Sai che puoi rilevare le presenze semplicemente chiedendo ai lavoratori d’inquadrare un QR Code? Sei pronto a registrare gli orari d’ingresso e di uscita in modo semplice e veloce senza alcun bisogno di badge fisici e obliteratrici?
Nell’ambito della rilevazione presenze la tecnologia ha fatto passi da gigante. Un tempo eri obbligato ad acquistare costose obliteratrici, a realizzare poco pratici badge aziendali e ad assicurarti che tutti i lavoratori si ricordassero di timbrare la presenza.
Come scoprirai in questo articolo, oggi puoi facilmente installare un sistema di rilevazione delle presenze con QR code. Adottare questo sistema vuol dire permettere ai lavoratori di timbrare il cartellino elettronicamente. Basta inquadrare un QR code con lo smartphone.
Si tratta di un sistema innovativo, conforme alle norme stabilite nel GDPR e pratico da utilizzare. Per saperne di più continua la lettura dell’approfondimento.
Sommario
- Come funziona la rilevazione presenze con QR code
- Rilevazione presenze con QR code: vantaggi e svantaggi
- Rilevazione presenze con lo smartphone
- Sicurezza e rilevazione presenze con QR Code
- Digitalizza la rilevazione presenze con Factorial
- Rilevazione presenze con QR Code: le conclusioni
- Prova la rilevazione presenze con QR Code di Factorial 🚀
Come funziona la rilevazione presenze con QR code
Per comprendere al meglio come funziona la rilevazione presenze con QR code, bisogna partire dalla tecnologia QR, spiegando cos’è e perché è sempre più utilizzata in tanti diversi ambiti.
Tecnologia QR Code: cos’è
Probabilmente hai già visto numerosi codici QR (Quick Response), magari utilizzati nei ristoranti come sostituti dei classici menu in formato cartaceo, oppure applicati sui biglietti da visita dei lavoratori.
Di base sono delle immagini composte da tanti quadrati neri che apposite applicazioni installate su smartphone, PC e tablet possono leggere e tradurre. Queste immagini contengono varie informazioni.
Possono ad esempio contenere:
- Testo
- Immagini
- Video
Una qualsiasi persona può quindi inquadrare un QR Code e accedere a qualsiasi tipo di informazione. In estrema sintesi un codice QR altro non è che un insieme di dati alfanumerici e binari, rientra nel vasto insieme di codici a barre bidimensionali.
QR Code: primi utilizzi
Il QR Code nasce nel 1994, l’ha inventato Masahiro Hara con l’obiettivo di migliorare la gestione della componentistica nel settore dell’industria automobilistica. A differenza dei classici codici a barre, i QR Code possono contenere molte più informazioni ed essere letti con rapidità.
Alla vista si presenta come una griglia composta da tantissimi quadratini neri, ognuno dei quali è un bit che lo scanner legge e tramuta in informazioni. Oggi i codici QR sono utilizzati per rilevare rapidamente le presenze in azienda ma anche in ambito marketing, culturale e didattico.
Rilevazione presenze online
Tra le tante applicazioni pratiche c’è anche quella di utilizzare i QR Code per rilevare le presenze in azienda. È una soluzione innovativa e accessibile dal punto di vista economico. Questi due aspetti stanno spingendo sempre più PMI a servirsi dei QR Code per tenere pieno controllo delle ore lavorate dai dipendenti, sia in sede sia fuori sede.
Nella pratica si tratta di un sistema per timbrare il cartellino elettronicamente. Il funzionamento è molto semplice basta inquadrare il QR code con la fotocamera. Il sistema poi, in automatico, registra la presenza e la invia agli addetti HR.
Rilevare le presenze con il QR Code ti permette di verificare in qualsiasi momento:
- Chi ha timbrato il cartellino elettronico
- Il luogo da dove è stato timbrato
- L’orario di timbratura
Quando implementato a un software HR l’informazione acquisita puoi utilizzarla per tanti altri scopi. Poter verificare in tempo reale la forza lavoro presente in azienda e fuori dall’azienda ti facilita enormemente operazioni quali:
- Organizzazione dei turni di lavoro
- Monitoraggio delle assenze
- Conteggio di ferie e permessi fruiti
Inoltre, puoi utilizzare i dati rilevati per generare report e grafici che ti aiuteranno a gestire ancor meglio l’intera organizzazione.
Rilevazione presenze con QR code: vantaggi e svantaggi
Ma perché dovresti implementare un sistema di rilevazione presenze con QR code? Quali sono i vantaggi e quali sono gli svantaggi?
