È noto che il tempo è denaro e quando si parla di risorse umane e gestione dei talenti, questo concetto non fa eccezioni. Ecco perché uno dei modi migliori per aumentare tutti gli indicatori interni è scommettere sulla produttività del lavoro.
Che si tratti di lavorare dall’ufficio o di telelavoro, la produttività del lavoro è senza dubbio il più grande alleato che ogni grande azienda, PMI o startup ha per raggiungere i propri obiettivi alla fine di ogni trimestre dell’anno.
Sommario
Cos'è la produttività del lavoro
Come regola generale, la definizione di produttività del lavoro è intesa come un indicatore che si riferisce all’efficienza con cui un lavoratore, un team o un’azienda, genera beni o servizi in un certo lasso di tempo con un certo volume di risorse. In altre parole, la produttività del lavoro tiene conto di un coefficiente che deriva da tre parametri chiave:
- Tempo
- Risorse / input
- Prodotto finale
A grandi linee e per comprendere il concetto e la definizione di produttività del lavoro, potremmo stabilire con una semplice affermazione che:
Quanti più risultati vengono raggiunti in meno tempo e richiedono la minor quantità di risorse, maggiore è la produttività di un dipendente, team o organizzazione.
La produttività del lavoro non si riferisce solo alle prestazioni dei dipendenti, ma anche all’utilizzo e ai tempi di risposta di attrezzature e macchinari e persino all’implementazione di metodologie e processi di lavoro.
Più efficiente è una determinata gestione, maggiore è l’indice di produttività. Da qui in avanti, naturalmente, tutta l’attenzione sarà focalizzata sul modo in cui i lavoratori si comportano nella loro posizione. La chiave è sempre nell’uso delle risorse, siano esse materiali o immateriali (come le ore lavorate).
A cosa serve la produttività del lavoro?
Di per sé, la produttività del lavoro è il modo più concreto con cui sia i supervisori, i capi, i dirigenti e anche i lavoratori stessi devono comprendere appieno i propri compiti e cosa ci si aspetta in termini di prestazioni all’interno di un’organizzazione.
Più importante del concetto stesso di produttività del lavoro, ciò che conta veramente dall’area delle risorse umane è poter misurare questo aspetto nel modo più obiettivo, semplice e diretto possibile. Conoscere a fondo come vengono gestiti i tempi, come avviene la gestione delle ore di lavoro e la distribuzione dei compiti nella nostra azienda è un aspetto fondamentale per molteplici ragioni:
- Consente di massimizzare l’utilizzo delle risorse effettuando una distribuzione coscienziosa dei fondi destinati ad ogni area.
- Facilita la conoscenza approfondita di aspetti della cultura dell’organizzazione che potrebbero non essere resi espliciti a prima vista.
- Dà spazio e accesso per intravedere dinamiche di gruppo che possono ostacolare i processi interni per la crescita dell’azienda.
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Come misurare la produttività del lavoro
Questa è la domanda da un milione di dollari. La verità è che misurare la produttività dei dipendenti ha molteplici vantaggi da considerare.
In primo luogo dipenderà dal tipo di azienda, cioè da cosa si dedica alla produzione (la vendita di un prodotto materiale non è la stessa cosa della promozione di un servizio immateriale) e, in secondo luogo, dagli standard stabiliti dall’azienda. La produttività sul lavoro è solitamente relegata all’uso di una formula base per il suo calcolo:
Unità prodotte
_________________ = produttività del lavoro
Ore richieste
Ma la verità è che questa equazione semplicistica (sebbene allettante per la sua semplicità), lascia da parte altre variabili, sia qualitative che quantitative, che hanno un impatto diretto sull’ottenimento dei risultati da parte delle aziende.
L’ideale quindi, sarà quello di stabilire una guida specifica per ogni organizzazione che aiuti a capire prima di tutto cosa è e cosa non è la produttività del lavoro. E per questo, la “roadmap” deve includere alcuni parametri di base come:
- Ore lavorate e sforzi richiesti.
Indipendentemente dal numero di ore previste dal contratto o da un accordo, la verità è che ogni lavoratore gestisce il proprio tempo in modo diverso. È importante valutare quali compiti vengono svolti e quali no durante la giornata lavorativa di ciascun dipendente, quali sono prioritari e quali sono secondari. Tutto questo al fine di ottenere una gestione efficiente del tempo senza intaccare il benessere di ogni lavoratore. - Raggiungimento degli obiettivi.
