Feedback negativo: 8 consigli per dare un feedback sensibile ai tuoi dipendenti

Come gestisci il feedback dei dipendenti nella tua azienda? Sai come dare un feedback negativo in modo efficace e sensibile?

Il feedback è uno strumento essenziale per migliorare le competenze e le prestazioni dei tuoi collaboratori, ma anche per creare un clima di fiducia e motivazione all’interno del tuo team.

Tuttavia, comunicare i punti di debolezza o gli errori dei tuoi dipendenti non è sempre facile. Il feedback negativo può generare frustrazione, rabbia, risentimento o demoralizzazione se fatto in modo sbagliato.

Come puoi evitare questi effetti negativi e trasformare il feedback in un’opportunità di crescita e apprendimento?

Come dice Rick Tate, ex consulente e formatore di fama internazionale nel campo della qualità del servizio: “Il feedback è la colazione dei campioni.” Sta a te offrire ai tuoi dipendenti una colazione che sia allo stesso tempo digeribile e stimolante per proseguire con le loro attività.

Leggendo questo articolo imparerai cos’è il feedback negativo, perché è importante, e ti daremo alcuni consigli per fornire feedback negativi ai tuoi dipendenti senza rischiare di ferire i loro sentimenti.

Feedback negativo: che cos’è e perchè è importante

Il feedback negativo è un tipo di feedback che evidenzia gli aspetti negativi o migliorabili delle prestazioni o del comportamento di un dipendente.

Lo scopo del feedback negativo è quello di aiutare il dipendente a correggere i suoi errori, a superare le sue difficoltà e a raggiungere i suoi obiettivi. Il feedback negativo non è un rimprovero o una critica, ma un’informazione utile e costruttiva che serve a stimolare il miglioramento continuo dei tuoi collaboratori.

Il feedback negativo è importante perché permette al dipendente di scoprire i suoi punti deboli e di lavorare per rafforzarli. Inoltre favorisce la comunicazione e la trasparenza tra manager e dipendenti, creando un clima di fiducia e collaborazione. Il feedback negativo può anche aumentare la motivazione e l’engagement dei dipendenti, se dato in modo appropriato e incoraggiante.

Tuttavia, ci sono dei rischi associati al feedback negativo. Ad esempio, se viene dato con poco tatto o in modo aggressivo, spesso ha effetti opposti a quelli desiderati. Può infatti generare frustrazione, rabbia, risentimento o demoralizzazione nel dipendente, che si sentirà attaccato o svalutato.

Può anche danneggiare il rapporto tra manager e dipendenti, peggiorando il clima all’interno di un’azienda. Può infine ridurre la produttività e la qualità del lavoro del dipendente, che perderà interesse e motivazione visto che si sentirà poco considerato.

Per evitare questi rischi, è fondamentale che quando offri feedback ai tuoi dipendenti lo fai in modo sensibile. Poniti nei loro panni, e ricordati che stanno facendo del loro meglio.

Vediamo ora dei consigli pratichi per fornire un feedback negativo sensibile ai tuoi dipendenti.

8 Consigli per fornire un feedback negativo sensibile

I modi di dare un feedback sono tanti quante sono le sfaccettature dell’animo umano. Tuttavia, non tutti i modi sono ugualmente efficaci e appropriati. Alcuni possono essere dannosi o controproducenti, mentre altri possono essere utili e costruttivi.

Come scegliere il modo giusto di dare un feedback negativo ai tuoi dipendenti? Come evitare di ferire i loro sentimenti o di demotivarli? Come trasformare il feedback negativo in un’opportunità di crescita e apprendimento?

Per aiutarti ad orientarti nella giungla dell’animo umano, abbiamo preparato una lista con 8 consigli pratici per offrire un feedback negativo ai tuoi dipendenti.

1. Sii specifico e descrittivo

Il feedback negativo deve essere chiaro e preciso, altrimenti rischia di essere inutile o confusionario.

Non basta dire al dipendente che deve migliorare o che ha fatto un errore, ma bisogna spiegargli in cosa consiste l’errore e come può evitarlo in futuro.

Per fare ciò puoi usare la tecnica del feedback SBI (Situation-Behavior-Impact), che consiste nel descrivere la situazione in cui si è verificato il comportamento, il comportamento stesso e l’impatto che ha avuto sul lavoro o sul team.

Per esempio: “Ieri, durante la riunione con il cliente, hai interrotto il tuo collega mentre stava parlando (situazione e comportamento). Questo ha creato una situazione di imbarazzo e ha dato l’impressione che non fossimo coordinati (impatto).”

