Dare un feedback ai dipendenti: la guida completa

Ti stai chiedendo come dare feedback in modo efficace ai tuoi dipendenti? Sapevi ne che esistono diverse tipologie? 

Fornire un riscontro nel modo giusto è una skill preziosissima: ti permette di guidare i team verso il raggiungimento dei loro obiettivi, di consolidare la fiducia, migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e il livello di motivazione.

In questa guida esploreremo il processo di feedback in tutte le sue sfumature: vedremo esempi, approcci e strategie che ti aiuteranno a guidare i tuoi team verso il successo. Iniziamo!

Che cos'è un feedback 

Sul posto di lavoro, il feedback è il mezzo utilizzato per trasmettere informazioni, commenti e suggerimenti sul comportamento, le prestazioni e le attività dei dipendenti.

Il feedback può essere sia positivo che negativo e può essere fornito in modo formale o informale. 

Di solito, sono i manager a fornire feedback ai dipendenti, ma non mancano casi in cui siano i dipendenti stessi ad autovalutarsi, oppure a ricevere feedback da parte di colleghi o da parte dei clienti dell’azienda. 

L’implementazione di un sistema strutturato di feedback aiuta i lavoratori a comprendere meglio i loro punti di forza e di debolezza, a individuare le aree in cui possono migliorare e, in definitiva, a migliorare le loro prestazioni.

Tuttavia, come vedremo, fornire un riscontro ai dipendenti non è semplice, specialmente quando il feedback è negativo. È importante evitare che il dipendente interpreti il commento come un attacco personale e assicurarsi che il riscontro fornito effettivamente conduca a un cambiamento nel comportamento del lavoratore.

Tipologie di feedback sul lavoro 

Conoscere le diverse categorie di feedback sul lavoro ti aiuta a scegliere l’approccio giusto per guidare, motivare e migliorare i dipendenti. Ma quali sono le diverse tipologie di feedback sul lavoro? Ecco un elenco completo:

Feedback informale

Il feedback informale è un suggerimento o un commento spontaneo. Può avere lo scopo di incoraggiare il dipendente o di guidarlo a svolgere meglio un compito o una mansione specifica. Questi feedback dovrebbero sempre essere forniti in azienda. 

Come sottolineato dall’Harvard Business Review, i momenti migliori per un riscontro informale sono: durante una pausa di lavoro, durante una pausa caffè o al termine di una riunione

Feedback formale

Il feedback formale è invece programmato e pianificato. Puoi fornirlo dopo aver analizzato le prestazioni o le competenze di un lavoratore. I feedback formali vengono forniti in forma scritta, in modo che il dipendente possa avere una panoramica sui punti di forza o sulle aree in cui può migliorare. 

Questi inoltre sono essenziali per stabilire gli obiettivi futuri dell’azienda e per definire al meglio lo sviluppo di carriera dei lavoratori.

Feedback di incoraggiamento

Puoi utilizzare i feedback d’incoraggiamento per influenzare positivamente la parte emotiva e dei lavoratori.  Li fornisci per migliorare la loro autostima, incoraggiarli ad affrontare le sfide e superare i momenti di stress. 

La peculiarità dei feedback di incoraggiamento è che si concentrano sul benessere emotivo dei lavoratori, piuttosto che sulle loro prestazioni. Ogni tanto, condividere parole di apprezzamento o di supporto può contribuire a migliorare l’ambiente di lavoro, creando un’atmosfera più distesa in azienda.

Feedback continuo (o continuous feedback) 

Il feedback continuo o continuous feedback è una modalità di riscontro che consente di fornire regolarmente suggerimenti, indicazioni e commenti. 

Si tratta di una strategia di gestione delle risorse umane che offre ai lavoratori un parere costante sulle loro prestazioni, punti di forza e aree di miglioramento. 

Implementare un sistema di continuous feedback in azienda può migliorare la soddisfazione dei dipendenti, rafforzare la comunicazione interna, accelerare i processi e, non da ultimo, garantire una comunicazione costante tra i manager e i dipendenti. 

Autofeedback (self-feedback) 

Infine, nell’ambito lavorativo, c’è anche l’autofeedback o self-feedback. In questo caso, è il dipendente stesso che si valuta, ad esempio compilando questionari di autovalutazione. Questo tipo di riscontro è molto utile perché consente al lavoratore di sviluppare la capacità di identificare autonomamente i propri punti di forza e di debolezza. 

In seguito, con il supporto dei supervisori e dei manager e sulla base di quanto emerso, il dipendente è tenuto a intraprendere le azioni per migliorare le prestazioni e il comportamento sul posto di lavoro.

Perché è importante dare feedback ai dipendenti 

Dare feedback ai dipendenti è molto importante. John Hattie in “The Power of Feedback” afferma che il feedback è uno degli strumenti più potenti per stimolare l’apprendimento e agevolare il raggiungimento del successo. Saper dare il giusto riscontro è uno degli aspetti più importanti per la gestione del talento in azienda e garantire la giusta crescita ai propri dipendenti.

