Cos’è e come funziona la performance appraisal?
Come utilizzarla per valutare le prestazioni dei dipendenti nella tua azienda e renderli più produttivi?
La performance appraisal è una pratica adottata da piccole e medie imprese per valutare e gestire le prestazioni dei propri lavoratori.
In questa guida vedremo come funziona a 360°, quali sono i suoi benefici e se è la scelta adatta per la tua impresa.
Sommario
Cos'è la performance appraisal
La performance appraisal è un metodo per valutare le prestazioni dei dipendenti, che si basa su un controllo periodico della loro performance (effettuato, ad esempio, una volta l’anno o ogni sei mesi).
Le aziende utilizzano questa pratica per diversi motivi, ma i principali sono:
- Permettere ai dipendenti di avere un feedback sulle loro prestazioni;
- Giustificare aumenti di stipendio e bonus;
- Decidere rinnovi (o meno) dei contratti.
In breve, grazie alla performance appraisal le aziende possono verificare quali dipendenti contribuiscono di più al loro successo, individuare le proprie aree di miglioramento e premiare i lavoratori più meritevoli.
Dunque, non solo questa pratica permette di valutare le prestazioni individuali di ciascun dipendente.
Al contrario, la performance appraisal consente di avere un ‘quadro generale’ delle prestazioni dei lavoratori in azienda, per prendere decisioni ‘strutturali’ e fondamentali per il successo dell’intera impresa.
Infine, è bene notare che esistono diverse forme di performance appraisal, che variano in base a chi effettua la rilevazione.
Ad esempio, questa pratica può richiedere test di autovalutazione, ma anche giudizi da parte di colleghi o feedback di manager e superiori.
Per ultimo, ricorda che la performance appraisal ha diversi nomi e che spesso è anche indicata come “performance review”, “performance evaluation” o “employee appraisal”.
Come funziona la performance appraisal
Come abbiamo accennato, l’aspetto caratteristico della performance appraisal è la valutazione periodica delle prestazioni dei dipendenti, effettuata in genere una volta l’anno o ogni sei mesi.
Ma vediamo più nel dettaglio come funziona questa pratica e come puoi svolgerla con successo all’interno della tua azienda:
-
Individua le metriche che vuoi valutare
Il primo passo per condurre una performance appraisal efficace è individuare in maniera chiara quali sono gli aspetti che vuoi valutare e quali metriche adottare per farlo.
Ciò può sembrare scontato, ma è la parte più importante dell’intero processo e che molte aziende tutt’oggi sottovalutano.
Cerca di porti le giuste domande e di comprendere quali sono gli aspetti davvero importanti per il successo della tua impresa, sui quali focalizzarti.
Ad esempio, se noti che la tua azienda ‘ha problemi’ con le relazioni interpersonali, considera di valutare fattori come l’apertura al dialogo di ciascun dipendente o la sua capacità comunicativa.
In secondo luogo, una volta compresi i punti su cui concentrarti, stabilisci delle metriche con cui misurarli all’interno della tua performance appraisal.
Cerca di dare priorità a criteri matematici, ovvero di utilizzare dati numerici e oggettivi quando il caso lo consente.
Quando ciò invece non è possibile, focalizzati sullo stabilire domande chiare e specifiche, per far sì che chi ci sia coerenza fra le rilevazioni degli aspetti che vuoi misurare.
Se diverse persone sono chiamate a valutare lo stesso aspetto, infatti, è fondamentale che tutte abbiano ben chiaro cosa prendere in considerazione, per evitare che le risposte risultino confuse o incoerenti. -
Verifica che i criteri siano trasparenti e equi
Per evitare malintesi e malumori all’interno del tuo team, assicurati che i criteri che scegli per la tua performance appraisal siano equi e trasparenti.
Potresti condividere con i tuoi collaboratori le metriche che adotti prima di effettuare le rilevazioni, giustificando le tue scelte e rispondendo a eventuali domande da parte loro.
Ricorda: prevenire è meglio che curare.
Adottare criteri poco trasparenti o non-equi per la tua performance appraisal potrebbe generare malcontento e conflitti tra colleghi, soprattutto quando questa serve ad assegnare bonus ed aumenti di stipendio.
Perciò, agisci in maniera preventiva, verificando che i tuoi dipendenti comprendano appieno le tue scelte e che le metriche che hai intenzione di usare non mettano a rischio l’integrità del tuo team. -
Raccogli i dati
Una volta stabilite le metriche da valutare per la tua performance appraisal, è arrivato il momento di raccogliere i dati di cui hai bisogno.
Chiaramente, il modo in cui ottenerli varierà a seconda del metodo che hai scelto (vedremo tra poco le diverse forme di performance appraisal).
Tuttavia, ci sono alcuni aspetti comuni tra le diverse metodologie, di cui dovresti tenere conto.
Innanzitutto, hai bisogno di scegliere uno strumento per raccogliere informazioni.
Potresti ottenere risposte alle domande della tua performance appraisal somministrando test cartacei, oppure ricorrendo a questionari in formato digitale.
Puoi infine utilizzare un software per la gestione delle risorse umane, per rendere il processo più facile, veloce e accurato.