Un altro elemento da tenere in considerazione è quante attività vengono completate in un determinato periodo di tempo. Senza cadere nella trappola di cronometrare ogni momento della giornata del lavoratore (che si dimostra controproducente per il suo benessere), l’idea è che il dipendente abbia abbastanza indipendenza e autonomia per gestire il proprio tempo al fine di raggiungere gli obiettivi richiesti per il ruolo che ricopre. Può trattarsi di un certo numero di telefonate al mese, generazione di clienti o produzione di qualche tipo di materiale o contenuto. - Contempla l’OLE.
L’efficienza complessiva del lavoro (Overall labor efficiency), o semplicemente l’efficienza generale del lavoro, è un indicatore di produttività del lavoro fondamentale per le risorse umane, che misura l’uso, le prestazioni e la qualità della forza lavoro applicata a un’attività specifica e il suo impatto sulla produttività complessiva. Questa forma di misurazione prende in considerazione variabili come la disponibilità (quantità di tempo che i lavoratori dedicano allo svolgimento delle proprie attività), le prestazioni (quanto prodotto si ottiene da tale attività), la qualità (percentuale di prodotto effettivamente utilizzata per la vendita).
Produttività del lavoro, efficienza ed efficacia sono la stessa cosa?
Questi concetti sono spesso usati come sinonimi, ma la realtà è che sebbene siano francamente molto simili, queste definizioni non sono intercambiabili tra loro. Un dipendente può essere molto efficiente ma non molto produttivo, mentre un altro potrebbe non essere efficiente ma efficace.
Piuttosto confuso, vero? Tutto ciò è dovuto al fatto che ci sono sottili differenze che devono essere prese in considerazione per comprendere sia il significato di questi termini che le loro implicazioni nelle risorse umane.
La produttività, come abbiamo già accennato, si riferisce a qualcosa di simile a un’equazione in cui un parametro è correlato a un altro (tempo di esecuzione) dando un certo risultato.
L’efficienza, d’altra parte, indica quanto bene vengono eseguite determinate attività. Se un lavoratore è in grado di generare più risultati dalla stessa attività, sarà più efficiente.
Infine, l’efficacia si distingue dai termini precedenti poiché, indipendentemente dal tempo e dalla quantità di azioni svolte, si concentra sul fare le attività appropriate. In altre parole, qui la qualità ha la priorità sulla quantità.
Insomma, riassumendo potremmo dire
- Produttività: risultato delle attività in un periodo di tempo.
- Efficienza: fare le cose nel modo più corretto possibile.
- Efficacia: fare la cosa giusta.
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Produttività del lavoro e monitoraggio dell'orario di lavoro
La gestione del tempo è un elemento che, senza dubbio, è strettamente correlato alla produttività sul lavoro. Si tratta infatti di un elemento indivisibile dalla formula che ci permette di calcolare e capire cosa succede nella nostra azienda.
È proprio per questo motivo che è di vitale importanza disporre degli strumenti adeguati per svolgere un’efficace gestione del controllo del tempo, sia esso la timbratura dei lavoratori, la gestione dei turni o semplicemente l’assegnazione di ferie e assenze.
Il monitoraggio dell’orario di lavoro è anche un aspetto legato all’obbligo legale imposto a tutte le organizzazioni in generale, che non può essere spostato in secondo piano ma deve essere ottimizzato con strumenti digitali come app per la rilevazione delle presenze o software specializzati.
12 tecniche per migliorare la produttività del lavoro nelle risorse umane
Quando si implementano nuove metodologie di lavoro finalizzate all’ottimizzazione delle prestazioni, non esistono ricette magiche. Ma fortunatamente ci sono una varietà di tecniche, o meglio di hack di produttività, che sono di grande aiuto per snellire le attività quotidiane.
Il metodo Jerry Seinfeld
Non è uno scherzo, il comico è famoso ed è anche riconosciuto per aver creato questo modo di lavorare. Si chiama “non spezzare la catena” (don’t break the chain) e si concentra principalmente sul cominciare un singolo compito e sull’eseguirlo ininterrottamente dall’inizio alla fine. Ciò può significare segnare una data di inizio e una data di consegna sul calendario o semplicemente riservarsi alcune ore del giorno. È ideale per costruire abitudini.
Tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è stata creata da Francesco Cirillo durante gli anni del college. L’italiano che è riuscito a diventare un guru della produttività, ha utilizzato i vecchi e familiari timer da cucina che di solito hanno la forma di pomodori, per lavorare per periodi di tempo di 25 minuti con pause di 10.
Metodo Kanban o Toyota
È stato sviluppato nel settore automobilistico negli stabilimenti del Giappone più di 20 anni fa ed è riuscito a rivoluzionare non solo l’intera l’industria ma il modo in cui si intende la produttività fino ad oggi. I Kanban sono schede simili ai post-it utilizzate per etichettare i processi di un’attività suddivisa in fasi. Nella sua forma più elementare, una bacheca dovrebbe essere strutturata in tre colonne, una con attività in sospeso, una in corso e una finale con attività completate. La scheda con l’attività in questione si sposterà man mano che gli obiettivi vengono completati.
Blocco del tempo
Chiamato anche time blocking è semplice ma efficace. Indipendentemente da ciò che abbiamo assegnato alla nostra giornata, il blocco del tempo consiste nel riservare lunghi periodi di tempo (più di un’ora e mezza ma meno di 3) per lavorare su una o più attività specifiche senza interruzioni.
Devo, dovrei, voglio
Dall’inglese Must, should, want, questa tecnica si basa sulla definizione delle priorità e sul modo in cui comprendiamo le attività quotidiane per la nostra produttività lavorativa. Se lo traduciamo, sarebbe qualcosa come devo, dovrei, voglio. Con questi tre parametri possiamo costruire liste classificate come segue:
Devo coordinare un incontro con i fornitori.
Dovrei analizzare il rapporto sulle vendite.
Voglio decorare il mio ufficio.
Questo ci aiuterà a visualizzare ciò che conta davvero, ciò che è urgente o ciò che ci porterà maggiori benefici.
Orologio biologico
Questa forma di lavoro dà la priorità non solo alla libertà ma anche al benessere della salute fisica ed emotiva. Si tratta fondamentalmente di assegnarci compiti per i momenti della giornata in cui la nostra energia è ottimale. Se sei uno di quelli che preferisce addormentarsi tardi (e hai questa possibilità) allora secondo questa tecnica è meglio fare le tue attività di notte.
La regola 80/20
Noto anche come “principio di Pareto” è una regola che nasce da un’indagine dell’economista italiano Vilfredo Pareto nel 1906. Lo scienziato è riuscito a scoprire che l’80% dei risultati di un’attività proviene dal 20% dello sforzo che si genera. In questo modo, questa regola ci aiuterà a identificare quali sono le attività chiave che svolgiamo e che si traducono in una maggiore marginalità ed efficienza e di conseguenza, potremo ottimizzare queste attività.
Mangia la rana
Fortunatamente, non si tratta di mangiare animali. Eat the frog con il suo nome originale è una tecnica di produttività che deriva da una famosa citazione dell’autore Mark Twain:
“Mangia una rana come prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata”
La frase parte dalla premessa che è preferibile iniziare la giornata liberandosi di quei doveri poco piacevoli per poi concentrare tutte le nostre energie sui compiti che ci piacciono di più.
Alice nel paese delle meraviglie
Se ricordi il film (o il romanzo) ricorderai che la protagonista che Lewis Carrol descrive si perde in un mondo fantastico quando cade nella tana di un coniglio. Le tane dei conigli quando si parla di produttività del lavoro sono quelle trappole che ci fanno perdere la cognizione del tempo. Dai social network agli incontri che non finiscono nel processo decisionale, questa tecnica è più che altro un mantra che ci aiuta a identificare quei momenti o attività in cui perdiamo completamente la concentrazione e deviamo da ciò che è importante, per non commettere questo errore.
Il conto alla rovescia
Come la canzone della band ’80 Europe, the final countdown (il conto alla rovescia) si concentra sul lavorare con un sistema di conto alla rovescia combinato con il blocco del tempo. Prendiamo un cronometro e segniamo un periodo di tempo (idealmente 90 minuti) e da quel momento fino a quando il nostro timer suona, dovremmo finire i compiti che ci siamo assegnati per lasciare il posto a una pausa di 15 minuti.