Inoltre: 

• Fornire feedback migliora i tassi di fidelizzazione:Un recente studio condotto da Gallup, ha dimostrato che fornire riscontri costanti ai propri dipendenti assicura tassi di turnover inferiori del 14,9% rispetto alle aziende che non lo fanno.
• Migliori le relazioni: Dare feedback costanti e costruttivi aiuta a instaurare un rapporto positivo con la forza lavoro. Un dialogo aperto e trasparente riduce e previene i conflitti e le incomprensioni.
• Previeni gli errori: I riscontri regolari aiutano a prevenire errori, limitano rallentamenti e discussioni causati da una cattiva comunicazione, creando così un ambiente di lavoro più efficiente e produttivo.
• Faciliti la crescita professionale e personale: Secondo l’Harvard Business Review, il 72% dei dipendenti ritiene che un parere costruttivo possa aiutarli nel migliorare le prestazioni e agevolare la crescita professionale. 

In definitiva, coinvolgere i lavoratori, fornire loro feedback regolari ha numerosi risvolti positivi. Si crea una cultura aziendale basata su una comunicazione di qualità, si riducono i tassi di turnover, si migliora la qualità del lavoro svolto e si favorisce l’instaurarsi di un clima in azienda produttivo e collaborativo.

Come dare un feedback efficace: 6 consigli pratici

Per riuscire a rendere più efficaci i tuoi feedback ci sono diverse strategie a cui puoi fare riferimento. È interessante notare come il feedback rappresenti un elemento fondamentale nell’ambito dell’insegnamento accademico.

È qui che numerosi professori nel corso del tempo hanno implementato strategie utili che oggi risultano applicabili anche in ambito lavorativo. 

Ecco quindi come puoi rendere efficaci i tuoi feedback, prendendo spunto anche da quanto scritto dal dottor Howell, professore associato presso l’Appalachian State University, in un numero del  Journal on Excellence in College Teaching.

1. Fornisci un feedback tempestivo

Un rapido riscontro è più probabile che venga compreso e apprezzato. Diversamente, aspettare giorni o settimane può diminuire l’efficacia delle osservazioni. 

La nostra raccomandazione è di utilizzare software e strumenti aziendali che consentano l’invio di feedback in tempo reale, così da evitare lunghi ritardi prima che il lavoratore riceva suggerimenti, appunti o indicazioni.

2. Trova sempre il giusto equilibrio

È ancora John Hattie, nel suo libro “The Power of Feedback”, a metterci in guardia sulla sostanziale inefficacia dei feedback che non forniscono informazioni utili. 

Perciò, anche quando ritieni opportuno dare un parere positivo, non limitarti a scrivere “ottimo lavoro” o “eccellente performance”, ma cerca sempre di evidenziare le aree in cui il lavoratore può migliorare, pur riconoscendo il suo ottimo lavoro. 

Lo stesso principio si applica anche ai pareri negativi. Sii cordiale, metti in luce dove il lavoratore ha commesso errori e suggerisci come può migliorare, anziché enfatizzare la gravità dell’errore commesso.

3. Concentrati sullo sviluppo 

Quando fornisci feedback ai lavoratori, anziché concentrarti sugli errori passati e su come avrebbero potuto fare meglio un compito o una mansione, orienta la tua attenzione su cosa devono fare per migliorare le proprie prestazioni in futuro.

In altre parole, fornisci un riscontro orientato allo sviluppo futuro, evitando di soffermarti su eventi passati e rimproveri inutili.

4. Non addolcire la pillola 

Questo consiglio sulla consegna del feedback potrebbe sorprenderti, ma vari studi hanno dimostrato che feedback troppo indiretti, che evitano il problema per paura di ferire il lavoratore, risultano inefficaci. 

Lavoratori o studenti finiscono per non comprendere il suggerimento e diventano ancor più insicuri riguardo al loro operato, non capendo dove hanno sbagliato e quali modifiche apportare nelle loro prestazioni. 

Torniamo quindi all’importanza di trovare un giusto equilibrio, sottolineando che il feedback dovrebbe essere diretto, immediato ed istruttivo ma non imperativo, e non dovrebbe concentrarsi eccessivamente sugli eventi passati.

5. Parla, ma ascolta anche

Come suggerisce il Pendleton Feedback Model, imparare ad ascoltare può essere uno strumento potente quando si tratta di critiche. 

Questo perché durante l’ascolto è più facile dimostrare interesse per ciò che il dipendente ha da dire e comprendere meglio il contesto della situazione. Inoltre, ciò crea un legame di fiducia, essenziale per il buon funzionamento della routine aziendale.

