Vai al contenuto

Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo [+Modello gratis]

controllo presenze dipendenti

Il modo in cui effettui il controllo delle presenze dei tuoi dipendenti può dire molto sulla tua azienda. Quanto è facile per i tuoi dipendenti timbrare il cartellino? Devono utilizzare le impronte digitali? Timbrare con un badge? O possono comodamente effettuare il riconoscimento facciale dall’app aziendale? Sei sicuro che la soluzione fornita sia la migliore?

Viviamo in un’epoca in cui non sono solo le aziende a scegliere i dipendenti. Proprio per questo si potrebbe dire che c’è una vera e propria lotta tra aziende in corso per attrarre i migliori candidati. Per rimanere competitive le aziende devono poter soddisfare tutta una serie di criteri che possano garantire al candidato la migliore esperienza possibile, dal primo contatto all’interruzione del contratto di lavoro, che si tratti di contratti di tempo determinato, indeterminato o contratti collettivi.

In questo articolo vediamo come rimanere competitivi e quali sono le misure e gli strumenti adottati dalle aziende per garantire un’employee experience al passo con i tempi.

modello gratis per rilevazione presenze

Aziende e dipendenti si scelgono a vicenda nel mercato del lavoro

In passato sicuramente prevaleva il concetto di essere scelti dalle imprese. Raramente si diceva di no a un’offerta di lavoro per motivi come il benessere mentale o per mantenere un equilibrio vita-lavoro. Anzi, conosciamo bene le storie di chi si è trasferito molto lontano da casa per poter lavorare, anche 10 ore al giorno, per assicurarsi di poter mantenere una vita dignitosa. E questa è la storia di molte persone anche al giorno d’oggi. Ma qualcosa nel paradigma sta cambiando e ormai da diversi anni.

Oggi potremmo affermare che aziende e dipendenti si scelgono a vicenda. Per questo motivo ci sono stati dei cambiamenti importanti da entrambe le parti. Le aziende, per esempio, hanno affinato le proprie tecniche di ricerca e selezione del personale con appositi software hr che permettono di snellire questa funzione. Inoltre, oggi viene data maggiore rilevanza a caratteristiche attitudinali dei lavoratori.

👉 Scopri quali sono i ruoli e settori più richiesti nel 2021 nel mercato del lavoro.

Cosa cercano le aziende

Essere “un buon fit” per un’azienda non significa soltanto avere le competenze tecniche necessarie per svolgere le mansioni richieste dalla posizione lavorativa, ma anche vivere i valori aziendali. In questo l’azienda deve essere particolarmente efficace nel vivere, comunicare e trasmettere quei valori ai dipendenti. Ciò avviene grazie a una buona comunicazione interna, basata su valori come il rispetto, l’inclusione e la trasparenza.

L’aspirazione delle aziende è che i dipendenti possano diventare dei veri e propri brand ambassador, che comunichino la loro esperienza lavorativa positiva anche all’esterno. Questo genera una pubblicità gratuita per i candidati e potenziali futuri dipendenti, e aumenta anche la coesione del rapporto aziendale.

Cosa cercano i dipendenti

Anche i dipendenti però hanno iniziato a guardarsi attorno un po’ di più. Con la diffusione di nuove realtà lavorative come le startup e anche di modalità di lavoro che consentono maggiori vantaggi, i candidati hanno iniziato ad essere più esigenti quando si tratta di scegliere il proprio lavoro.

Le esigenze dei lavoratori moderni si sono di gran lunga modificate negli ultimi anni e hanno conosciuto un cambiamento radicale con la diffusione del virus Covid-19. Esistono delle specifiche caratteristiche aziendali che faranno tendere i candidati per un sì o per un no in fase di valutazione dell’azienda come datore di lavoro.

A quali esigenze dei dipendenti bisogna rispondere

Il fatto che sentiamo parlare sempre di più di Employer Branding non è casuale. Le aziende stanno investendo come non mai in figure che possano assicurare ai dipendenti la migliore employee experience.

Il primo punto da tenere in considerazione è che ingaggiare i dipendenti è un processo continuo. Come ci hanno raccontato diversi professionisti che hanno partecipato alle nostre interviste i dipendenti devono essere accompagnati e coccolati durante tutta la permanenza nell’impresa.

