Rilevazione presenze dipendenti e normativa di legge: quali sono le linee guida

Cerchi un modo per ottimizzare il sistema di rilevazione delle presenze dei dipendenti, ma non hai ancora chiare le disposizioni normative in materia? Vorresti conoscere i migliori strumenti leciti da utilizzare per registrare gli orari di inizio e fine della giornata lavorativa dei dipendenti?

Se ti trovi in questa situazione, in questo articolo ti offriamo una panoramica esaustiva sulle leggi e le norme attuali che devono essere rispettate per registrare correttamente le presenze del personale, evitando sanzioni e violazioni delle direttive stabilite dal Garante della Privacy.

Nel corso della lettura, diventerà presto chiaro come adottare un sistema avanzato per la rilevazione delle presenze, senza alcuna intenzione di controllare i dipendenti, ma piuttosto implementando un sistema volto a tutelare al meglio i lavoratori, in particolare quelli più meritevoli, garantendo loro un adeguato compenso e un sistema che certifichi oggettivamente il loro impegno per la tua organizzazione.

Cosa dice la normativa per la rilevazione presenze dipendenti

La rilevazione delle presenze dei dipendenti è una tematica ampiamente dibattuta che interessa sia i lavoratori sia i datori di lavoro.

La prima cosa da sottolineare è che, ad oggi, a livello comunitario non esiste ancora una norma specifica da rispettare.

Gli orientamenti più recenti fanno riferimento quindi a una sentenza emessa nel 2019 e ad altre norme nazionali volte principalmente a tutelare il lavoratore e stabilire le modalità corrette per raccogliere le informazioni e i dati sensibili relativi alle presenze.

Vediamo quindi di approfondire quanto appena detto, offrendo una panoramica sulle leggi, le norme e le sentenze che è importante conoscere riguardo alla rilevazione delle presenze.

Sentenza C‑55/18 della Corte di Giustizia europea

La sentenza C‑55/18, emessa dalla Corte di Giustizia europea, ha l’obiettivo di assicurare ai lavoratori in Europa un sistema che permetta di rilevare le ore di lavoro effettivamente svolte.

La sentenza mira ad applicare quanto stabilito nella DIRETTIVA 2003/88/CE, la quale invita le  aziende ad introdurre un sistema per registrare gli orari di inizio e fine lavoro di ogni dipendente, che deve essere:

• Oggettivo
• Affidabile
• Accessibile

La sentenza mira a garantire che un lavoratore abbia modo di sapere quante ore ha effettivamente lavorato e quindi, nel caso, possa ricevere il compenso aggiuntivo per eventuali ore di straordinario svolte.

Inoltre, tale strumento serve anche a garantire il rispetto delle norme vigenti negli Stati europei, come l’obbligo di rispettare il diritto al riposo, le ore massime di straordinario consentite ogni anno o semplicemente il rispetto degli orari massimi di lavoro settimanali stabiliti nel contratto di lavoro.

Sebbene non ci sia ancora una norma effettivamente in vigore che stabilisce l’obbligo di rilevare le presenze, esiste una sentenza che i giudici non possono ignorare nel caso in cui un lavoratore o un sindacato decida di rivolgersi al Tribunale per questioni legate al rispetto dell’orario di lavoro.

Jobs Act e Garante della Privacy

Interessanti informazioni relative alla rilevazione delle presenze sono contenute anche nel Jobs Act, ovvero nel DECRETO LEGISLATIVO 15 giugno 2015, n. 81.

In particolare, il Jobs Act autorizza le aziende ad utilizzare sistemi elettronici per il controllo degli accessi, come badge magnetici, software e app. Chiaramente, il sistema deve essere comunicato ai lavoratori prima di essere implementato, conforme a quanto stabilito dal Garante della Privacy, ma non è necessario seguire alcun iter autorizzativo.

Inoltre, è molto importante evidenziare che qualsiasi sistema venga utilizzato, è necessario che i dati raccolti possano essere utilizzati solo nell’ambito lavorativo e per gestire meglio il rapporto di lavoro.

