni volta che un impiegato effettuerà una nuova richiesta, avviseremo le persone responsabili affinché possano gestirla.
Dimenticati di mille scartoffie e fogli di calcolo. Lascia che Factorial si occupi della gestione di ferie e permessi e tu potrai dedicarti a ciò che conta davvero: il benessere dei tuoi dipendenti.
Cosa puoi fare con Factorial
Come abbiamo detto, il miglior software che ti permette di digitalizzare la gestione delle ferie in azienda è Factorial. Il software è pensato per tutte le PMI innovative, impegnate nell’automatizzare quanti più processi ripetitivi in azienda.
Grazie al software e alla relativa app, puoi sin da subito digitalizzare il processo. I benefici sono tangibili e si traducono, in primo luogo, in un risparmio di tempo che abbiamo stimato essere pari a 30 ore al mese.
Factorial ti permette di:
- Personalizzare la gestione di ferie e permessi
- Approvare le richieste con un click
- Comunicare a tutti i dipendenti il piano ferie
Inoltre, il software in automatico calcola per ogni lavoratore:
- Il numero di giorni di ferie e permessi residui e fruiti
- I giorni di malattia già fruiti dai lavoratori.
Puoi accedere in tempo reale a una scheda riassuntiva per ogni dipendente e ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Tutto questo si traduce in una gestione ottimale dei turni di lavoro in azienda. Puoi finalmente dire addio ai moduli cartacei, agli errori umani e a eventuali conflitti tra i lavoratori.
Puoi provare Factorial gratuitamente per 14 giorni e scoprire quanto è facile utilizzarlo e tutte le altre funzionalità pensate per automatizzare e gestire facilmente tutti i processi in ambito HR.
Gestione ferie: le conclusioni
La tecnologia oggi ti mette a disposizione software avanzati ma semplici da utilizzare per gestire al meglio le ferie e i permessi in azienda. Software come Factorial sono l’ideale per rispettare le norme e le leggi, per garantire a tutti i lavoratori un equo trattamento e per evitare l’errore umano che, come ben sai, è frequente in tutti i processi ripetitivi.
Affidare la gestione delle risorse umane a un software in conclusione, ti permette di fare un importante passo in avanti. Il risparmio di ore è notevole, così come lo è il risparmio di tempo di cui beneficiano tutti i lavoratori, i quali possono così concentrarsi ancor di più nelle sole attività intellettuali e che davvero contano per il tuo business.