Diciamo subito che il sistema attualmente rappresenta la miglior soluzione possibile per venire incontro a quanto stabilito dalla Corte di Giustizia Europea nella nota sentenza c-55/18 del 14 maggio 2019, la quale impone a tutti i datori di lavoro di dotarsi di un sistema per registrare le presenze in azienda.
Inoltre tra i vantaggi ti segnaliamo:
- Semplicità e velocità: rilevare le presenze con un QR code permette ai lavoratori di risparmiare tempo prezioso. La presenza può essere segnalata in pochi secondi, semplicemente inquadrando il QR Code con lo smartphone.
- Sicurezza: il sistema implementato è sicuro, praticamente impossibile da contraffare, conforme alle leggi a tutela della privacy dei lavoratori. Il QR Code può effettivamente arginare fenomeni quali l’assenteismo o lo scambio di badge tra i dipendenti.
- Moderno: la possibilità di timbrare il cartellino elettronicamente viene incontro alle realtà che dispongono di tutta o parte della forza lavoro in servizio da remoto. La possibilità di rilevare la presenza a distanza è garantita dal sistema QR Code.
Passando agli svantaggi è giusto annoverare alcune criticità che potresti trovarti a fronteggiare rilevando le presenze con la tecnologia QR Code. In particolare, segnaliamo la dipendenza della tecnologia verso altre tecnologie, tra cui:
- Connessione a Internet: in caso di disservizi alla rete Internet, la presenza non può essere acquisita in tempo reale. Sebbene Internet sia ormai diffuso e alla portata di tutti, può succedere talvolta che non sia possibile rilevare la presenza.
- Funzionamento dei dispositivi elettronici: chiaramente se un lavoratore dovesse smarrire lo smartphone o il tablet non può utilizzare il sistema di rilevazione presenze mediante QR Code.
👉 Leggi anche: “Sistemi di rilevazione presenze: quali strumenti adottare in azienda e perché è importante digitalizzare il processo”
Rilevazione presenze con lo smartphone
Implementare un sistema per la rilevazione presenze con lo smartphone mediante inquadratura del QR code ti permette di utilizzare un sistema innovativo, conforme alle norme e soprattutto pensato per venire incontro sia alle tue esigenze sia a quelle dei lavoratori.
Per quanto riguarda la tua organizzazione, avere a disposizione una panoramica in tempo reale riguardo chi è lavoro e chi invece in ferie o permesso si traduce in:
- Miglior efficienza e facilità nella gestione dei turni di lavoro: puoi finalmente allocare la giusta forza lavoro a seconda del numero di dipendenti presenti in azienda.
- Minori costi: rilevare le presenze con lo smartphone evita di sostenere ingenti costi per l’acquisto di obliteratrici e badge aziendali. Il risparmio ti permette di avere più risorse da investire in tecnologie davvero utili per lo sviluppo del tuo business.
- Gestione ottimale dei permessi, buste paga e calcolo ore: i dati acquisiti mediante lo smartphone puoi utilizzarli per facilitare lo svolgimento di tanti altri compiti amministrativi in carico al dipartimento HR. Il numero di ore lavorate infatti può tornarti utile per il calcolo delle buste paga e per tenere traccia delle ferie fruite, maturate e residue.
- Comunicazione trasparente: e infine, rilevare le presenze con il QR Code vuol dire anche promuovere una politica trasparente in azienda. Tutti i lavoratori sanno di essere monitorati allo stesso modo, questo evita il crearsi di malumori e tensioni.
Per quanto riguarda invece i lavoratori, siamo sicuri che accoglieranno con entusiasmo la tua decisione di adottare un sistema per la rilevazione delle presenze con QR Code.
La tecnologia QR infatti permette:
- Una migliore gestione degli orari di lavoro: con il sistema QR Code ti è più facile adottare la flessibilità lavorativa in azienda e lasciare maggior autonomia ai lavoratori.
- Controllare le ore di lavoro: tutti i dipendenti possono in qualsiasi momento sapere quante ore hanno lavorato nel mese e di conseguenza avere una chiara idea del compenso spettante, nonché delle ore di ferie e permessi retribuiti maturati.
- Velocità: rilevare le presenze con il QR Code garantisce ai lavoratori un notevole risparmio di tempo. In più non devono più ricordarsi di portare il badge con loro. È sufficiente uno smartphone per gestire i turni di lavoro!
- Facilitare smart working e hybrid working: il sistema infine viene incontro alle esigenze della forza da lavoro impiegata da remoto o fuori sede. Anche quest’ultima può finalmente timbrare il cartellino, tenere traccia delle ore di lavoro e in generale essere trattata proprio come un lavoratore in sede.
