Ferie non godute: come gestirle, legge, pagamento e tassazione

Cosa bisogna fare in caso di ferie non godute? È possibile monetizzare le ferie non godute? Qual è la tassazione applicata?

Gestire le ferie accumulate dai dipendenti è un compito tutt’altro che semplice, che, quando eseguito, deve tenere conto di una serie di norme, leggi ed eccezioni, oltre che le considerazioni etiche relative al tempo libero dei lavoratori.

Nello specifico, le ferie accumulate ma non godute rispondo a diverse regole che, se non rispettate, possono portare a pesanti sanzioni per i datori di lavoro.

Nel nostro approfondimento vedremo tutto quello che c’è da sapere rispetto agli obblighi di legge, la tassazione, la liquidazione e la pianificazione di questo tipo di ferie.

• Cosa dice la legge sulla fruizione delle ferie
• Ferie non godute e cessazione rapporto di lavoro
• Pagamento delle ferie non godute
• Tassazione delle ferie non godute
• Permessi non goduti: tassazione e pagamento dei ROL
• Liquidazione TFR e ferie non godute
• Quando vengono pagate le ferie non godute
• Evitare l’accumulo delle ferie con una buona pianificazione
• Domande frequenti sulle ferie non godute
• Digitalizza il processo di gestione delle ferie con Factorial 🌴

Cosa dice la legge sulla fruizione delle ferie

Partiamo dalle basi e nello specifico dalla normativa relativa alla fruizione delle ferie non godute. Cosa dice la legge riguardo a questo delicato aspetto della gestione del tempo libero dei dipendenti?

Come ben sai, è la nostra Costituzione a specificare che le ferie sono un diritto che spetta a tutti i lavoratori. Si tratta di un diritto irrinunciabile. Già questo aspetto pone un primo ma fondamentale paletto: i dipendenti devono obbligatoriamente fruire delle ferie retribuite. 

Oltre alla Costituzione, il Codice Civile, articolo 2109, ci informa che almeno due delle quattro settimane obbligatorie è bene siano fruite in maniera continuata. E il d.lgs. 66/2003 tra le altre cose specifica che le ferie sono un diritto da esercitare nell’anno stesso in cui vengono maturate o al massimo entro i 18 mesi successivi.

Riepilogando e integrando, la normativa vigente ti obbliga a: 

• Garantire a tutti almeno 4 settimane di ferie retribuite durante l’anno 
• Far fruire almeno 2 settimane di ferie in maniera continuata 
• Tenere conto anche delle esigenze dei lavoratori prima di determinare il piano ferie 

Rispettare queste poche indicazioni ti mette al riparo da ogni possibile illecito e sanzione. Tuttavia, come ben sappiamo, la realtà è ben diversa. A volte, infatti, possono verificarsi situazioni in cui un lavoratore viene licenziato o si dimette ed è in questi casi che la legge ti permette il pagamento delle ferie non godute.

In tutti gli altri casi, vige la regola secondo cui le ferie non sono monetizzabili. 

In quali sanzioni può incorrere un’azienda che non rispetta la legge?

Abbiamo chiarito ampiamente che la legge obbliga i datori di lavoro a garantire ai dipendenti il diritto di fruire delle ferie. Ma cosa potrebbe succedere, invece, in caso contrario?

Diciamo subito che questa eventualità è assolutamente da evitare. Non permettere ai lavoratori di andare in ferie significa violare la Costituzione e le leggi. I dipendenti, inoltre, potrebbero decidere di rivolgersi a un giudice con l’obiettivo di ottenere un risarcimento non solo dei giorni di ferie non goduti ma anche del danno morale causato. 

Chiaramente spetta al giudice stabilire la gravità del fatto e agire di conseguenza. Qualora si tratti di una svista, o di un episodio sporadico, si rischia una sanzione pecuniaria fino a 600 euro, oltre all’obbligo di far godere delle ferie il lavoratore.

Se invece il giudice dovesse accertare che sono molti i lavoratori a non aver fruito delle ferie e che la pratica è stata abusata nel tempo, allora le cose si complicano. I rischi per il datore di lavoro, in questa eventualità, sono: 

• Una sanzione che può arrivare a 4.500 euro 
• L’obbligo di dover risarcire il lavoratore 
• Un danno d’immagine e un’esposizione mediatica assolutamente da evitare

Ferie non godute e cessazione rapporto di lavoro

Come già spiegato, ferie e permessi non goduti vanno sempre pagati ai dipendenti nel momento della cessazione del rapporto di lavoro.