In altre parole, la raccolta dei dati deve rispettare quanto stabilito dal codice della privacy. È invece possibile utilizzare i dati raccolti come “prova” per azioni disciplinari, ad esempio per contrastare l’assenteismo o casi di negligenza.

In sintesi, il Jobs Act mira a trovare una soluzione che, da un lato, garantisca ai lavoratori uno strumento volto a garantire loro un equo e giusto compenso, nonché il rispetto dei loro diritti, ma che al contempo agevoli i datori di lavoro, snellendo le procedure burocratiche e consentendo l’utilizzo dei dati raccolti per intraprendere azioni disciplinari.

Come un’azienda può rispettare la normativa per la rilevazione presenze dipendenti

Come abbiamo visto, le norme relative alla rilevazione delle presenze dei lavoratori non sono particolarmente stringenti. Tuttavia, è importante adottare un sistema conforme e facile da implementare e gestire. Ecco alcuni pratici consigli:

• Scegli uno strumento appropriato: Opta per uno strumento facile da usare. Ad esempio, potresti adottare un’app per la rilevazione delle presenze da installare sullo smartphone, in modo che i dipendenti possano timbrare digitalmente il cartellino. Assicurati che lo strumento sia intuitivo e di facile utilizzo.
• Comunica l’esistenza dello strumento: Assicurati che tutti i lavoratori abbiano compreso quali strumenti vengono utilizzati per rilevare le presenze e come utilizzarli. Invia una comunicazione a tutti i dipartimenti e offriti di rispondere a eventuali dubbi o fornire chiarimenti. La comunicazione è fondamentale per garantire la corretta adesione dei dipendenti al nuovo sistema.
• Scegli un sistema non invasivo: Evita l’adozione di app o sistemi invasivi che potrebbero violare la privacy dei dipendenti. La rilevazione delle presenze può essere effettuata in modo semplice, ad esempio, attraverso un clic sullo smartphone. Non è necessario utilizzare sistemi intrusivi come la scansione dell’iride, della voce o delle impronte digitali.
• Tratta i dati solo per fini interni aziendali: Assicurati di conservare i dati raccolti in un hard disk o un cloud protetto e criptato. I dati delle presenze devono essere accessibili solo alle figure autorizzate e non devono essere divulgati a terze parti esterne all’azienda.

È importante ricordare che l’obiettivo principale è acquisire informazioni sugli orari di inizio e fine lavoro al fine di migliorare l’organizzazione aziendale e i flussi di lavoro, non di controllare dettagliatamente l’operato di ogni singolo lavoratore.

Esiste un obbligo di rilevazione presenze dei dipendenti?

Come anticipato, a livello nazionale non esiste una legge specifica che obblighi le aziende a dotarsi di sistemi per la rilevazione delle presenze.

Pertanto, in linea di massima, hai diverse opzioni: puoi decidere di registrare le presenze su un foglio Excel, utilizzare obliteratrici e badge, o adottare software per la rilevazione delle presenze. In alternativa, potresti anche scegliere di non adottare alcun sistema.

Tuttavia, è importante tenere presente che la sentenza della Corte di Giustizia europea lascia intendere che gli Stati membri dovranno definire, a breve, un sistema per rilevare le presenze e misurare le ore lavorate.

Ribadiamo che il sistema scelto deve consentire di rilevare le informazioni in modo affidabile, obiettivo e accessibile. Attualmente, esistono numerose app, software e sistemi meno efficienti disponibili per la rilevazione delle presenze dei dipendenti.

Adottarne uno oggi ti permetterebbe di essere preparato all’eventuale obbligo futuro e dimostrare già da oggi un’attenzione nei confronti dei lavoratori.

I sistemi attualmente disponibili sono facili da implementare ed economici. Non è più necessario acquistare costose obliteratrici, ma puoi gestire tutto tramite pratici software, rispondendo così a questa attenzione aggiuntiva, sebbene non obbligatoria.

Strumenti per gestire la rilevazione presenze secondo la normativa

Sulla base delle normative oggi esistenti in Italia e in Europa, non si annovera la presenza di una lista riguardo agli strumenti leciti per rilevare le presenze in azienda.