Sicurezza e rilevazione presenze con QR Code
Approfondiamo ora un ulteriore aspetto relativo alla rilevazione presenze con QR Code: la sicurezza. Ti ricordiamo che il Garante della Privacy per quanto concerne il trattamento dei dati personali nell’ambito della gestione dei rapporti di lavoro tra datori e dipendenti ha divulgato alcune linee guida assolutamente da rispettare.
In prima battuta diciamo subito di prestare molta attenzione al software di rilevazione delle presenze o all’app che decidi di utilizzare per rilevare le presenze con il QR Code.
In particolare, assicurati che il sistema implementato rispetti i principi di:
- Liceità
- Pertinenza
- Trasparenza
Rispettare questi tre principi vuol dire:
- Acquisire solo dati circoscritti all’ambito lavorativo
- Informare i dipendenti riguardo il tipo di sistema utilizzato
- Adottare tutte le misure previste per evitare l’accesso ai dati a persone non autorizzate
Come ampiamente riportato dal Garante, come datore di lavoro sei sì autorizzato ad acquisire e trattare i dati personali dei lavoratori, tuttavia, i dati acquisiti devono servire solo per assicurarti che il dipendente rispetti quanto stabilito nel contratto di lavoro. Più in dettaglio questo vuol dire che i dati acquisiti possono servire per:
- Rilevare le presenze
- Calcolare le ore di lavoro
- Calcolare le ore di straordinario
- Quantificare ferie e permessi
Rilevare le presenze e altri dati mediante QR Code rispetta quanto stabilito dal Garante, il quale ha più volte vietato l’utilizzo incontrollato di sistemi biometrici. Alcuni esempi di sistemi biometrici che, salvo casi particolari, dovresti evitare di utilizzare in azienda, sono:
- Sistemi per la rivelazione delle impronte digitali
- Sistemi per il riconoscimento facciale
- Sistemi per il riconoscimento della voce
Digitalizza la rilevazione presenze con Factorial
Ma quale software scegliere per digitalizzare la rilevazione delle presenze e sfruttare la tecnologia QR Code? La risposta è Factorial. Con Factorial puoi finalmente rilevare le presenze, controllare gli accessi e digitalizzare il processo di timbratura del cartellino.
Factorial disponibile anche in versione mobile, è stato pensato per venire incontro alle esigenze delle PMI impegnate nel digitalizzare e automatizzare i processi ripetitivi, tra cui la rilevazione delle presenze.
L’utilizzo del software è molto semplice, ti basta chiedere ai lavoratori d’installare l’app Factorial. Questa possono poi utilizzarla per timbrare elettronicamente il cartellino.
Come datore hai la possibilità di:
- Visualizzare chi è in sede e chi da remoto
- Modificare in tempo reale i turni di lavoro
- Inviare note e commenti
- Revisionare e gestire meglio i turni
- Monitorare le ore di lavoro e di straordinario
Abbiamo stimato che grazie al sistema di timbratura del cartellino elettronico la tua azienda beneficia di un notevole risparmio di tempo, pari a 30 ore ogni mese.
Utilizzare il codice QR per la rilevazione presenze di Factorial
Il sistema per timbrare l’ingresso o l’uscita mediante codice QR messo a disposizione da Factorial è molto semplice da attivare e da utilizzare. Non devi far altro che:
- Scaricare e aprire l’app Factorial
- Selezionare la voce “Rilevazione Presenze”
- Andare su “Impostazioni”
- Attivare la voce “App di ingresso”
- Cliccare su “Copia URL dell’app di ingresso”
A questo punto puoi incollare il codice sul dispositivo che desideri utilizzare per timbrare il cartellino elettronicamente. I tuoi dipendenti non dovranno far altro che inquadrarlo ogni qualvolta iniziano o terminano la giornata lavorativa.
Rilevazione presenze con QR Code: le conclusioni
In questo approfondimento abbiamo visto quanto sia vantaggioso per la tua organizzazione e per i lavoratori, timbrare elettronicamente il cartellino mediante la semplice inquadratura di un QR Code.
Implementare questa nuova tecnologia in azienda ti porta subito vantaggi tangibili che non puoi ignorare. Puoi sin da subito iniziare a risparmiare ore di lavoro, ridurre alcuni costi fissi, oltre che venire incontro alle esigenze dei lavoratori in smartworking e fuori sede.
Se desideri digitalizzare il processo di rilevazione presenze e in generale automatizzare quante più operazioni ripetitive in azienda, ti inviamo a provare Factorial, il software all in one, già utilizzato da oltre 300.000 professionisti delle risorse umane.
