Timbratura orario di lavoro e regole: come gestire le presenze in modo corretto

Come gestisci il processo di timbratura dell’orario di lavoro? Conosci tutte le regole da rispettare? È molto utile disporre in azienda di uno strumento per misurare correttamente le ore e i giorni lavorati da ogni dipendente.

In primo luogo, aiuta i dipendenti a tenere traccia e distinguere le ore di lavoro ordinario da quelle straordinarie. In secondo luogo, ti permette di rispettare le ultime regole sul tema, che richiedono di dotarsi di un sistema per rilevare le ore di lavoro, come vedremo in dettaglio.

Ma andiamo con ordine e vediamo tutto ciò che c’è da sapere nell’ambito della timbratura dell’orario di lavoro.

• Che cos’è la timbratura dell’orario di lavoro
• Regole timbratura orario di lavoro 2023
• Come rispettare le regole di timbratura orario di lavoro
• Strumenti di timbratura
• Vantaggi di un software HR per la timbratura
• Migliora la timbratura con Factorial
• Timbratura dell’orario di lavoro: le conclusioni
• Segui le regole per la timbratura con Factorial

Che cos’è la timbratura dell’orario di lavoro

La timbratura dell’orario di lavoro si riferisce al sistema presente in azienda che consente ai dipendenti di registrare gli orari di inizio e fine delle attività.

Il termine “timbratura” viene utilizzato perché richiama uno dei sistemi classici utilizzati dalle organizzazioni, ovvero il rilevamento della presenza attraverso la timbratura del badge aziendale, con il dipendente che avvicina o striscia il suo badge sull’apposita obliteratrice posizionata all’ingresso dei locali o degli uffici.

Oggi, oltre a questo sistema, sono consentiti dalla legge anche altri strumenti che permettono di raggiungere lo stesso scopo. È possibile, come vedremo in dettaglio, timbrare il cartellino semplicemente inquadrando un codice QR con il proprio smartphone, oppure annotare gli orari su un foglio Excel che deve essere costantemente aggiornato.

Indipendentemente dallo strumento scelto, avere un sistema e un regolamento per la timbratura dell’orario di lavoro offre una serie di vantaggi, tra cui:

• Facile calcolo delle ore di lavoro
• Calcolo corretto delle retribuzioni
• Rispetto delle norme contrattuali e delle leggi sul lavoro
• Garanzia che i dipendenti rispettino gli orari di lavoro

Inoltre, l’adozione di soluzioni tecnologiche, come quelle menzionate sopra, permette di digitalizzare e automatizzare il processo, garantendo un calcolo preciso e automatico delle ore e semplificando la gestione dell’intero processo.

Regole timbratura orario di lavoro 2023

Per quanto riguarda le regole sulla timbratura degli orari di lavoro nel 2023, possiamo distinguere due macro argomenti.

Il primo riguarda le regole che puoi includere nel regolamento aziendale come datore di lavoro, tenendo conto di quanto stabilito nei contratti di lavoro, delle esigenze produttive e delle esigenze dei lavoratori stessi.

In questo ambito hai una certa libertà di azione. È tuo diritto redigere un regolamento aziendale sugli orari di lavoro che possa ad esempio:

• Richiedere puntualità
• Richiedere l’annotazione della presenza
• Richiedere l’utilizzo del sistema previsto in azienda

La presenza di un regolamento aziendale sicuramente aiuta i dipendenti a comprendere come timbrare correttamente il cartellino e quali regole rispettare. Più tutto funziona in modo efficace, più è semplice conteggiare le ore, gestire i turni di lavoro e rispettare i contratti di lavoro.

A ciò si aggiungono una serie di norme, sentenze e orientamenti relativi alla timbratura degli orari di lavoro che è altrettanto importante conoscere.

Le regole generali sono contenute nel Decreto Legislativo n. 66/2003. Qui sono presenti norme generali relative a:

• Durata massima del lavoro ordinario e straordinario
• Riposi giornalieri e settimanali
• Gestione dei turni di lavoro
• Pausa durante il lavoro

Per quanto riguarda l’obbligo di introdurre in azienda un sistema per la rilevazione delle presenze, al momento si fa riferimento alla DIRETTIVA 2003/88/CE e alla sentenza C‑55/18.

Entrambe invitano le aziende a registrare correttamente gli orari di lavoro al fine di garantire una retribuzione equa e adeguata ai dipendenti.

