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Gestionale risorse umane, come non perdere tempo

Gestionale risorse umane? assenze? ferie? rilevazione delle presenze? report? ecc. Ti suonano familiari? Se lavori nel dipartimento Risorse umane di un’azienda, queste attività ti saranno sicuramente familiari. Stimiamo che perdiamo 6 ore a settimana in attività come la preparazione di buste paga e la gestione delle ferie. Tuttavia, un software gestionale risorse umane dovrebbe concentrarsi maggiormente sulle principali strategie che aggiungono valore all’azienda. Invece di dedicare così tanto tempo alle attività amministrative.

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Come ottimizzare la gestione delle risorse umane?

Con le nuove tecnologie e le ultime tendenze nelle risorse umane, le regole del gioco sono cambiate. Molti settori si sono adattati a queste nuove tecnologie dimostrandone i loro benefici, soprattutto nella gestione risorse umane del tempo. Ma quando parliamo di usare la tecnologia, non ci riferiamo all’utilizzo di un modello Excel sul computer anziché a quello cartaceo, ma piuttosto a fare un passo avanti e scommettere su un software gestionale per risorse umane che automatizza le tue attività.

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Perché scommettere sul software delle risorse umane?

1. Riduce il ruolo amministrativo

Uno studio condotto dalla società di consulenza Kienbaum assicura che il 39% del tempo trascorso dai dipartimenti delle risorse umane ha a che fare con compiti puramente amministrativi. Una buona percentuale sarebbe dal 15% al ​​25%, poiché in questo modo si potrebbe dedicare più tempo ad altri compiti di maggiore importanza per l’azienda, come la gestione dei talenti.

2. Proteggi le tue informazioni

Se finora hai tutti questi documenti in formato fisico, come fai ad assicurarti chi può accedervi? Cosa succede se si verificano rapine o incendi? Per avere un controllo reale di tutta la documentazione che hai degli impiegati, della loro busta paga, dei contratti o delle assenze per malattia, sarà meglio assicurarti di avere tutto sotto un’unica piattaforma che ti aiuti a non perdere nulla. Per questo, cosa c’è di meglio di un sistema di gestione documentale in cui tutte le informazioni sono nel cloud e sempre disponibili ovunque tu sia.

3. Effettua invii automatici

A fine mese, gran parte del tempo dedicato dalle risorse umane è quello di fornire i salari ai dipendenti. Ogni azienda è un mondo, ci sono quelli che li inviano per posta o, addirittura, ci sono altri che continuano ancora a farlo come in passato, consegnandoli a mano. Sai quanto tempo risparmieresti se utilizzassi un software che invia automaticamente buste paga? Inoltre, ti assicurerai di rispettare il Regolamento generale sulla protezione dei dati.

4. Mantieni i tuoi dati sempre aggiornati

Se vuoi aggiungere ulteriori informazioni sui tuoi dipendenti o vuoi che firmino i documenti, sarà sempre più facile per loro accedere alla piattaforma e farlo, invece di dover inviare e-mail o salvare un migliaio di documenti. Con questo software gestione risorse umane, i lavoratori possono accedere dai propri dispositivi e aggiornare le informazioni nel momento desiderato. In questo modo, non sono forzati a interrompere i loro compiti e dedicare tempo a ciò di cui abbiamo bisogno, ma diamo loro aiuto e offriamo loro la libertà di farlo quando possono. Con il software per la gestione risorse umane potremmo anche controllare l’ingresso o l’uscita dei dipendenti quando arrivano al loro posto di lavoro.

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Consigli per migliorare la produttività

Inoltre molte volte vogliamo che i nostri dipendenti siano più produttivi, ma dimentichiamo di seguire la stessa premessa del dipartimento di gestione risorse umane. È essenziale rivedere tutto ciò che ci distrae di ogni giorno e definire bene il nostro modello di lavoro. Applica questi suggerimenti e vedrai come guadagni ore al giorno:

  • #1 – Usa un task manager online:

    non è male usare un’agenda cartacea, ma per avere tutto a vista d’occhio è meglio usare un task manager per aiutarti a pianificarli.

  • #2 – Impara a stabilire le priorità:

    non tutto è urgente. Ogni giorno dovresti fare un elenco delle attività che puoi svolgere e ordinarle per priorità. Non cercare di coprire tutto ciò che hai in sospeso, poiché se non lo finisci, genererà frustrazione. Inoltre, oltre alle tue attività, passerai del tempo per aiutare i tuoi colleghi o per risolvere qualcosa di inaspettato. Quindi assegna tempo extra per eventi imprevisti.

  • #3 – Controlla le scadenze:

    se usi un task manager questo ti aiuterà molto nell’assegnazione dei tempi di consegna come gestionale risorse umane. Puoi impostare promemoria e quando arriva la scadenza riceverai una notifica. L’idea è di avere la mente chiara e che ti aiuti per essere responsabile di ricordarti questo tipo di attività.

  • #4 – Lavora con un piano annuale:

    sapere quali sono i progetti futuri e renderli visibili nel tuo software Risorse Umane ti aiuterà molto a pianificare le settimane e a sapere come dare priorità alle attività.

  • #5 – Definisci gli obiettivi:

    a volte, se non abbiamo un obiettivo, lavoriamo come robot, senza sapere dove stiamo andando. Per questo, è importante che tutte le persone coinvolte nel dipartimento sappiano la direzione in cui l’azienda è diretta.

  • #6 – Non dimenticare la comunicazione:

    anche se sembra ovvio, molte volte la mancanza di comunicazione tra di noi ci fa perdere tempo cercando di capire qualcosa o che ripetiamo il lavoro che qualcun altro ha già fatto. Pertanto, prima di tutto deve esserci una buona comunicazione che può essere faccia a faccia o, per essere più agile, attraverso alcune chat online come Google Hangouts.

Noi abbiamo dato i nostri suggerimenti e vantaggi che la tua azienda otterrebbe utilizzando un software gestionale risorse umane. Ora tocca a te trarre le tue conclusioni e decidere quali cambiamenti pensi possano essere applicati alla tua azienda.

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Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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