Attività sporadiche per coinvolgere i dipendenti possono dare risultati positivi nel breve termine, ma se non si mette in atto una strategia che punti alla condivisione dei valori aziendali al di là della singola occasione non si potrà pensare di ottenere risultati significativi.

Questo tipo di strategie vengono messe in atto anche, e soprattutto, per contrastare uno dei fenomeni più temuti dalle aziende, ovvero il turnover.

Al giorno d’oggi, un lavoratore che non si sente soddisfatto della propria azienda difficilmente rimarrà a lungo, a meno che non si trovi costretto. Ma anche in questo caso, ovviamente un lavoratore non soddisfatto sarà significativamente meno produttivo e un’influenza negativa nell’ambiente di lavoro e per i colleghi.

Per questo le aziende cercano di far in modo di rispondere ai cambiamenti delle esigenze dei lavoratori per:

  • Conciliare l’equilibrio vita lavoro in maniera coordinata e continuativa
  • Garantire un ambiente di lavoro sano e piacevole
  • Fornire benefit che vadano al di là della retribuzione monetaria

A proposito di Employer Branding, ti piacerebbe approfondire questo argomento? Ascolta le parole di Luca Bozzato durante il webinar dove discutiamo come trasformare i dipendenti in brand ambassadors 👇

La rivoluzione dello smart working

L’implementazione dello smart working per la maggioranza delle aziende italiane e internazionali ha risposto al sogno di molti dipendenti. Non dover subire tutti i giorni il traffico della città, l’affollamento della metro, la coda alle scale mobili, non dover preparare il pranzo per l’ufficio.

Nessuno avrebbe immaginato un 2020 in cui si può comodamente lavorare dalla propria abitazione, dal living di amici, dalla biblioteca del paese, immersi nella campagna o semplicemente dal proprio letto in pigiama. Come non desiderare tutto ciò? Anche se per cause non proprio piacevoli, ovvero per la diffusione di una pandemia mondiale, le richieste di tanti lavoratori sono state accontentate senza troppi indugi.

Nel periodo di confinamento i dipendenti lavoratori hanno potuto rendersi conto di cosa significa lavorare da casa. Da allora i sondaggi, gli studi, i report sul gradimento dello smart working spopolano sul web. Apparentemente la maggioranza si ritiene soddisfatta di questa modalità e non sente il desiderio di tornare in ufficio con i colleghi.

A seguire ci sono coloro che troverebbero maggior beneficio dall’alternanza tra home office e lavoro in ufficio. La situazione attuale e gli sviluppi legati alla situazione Covid-19 sembrano dire tutto tranne che torneremo presto a lavorare nelle nostre sedi di lavoro.

👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui spieghiamo come lavorare in smart working e gestire i lavoratori con 9 consigli di produttività.

sistemi rilevazione presenze

La richiesta di orari di lavoro flessibile e sistemi di rilevazione delle ore lavorate dai dipendenti

Proprio perchè garantito così a larga scala, lo smart working è ormai considerato come qualcosa che le imprese devono garantire. Si sentirà sempre più spesso i candidati chiedere “ma posso lavorare da casa?”. Le aziende devono essere pronte a rispondere a questa richiesta e attrezzare i dipendenti  in maniera corretta per garantire che il lavoro agile sia agile davvero, e non soltanto una replica dell’ufficio.

Ma se ciò già rappresenta una sfida per molte realtà, oggi si fa strada piano piano, post dopo post e intervento dopo intervento, la richiesta di un orario di lavoro flessibile. Smart working e orario di lavoro flessibile vanno a braccetto, si complementano l’un l’altro. Consentire ai dipendenti di lavorare comodamente dal proprio divano a essere intransigenti sull’orario di inizio del lavoro suona un po’ controproducente.

Secondo il punto di vista di alcuni gli orari di lavoro flessibile rendono difficile il controllo delle presenze dei lavoratori, complicano la coordinazione dei team e, in ultima analisi, danno troppa libertà ai dipendenti che potrebbero approfittarsene.

