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Home office, guida definitiva per l’implementazione in azienda

L’home office non è niente di nuovo, soprattutto per chi lavora nel settore della tecnologia. Per molti anni è stato il grande spettro delle aziende con culture tradizionaliste e conservatrici. Ma con l’inizio della pandemia Covid-19, è diventato uno strumento inestimabile per proteggere il benessere dei lavoratori, della comunità e per mantenere a galla le aziende. L’home office è senza dubbio il protagonista del 2020.

Sebbene sia vero che il telelavoro era già una realtà concreta qualche tempo fa, la sua crescita esponenziale ha colto di sorpresa gran parte della popolazione. Tant’è che a quasi sei mesi dall’inizio della crisi sanitaria, ci sono ancora aziende in cui l’implementazione dell’home office viene effettuata con difficoltà o che non sono riuscite a passare a questa metodologia.

Cos’è l’home office, definizione

A grandi linee, e tenendo conto dei concetti definiti dall’Organizzazione Mondiale del Lavoro, se parliamo strettamente di home office o telelavoro, potremmo dire che è una modalità che si svolge al di fuori della sede di un’azienda.

Storicamente, quanto si intendeva per home office era strettamente correlato e quasi esclusivamente relegato ai settori del lavoro dediti all’uso delle ICT (tecnologie dell’informazione e della comunicazione).

Tuttavia e come abbiamo già definito, questo concetto si è ovviamente ampliato e ramificato non solo grazie alle maggiori possibilità di accesso e connettività, ma anche alla pandemia di coronavirus.

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Cosa dice la legge italiana sull’home office?

Dopo l’imposizione dello stato di allarme nei primi mesi dell’anno, la crisi sanitaria ed economica ha rivelato l’urgenza di cercare di regolare il lavoro agile perchè rispettasse le esigenze dei tempi d’oggi.

Ecco perché il nuovo decreto-legge sul telelavoro che regola l’home office evidenzia alcune delle esigenze fondamentali sia per le aziende che per i dipendenti. Il nuovo decreto del ministro della pubblica amministrazione Fabiana Dadone prevede l’implementazione dello smart working per il 50% dei lavoratori pubblici che hanno la possibilità di svolgere le mansioni da casa.

Ciò non vale invece per le imprese private che mantengono una certa indipendenza decisionale, e per le quali si raccomanda comunque per lo meno la stessa percentuale di lavoratori da remoto.

Ora che il decreto agosto è effettivamente diventato una legge è prevista l’agevolazione allo smart working per situazioni particolari. Infatti, i genitori con un figlio fino ai 14 anni di età che deve rimanere in quarantena, potranno richiedere la possibilità di lavorare da remoto.

Tra le novità introdotte con il passaggio a legge vi è anche l’estensione fino al 31 giugno 2021 del diritto a lavorare in modelità smart working per i genitori con figli con grave disabilità. Per i cosiddetti lavoratori “fragili”, ovvero che rischiano gravi ripercussioni alla salute a causa della contrazione del virus covid-19 sarà previsto lo smart working, anche ricorrendo all’assegnazione di attività diverse rispetto a quelle eseguite in presenza.

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Panorama dell’home office in Italia

Secondo il rapporto Istat sulla situazione e le prospettive del paese del 15 giugno 2020, lo smart working ha conosciuto un boom. Il 90% delle grandi imprese e il 73,1% delle imprese di medie dimensioni (intorno ai 50-249 dipendenti) hanno deciso di introdurre lo smart working durante la crisi sanitaria, o di estenderlo laddove già rappresentava una modalità di lavoro. Un altro dato che vogliamo sottolineare è che anche il 37,2% delle aziende di piccole dimensioni sono passate al lavoro da casa.

Per quanto riguarda i settori maggiormente investiti dall’attivazione dello smart working sono stati identificati i servizi di comunicazione e informatica, ma anche l’istruzione e le attività tecniche e scientifiche. Dal punto di vista dell’esperienza dei dipendenti Euromobility ha realizzato uno studio che prende in considerazione i mesi del lockdown.

In base a questo rapporto il 47% dei cittadini che sono stati intervistati si sono ritenuti molto soddisfatti dell’esperienza di lavorare da casa e a seguire, il 45% ha affermato di essere abbastanza soddisfatto. Il 37% ha dichiarato di voler mantenere il lavoro agile come modalità di lavoro a disposizione dei dipendenti anche dopo l’uscita dal lockdown. Il 52%  spera di poter seguire con questa modalità, eventualmente alternando tra lavoro da casa e lavoro in ufficio.

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Cinque vantaggi dell’home office

Le differenze tra lavoro in presenza e l’home office possono sembrare ovvie. Nel primo caso i dipendenti devono rimanere nelle strutture dell’azienda, nel secondo possono svolgere le loro mansioni quotidiane da casa o dal luogo che preferiscono.