Ad onor del vero, però, è possibile anche liquidare un’indennità nel caso in cui il CCNL applicato preveda un numero maggiore di ferie rispetto alle 4 settimane canoniche stabilite dalla legge. In quest’ultimo caso, però, l’indennità può solo coprire i periodi eccedenti alle 4 settimane. 

Nello specifico, i datori di lavoro dovranno pagare le ferie residue ai lavoratori in caso di:

• Licenziamento da parte dell’azienda
• Risoluzione consensuale del contratto di lavoro
• Pensionamento del dipendente
• Scadenza del contratto di lavoro a tempo determinato
• Dimissioni del dipendente 

In linea generale, quindi, questo implica che, indipendentemente dalla motivazione, le ferie maturate non vengono mai perse dal lavoratore. Se quest’ultimo non può usufruirne per causa di forza maggiore: se si è dimesso, è stato licenziato o qualsiasi sia il motivo, ha comunque diritto a ricevere un indennizzo per i giorni di ferie non goduti.

Ferie non godute e dimissioni

Queste conclusioni non sono poi così scontate. Dimissioni e ferie non godute, infatti, sono state storicamente argomento di tantissime contestazioni fra aziende e i dipendenti dimissionari.

In molti casi di dipendenti dimissionari le aziende hanno ritenuto contestare e complicare il pagamento di questa indennità, per proteggere i propri interessi.

La vertenza delle ferie durante il preavviso e il pagamento in caso di dimissioni è stata risolta una volta per tutte dalla Corte di Giustizia Europea: il pagamento delle ferie non godute dimissioni spetta al dipendente anche se è stato lui volontariamente ed in maniera unilaterale a terminare il rapporto di lavoro.

Ovviamente il diritto alle ferie non godute dimissioni spetta al dipendente se rispetta tutte le condizioni previste nel suo contratto alla voce “Dimissioni”, come ad esempio il preavviso e un eventuale clausola di patto di non concorrenza.

Pagamento ferie non godute

Secondo quanto previsto dalla legge, come abbiamo già detto, il pagamento delle ferie non godute è possibile solo quando il rapporto di lavoro s’interrompe oppure quando il CCNL applicato prevede più di 4 settimane di ferie l’anno per i lavoratori e il dipendente decide di chiedere la monetizzazione dei giorni di ferie in più. 

Entrambi questi scenari obbligano il datore di lavoro a pagare le ferie non godute al lavoratore, o meglio, al pagamento dell’indennità sostitutiva, non potendo di fatto agire in modo diverso.

Ma a quanto ammonta questa indennità sostitutiva? Essendo equiparabili ad un giorno lavorativo normale, le ferie non godute vengono liquidate al pari di un giorno lavorativo.

Calcolare la liquidazione ferie non godute, quindi, sarà molto semplice. Sarà sufficiente, infatti, moltiplicare il numero totale dei giorni di ferie non goduti per la retribuzione giornaliera del dipendente.

Tassazione delle ferie non godute

In caso di cessazione del rapporto di lavoro e dimissioni, per quanto riguarda il dipendente, le ferie non godute vengono tassate come il reddito ordinario, ovvero, al pari di quanto è tassato il salario.

Vediamo ora altri importanti aspetti fiscali, riportando cosa devi sapere, invece, in quanto datore di lavoro, riguardo la tassazione delle ferie non godute.

Il primo aspetto da sottolineare è che in caso d’interruzione del rapporto di lavoro allora l’indennità corrisposta va assoggettata alla tassazione dell’anno corrente nel caso in cui le ferie non godute siano relative all’anno corrente. 

Qualora invece si tratti di un’indennità che va a coprire un periodo di tempo più ampio allora l’indennità è soggetta a tassazione separata. Sul tema però ti invitiamo a confrontarti con il tuo commercialista o con il tuo consulente fiscale.

La tassazione delle ferie non godute, però, è tutt’ora fonte di dibattito.

Diversi tribunali hanno evidenziato come in questo secondo caso l’indennità assume una valenza risarcitoria e non retributiva e pertanto non dovrebbe essere soggetta a tassazione. Altri tribunali invece propendono per l’applicazione di una tassazione mista, in parte risarcitoria in parte retributiva. 

