People manager: le 7 skills essenziali [+ HR Kit gratis]

Perché il people management è importante in un’azienda? E qual è il ruolo di un people manager?

Se non sai gestire le persone con cui hai a che fare, avrai difficoltà ad essere un buon manager. La vita da manager è impegnativa, e ciò che funziona in un team, o con una singola persona, raramente si può applicare indistintamente a tutti le altre.

La chiave per essere un buon manager è, in primis, riuscire a capire le persone.

Bisogna sapere cosa li fa rendere al meglio, cosa li motiva e quando e in che situazione sono più produttivi ed è chiaramente più facile a dirsi che a farsi. Inoltre ci sono anche da considerare le tue esigenze personali: non puoi trascurare le tue motivazioni e il tuo percorso di crescita. Lo sviluppo della tua carriera professionale non finisce, infatti, quando raggiungi l’agognato ruolo di manager.

Per aiutarti ad affrontare il difficile mondo del people management e diventare il miglior people manager possibile, abbiamo questo articolo in cui raccogliamo alcuni interessanti consigli e strategie.

Cos’è il people management?

Iniziamo col definire i concetti di base. Quando parliamo di people management ci riferiamo ad un argomento piuttosto ampio, che copre tutti gli aspetti legati a ciò che significa sviluppare, organizzare, risolvere i problemi e investire nella componente umana di un’azienda.

Le competenze da acquisire e sviluppare all’interno della sfera del people management variano in base dalla capacità di mediare i potenziali conflitti tra i membri dello stesso team alla costruzione di un’efficace strategia di gestione delle performance di un’azienda.

La gestione delle persone si differenza dalla gestione delle performance in quanto si estende oltre le mere considerazioni sui risultati portati dai dipendenti e si concentra invece più ampiamente sul benessere e la motivazione degli stessi.

Mentre la gestione delle performance riguarda il processo continuo di definizione e valutazione dei progressi dei dipendenti rispetto agli obiettivi prestabiliti, il people management riguarda la gestione delle capacità dei dipendenti di risolvere i problemi e di impegnarsi efficacemente in modo da ottenere un perfetto team working.

Perché hai bisogno di un people manager?

Ma qual è la vera importanza di un people manager? Un’azienda ha bisogno di un people manager perché non ci si può aspettare che i dipendenti si inseriscano sempre in modo automatico nei meccanismi aziendali o che li rispettino a prescindere.

Allo stesso modo, l’idea dietro alla gestione delle persone è che dei manager sono necessari perché non ci si può aspettare che i dipendenti gestiscano da soli il proprio sviluppo, i processi e i problemi tra colleghi.

La ragione principale, però, per la quale molte aziende decidono di dotarsi di un people manager è principalmente la necessità di trattare le persone come gli asset principali dell’azienda e fonti di vantaggio competitivo, invece che trattarle come un altro fattore dell’equazione produttiva.

Questo cambiamento di priorità e paradigma è conosciuto come la prospettiva di gestione strategica delle risorse umane in cui i dipendenti sono considerati il bene principale e fonte di vantaggio sostenibile per le aziende.

Rispetto ai paradigmi precedenti in cui gli impiegati erano trattati come un altro fattore di produzione e il paradigma intermedio in cui gli impiegati erano considerati importanti ma non fondamentali, ora lo scenario sta cambiando. Il principale motore di questo cambiamento è stato l’aumento delle aziende nel settore dei servizi tecnologici e finanziari, che hanno preso il centro della scena nell’economia mondiale in un settore in cui le persone fanno la differenza tra successo e fallimento.

Nelle aziende più grandi (soprattutto multinazionali) c’è una netta divisione tra manager classico (project manager) e people manager ma, soprattutto nelle piccole e medie imprese, spesso questi ruoli vengono affidati ad un’unica persona.

Cos’è un people manager? Differenza col project manager

Qual’è il significato di people manager? Come abbiamo accennato, in molte multinazionali, il people manager è designato da un pool di project manager ed è solitamente responsabile di due o tre team. Le responsabilità aggiuntive di un people manager vanno in concomitanza con le loro responsabilità principali di occuparsi dei risultati del progetto dei loro rispettivi team.

L’idea è di avere un individuo indipendente separato e distinto dal project manager per introdurre maggiore obiettività e fornire una prospettiva imparziale al dipendente rispetto alle sue necessità di sviluppo e realizzazione personale.

Molte aziende hanno riscontrato che avere un people manager senza responsabilità relative al progetto stesso è importante, in quanto aiuta la persona a concentrarsi completamente sul lato umano della gestione del progetto. L’aspetto chiave qui sta nel fatto che il people manager conduca meeting individuali con i dipendenti per scoprire se hanno qualche problema con i il team, il loro ruolo e per ottenere un feedback da loro su come l’organizzazione e i project manager gli stanno permettendo di esprimere il loro potenziale.

Al momento della valutazione annuale o periodica, è importante che la revisione sia condotta sia dal project manager che dal people manager.

Naturalmente, gli input del project manager sono più rilevanti rispetto all’espletamento del progetto, ma il people manager ha un ruolo significativo nel determinare lo sviluppo personale e il progresso fatto dal dipendente verso i suoi obiettivi di sviluppo personale come stabilito all’inizio del periodo di valutazione.

