Hai preparato il programma ferie? Hai già calcolato il numero di ferie maturate da ogni dipendente?
Sappiamo bene quanto sia noioso verificare la situazione di ogni lavoratore. Devi accertarti che fruiscano di tutti i giorni di ferie previsti dalla legge, che non vadano in vacanza tutti insieme. In più, devi verificare e approvare ogni singola richiesta e basta una minima disattenzione per creare tensioni e malumori in azienda.
Le ferie sono un periodo che tutti aspettano con ansia, far sì che tutto funzioni al meglio non è così semplice, soprattutto se la gestione e il calcolo delle ferie sono operazioni che effettui ancora a mano, districandoti tra complesse formule e poco pratici moduli cartacei.
In questo articolo vedremo perché è arrivato il momento di mettere da parte carta e penna e iniziare seriamente a pensare a una gestione in digitale del programma ferie.
Sommario
Programma ferie: che cos’è
Partiamo dal programma ferie. Si tratta di un documento, in formato cartaceo o preparato e condiviso in Excel, oppure elaborato da un software HR, che riporta tutti i giorni dell’anno in cui la tua azienda è disponibile a concedere le ferie ai dipendenti.
Il documento non va confuso con il programma per il calcolo delle ferie non godute o maturate. Quest’ultimo infatti è un sistema che, per l’appunto, serve a calcolare i giorni di ferie maturati da ogni dipendente durante un determinato periodo di riferimento.
Tornando al programma ferie, si tratta di un documento molto importante, assolutamente da preparare con largo anticipo.
L’obiettivo infatti è garantire a tutti i lavoratori di potere organizzare per tempo le vacanze. Un programma per la gestione delle ferie quando ben realizzato ti permette di raggiungere tre grandi obiettivi:
- Rispettare le norme vigenti
- Coniugare al meglio le esigenze produttive con quelle dei lavoratori
- Adottare politiche trasparenti in azienda
Gli errori più comuni nel programma ferie dei dipendenti
La gestione delle ferie dei dipendenti è una delle attività che richiedono più tempo per i dipartimenti di risorse umane o i direttori d’azienda. Elenchiamo alcuni degli errori più comuni che normalmente si commettono e che dovrai cercare di evitare.
Preavviso eccessivo
Solitamente i responsabili delle risorse umane quando si tratta di quadrare le ferie dei dipendenti costringono il lavoratore a pianificare le ferie il prima possibile. Tuttavia, la realtà è che la vita è piena di imprevisti e non è sempre possibile prevedere tutto. Alcuni fattori destabilizzanti possono infatti essere: licenziamenti e nuove assunzioni che si possono verificare nel team proprio nei mesi precedenti le vacanze, malattie e congedi di maternità inaspettati, assegnazione di nuovi progetti e picchi di lavoro imprevisti.
Mancanza di comunicazione
Che la mancanza di comunicazione in azienda genera perdite di tempo e denaro è un fatto dimostrato. Quando si tratta di gestire le vacanze dei dipendenti, è essenziale che tutti possano facilmente capire quanti giorni hanno a disposizione e quando hanno diritto a goderseli.
Duplicazione di compiti
La gestione delle vacanze dei dipendenti è un processo basato principalmente su un sistema di richiesta e approvazione. Meno autorizzazioni sono necessarie, più facile sarà quadrare i turni di lavoro. Se il responsabile delle risorse umane ha sott’occhio tutte le ferie e i permessi dei dipendenti, sarà molto più facile da gestire, ridurre la probabilità di errori e risparmiare tempo.
Utilizzo di Excel
Sia i modelli di carta che i documenti Excel sono diventati completamente obsoleti di fronte ai progressi della tecnologia. Al giorno d’oggi, infatti, ci sono molti strumenti che consentono la gestione delle vacanze in modo semplice ed efficace.
Dimenticare le festività locali
Dimenticare le diverse festività locali è un altro errore molto comune nella gestione delle vacanze dei dipendenti. Questo è un elemento molto importante da valutare perché, se l’azienda si orienta con i giorni lavorativi, i giorni festivi e di riposo durante il periodo di ferie non contano per il calcolo delle ferie dei dipendenti.