2. Fornisci esempi concreti

Il feedback negativo deve essere basato su esempi reali e recenti che dimostrino il comportamento o la prestazione del dipendente. Gli esempi rendono il feedback più chiaro e utile, e indicano al dipendente come migliorare.

Per dare esempi concreti, puoi usare il feedback STAR (Situation-Task-Action-Result), che descrive una situazione, un compito, un’azione e un risultato del dipendente.

Per esempio: “La settimana scorsa, hai preparato una presentazione per il progetto X (situazione e compito). Hai fatto una ricerca approfondita e delle slide accattivanti (azione). Il cliente è stato molto contento e ci ha affidato il progetto (risultato).”

3. Usa un tono calmo e professionale

Dai feedback negativi con un tono calmo e professionale, senza urlare o insultare il dipendente. Quest’ultimo comportamento è dannoso e crea tensione e ostilità. Il rispetto è essenziale per creare un clima di fiducia e collaborazione, e per valorizzare e ascoltare il dipendente.

Per usare un tono calmo e professionale, puoi usare il feedback sandwich, che inizia con un apprezzamento positivo, poi esprime il feedback negativo in modo costruttivo e infine chiude con un incoraggiamento o un ringraziamento.

Per esempio: “Grazie per aver finito il report in tempo (apprezzamento positivo). Però, ho visto alcuni errori di ortografia e di formattazione che potevi evitare con una revisione più attenta (feedback negativo). Ti prego di fare più attenzione a questi dettagli in futuro, perché sono importanti per il nostro lavoro (incoraggiamento o ringraziamento).”

4. Evita critiche personali

Il feedback negativo deve essere basato sul comportamento o sulla prestazione del dipendente, non sulla sua persona o sulle sue caratteristiche. Attaccare la persona è ingiusto e offensivo perché mette in dubbio la sua identità o la sua dignità.

Concentrati sui comportamenti da cambiare, sugli aspetti che possono essere modificati o migliorati. Per evitare critiche personali, puoi usare il feedback descrittivo, che descrive i fatti senza giudicare o interpretare le intenzioni o le motivazioni del dipendente.

Per esempio: “Ho notato che hai lasciato il lavoro prima dell’orario (fatto). Questo ha creato dei problemi al team che doveva finire il progetto (conseguenza). Ti prego di rispettare gli orari e di comunicare eventuali imprevisti (richiesta).”

5. Ascolta il punto di vista dell’altro

Non imporre la tua opinione, ma cerca di capire le ragioni e le emozioni dell’altro. Il feedback negativo deve essere un dialogo, non un monologo. Ascolta il dipendente e cercare di capire il suo punto di vista e i suoi sentimenti.

Ascoltare il dipendente ti aiuta a comprendere meglio la situazione e a trovare soluzioni condivise. Inoltre, dimostri interesse e rispetto per lui. Per ascoltare il punto di vista dell’altro, puoi usare l’ascolto attivo, che consiste nel prestare attenzione a ciò che dice il dipendente, senza interromperlo o distrarti.

Puoi anche usare dei segnali verbali o non verbali per mostrare che lo stai seguendo, o fare delle domande aperte o dei riassunti per chiarire o approfondire i suoi pensieri o i suoi sentimenti. Per esempio: “Quindi ti sei sentito frustrato quando hai ricevuto quella richiesta?”

6. Fornisci un piano d’azione

Non lasciare il dipendente nel dubbio, ma indicagli i passi da seguire per migliorare. Il feedback negativo deve essere seguito da un piano d’azione che indichi al dipendente i passi da seguire per migliorare il suo comportamento o le sue prestazioni.

Il piano d’azione deve essere chiaro e realistico, con obiettivi misurabili e raggiungibili. Questo serve a dare al dipendente una direzione e una motivazione per cambiare.

Per fornire un piano d’azione, puoi usare la tecnica degli obiettivi SMART, che consiste nel definire degli obiettivi che siano Specifici, Misurabili, Ambiziosi, Realistici e Temporizzati. Per esempio: “Entro la fine del mese, voglio che tu completi il corso online sulla gestione del tempo e che mi invii una relazione sui tuoi progressi (obiettivo SMART).”

7. Chiedi feedback a tua volta

Non essere arrogante o presuntuoso, ma dimostra di essere aperto al dialogo e al confronto. Il feedback negativo deve essere reciproco, non unilaterale.

Non devi solo dare feedback al dipendente, ma devi anche chiedere feedback a lui. Chiedere feedback al dipendente ti serve a valutare l’efficacia del tuo feedback e a scoprire eventuali problemi o difficoltà che hai nel comunicarlo. In più ti fa dimostrare umiltà e apertura al dialogo e al confronto.