Possiamo dire che la scelta è libera, ma entro certi limiti. Infatti, è sufficiente consultare i numerosi comunicati stampa pubblicati dal Garante per la protezione dei dati personali per verificare numerosi strumenti vietati, se non in casi particolari, per la rilevazione delle presenze. In particolare, segnaliamo:

• Il no all’uso delle impronte digitali: a stabilirlo è un apposito Provvedimento, in cui si ritiene che la rilevazione delle presenze tramite impronte digitali non sia conforme poiché invasiva delle libertà personali e delle libertà individuali.
• Il no a scansioni dell’iride: sono vietati anche sistemi come la scansione dell’iride e più in generale i sistemi di rilevazione di dati biometrici. A specificarlo è ancora il GDPR, il quale si riserva il diritto di autorizzare questi sistemi solo a fronte di oggettive esigenze.

Onde evitare qualsiasi rischio di infrangere le norme, è necessario adottare sistemi non invasivi, facendo propendere la scelta a favore del sistema meno invasivo. Così facendo, non rischi alcuna contestazione né sanzione. Risultano quindi ammissibili strumenti per rilevare gli orari di ingresso e di uscita, quali:

• Badge e obliteratrici: puoi pensare di utilizzare i classici badge aziendali, i quali dovranno essere avvicinati o strisciati alle obliteratrici all’inizio e alla fine della giornata lavorativa.
• Rilevazione manuale: potresti preparare un apposito foglio Excel per la rilevazione delle presenze. Questo va aggiornato manualmente, e del compito possono occuparsi sia i responsabili HR sia i lavoratori stessi.
• Software e app per la gestione delle presenze: l’alternativa migliore consiste nell’utilizzare appositi software o app che permettono facilmente ai lavoratori, anche in smart working, di segnalare la presenza. Questi sono sistemi autorizzati, per nulla invasivi, e che soprattutto registrano automaticamente tutte le informazioni di cui hai bisogno.

In definitiva, eccezione fatta per i sistemi che rilevano dati mediante scansione della voce, dell’iride o dell’impronta digitale, puoi liberamente scegliere quale strumento adottare, valutando bene i pro e i contro di ogni strumento scelto.

Factorial: il software HR per la rilevazione presenze conforme alla normativa

La tua ricerca del miglior sistema per la rilevazione delle presenze dei lavoratori in azienda può considerarsi conclusa. Se stai cercando un sistema conforme alle regole, pratico e semplice da utilizzare, ti consigliamo di provare  Factorial.

Factorial è un software disponibile anche nella versione mobile (app), facile, intuitivo ed innovativo. Il software dispone di numerose funzionalità pensate per digitalizzare e automatizzare la gestione delle risorse umane in azienda.

In merito alla rilevazione presenze, scopri le funzionalità utilizzabili direttamente dall’app.

Puoi chiedere ai lavoratori di timbrare il cartellino elettronicamente direttamente dallo smartphone e monitorare così con semplicità i giorni e le ore lavorate dai singoli dipendenti, dai team di lavoro e dai dipartimenti.

L’app di Factorial ti permette quindi di:

• Timbrare il cartellino con un clic anche da remoto
• Visualizzare chi è al lavoro, chi è in ferie o in permesso
• Ottimizzare la gestione dei turni di lavoro
• Creare automaticamente il foglio presenze
• Gestire le presenze in maniera trasparente

E non è tutto, se desideri puoi semplificare ulteriormente le procedure, permettendo ai tuoi dipendenti di timbrare l’entrata o l’uscita inquadrando un apposito QR code. Anche in questo caso, la configurazione della funzionalità è semplice ed intuitiva e puoi gestire il tutto da smartphone.

Come accennato all’inizio del paragrafo, Factorial è molto di più di un software per automatizzare e digitalizzare il processo di rilevazione delle presenze. Puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni ed esplorare così con calma tutte le altre funzionalità.

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• La gestione delle ferie e dei permessi
• Valutare le performance del personale
• Gestire i documenti in formato digitale
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