Le 7 skill essenziali di un people manager

L’ascolto

Quando pensiamo all’ascolto ci viene sempre in mente il tempo che passa tra l’inizio e la fine di una conversazione: essere attenti, stabilire un contatto visivo, prendere appunti e aspettare che l’altra persona finisca prima di iniziare a parlare. E queste sono ovviamente tutti aspetti importanti del mix di skill di ascolto che dovresti avere.

Ma l’ascolto dal punto di vista di un people manager inizia ancora prima di sedersi a parlare con un dipendente. Per ascoltare in maniera positiva è necessario mantenere una mente aperta e non saltare subito alle conclusioni prima o durante una conversazione.

Non devi ipotizzare o presumere di sapere già quello che un dipendente sta pensando, quale sia il suo problema o, addirittura, quale sia la soluzione al suo problema: devi lasciare andare i tuoi preconcetti e chiedere feedback in modo diretto.

Anche se pensa che la causa di un problema sia ovvia un buon people manager ascolta sempre, con l’intento di capire il più possibile la situazione. Quando ci sono delle riunioni, non si limita a irrompere il dipendente offrendo una possibile soluzione e non pensa di conoscere già tutte le risposte.

L’analisi delle varie tipologie di problemi

I dipendenti avranno sempre dei problemi e tu dovrai aiutarli a risolverli. Ma non tutti i problemi sono uguali. Le cause alla radice di un problema sul posto di lavoro spesso rientrano in due categorie principali: personali e organizzative.

Possono manifestarsi allo stesso modo a seconda che si parli con uno o più dipendenti contemporaneamente, ma analizzare le differenze ti aiuterà a non perdere tempo e a trovare la soluzione migliore.

Trattare un problema organizzativo come un problema personale è come mettere un cerotto su una finestra rotta. Allo stesso modo, trattare un problema personale come un problema organizzativo equivale a ristrutturare la tua cucina per imparare a cucinare meglio.

I problemi personali possono includere:

• il carico di lavoro individuale di un dipendente
• un problema di un dipendente con il suo processo
• l’insoddisfazione di un dipendente con i membri della sua squadra o con le sue prestazioni
• l’infelicità di un dipendente con il lavoro a causa del desiderio di cambiare progetto

Questo tipo di problemi, quando si verificano con uno (o pochi) dipendenti, possono essere corretti con grazie alle tue capacità di people management e senza adottare dei cambi significativi. Al contrario, i problemi di tipo organizzativo sono più radicati e non possono essere risolti agendo su un unico dipendente.

I problemi organizzativi possono includere:

• team che non sono in grado di far fronte al proprio carico di lavoro collettivamente
• problemi nei flussi di lavoro che portano ad errori o ritardi
• gestione dei conflitti tra i membri del team a causa di prestazioni complessivamente scarse
• mancanza di controllo dei dipendenti sui progetti di lavoro e sui percorsi di carriera

Questi problemi derivano da cause inerenti all’organizzazione dell’azienda stessa. I manager devono usare le loro abilità di people management per comprendere i problemi organizzativi dietro i problemi a cui abbiamo accennato sopra, mentre continuano a gestire i team per mantenerli coinvolti fino a quando il problema viene realmente risolto.

La comprensione di ogni dipendente singolarmente

Per comunicare in modo efficace con i dipendenti dovrai entrare in empatia con loro, capire cosa li motiva nel loro ruolo e in che modo traggono soddisfazione dal loro lavoro. La motivazione lavorativa è una parte importante che spinge ad ottenere risultati e a migliorarsi professionalmente.

Sapere perché un dipendente si sente identificato nel suo ruolo ti aiuterà a capire come aiutarlo a dare il meglio per se stesso e per l’azienda.

Tutti vogliono lavorare su progetti in cui credono di poter dare un contributo, e quando viene data loro l’opportunità di fare ciò che sanno fare meglio, si sentono più legati al loro lavoro. Individuare esattamente cosa piace a un dipendente nel suo ruolo ti permette di inquadrare le soluzioni in un modo da aiutare dipendenti ad acquisire una prospettiva più ampia sul loro contesto aziendale.

La gestione di elogi e critiche costruttive

Anche se può sembrare più facile elogiare che criticare, la realtà è che molto spesso i manager hanno una tendenza a distribuire molti più feedback negativi rispetto a quelli positivi.

I dipendenti hanno bisogno di buon un equilibrio tra elogi e critiche per poter dare il loro meglio. Se esagererai nelle lodi per un lavoro ben fatto, potresti far abbassare la tensione al di sotto della soglia necessaria ad essere produttivi mentre, criticando e basta, non farai altro che demoralizzare e innervosire i tuoi dipendenti.

Questo non significa che tu debba mentire ai tuoi dipendenti su quanto bene stiano facendo o rinunciare a dare feedback costruttivi. Piuttosto, si tratta di riconoscere quando, dove e come elogiare. Gli sforzi dei dipendenti dovrebbero essere premiati regolarmente e in modo tempestivo. Gli elogi pubblici o privati aiutano a rafforzare la fiducia e il morale del team.