Infine, è rilevante anche il parere dell’Agenzia delle Entrate la quale ritiene che sia giusto applicare la normale tassazione fiscale anche sull’indennità corrisposta per le ferie non godute.  

Trattenuta per ferie non godute: cos’è?

La trattenuta per ferie non godute, invece, riguarda i contributi INPS e si applica quando il lavoratore, trascorsi 18 mesi previsti dalla norma dall’anno di maturazione, non abbia ancora goduto delle ferie spettanti.

In questo caso il datore di lavoro trattiene i contributi versati per le ferie corrisposte e non ancora godute, che verranno poi restituiti al momento della fruizione delle stesse.

Permessi non goduti: tassazione e pagamento dei ROL

Quanto abbiamo visto fino ad ora per la tassazione ferie non godute non è invece applicabile quando si parla di permessi non goduti.

I permessi ROL (Riduzione Orario di Lavoro) sono permessi retribuiti che il lavoratore accumula ogni mese e che, possono essere liquidati.

Il datore di lavoro è tenuto al pagamento in busta paga dei ROL non goduti dal lavoratore, se non goduti entro i termini previsti dal CCNL di riferimento. Questi termini sono solitamente di 12 o 24 mesi, trascorsi i quali i permessi non goduti non vengono persi ma liquidati in busta paga.

La tassazione dei permessi non goduti in busta paga comprende la parte contributiva ai fini INPS come anche la parte relativa all’IRPEF in base allo scaglione di appartenenza.

Liquidazione TFR e ferie non godute

Particolarmente interessante risulta sapere se includere l’indennizzo per le ferie non godute al computo del TFR.

Sul tema, si può fare riferimento a quanto stabilito dalla Corte di cassazione, la quale ha evidenziato che le ferie non godute non devono essere incluse nel calcolo del Trattamento di fine rapporto.

La Corte nella fattispecie ha accolto la richiesta mossa da una società condannata in appello per non aver incluso i giorni di ferie non goduti nel TFR dei lavoratori. A quanto si apprende le ferie non godute sono paragonabili a un risarcimento spettante al lavoratore e come tale l’importo non è da considerarsi come utile per il calcolo dei TFR.

Quando vengono pagate le ferie di cui non si è usufruito

Una volta interrotto il rapporto di lavoro sia per dimissioni, sia per licenziamento il datore di lavoro dovrà provvedere, quindi, al pagamento di:

• Ferie non godute
• Ore di permesso retribuite non godute
• TFR

Eccezion fatta per il TFR, che dovrà essere corrisposto entro 30 o 45 giorni, per quanto riguarda le ferie non godute non esiste una norma specifica che impone delle tempistiche da rispettare.

In un’ottica di corretta organizzazione aziendale, buona prassi vuole che le ferie non godute vengano indennizzate in concomitanza con il pagamento del TFR.

Diversamente, il lavoratore ha tutto il diritto di preparare e inviare una lettera di sollecito al pagamento di quanto dovuto. Tale richiesta può arrivare in azienda anche dopo molti anni. È la Corte di Cassazione a stabilire che un lavoratore ha tempo 10 anni per richiedere e ottenere il pagamento delle ferie non godute. Trascorsi i 10 anni, il diritto decade.

Sebbene non siano molto frequenti, tali richieste generalmente sono inviate dal lavoratore via posta raccomandata con ricevuta A/R o via PEC. Nella richiesta il lavoratore sollecita al pagamento indicando:

• Il numero di giorni da retribuire
• La data di cessazione del rapporto

Evitare l’accumulo di ferie con una buona pianificazione

Una perfetta gestione delle ferie ti evita numerosi problemi.

Non appesantisci il lavoro del dipartimento preposto al calcolo delle imposte da pagare e delle tasse da versare, non rischi sanzioni e soprattutto promuovi in azienda un clima trasparente offrendo a tutti la possibilità d​​i godere delle ferie spettanti. Così facendo dovrai procedere con il calcolo dell’indennità per le ferie non godute solo nei in caso di licenziamento o dimissioni.

Ma come pianificare al meglio la gestione delle ferie?