Quest’ultimo può aiutarti soprattutto nella fase successiva all’ottenimento dei dati, ovvero alla loro raccolta in una banca dati ordinata e sicura.
Una volta somministrati i test per la tua performance appraisal, dovrai infatti assicurarti di conservare le risposte in maniera chiara e coerente, o rischierai che il tuo lavoro vada perduto o sprecato. -
Analizza i risultati
Analizzare i dati raccolti con la performance appraisal è un compito delicato, ma è anche lo step fondamentale che rende questa pratica così utile e vantaggiosa.
Osservando con attenzione le valutazioni dei tuoi dipendenti puoi prendere decisioni informate e comprendere di cosa la tua azienda ha davvero bisogno.
Ci sono aree in cui i tuoi collaboratori sono carenti?
Hai bisogno di istituire percorsi di formazione mirati?
O magari, ti conviene spostare un dipendente in un altro team?
Questi sono solo alcuni esempi – in ogni caso, l’aspetto fondamentale su cui focalizzarti è porre domande mirate e rilevanti.
Queste varieranno in funzione delle tue esigenze, degli interessi specifici della tua azienda e di elementi come il periodo in cui effettui la valutazione. -
Condividi le tue decisioni con i dipendenti
Per ultimo, ricorda di condividere i risultati della tua performance appraisal con i tuoi dipendenti.
I lavoratori nella tua azienda dovrebbero avere sempre chiare le tue scelte e poter dire la loro opinione a riguardo, per contribuire a un clima sereno e al bene dell’organizzazione.
In aggiunta, osservando le proprie prestazioni, i tuoi collaboratori comprenderanno con più facilità le aree in cui sono carenti e avranno modo di prendere iniziative per migliorare il proprio sviluppo professionale e personale.
💡 Ti interessa: “Valutazione Performance Dipendenti: 5 modelli pratici da scaricare gratuitamente“
Metodi di valutazione
La performance appraisal è una pratica molto flessibile, che sfrutta diversi metodi di valutazione per essere adattata a ogni contesto aziendale – dalle piccole e medie imprese, alle grandi multinazionali.
Ecco alcuni fra i metodi più comuni che puoi utilizzare per condurre la tua performance appraisal:
- Auto-valutazione
La forma più classica di performance appraisal.
Prevede che ogni dipendente possa esprimersi sulle proprie prestazioni, valutando sé stesso e il proprio rendimento (ad esempio, affidandosi un punteggio da 1 a 10 nei campi selezionati dall’azienda). - Valutazione tra pari
La valutazione tra pari prevede che sia un collega a misurare le prestazioni di ciascun dipendente.
Questa scelta permette di ottenere dati meno condizionati dalle differenze di ruolo, come invece avviene spesso con le rilevazioni da parte di manager e superiori. - Feedback “a 360 gradi”
Il cosiddetto “feedback a 360 gradi” è un metodo di valutazione che tiene conto del parere di ciascun dipendente, dei suoi colleghi e dei suoi superiori o manager.
Così facendo, esso consente di avere un quadro più completo sulle prestazioni del lavoratore e in genere più verosimile. - Feedback “a 720 gradi”
Il feedback a 720 gradi è una versione ottimizzata del feedback a 360°.
Oltre ai pareri dei membri interni all’azienda, infatti, il feedback a 720° considera valutazioni e opinioni da parte di clienti, investitori o altri collaboratori esterni.
È il metodo di valutazione per performance appraisal più completo ed accurato, ma anche il più difficile da applicare, per via della gran mole di dati che richiede. - Valutazione negoziata
L’ultimo metodo spesso impiegato dalle aziende per effettuare la performance appraisal è la valutazione negoziata.
Questa prevede l’utilizzo di un intermediario, nello specifico una figura che aiuti il dipendente ad esprimersi con sincerità e che faccia da tramite con i suoi superiori.
La valutazione negoziata risulta utile per evitare che la performance appraisal diventi ‘conflittuale’ e viene impiegata soprattutto nelle aziende che stanno attraverso fasi difficili o che presentano un clima interno teso.
Esempi di performance appraisal
Per applicare la performance appraisal all’interno della tua azienda, potrebbe tornarti utile consultare alcuni casi concreti di questa pratica.
Ecco due esempi di performance appraisal:
Caso 1: azienda di servizi IT
Un’azienda di servizi IT effettua la performance appraisal una volta l’anno.
La valutazione viene svolta con il metodo del feedback a 360 gradi, tenendo in conto i seguenti fattori:
– Gestione del tempo;
– Qualità del lavoro svolto;
– Conoscenza tecnica;
– Problem solving;
– Interazione con i clienti.
In base alle valutazioni da parte di ciascun dipendente, dei colleghi e dei superiori, l’azienda pianifica aumenti salariali, corsi di formazione mirati e eventuali promozioni.
Caso 2: azienda di produzione mobili
Un’azienda che produce mobili istituisce la performance appraisal su base semestrale, utilizzando il metodo del feedback a 360 gradi.