Tuttavia, ci sono altre questioni da considerare quando si tratta di optare per un modo o per l’altro (sia per problemi di salute o per la mera preferenza del dipartimento delle risorse umane). Questi sono principalmente riferiti agli ampi vantaggi che l’home office può fornire sia per le aziende che per migliorare l’esperienza di lavoro dei dipendenti.

  1. Contribuisce a semplificare le attività
    Senza inutili distrazioni o necessità di trasferimenti, i processi responsabili dell’area risorse umane vengono notevolmente snelliti. Dall’onboarding ai controlli sui salari, l’uso di strumenti di gestione dei talenti digitali semplifica l’automazione di queste attività.
  2. È utile per il controllo dei costi
    Rinunciando a un ufficio, l’investimento sia in mobili che in affitto è ridotto al massimo, così come in altre questioni associate come snack, forniture per ufficio e prodotti per la pulizia, la sicurezza e l’igiene.
  3. Facilita il controllo dell’orario di lavoro
    Sia per la facilità di amministrazione e utilizzo dei sistemi di timbratura come software HR, sia per il semplice fatto che l’assenteismo (soprattutto per cause ingiustificate) è ridotto al minimo.
  4. Rafforzare la fidelizzazione dei dipendenti
    Il comfort di casa, la flessibilità degli orari e le dinamiche lavorative sono fondamentali per contribuire al sentimento di appartenenza che fa impegnare i lavoratori verso gli obiettivi dell’azienda.
  5. Attrai i migliori talenti
    Proprio come le organizzazioni più importanti possono essere esigenti con le aspettative che hanno da parte dei propri dipendenti, lo stesso accade con i lavoratori. I professionisti altamente qualificati di solito attribuiscono importanza non solo alla remunerazione monetaria del loro lavoro, ma anche ai benefici accessori. Uno di questi è sicuramente la possibilità di lavorare da casa.

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Home office e produttività

Indubbiamente, questo è di gran lunga uno dei punti di forza dell’home office: il notevole, sostenuto e significativo aumento della produttività e dell’efficienza dei lavoratori.

Soggettivamente è possibile effettuare una serie di enumerazioni estese, dove verranno evidenziati aspetti come la riduzione dello stress, l’aumento del tempo che i dipendenti trascorrono con la famiglia e anche come questa modalità contribuisca a migliorare l’equilibrio nella loro dieta.

Ma il modo più concreto per avere una visione completa dei vantaggi dell’home office e del suo impatto sulla produttività è possibile perchè fortunatamente è quantificabile.

Statistiche sull’home office

Una società dedicata all’applicazione dei big data per il monitoraggio delle prestazioni delle risorse umane, ha pubblicato un report in cui sono stati analizzati fino a 100 milioni di dati raccolti da circa 30mila aziende con sede negli Stati Uniti.

I risultati della misurazione effettuata inizialmente nel 2019 sono stati in contrasto con quelli raccolti nel corso del 2020. Nonostante la crisi COVID, l’incertezza generale e i lockdown selettivi, i dati per il lavoro di home office sono davvero sorprendenti.

  • L’aumento della produttività raggiunge il 47% rispetto alle prestazioni negli uffici.
  • Il volume delle telefonate è aumentato del 230%.
  • L’attività sulle piattaforme CRM (Customer Relationship Management) è salita al 176%.
  • L’utilizzo della comunicazione via e-mail è cresciuto del 56%.
  • L’interazione sulle piattaforme di chat mostra un aumento di 9%.

È interessante notare che un dato che emerge dall’analisi è che l’uso delle applicazioni di calendario è stato ridotto del 22%. Ciò è in linea con la notevole riduzione dell’accesso alla documentazione che si attesta intorno al 26%.

Tutto ciò farebbe pensare che gli strumenti digitali sostituiscano la necessità degli incontri (anche se virtuali) e che questo abbia un impatto diretto e positivo sulla performance dei lavoratori.

Per quanto riguarda l’ottimizzazione del tempo e dell’utilizzo della giornata lavorativa, lo studio rivela che, nonostante l’orario di lavoro oscilli tra le 08:30 e le 17:30, la produttività massima si ha tra le ore 10 e le ore 15.

I giorni di maggiore produttività sono il martedì, il mercoledì e il giovedì. Mentre il venerdì e il lunedì, c’è un significativo rallentamento delle prestazioni.

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Quattro consigli per implementare l’home office

Sia per i problemi di salute motivati ​​dalla crisi sanitaria che la pandemia Covid-19 implica o semplicemente per aggiornare i processi aziendali, la verità è che l’home office ha cessato di essere una semplice tendenza del futuro ed è diventata una realtà.

Tant’è che vista l’urgenza con cui milioni di persone si sono dovute rivolgere al telelavoro per salvaguardare la continuità lavorativa, si sta attualmente discutendo a livello sociale un radicale cambio di paradigma. Da alcuni è conosciuto come la quarta rivoluzione industriale.