Ecco alcune buone pratiche che sicuramente ti torneranno utili: 

• Definisci un piano ferie in anticipo: stilare un piano ferie chiaro e con sufficiente anticipo permette a tutti i lavoratori di organizzarsi al meglio. Il piano ferie è bene riporti anche i periodi di chiusura aziendale, i quali rientrano nel conteggio delle ferie fruite. 
• Monitora le ferie maturate e residue: tieni sempre sotto controllo la situazione in azienda, evitando per quanto possibile che uno o più lavoratori arrivino alla fine dell’anno con troppi giorni di ferie maturati ma non fruiti. 
• Sii flessibile: cerca di venire incontro alle esigenze dei dipendenti proponendo loro diversi periodi dell’anno in cui possono concedersi uno o più giorni di ferie. Così facendo riesci facilmente a far smaltire tutte le ferie maturate 
• Utilizza la tecnologia: appositi software HR possono aiutarti a monitorare e automatizzare diversi processi. Possono creare per te il piano ferie, conteggiare i giorni maturati e residui dei lavoratori, permetterti di comunicare in tempo reale ogni modifica al piano ferie. 

Queste poche attenzioni ti permettono di migliorare la gestione delle ferie non godute, ti sollevano da ogni responsabilità e i tuoi dipendenti sicuramente apprezzeranno la cura che l’azienda mette al fine di garantire a tutte le risorse umane di poter fruire delle 4 o più settimane previste nel contratto di lavoro. 

Digitalizzare il piano ferie con Factorial

Dopo aver visto in quali casi e come vengono pagate le ferie non godute, alcuni aspetti relativi alla tassazione e quali strumenti puoi utilizzare per gestire al meglio l’intero processo, concentriamoci sull’importanza e su tutti i vantaggi che può portare alla tua azienda l’utilizzo di un software HR. 

La prima cosa da fare è scegliere correttamente il software. Factorial in tal senso rappresenta una delle migliori opzioni attualmente disponibili sul mercato. 

Il software vanta tantissime funzionalità che ti permettono di digitalizzare tutto ciò che riguarda la gestione HR in azienda. Relativamente alle ferie, puoi utilizzare il software o la relativa app Factorial per: 

• Creare e condividere il piano ferie 
• Approvare o rifiutare le richieste con un click 
• Verificare la situazione ferie e permessi di ogni lavoratore 
• Verificare la tipologia di permesso richiesta 

Inoltre Factorial calcola per te le ferie maturate e quelle non godute. All’occorrenza puoi anche elaborare dei report così da aver ancor più chiara la situazione ferie e permessi di un singolo lavoratore, di un team o di un intero dipartimento. 

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.

FAQ: ferie non godute

Ferie non godute: quanto vengono pagate?

Essendo equiparabili ad un giorno lavorativo normale, le ferie non godute vengono liquidate al pari di un giorno lavorativo. Calcolare la liquidazione ferie non godute, quindi, sarà molto semplice. Sarà sufficiente, infatti, moltiplicare il numero totale dei giorni di ferie non goduti per la retribuzione giornaliera del dipendente.

Le ferie non godute si perdono?

Indipendentemente dalla motivazione, le ferie maturate non vengono mai perse dal lavoratore. Se quest’ultimo non può usufruirne per causa di forza maggiore: se si è dimesso, è stato licenziato o qualsiasi sia il motivo, ha comunque diritto a ricevere un indennizzo per i giorni di ferie non goduti.

Quando è possibile monetizzare le ferie non godute?

In un’ottica di corretta organizzazione aziendale, buona prassi vuole che le ferie non godute vengano indennizzate in concomitanza con il pagamento del TFR. Diversamente, il lavoratore ha tutto il diritto di preparare e inviare una lettera di sollecito al pagamento di quanto dovuto. La Corte di Cassazione a stabilire che un lavoratore ha tempo 10 anni per richiedere e ottenere il pagamento delle ferie non godute. Trascorsi i 10 anni, il diritto decade.

Cosa succede se non si usano le ferie?

Il dipendente deve sempre usufruire delle ferie e, nel caso in cui l’azienda dovesse impedirglielo, sarà passibile di sanzioni. Soltanto in due casi il datore di lavoro potrà sostituire le ferie con una liquidazione per il dipendente: quando il rapporto di lavoro s’interrompe oppure quando il CCNL applicato prevede più di 4 settimane di ferie l’anno per i lavoratori e il dipendente decide di chiedere la monetizzazione dei giorni di ferie in più.