Fondamentali per implementare orari di lavoro flessibili e controllare le presenze del personale

Se le prime cose che ti vengono in mente quando si parla di orari di lavoro flessibile sono quelle che abbiamo appena citato forse c’è qualche problema interno in azienda di cui dovresti occuparti.

Affinchè modalità di lavoro come lo smart working, l’home office e gli orari flessibili possano avere successo e si riesca a mantenere una prestazione lavorativa alta ci deve essere una fiducia reciproca tra l’azienda e i dipendenti. Solo in questo modo si potrà essere sicuri che i dipendenti, anche fuori sede, impegneranno il loro tempo nel migliore dei modi per garantire un’attività lavorativa dagli ottimi risultati e allo stesso tempo i lavoratori potranno percepire la fiducia data loro dall’azienda.

Un ambiente di questo tipo stimola la genesi e il consolidamento di una visione collettiva degli obiettivi che spinge tutti a muoversi nella stessa direzione.

Dopo essersi assicurati che gli sforzi di comunicazione interna mirino alla costruzione di un ambiente si lavoro sano, è fondamentale che ciò sia seguito dalla dotazione di strumenti che consentono il controllo delle presenze e la valutazione del personale.

Essere più flessibili non significa essere fuori controllo. Gli sviluppi tecnologici hanno portato alla nascita di strumenti che permettono sia ad aziende che a dipendenti di approcciare modalità di lavoro come smart working e telelavoro permettendo di tutelare i diritti di entrambi.

👉 Assicurati di essere informato sulle condizioni speciali dei lavoratori fragilie come funziona il decreto smart working per questi dipendenti.

Strumenti per il controllo delle presenze

C’è chi storce il naso quando si parla di controllo delle presenze e pensa che, per essere veramente coerenti, per chi lavora in modalità agile non dovrebbero esserci controlli sull’orario di entrata e uscita. Forse ciò deriva da un’accezione negativa nei confronti della parola controllo e confusione sul trattamento dei dati personali.

In realtà il controllo delle presenze non è uno strumento a vantaggio solo delle aziende, anzi. Come si potrebbe tenere traccia delle ore di lavoro svolte dai dipendenti e pagare straordinari se non ci fosse un controllo delle presenze?

Il controllo delle presenze è tutto l’opposto di un modo per tenere sott’occhio i dipendenti in ogni loro mossa. Per le aziende è obbligatorio tenere traccia delle ore lavorate, ma ciò non significa che questo debba diventare un impedimento alla propria cultura di flessibilità.

Grazie ai software hr per la rilevazione delle presenze come Factorial, per esempio, si mette a disposizione di manager e dipendenti uno strumento che consente di timbrare il cartellino ed effettuare un controllo delle presenze che sia trasparente da entrambe le parti.

Se ancora non possiedi uno strumento di questo tipo forse non stai dando ai tuoi dipendenti la risorsa migliore per effettuare clock-in e clock-out.

software gratuito per rilevazione presenze

Conciliare il controllo delle presenze e gli orari flessibili

Il software HR all-in-one di Factorial ha una funzionalità che permetterà alla tua azienda di accontentare i tuoi dipendenti in tutto per tutto. Ma non solo, ti consentirà di avere una panoramica chiara e precisa di chi, come e quando e da dove sta lavorando.

Permettere ai dipendenti di avere maggiore controllo sulla propria pianificazione temporale sarà molto più semplice. I dipendenti potranno timbrare il cartellino dal proprio cellulare, dal pc, dal tablet… insomma, qualsiasi strumento stiano utilizzando per lavorare. Questo metodo di rilevazione delle presenze permette anche, sia per dipendenti che per i responsabili, di tenere traccia delle ore lavorate. Quotidianamente, settimanalmente e mensilmente.

La visione di quanto e quando si è lavorato sarà chiara e trasparente per entrambe le parti e permetterà anche di capire come adattarsi per gestire al meglio il proprio tempo. Se un dipendente si accorge di sforare sempre l’orario di lavoro, forse è il caso di rivedere la propria organizzazione del tempo o far presente ai responsabili che i compiti richiesti sono eccessivi per una normale giornata di lavoro di 8 ore.