Per chiedere feedback al dipendente, puoi usare la tecnica del feedback 360°, che consiste nel raccogliere le opinioni di diverse persone che lavorano con il dipendente, come i colleghi, i clienti o i fornitori.

Puoi anche usare dei questionari anonimi o delle interviste per ottenere dei feedback sinceri e utili. Per esempio: “Ti chiedo di compilare questo questionario sul tuo livello di soddisfazione riguardo al mio stile di leadership e al mio modo di comunicare (feedback 360°).”

8. Ripeti il feedback in futuro

Non abbandonare il dipendente a sé stesso. Ricordagli i tuoi apprezzamenti e i tuoi suggerimenti e monitora il suo progresso.

Ripetere il feedback in futuro serve a rafforzare il messaggio che vuoi trasmettere al dipendente e a incoraggiarlo a continuare nel suo percorso di miglioramento.

Per ripetere il feedback in futuro, puoi usare la tecnica del follow-up, che consiste nel fissare delle scadenze e dei momenti di verifica per controllare lo stato di avanzamento del dipendente e per fornirgli dei feedback aggiornati.

Puoi anche affidarti a dei sistemi di riconoscimento o di premiazione per celebrare i successi o i miglioramenti del dipendente. Per esempio: “Tra due settimane ci incontreremo di nuovo per valutare i tuoi risultati e per darti un feedback sul tuo lavoro (follow-up). Se raggiungi gli obiettivi che ti sei prefissato, riceverai un bonus sul tuo stipendio (riconoscimento).”

Esempi di feedback negativo

Per rendere più concreto e chiaro il concetto di feedback negativo sensibile, abbiamo raccolto alcuni esempi di feedback negativo che puoi usare o adattare in base alla situazione.

• Ritardo nella consegna di un progetto

Feedback negativo inappropriato: “Sei sempre in ritardo con le tue consegne. Non sei capace di gestire il tuo tempo e il tuo lavoro. Se continui così, sarai licenziato.”

Feedback negativo sensibile: “Hai consegnato il progetto quattro giorni dopo la scadenza. Questo ha causato dei problemi al team e al cliente. La prossima volta, avvertimi per tempo per calendarizzare una nuova deadline. Segui il corso online sulla gestione del tempo e inviami una relazione sui tuoi progressi.”

• Calo della produttività del team

Feedback negativo inappropriato: “La produttività del tuo team è calata del 20% nell’ultimo trimestre. Sei un pessimo leader e non sai motivare i tuoi dipendenti. Dovresti vergognarti.”

Feedback negativo sensibile: “La produttività del tuo team è calata del 20% nell’ultimo trimestre. Ci sono stati dei problemi o delle difficoltà che hanno influito sul vostro rendimento? Cerchiamo insieme delle soluzioni. Partecipa al workshop sulla leadership e chiedi ai tuoi dipendenti un feedback sul tuo stile di gestione.”

• Errori nel report

Feedback negativo inappropriato: “Il tuo report è pieno di errori. Sei incompetente e negligente. Non sei all’altezza del tuo ruolo.”

Feedback negativo sensibile: “Ho notato alcuni errori di ortografia e di formattazione nel tuo report. Questi errori possono compromettere la qualità del nostro lavoro e la nostra immagine professionale. Presta più attenzione a questi dettagli e usa uno strumento di correzione automatica. Rivedi il tuo report e correggi gli errori.”

Factorial: il software per dare feedback in modo adeguato

Dare feedback negativi ai dipendenti non è un compito facile, ma è necessario per migliorare le loro prestazioni e la loro soddisfazione lavorativa. Tuttavia, se non segui alcune regole di base, rischi di causare frustrazione, demoralizzazione e conflitti.

Gestire il feedback in maniera sistematica ti aiuta a individuare i punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti e a definire piani di sviluppo personalizzati.

Per semplificare il processo puoi affidarti al nostro software, Factorial. Factorial è un software HR all-in-one che ti aiuta in ogni aspetto della gestione delle risorse umane.

Con Factorial puoi:

• Avere una chiara visibilità sulle prestazioni del tuo team e sulle valutazioni dei tuoi manager.
• Stabilire un processo standardizzato e di qualità per valutare tutti i dipendenti in modo equo e oggettivo.
• Avere una cronologia di tutti i punteggi e le risposte alle precedenti valutazioni.
• Avere uno strumento che ti permette di stabilire processi di revisione delle prestazioni periodicamente senza consumare molto tempo in compiti operativi.
• Avere una panoramica generale delle prestazioni e del tuo team.

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