Sai cosa prevede la normativa riguardo le ferie dei dipendenti privati? Hai già stilato il piano ferie di quest’anno?
Le ferie sono un diritto irrinunciabile dei lavoratori. Permettono di ricaricare le energie, di prendersi una pausa dal ritmo frenetico casa lavoro. Per molti rappresentano l’unico periodo dell’anno in cui è possibile concedersi una vacanza al mare o in montagna.
Come titolare d’azienda però devi pensare anche ai tuoi interessi evitando ad esempio che troppi dipendenti si trovino in ferie nei periodi di massimo lavoro.
In questo articolo scoprirai: cosa dice la normativa sulle ferie dei dipendenti privati e come gestire meglio i tanti moduli cartacei relativi alle ferie. In più scoprirai come puoi digitalizzare l’intero processo di richiesta e approvazione delle ferie migliorando l’organizzazione in azienda risparmiando tempo e denaro.
Sommario
Ferie dipendenti privati: cosa dice la normativa
Le normative sulle ferie e sui permessi dei dipendenti privati sono poche ma stringenti. Le ferie in particolare sono un diritto irrinunciabile, come stabilito dalla Costituzione all’articolo 36.
Per avere informazioni più dettagliate puoi fare riferimento all’articolo 2109 del Codice Civile, il quale, specifica che le ferie sono retribuite e che ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di vacanza durante l’anno. Di queste 4 settimane almeno 2 devono essere fruite in maniera continuata.
Oltre alla Costituzione e al Codice Civile, il tema ferie è trattato anche nel D.lgs. 66/2003. Qui viene affrontato il tema del riposo. Ogni lavoratore ha diritto a una pausa dal lavoro di almeno 11 ore tra un turno e l’altro di lavoro.
In più, il Decreto ribadisce che ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie e in nessun caso possono essere ridotte. Oltre a quanto già detto, ti invitiamo a considerare i seguenti punti:
- Salvo casi particolari le ferie non possono essere monetizzate
- I dipendenti devono godere di tutte le ferie spettanti entro i 18 mesi successivi all’anno di maturazione
- Devi comunicare il piano ferie con sufficiente anticipo e tenere in considerazione gli interessi dei lavoratori
Quante ferie spettano ai dipendenti privati
Come anticipato, la norma generale prevede che un lavoratore con contratto full time ha il diritto e l’obbligo di fruire di almeno 4 settimane di ferie durante l’anno o al massimo entro i successivi 18 mesi. Alcuni CCNL possono prevedere ferie più lunghe ad esempio di 5 o 6 settimane.
4 settimane di ferie equivalgono a 26 giorni lavorativi e di conseguenza ogni dipendente matura circa 2.16 giorni di ferie ogni mese, ovvero, 14,4 ore di ferie al mese.
Le suddette ferie spettano a lavoratori con contratto full time. Per quanto concerne le ferie dei dipendenti privati in part-time le cose cambiano. Maturano meno ore durante l’anno. In linea generale, un contratto da 20 ore settimanali permette al dipendente di maturare circa 7,2 ore di ferie ogni mese.
Quelle appena riportate sono informazioni indicative. Ogni dipendente infatti matura un numero di giorni di ferie sulla base delle ore effettivamente lavorate. Ad esempio, nel calcolo delle ferie non rientrano i giorni in cui il lavoratore è risultato assente per:
- Cassa integrazione a zero ore
- Congedo parentale
- Congedo straordinario
- Altri casi di assenze non retribuite
Insomma, ai responsabili HR spetta il non semplice lavoro di calcolare di volta in volta l’esatto numero di ore di ferie maturate da ogni dipendente, considerando aspetti quali:
- Contratto di lavoro in essere
- Numero di giorni di ferie già fruiti
- Totale di assenze non retribuite
Chi decide le ferie dei dipendenti privati
A chi spetta decidere quando i dipendenti possono andare in ferie? Questa è una domanda molto comune tanto tra i lavoratori tanto tra i titolari d’impresa. La legge sul tema è chiara. Come datore di lavoro sei tu a decidere i periodi di ferie. Devi poi comunicare la decisione presa stilando e condividendo con le risorse umane un piano ferie.
Tuttavia, il Codice Civile all’articolo 2109, specifica che devi anche tenere conto delle esigenze dei lavoratori. In altre parole, devi mediare tra quelle che sono le esigenze dell’attività con quelle che sono le preferenze dei dipendenti.
Dopo aver concordato i periodi dell’anno in cui i lavoratori possono andare in ferie e dopo aver condiviso il piano ferie, il documento non può essere più modificato salvo eventi imprevedibili. Anche in quest’ultimo caso però devi aver cura di comunicare in anticipo le modifiche fatte, dando il tempo ai dipendenti di organizzarsi.