Relativamente agli strumenti da utilizzare, bisogna fare riferimento a quanto stabilito dal Garante della Privacy e dal Decreto Legislativo 15 giugno 2015, n. 81. Sull’argomento, le informazioni più importanti da conoscere sono:

• Il sistema scelto per la rilevazione delle presenze deve consentire la registrazione degli orari e delle presenze in modo oggettivo e affidabile.
• L’uso di badge magnetici, software e app è consentito, ma devono essere conformi alle disposizioni del Garante della Privacy. Ciò significa che evitare salvo rari casi particolari, l’adozione di sistemi invasivi come la scansione dell’iride, della voce o altri sistemi biometrici.

Come rispettare le regole di timbratura orario di lavoro

Per rispettare l’insieme di norme, leggi e regolamenti relativi alla timbratura dell’orario di lavoro, ti consigliamo di pianificare con cura la gestione dell’intero processo, senza trascurare alcun aspetto.

Ecco cosa dovresti fare:

• Conoscere le normative: Leggi attentamente quanto stabilito dalle leggi e dal Garante della Privacy, nonché quanto contenuto nei contratti di lavoro. Questo ti permette di avere una base preliminare su cui impostare correttamente la rilevazione delle presenze.
• Redigere un regolamento aziendale: Le modalità di timbratura dell’orario di lavoro, inclusi il sistema utilizzato, il trattamento dei dati e le regole da seguire, dovrebbero essere descritte in un apposito regolamento aziendale facilmente consultabile. Così facendo un dipendente può facilmente sapere ad esempio cosa accede in caso di timbratura del badge in ritardo, nel caso non lavori le ore stabilite nel contratto e così via.
• Scegliere un sistema per timbrare gli orari di lavoro: La scelta dello strumento da utilizzare è fondamentale. Assicurati che sia conforme alle leggi, facile da utilizzare e che semplifichi effettivamente il processo di timbratura, magari calcolando automaticamente le ore di lavoro ordinario e straordinario svolte dai lavoratori nel giorno, nel mese e nella settimana.
• Seguire l’evolversi delle normative: Di tanto in tanto, cerca aggiornamenti relativi alle nuove leggi e alle modifiche introdotte a livello nazionale e comunitario. Potrebbero esserci importanti novità in futuro che è necessario conoscere per adeguare rapidamente i regolamenti aziendali.

Seguendo queste quattro attenzioni, sarai in grado di rispettare le regole di timbratura dell’orario di lavoro, evitando potenziali contestazioni, reclami o sanzioni.

Strumenti di timbratura

La cosa importante riguardo agli strumenti di timbratura è che, nonostante ce ne siano molti disponibili, non tutti sono altrettanto efficienti e pratici da utilizzare. Inoltre, è importante fare attenzione nella scelta dello strumento, poiché alcuni potrebbero non essere ammessi dal Garante della Privacy.

Ecco un elenco di sistemi leciti che puoi considerare per consentire ai lavoratori di timbrare correttamente il cartellino:

• Timbratura cartacea: Questo è il metodo più semplice e tradizionale, in cui i dipendenti annotano l’orario di ingresso e di uscita su un modulo cartaceo apposito. Questo sistema può funzionare bene quando il numero di dipendenti è limitato, ad esempio fino a tre o quattro. Tuttavia, al di là di questo numero, potrebbe essere consigliabile optare per altri metodi.
• Timbratura su foglio Excel: Se desideri evitare di stampare moduli cartacei ogni giorno, puoi creare un foglio Excel e chiedere ai dipendenti di aggiornarlo giornalmente. L’utilizzo di Excel può essere una buona soluzione, soprattutto considerando la possibilità di automatizzare alcune operazioni, come il calcolo delle ore lavorate per singoli dipendenti, team o interi dipartimenti.
• Timbratura mediante badge: In alternativa, puoi pensare di installare uno o più dispositivi di timbratura e distribuire i relativi badge aziendali ai lavoratori. Anche se ciò comporta un costo, almeno automatizzi parzialmente il processo. Il sistema registra automaticamente l’orario di ingresso e di uscita di ogni lavoratore.
• Timbratura tramite app mobile: Infine, se stai cercando un sistema facile da implementare, conforme alle leggi ed economico, potresti pensare di installare e invitare i dipendenti a utilizzare un’applicazione apposita per la timbratura dell’orario di lavoro. In questo modo, non solo digitalizzi l’intero processo, ma metti anche a disposizione dei lavoratori un sistema semplice per timbrare il cartellino elettronicamente. Le app mobili più avanzate consentono oggi di timbrare la presenza con un semplice click. Il sistema elabora poi le informazioni e calcola le ore lavorate, semplificando notevolmente il lavoro successivo di rendicontazione e verifica affidato ai responsabili delle risorse umane (HR).