Allo stesso tempo i manager delle risorse umane o il responsabile del team potranno evitare di far sperimentare ai propri dipendenti esperienze come il workaholism, proprio grazie al controllo delle presenze e il monitoraggio dell’orario.

Controllare le presenze in questo modo è utile anche per capire quando si è più produttivi e gestire in base a ciò la propria schedule settimanale.

👉 In questo articolo ti diamo 5 consigli per risparmiare sul controllo delle presenze dei dipendenti.

Ritardi e assenteismo

Se i dipendenti non sono costretti a timbrare il cartellino alle 9 del mattino, ma possono gestire il proprio orario in base a ciò che è più conveniente per loro potremmo dire addio ai ritardi.

Gli orari di lavoro flessibili sono un passo successivo naturale all’implementazione dello smart working. Lavorare da casa è comodo, ma se la casa diventa semplicemente la replica dell’ufficio si vanno a perdere quei benefici di cui i dipendenti dovrebbero godere con l’home office.

Poter organizzare le proprie giornate di lavoro lasciando margine anche per l’equilibrio con gli impegni personali consente ai dipendenti di essere più rilassati, di vivere il proprio lavoro con meno stress ed essere in generale più felici. Un dipendente felice è un dipendente che difficilmente non si presenterà al lavoro o che abbandonerà l’azienda se non per motivi seri.

Il controllo delle presenze tramite software consentirà di non doversi più preoccupare del fenomeno dell’assenteismo. Fenomeno che invece può accadere in situazioni in cui la timbratura della presenza si effettua ancora con metodi antiquati.

Inoltre, se i dipendenti sono soddisfatti e vengono accontentati con questi accorgimenti che rendono la vita di tutti un po’ più semplice si potrà contenere anche il fenomeno del turnover. Ricorda che in questa lotta tra aziende per attrarre i migliorari lavoratori non potrai vincere se non riesci a prevedere e fornire tempestivamente delle risposte alle esigenze dei tuoi dipendenti.

Conclusioni sulla rilevazione delle presenze

I metodi a disposizione delle aziende per effettuare il controllo delle presenze sono tanti. Per scegliere quello che maggiormente si adatti alla tua azienda devi pensare anche alle esigenze dei tuoi lavoratori.

Nella maggior parte delle realtà medio-piccole la modalità più diffusa per il controllo delle presenze è probabilmente il foglio presenze Excel. Abbiamo già parlato in precedenza del perchè questa metodologia risulta ormai inadatta per i dipendenti di oggi.

Qui però vogliamo darti anche due consigli fondamentali per quando devi scegliere un software per il controllo delle presenze.

Prova gratuita: Per prima cosa dovresti verificare che consenta di effettuare una prova gratuita per capire se effettivamente si tratta di ciò che cerchi e in che modo risponde ai bisogni della tua azienda e della tua forza lavoro.

Non solo controllo delle presenze: se pensi che quando cerchi un software per la rilevazione delle presenze devi accontentarti di uno strumento che svolga solo questa funzione, ti sbagli! E forse non conosci Factorial!

Factorial è un piattaforma che consente di gestire le risorse umane a 360 gradi. Sappiamo che il controllo delle presenze è soltanto uno dei tanti compiti di cui i responsabili delle risorse umane devono occuparsi. Se non hai ancora preso visione di tutta la gamma di funzionalità che vengono messe a disposizione dal software hr ti consigliamo di farlo al più presto e rimarrai piacevolmente sorpreso.

Questo piattaforma in cui tutte le informazioni sono centralizzate è stata pensata proprio per consentire a chi si occupa di gestire i reparti delle risorse umane di guadagnare tempo. Il tempo, di tutti, lavoratori e manager, è prezioso. Per questo svolgere attività come il controllo delle presenze, la gestione di ferie e assenze, la valutazione delle performance, l’archiviazione dei documenti e molte altre dovrebbero essere rese il più semplici e rapide possibili.

In questo modo si potrà spendere più tempo per dedicarsi allo sviluppo e al sostegno di chi fa veramente la differenza in azienda: le persone.

✔️Scopri tutti i modi in cui Factorial ti aiuta con la gestione dei tuoi dipendenti!

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

Post correlati

Lascia un commento