Quanto appena detto implica che non esiste il diritto di godere delle ferie in un determinato periodo dell’anno. Ad esempio, le norme non garantiscono ai lavoratori ferie estive o ferie invernali.
Come stilare un piano ferie per dipendenti privati
Stilare un piano ferie è un’operazione che puoi portare a termine in vari modi. Puoi decidere di gestire l’intero lavoro utilizzando i poco pratici fogli cartacei, oppure puoi pensare di utilizzare Excel, così da avere sempre a disposizione un documento in formato digitale editabile e da condividere all’occorrenza.
Entrambi questi sistemi risultano scomodi da utilizzare. Decidere i periodi in cui è possibile richiedere le ferie è semplice. Il lavoro però si complica ogni qual volta ricevi una richiesta di ferie o permesso.
Devi infatti inserire tutti i dati manualmente, verificare la situazione in azienda di ogni dipendente e accertarti che ogni richiesta sia legittima. Come scoprirai continuando la lettura puoi completamente digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi dei dipendenti grazie ad appositi software HR.
Questi software sono oggi la miglior soluzione. Evitano l’errore manuale, garantiscono massima trasparenza in azienda, assicurano che tutti i lavoratori fruiscano dei giorni di ferie spettanti. Che si tratti di un modulo cartaceo, di un foglio Excel o di un software, ogni piano ferie è bene riporti le seguenti informazioni:
- Elenco dei dipendenti
- Numero giorni ferie maturati
- Numero giorni ferie goduti
- Numero giorni di ferie residui (anche dell’anno precedente)
- Periodi in cui è possibile richiedere le ferie
Il piano ferie quando gestito in cartaceo o in Excel va quindi aggiornato ogni qual volta un dipendente ottiene e fruisce delle ferie spettanti.
Diversamente, un software specifico ti semplifica enormemente il lavoro, calcolando e riportando in automatico i giorni di ferie maturati e residui. L’applicativo torna utile anche per gestire le varie richieste, le quali puoi accettarle e rifiutarle con un click.
Modulo richiesta ferie dipendenti privati
Dopo che hai preparato, condiviso e approvato il piano ferie, i dipendenti, all’occorrenza, inviano ai responsabili un modulo in cui richiedono di fruire di uno o più giorni di ferie. Il modo più classico per inviare la richiesta consiste nel compilare un modulo in formato cartaceo.
In questo caso il dipendente è tenuto a indicare:
- I suoi dati personali
- Il numero di matricola
- Il periodo d’inizio e di fine ferie
Opzionalmente può anche riportare il motivo per cui richiede le ferie. Il documento deve poi essere firmato da entrambe le parti: il lavoratore e la figura addetta all’approvazione delle ferie.
Gestire in questo modo il processo è possibile fin quando le richieste sono poche. Se invece i dipendenti sono tanti, più di 6 o 7, i responsabili HR potrebbero avere molte difficoltà a gestire correttamente tutte le richieste.
Ti ricordiamo che ogni richiesta prima di essere approvata va verificata. Bisogna sia verificare se il dipendente ha effettivamente diritto alle ferie sia che l’assenza non crei disagi in azienda.
Per snellire l’intero processo, l’unica soluzione è digitalizzarlo. Avvalersi di un software apposito infatti permette sia ai lavoratori sia ai responsabili di avere ben chiara la situazione. I primi possono facilmente verificare quanti giorni di ferie hanno a disposizione, i secondi possono visionare tutte le richieste da un’unica schermata, approvarle o rifiutarle oltre che firmarle digitalmente.
Come digitalizzare la richiesta ferie con un software
Digitalizzare i processi di preparazione e condivisione del piano ferie e le relative operazioni di richiesta e approvazione, ti semplifica enormemente un lavoro che notoriamente fa perdere molte ore tanto ai lavoratori tanto ai responsabili HR.
Per digitalizzare l’intero processo ti consigliamo di optare per un software completo che ti permetta di automatizzare il più possibile tutte le operazioni. Più in dettaglio:
- Accertati che il software scelto sia personalizzabile: è indispensabile dare ai dipendenti la possibilità di scegliere tra le diverse tipologie di ferie e di permessi senza che siano costretti a contattare i responsabili.
- Processo di approvazione automatico: il software HR dovrebbe permetterti di approvare tutte le richieste con un click, evitandoti di compilare fastidiosi moduli cartacei. Questa funzionalità garantisce un risparmio di tempo notevole ed elimina il possibile errore umano.