Vantaggi di un software HR per la timbratura

Come abbiamo visto, digitalizzare il processo di timbratura dell’orario di lavoro mediante l’utilizzo di software e app specifiche può fare davvero la differenza.

L’impatto in termini di tempo e costi risparmiati è notevole, un aspetto che le PMI, sempre più impegnate nell’implementazione di soluzioni efficienti, non possono trascurare.

Pertanto, invitiamo a valutare l’implementazione di un software HR completo, che consenta ai lavoratori di timbrare elettronicamente il cartellino, ma che sia anche pensato per digitalizzare e automatizzare molti altri processi HR correlati.

Più nel dettaglio, un software HR per la timbratura dell’orario di lavoro permette di:

• Rilevare le presenze e gli orari in modo preciso e accurato
• Semplificare e centralizzare la gestione delle ore lavorate
• Calcolare automaticamente le ore lavorate da ogni dipendente
• Ottimizzare la gestione dei turni di lavoro
• Eliminare eventuali errori umani
• Rilevare tempestivamente casi di assenteismo in azienda
• Rispettare le norme vigenti

Implementando il software corretto, puoi ottenere tutti questi vantaggi. I tuoi dipendenti ti saranno grati in quanto non dovranno più occuparsi di operazioni manuali e ripetitive.

Inoltre, i vantaggi si riflettono sull’efficienza e la produttività dell’azienda. Come abbiamo visto, l’automazione del processo di timbratura e una gestione digitalizzata delle presenze consentono di risparmiare tempo e risorse, consentendo ai responsabili delle risorse umane e all’intera forza lavoro di concentrarsi su altre attività strategiche, migliorando complessivamente l’efficienza e la produttività aziendale.

Migliora la timbratura con Factorial

Ma quale software scegliere per digitalizzare la timbratura dell’orario di lavoro e beneficiare di tutti i vantaggi appena elencati?

Ti consigliamo di provare Factorial, un software HR pensato per digitalizzare tutti i processi relativi alla gestione delle risorse umane in azienda. Per quanto riguarda la timbratura dell’orario di lavoro, con Factorial puoi gestire tutto attraverso l’app o dal PC.

Ecco cosa puoi fare:

• Digitalizzare la rilevazione delle presenze
• Controllare gli accessi
• Consentire ai dipendenti di timbrare il cartellino tramite l’app
• Generare automaticamente il foglio presenze

I lavoratori troveranno estremamente utile l’app di rilevazione presenze di Factorial. Potranno timbrare il badge scansionando il codice QR dal proprio dispositivo mobile, anche se sono fuori sede o in modalità di lavoro da remoto (smartworking).

Come datore di lavoro, avrai un controllo in tempo reale della situazione. In qualsiasi momento saprai chi è al lavoro, chi è in permesso o in ferie. Inoltre, se lo desideri, potrai generare pratici report HR per prendere importanti decisioni strategiche.

Ma non è tutto. Factorial, come accennato, è un software completo che mette a disposizione molte altre funzionalità. Puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni e digitalizzare anche altri importanti processi HR, tra cui:

• Gestione delle ferie e dei permessi
• Gestione dei documenti in formato digitale
• Valutazione delle performance del personale
• E tanto altro

Timbratura dell’orario di lavoro: le conclusioni

In questo approfondimento, abbiamo fornito una panoramica sul tema della timbratura dell’orario di lavoro.

Abbiamo esaminato le norme attuali, le sentenze e le regole da rispettare, nonché le azioni che puoi intraprendere oggi per rilevare correttamente le presenze senza sovraccaricare i dipendenti e i responsabili con operazioni manuali e inefficienti.

In conclusione, è ancora una volta il progresso e la tecnologia a offrire la soluzione ideale per migliorare l’efficienza, la produttività e avere un migliore controllo sull’intera forza lavoro.

Adottare sin da subito soluzioni pensate per digitalizzare e automatizzare il maggior numero possibile di operazioni è fondamentale se desideri utilizzare correttamente le risorse, evitando che vengano sprecate in compiti che appositi software come Factorial possono svolgere per te e per i lavoratori.