Nonostante questi drastici cambiamenti fossero previsti entro i prossimi cinque anni, l’accelerazione esponenziale dello sviluppo e dell’applicazione delle tecnologie legate alla robotica, all’intelligenza artificiale e ai big data rappresenta una rivoluzione completa. È fondamentale non essere esclusi da questo fenomeno e restare a galla, per sviluppare un piano di trasformazione digitale che includa quattro punti fondamentali.

Rispettare la legislazione

Può sembrare ovvio ma la verità è che, come per qualsiasi attività aziendale, è essenziale non solo operare secondo la legge, ma che serva da punto di partenza per strutturare le nostre operazioni.

Le linee guida recente comunicate dal Ministro del Governo italiano Giuseppe Conte aiutano a chiarire le questioni correlate tra l’azienda e i lavoratori che in precedenza si trovavano su un terreno grigio. Orari, pagamenti, obblighi, forniture, tutto questo sarà fondamentale quando si considera la pianificazione interna e dovrà rispondere ai requisiti legali.

Scommetti su un cambiamento culturale

Probabilmente questo rappresenta il passaggio più complesso, soprattutto nelle organizzazioni piuttosto tradizionali che hanno una struttura e modalità di lavoro radicate nel tempo. Modificare la cultura di un’organizzazione può richiedere più tempo di quanto si possa pensare. È un processo in cui devono essere introdotti nuovi usi e costumi, nonché strumenti, e insieme a questo, promuovere un cambiamento di comportamento da parte dei lavoratori.

La realizzazione dell’home office richiede solitamente una maggiore trasparenza nella comunicazione interna, maggiore dialogo e flessibilità. Solo così si potrà ottenere un maggiore impegno negli obiettivi, continuando sempre con la valutazione delle prestazioni per aumentare l’efficienza.

Rafforzare nuove conoscenze, indurre e insegnare l’uso di nuovi strumenti è fondamentale per garantire maggiore sicurezza, fiducia e indipendenza. In caso contrario, questo sarà un processo complesso in cui i dipendenti opporranno troppa resistenza all’adattamento.

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Centralizza l’accesso alle informazioni

Con l’imposizione di nuove procedure per eseguire la modalità home office, naturalmente questi compiti implicheranno il rispetto di alcune linee guida (di condotta, orari, usi, ecc.).

Lo stesso accade quando si adattano e / o si automatizzano le mansioni quotidiane come la firma di documenti, trasferimenti, controllo delle buste paga o gestione delle ferie. Tutto ciò che accade dal reparto risorse umane e può influenzare o richiedere la partecipazione dei dipendenti deve essere di facile accesso e utilizzo. In questo caso è una buona idea optare per un software di gestione delle risorse umane.

Non perdere il contatto

Per non allentare i legami o danneggiare le dinamiche, è sempre un’ottima iniziativa scegliere strumenti che aiutano a evitare l’isolamento e contribuiscono al benessere dei team.

Ecco perché la cosa più consigliabile è optare per un sistema misto che combini il lavoro faccia a faccia con l’home office. In questo modo il sentimento di appartenenza all’azienda (e con esso l’impegno per gli obiettivi) non viene diluito, mentre viene rispettata e incoraggiata l’autonomia e la titolarità dei lavoratori.

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Come misurare le prestazioni in modalità home office

Una delle basi per l’efficace implementazione dell’home office è la nozione fondamentale che parla chiaramente (come abbiamo analizzato), del notevole aumento delle prestazioni. Ma per fare in modo che ciò avvenga, è necessario potersi fidare di dati qualitativi, ma soprattutto di dati quantitativi.

Usa KPI per l’hr

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono parametri di misurazione che contribuiscono ad avere accesso a informazioni preziose per il processo decisionale. I KPI per le risorse umane sono strumenti ideali per comprendere il contesto di un’organizzazione ed essere in grado di pianificare di conseguenza.

I rapporti salariali per comprendere la competitività nel settore o l’età della forza lavoro per rafforzare politiche coerenti sono alcuni dei dati quantificabili in qualsiasi azienda.

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Condurre valutazioni delle prestazioni

Le valutazioni non sono altro e niente di meno che una serie di report analitici che vengono eseguiti in modo da poter tenere traccia delle prestazioni dei lavoratori.

Le valutazioni delle prestazioni vengono effettuate sistematicamente e periodicamente. Può essere un’autovalutazione o un test svolto da un superiore o da più supervisori e colleghi.

Proprio come servono per ottenere feedback e migliorare la comunicazione, le valutazioni delle prestazioni, in particolare eseguite nella modalità home office, sono ottimi strumenti di formazione sulle nuove tecnologie e pratiche all’interno di un’organizzazione.

La realizzazione dell’home office può rappresentare una vera sfida per il settore privato, in particolare le piccole e medie imprese o quelle organizzazioni con strutture e cultura conservatrici. Tuttavia, le nuove tecnologie facilitano questo processo, portando non solo all’adattamento e all’innovazione, ma anche a una maggiore produttività complessiva.

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