Evita di concentrarti solo sugli aspetti negativi o solo su quelli positivi. Cogli l’occasione per discutere dei tuoi punti di forza e delle tue debolezze.

6. Crea un ambiente sicuro e accogliente

È inutile aspettarsi che il feedback abbia un impatto positivo se la persona che lo fornisce non si prepara adeguatamente. Ciò significa che un ambiente sicuro e accogliente può notevolmente aumentare le possibilità di successo del feedback. 

Ecco alcuni semplici accorgimenti che possono fare la differenza quando si tratta di fornir un parere sul lavoro:

• Leggi una guida che ti aiuti a gestire passo per passo la valutazione di un dipendente
• Prepara la conversazione in anticipo
• Crea una roadmap e una presentazione con i dati da analizzare
• Crea un’atmosfera accogliente

Esempi di feedback sul lavoro

Passiamo ora ad alcuni esempi di feedback sul lavoro, sottolineando in che occasione è il caso di fornirli e alcune parole magiche da utilizzare che possano effettivamente incentivare la crescita e il miglioramento dei dipendente: 

Quando un lavoratore raggiungere un obiettivo

Ogni volta che un lavoratore o un team raggiunge un obiettivo aziendale, è giusto riconoscerlo e, perché no, premiare l’impegno e la dedizione profusi nel progetto. Potresti evidenziare quanto segue:

“So che hai lavorato duramente e so che gli obiettivi non erano facili da raggiungere. Ho notato la tua perseveranza e la tua tenacia, e questo mi riempie di orgoglio nel sapere di averti nella mia squadra. Continua su questa strada, cerca costantemente di raggiungere l’eccellenza e continua a sviluppare la tua capacità di risolvere problemi complessi.”

Quando un lavoratore impara dagli errori passati 

Non c’è nulla di più gratificante che far sapere a un lavoratore che hai notato come ha tratto insegnamento dagli errori commessi. Puoi esprimere apprezzamento nei suoi confronti in questo modo:

“La tua performance dimostra chiaramente che hai interiorizzato il feedback ricevuto lo scorso mese. Apprezzo molto il valore che attribuisci ai feedback e ti incoraggio a continuare su questa strada, sapendo che avrai sempre il mio supporto.“

Quando noti un calo di prestazioni 

Un altro scenario comune si verifica noti un brusco calo nelle prestazioni di un dipendente. In questo caso, il tuo riscontro è essenziale. Puoi affrontare la situazione nel seguente modo:

“Ho notato un calo nelle tue prestazioni nell’ultimo mese. Capisco che il carico di lavoro sia stato impegnativo, ma è fondamentale che tutti contribuiscano al massimo per superare questo periodo. 

Se hai delle preoccupazioni personali o relative all’azienda che stanno influendo sul tuo rendimento, ti incoraggio a condividerle con me. Sei un membro prezioso del nostro team, e voglio che tu sappia che puoi contare sul mio sostegno.”

Quando un dipendente non rispetta gli orari di lavoro 

A volte si verificano situazioni in cui alcuni dipendenti hanno difficoltà a rispettare gli orari di lavoro, richiedono frequenti permessi o accumulano assenze ingiustificate. Questi problemi possono essere gestiti con sensibilità attraverso un riscontro appropriato.

Ecco come puoi affrontare la questione:

“Negli anni, hai sempre dimostrato una grande attenzione agli orari e un notevole senso di responsabilità. Tuttavia, ho ricevuto segnalazioni riguardo alle tue uscite anticipate e a due assenze ingiustificate nell’ultimo mese. 

Vorrei ricordarti che il nostro contratto di lavoro stabilisce una settimana lavorativa di 40 ore. Se stai affrontando delle difficoltà o hai bisogno di orari più flessibili, ti invito a discuterne con me. Siamo aperti a trovare soluzioni che possano conciliare le tue esigenze con quelle dell’azienda.”

Migliora la gestione dei feedback con Factorial

In questa guida siamo partiti dalla definizione di feedback sul lavoro, per poi soffermarci sull’importanza di fornire feedback costruttivi, immediati e diretti. 

Successivamente, abbiamo visto alcuni esempi ed evidenziato quanto sia fondamentale fornire indicazioni e suggerimenti sempre finalizzati a ottenere un miglioramento e una crescita del dipendente.

Ora, immagina l’esistenza di un software in grado di semplificare l’invio di feedback in tempo reale e il monitoraggio delle prestazioni, delle presenze e dei turni di lavoro

Non vorresti utilizzarlo? 

Il software in questione esiste ed si chiama Factorial. Factorial è un software HR “all in one” che offre numerose funzionalità, tra cui la possibilità di:

• Inviare feedback
• Creare questionari personalizzati
• Selezionare valutatori e dipendenti da valutare in base alle esigenze dei tuoi team
• Inviare notifiche ai dipendenti 
• Monitorare lo stato delle risposte in tempo reale

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