L’impresa misura i seguenti fattori:
– Qualità dei prodotti;
– Produttività;
– Collaborazione con gli altri membri del team.
In base alle valutazioni, l’azienda decide in maniera tempestiva di spostare un dipendente da un team all’altro o di riorganizzare la propria catena produttiva in modo da renderla più efficiente.
Ruolo dell'HR nell'appraisal aziendale
In genere, sono i dipartimenti HR ad occuparsi di pianificare, creare e gestire la performance appraisal.
Difatti, i team di gestione delle risorse umane sfruttano questa pratica per ottenere obiettivi che sono spesso legati al proprio ruolo, tra cui:
- Verificare che i dipendenti raggiungano i goal stabiliti;
- Aiutare i dipendenti in difficoltà pianificando percorsi di formazione su misura;
- Contribuire al coinvolgimento dei lavoratori all’interno dell’azienda.
Il ruolo dei dipartimenti HR risulta dunque fondamentale per condurre una performance appraisal efficace, soprattutto quanto più è grande il numero dei dipendenti all’interno dell’azienda.
Definizione di un modello di performance appraisal efficace
Abbiamo visto diversi metodi di valutazione che puoi sfruttare per condurre una performance appraisal efficace all’interno della tua impresa.
Ma come scegliere il modello di performance appraisal più adatto alle esigenze specifiche della tua organizzazione?
Non esiste una modalità adatta ad ogni contesto, ma puoi aiutarti in questa scelta tenendo conto di alcuni fattori, tra cui:
-
Scopo della valutazione
Definire con chiarezza il motivo per cui vuoi condurre una performance appraisal può aiutarti a individuare il metodo più adatto a te.
Ad esempio, se il tuo scopo principale è quello di migliorare la comunicazione tra i tuoi dipendenti e il pubblico esterno, allora potresti ricorrere al feedback a 720 gradi.
Come abbiamo visto, questo metodo tiene conto dei pareri dei clienti, il che ti aiuterà a individuare le aree di miglioramento che hai bisogno di conoscere per raggiungere il tuo obiettivo. -
Chi sarà coinvolto
Ogni metodo di valutazione per la performance appraisal coinvolge soggetti e professionisti diversi – tienine conto per rendere efficace la tua scelta.
Ad esempio, i tuoi dipendenti hanno abbastanza esperienza per valutare in maniera accurata le loro prestazioni?
Oppure, è meglio ricorrere a valutazioni da parte di manager o professionisti esterni?
Chiarire questo punto in maniera preventiva può aiutarti a rendere la tua performance appraisal più efficace e adatta alle esigenze specifiche della tua organizzazione.
Applica facilmente la performance appraisal in azienda con Factorial
Nonostante tutti i benefici che apporta, la performance appraisal è una pratica complessa e che presenta diversi rischi.
Difatti, se condotta in maniera superficiale o senza i giusti strumenti, quest’ultima può portare a conseguenze come:
- Incomprensioni;
- Conflitti tra dipendenti e superiori, o direttamente tra colleghi;
- Sprechi di risorse come tempo e denaro;
- Strategie imprecise, con danni a lungo termine sui risultati della tua azienda.
Perciò, come applicare in maniera efficace la performance appraisal, limitando al contempo i rischi per la tua azienda e massimizzandone i benefici?
Per questo esiste Factorial.
Factorial è il software HR che ti permette di misurare in maniera accurata e trasparente la performance dei tuoi dipendenti, per renderli più produttivi, motivati e appagati di lavorare nella tua azienda.
Come?
Ecco alcune funzioni chiave di Factorial che rendono possibile tutto ciò:
- Valutazione dei dipendenti 100% personalizzabile, grazie alla possibilità di creare test e questionari su misura della tua azienda;
- Creazione di obiettivi per team, dipartimenti o singoli dipendenti, in base alle tue strategie ed esigenze;
- Monitoraggio in tempo reale delle risposte dei tuoi dipendenti, con possibilità di lasciare feedback e pareri, anche in forma anonima.
Se vuoi valutare in maniera efficace la performance dei tuoi dipendenti, renderli più motivati e aumentare la loro produttività in azienda, Factorial è la scelta che fa al caso tuo.
Vuoi vedere tu stessa/o come funziona?
✅ Sfrutta ora Factorial gratis per 14 giorni e massimizza la produttività dei tuoi dipendenti
Domande frequenti sulla Performance Appraisal
Che processo si deve seguire per la performance appraisal?
Per eseguire una perfetta performance appraisal bisogna seguire 5 passaggi:
- Individua le metriche da valutare
- Verifica che i criteri siano equi e trasparenti
- Raccogli i dati
- Analizza i risultati
- Condividi le decisioni con i tuoi dipendenti
Perché la performance appraisal è importante?
Grazie alla performance appraisal le aziende possono verificare quali dipendenti contribuiscono di più al loro successo, individuare le proprie aree di miglioramento e premiare i lavoratori più meritevoli.
Quali metodi di valutazione utilizzare per la performance appraisal?
- Auto-valutazione
- Valutazione tra pari
- Feedback “a 360 gradi”
- Feedback “a 720 gradi”
- Valutazione negoziata