Il metodo del colibrì
Proprio come i colibrì volano di fiore in fiore, con questa tecnica di produttività dovremmo fare qualcosa di simile. L’idea è di eseguire attività in un determinato spazio fisico e, dopo averle completate, passare alla stazione di lavoro successiva. Questo è l’ideale in modalità telelavoro o home office se disponiamo di spazi adeguati. Possiamo partecipare a un meeting in soggiorno, quindi inviare e-mail dal balcone e infine generare report dalla cucina. L’idea è di dare energia alla giornata cambiando gli ambienti.
Elenca i tuoi obiettivi
Quest’ultimo metodo si concentra non tanto sui compiti e sui doveri ma sul risultato. Idealmente la sera prima di ogni giornata lavorativa, dovremmo mettere in un taccuino quegli obiettivi che vogliamo raggiungere entro la fine della giornata, settimana o mese.
Come misurare la produttività del lavoro durante il telelavoro
Come abbiamo stabilito, ci sono tanti modi per essere efficienti, efficaci e produttivi sul lavoro. Ognuno di noi conosce quale metodo si adatta meglio ed è più facilmente applicabile alla nostra esperienza e come si suol dire “ciascuno ha il proprio gusto”. E la stessa cosa accade in modalità telelavoro.
Qualcosa di simile accade quando l’obiettivo è avere il controllo o almeno un tracciamento di questa produttività da parte dell’area risorse umane. Cioè, quando la gestione del capitale umano si concentra sulla misurazione della performance:
Utilizza il software HR all-in-one per misurare le produttività del lavoro
Senza documenti o la necessità di scaricare alcun programma, avere il software HR è uno strumento ideale non solo per snellire i processi e le attività quotidiane di ogni area ma anche per essere in grado di generare report dei dipendenti ed eseguire una valutazione delle prestazioni in modo accurato e sicuro.
Implementa l’uso dei KPI
Gli indicatori chiave di prestazione o KPI sono misure che vengono utilizzate per controllare sia le attività svolte dai dipendenti che gli obiettivi raggiunti. È fondamentale per misurare le prestazioni lavorative e sono personalizzabili in base al tipo di industria, area e attività da svolgere. Questi sono necessariamente integrati con la valutazione delle prestazioni.
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Adotta la tecnica BARS
Behaviorally Anchored Rating Scales in inglese o scale basate sul comportamento si basano precisamente sulla misurazione del comportamento dei lavoratori. In sostanza, vengono stabiliti una serie di obiettivi (puntualità, generazione di contenuti, ecc.) E questi aspetti vengono valutati con punteggi su scale da 1 a 10. Questo è uno dei tanti indicatori da non perdere di vista nella gestione delle risorse umane.
Anche se a volte può sembrare un compito arduo, la verità è che aumentare la produttività del lavoro e motivare i nostri collaboratori è più facile di quanto sembri. Esistono strumenti, tecniche e metodi per questo scopo, i cui risultati sono debitamente dimostrati.
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Factorial, il software HR per risparmiare tempo e aumentare la produttività in azienda
Come abbiamo visto nei paragrafi precedenti la produttività in azienda può essere misurata con strumenti differenti ma il metodo migliore risulta, senza dubbio, l’utilizzo di un software HR che permette facilmente di avere sotto controllo l’andamento della performance e della produttività dei dipendenti e più in generale dell’azienda nel suo complesso.
Factorial è un software all in one che ti permette di digitalizzare tutti i processi di valutazione delle prestazioni per capire come stanno lavorando i tuoi dipendenti e nello stesso tempo permette ai responsabili HR di risparmiare tempo nello svolgimento delle proprie attività.
Il software è molto semplice da utilizzare. Potrai sin da subito iniziare a monitorare e misurare la produttività dei tuoi dipendenti.
Puoi ad esempio:
- Valutare il personale stabilendo OKR e relativi KPI
- Inviare feedback a 360°
- Scegliere tra diverse tipologie di valutazione
- Generare report analitici
- Monitorare i progressi dei lavoratori
- Assegnare uno o più valutatori