- Calcoli automatici: il software scelto dovrebbe calcolare in automatico le ferie spettanti per ogni dipendente, così come i ROL e tutte le ore di permesso fruite. In questo modo hai un piano ferie aggiornato in tempo reale e non dovrai più perdere ore di lavoro in attività noiose e di tipo amministrativo.
- Compatibilità con i dispositivi mobili: assicurati che sia disponibile la versione mobile (app) del software. L’app si rivela utilissima perché permette una gestione delle ferie e dei permessi anche da remoto. La funzionalità viene incontro ai lavoratori in smart working e ai responsabili HR, i quali potranno consultare il piano ferie e approvare le richieste ovunque si trovino.
Tutte queste funzionalità, unite alla presenza di un servizio clienti affidabile e a un numero elevato di recensioni positive e verificate, ti garantiscono di optare per un applicativo con tutte le carte in regola per digitalizzare interamente il processo.
Software HR per richiesta ferie dipendenti: tutti i vantaggi
Se desideri eliminare i poco pratici moduli di richiesta delle ferie e dei permessi, se non ne puoi più di gestire manualmente le numerose richieste di chiarimenti, allora dovresti optare per un software HR che digitalizzi l’intero processo.
Questi software rappresentano la soluzione ideale per fare un definitivo passo verso una gestione dell’impresa sempre più automatizzata e digitalizzata. I vantaggi che otterrai sono tanti. Ecco alcuni dei più importanti:
- Maggiore produttività: automatizzare i processi ripetitivi permette a ogni lavoratore di risparmiare decine di ore ogni mese che può utilizzare per le attività che davvero contano per il tuo business.
- Facile rispetto delle norme: le norme relative alle ferie e ai permessi sono poche ma molto stringenti. Un software HR ti aiuta a rispettarle, eliminando il rischio d’incorrere in sanzioni.
- Più trasparenza in azienda: un piano ferie in digitale promuove la trasparenza in azienda riducendo il rischio che si creino favoritismi, malumori e incomprensioni tra le risorse umane.
- Adozione di una politica paperless: la digitalizzazione permette una riduzione considerevole della carta e dell’inchiostro. Il risparmio in termini di costi è notevole, ma ancor di più, ti fa onore l’adottare politiche contro gli sprechi.
- Uso efficiente dei dati: da non sottovalutare inoltre l’enorme quantitativo di dati che i software HR acquisiscono in automatico. Si tratta d’informazioni utili, che puoi utilizzare per migliorare la gestione delle risorse umane e per prendere decisioni con più obiettività.
👉 Leggi l’articolo “Come convertirsi in un’azienda paperless al 100% con un software di gestione documentale”.
Factorial: il software HR per la richiesta ferie in azienda
Factorial è il software HR ideale per digitalizzare la gestione delle ferie dei dipendenti. Il software dispone di tutte le funzionalità di cui hai bisogno e riportate in questo approfondimento. Inoltre, è molto semplice da utilizzare e quest’ultimo aspetto ti permette di beneficiare subito di tutti i vantaggi garantiti oggi dalla digitalizzazione.
Con Factorial puoi creare e condividere un piano ferie, approvare tutte le richieste con un click sia da PC che da smartphone. Il software in automatico calcola le ferie maturate e residue per ogni lavoratore. Tutti i dati raccolti li hai sempre disponibili e sono aggiornati in tempo reale.
Insomma, non devi più districarti tra moduli cartacei e in Excel, non devi più calcolare manualmente le ore di ferie e di permesso dei lavoratori. Il software si prende cura di tutti questi aspetti. Tutto ciò garantisce un enorme risparmio di tempo che abbiamo stimato essere di oltre 30 ore al mese.
Infine, Factorial non ti permette di digitalizzare i soli processi relativi alla richiesta e l’approvazione delle ferie. Il software digitalizza tutti i processi HR. Puoi utilizzarlo anche per:
- Rilevare le presenze
- Valutare le performance del personale
- Gestire e firmare in digitale i documenti
- Ottimizzare la gestione delle spese in azienda
- Inviare feedback in tempo reale
- E tanto altro
Conclusioni
La digitalizzazione sta portando grandi cambiamenti. Cambiamenti che interessano trasversalmente tutte le PMI.
Come titolare d’impresa hai oggi a disposizione strumenti inaccessibili fino a pochi anni fa. Puoi finalmente gestire tutti i processi HR da un unico software, seguire da vicino la crescita dei talenti in azienda, acquisire dati importantissimi per migliorare le performance dei lavoratori.
In conclusione, digitalizzando e automatizzando tutti quei processi che oggi provocano rallentamenti in azienda avrai a disposizione molte più ore rispetto al passato. Ore che puoi utilizzare per definire e raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi, necessari oggi per avere successo in un mercato in costante evoluzione e sempre più competitivo.