💡 Vuoi sapere come dare feedback ai dipendenti della tua azienda nel migliore dei modi? Leggi questo approfondimento.

Assicurarsi che tutto venga messo sul tavolo

Che si tratti di una valutazione del personale annuale o di un semplice meeting individuale con un dipendente, un buon people manager dovrebbe sempre terminare ogni conversazione con frasi come “c’è qualcos’altro che vorresti aggiungere?” oppure “c’è qualcos’altro che potrei fare per aiutarti?”.

Qualunque cosa sia prioritaria in quel momento verrà fuori. Un people manager che si assicura che tutto venga messo sul tavolo può dare ai dipendenti un’apertura per esprimere subito ciò di cui hanno bisogno piuttosto che aspettare il momento più adatto, che spesso non arriva mai. Fare queste domande, in più, ti mantiene aggiornato sullo sviluppo dei tuoi dipendenti e su come si sentano, senza bisogno di micromanagement.

Questa skill di people management è tanto semplice quanto efficace per costruire maggiore fiducia tra te e i tuoi dipendenti ed essere un people manager migliore. Dimostra che ti interessano e che vuoi sapere dei loro problemi, anche se non è esplicitamente previsto parlarne. La gestione  si basa in primis sulle relazioni interpersonali, e costruirle in ogni riunione è un ottimo modo per rimanere allineati.

Chiedere feedback quando va tutto bene

Immagina questo scenario: mettiti nei panni di un dipendente che ha avuto un percorso lavorativo abbastanza tranquillo fino a questo momento. D’improvviso, ti ritrovi nel bel mezzo di un grosso problema con il progetto a cui stai lavorando.

Dato che non sei abituato a parlare regolarmente con il tuo manager, non sai bene come approcciare o cosa aspettarti. Meglio mandare un’email o un messaggio su Slack? Si arrabbierà? Meglio anticipare qualcosa per iscritto o parlare direttamente a voce? La situazione può farsi stressante.

Da buon people manager puoi evitare di mettere i tuoi dipendenti in una situazione così difficile, chiedendo regolarmente feedback anche quando tutto va per il meglio. Riunioni regolari stabiliscono una buona base di comunicazione e forniscono uno spazio comodo che i dipendenti possono utilizzare quando le cose si complicano.

Sedersi assieme una volta alla settimana è l’ideale, ma anche degli update ogni due settimane possono essere ottimi per mantenere i dipendenti coinvolti e allineati. Gestire dei meeting individuali non deve mai essere complicato e, specialmente quando le cose vanno bene, può essere il modo ideale per ricontrollare gli obiettivi e conoscere meglio i tuoi dipendenti. E sarete più propensi a “spegnere eventuali incendi” prima che portino alla disfatta completa di un progetto o del rapporto con un cliente.

Rispetto, onestà e correttezza

Come people manager dovrai sempre dare l’esempio ed essere rispettoso, onesto e corretto con i tuoi dipendenti. Dai l’esempio per costruire relazioni genuine basate sulla fiducia e il rispetto reciproco, e richiama il tuo team all’ordine quando noti qualsiasi comportamento che non soddisfa questi standard.

Solo perché sei un manager il tuo tempo non è più prezioso o meritevole di rispetto. Se fissi una riunione o una chiamata con qualcuno, anche se è più giovane o “più in basso” a livello gerarchico, rispettalo. Rispetta il tempo delle persone, il loro carico di lavoro e i loro programmi in modo che non si sentano mai poco importanti, sminuiti o ignorati.

Factorial HR: un software per people manager

Ora che abbiamo una panoramica completa di cosa significa essere un people manager e della sua importanza, è arrivato il momento di passare alla pratica. Come alleato fondamentale nella gestione delle risorse umane, per ricoprire al meglio il proprio ruolo un people manager non può fare a meno di affidarsi alla tecnologia.

E cosa c’è di meglio di un software per la gestione delle risorse umane per aiutarsi in questo scopo?

Factorial è un software HR tutto in uno che fornisce a people manager e responsabili delle risorse umane tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per rendere più semplici tutti i loro incarichi di gestione delle persone nell’organizzazione.

Tra le funzionalità di people management più interessanti troverai:

• Un software di valutazione del personale per aiutarti a gestire meeting e revisioni periodiche raccogliendo e fornendo feedback nella maniera più adeguata
• Un software di ricerca e selezione del personale per iniziare a gestire la scelta delle persone più adatte alla tua azienda
• Un software di onboarding per iniziare a gestire il personale fin dall’inizio del loro inserimento in azienda
• Un software di gestione della formazione per monitorare e incentivare uno sviluppo continuo dei tuoi dipendenti
• Un software per obbiettivi aziendali e OKR per monitorare il raggiungimento dei risultati in linea con la soddisfazione lavorativa dei dipendenti

La sua dashboard intuitiva e facile da usare ti permetterà di semplificare notevolmente i tuoi processi di gestione e sviluppo delle persone, permettendoti di evitare inutili perdite di tempo e focalizzarti sempre sull’aspetto umano della tua organizzazione.

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