Vediamo ora alcuni consigli per programmare le ferie dei dipendenti nel migliore dei modi.
👉 Leggi anche: “Programma Ferie Excel: modello gratuito 2023 e come digitalizzarlo”
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Come programmare al meglio le ferie dei dipendenti
Programma ferie in modo facile e veloce, permetterà a tutti i dipendenti di godersi il loro meritato riposo senza che la produttività dell’azienda venga compromessa. Vediamo alcuni consigli pratici per migliorare il programma ferie dei dipendenti.
Stabilisci criteri chiari e linee guida
Il primo passo per una corretta gestione delle ferie è quello di definire criteri chiari e linee guida definite dopo aver esaminato e identificato le caratteristiche principali dei team, le responsabilità, il flusso di lavoro o le modalità di organizzazione. Inoltre, all’interno di questi criteri, deve essere chiaro chi ha la priorità sugli altri (per condizioni speciali, anzianità, tipo di lavoro, ecc.). Come abbiamo detto, in questo periodo estivo generalmente vengono generate molte richieste, quindi le regole del gioco devono essere ben definite.
Presta attenzione alle scadenze
Tenere sotto controllo le scadenze è essenziale quando si pianificano le ferie. Sebbene a volte sia complesso, è consigliabile non andare troppo lontano con le previsioni future (perché la realtà è imprevedibile), né lasciare l’iniziativa o i cambiamenti all’ultima ora.
La comunicazione è essenziale
È importante che il programma ferie sia facile da capire e agile da gestire. I dipendenti devono essere in grado di riconoscere facilmente i giorni rimanenti, i periodi in cui possono andare in vacanza. È importante che i lavoratori sappiano come funzionano le politiche di gestione delle vacanze prima che diventino parte dell’organizzazione. Ciò eviterà che presentino richieste impossibili e questo farà risparmiare tempo prezioso.
Cerca di non imporre decisioni
L’organizzazione, la comunicazione funzionano bene se entrambe le parti, dipendenti e datore di lavoro, non debbano imporre decisioni non consensuali.
Gestisci il processo in modo digitale
Lavorare con software nel campo delle risorse umane ti consentirà di ottimizzare e semplificare i processi in tutti gli aspetti. In molte aziende si pensa che per calcolare le vacanze, organizzare turni siano necessari fogli di calcolo Excel o e-mail. Tuttavia, in questo modo aumenta la fatica e il malcontento di tutte le parti coinvolte, diminuisce l’efficienza, si hanno perdite di profitto aziendale. Al giorno d’oggi, esistono software e app di gestione ferie specializzati per coordinare presenze del personale e risparmiare tempo.
👉 Leggi anche la nostra guida alle ferie per i dipendenti privati
Quali sono i vantaggi di un programma ferie digitale
Come dicevamo un programma ferie estivo, invernale o annuale puoi elaborarlo in vari modi. Puoi pensare di riportare i giorni dell’anno in cui sei disponibile a concedere le ferie utilizzando carta e penna, oppure puoi avvalerti di più pratici fogli di calcolo in Excel, o ancor meglio avvalerti di un software.
Le ultime due soluzioni sono sicuramente più efficienti. Hanno il vantaggio di ridurre l’uso della carta in azienda, favorendo l’adozione di una politica paperless, ma soprattutto snelliscono la gestione di un processo notoriamente ripetitivo. Più in dettaglio un programma di gestione ferie in digitale garantisce:
- Rapida condivisione dei documenti: puoi condividere tutti i documenti in tempo reale con le risorse umane, le quali così possono subito accedere al piano ferie e decidere quando richiederle.
- Meno errori: utilizzare Excel o ancor meglio un software specifico ti solleva dal calcolo manuale delle ferie. I giorni maturati e residui, vengono calcolati dal programma. Ciò riduce la possibilità d’incorrere in errori.
- Più tempo a disposizione: affidare alla tecnologia il calcolo delle ferie, richiedere le ferie e approvare le richieste senza dover compilare alcun modulo, evitare eventuali errori di calcolo, sono tutti processi che garantiscono un notevole risparmio di tempo.
- Migliore comunicazione: infine un programma ferie in digitale migliora la trasparenza in azienda. Tutti i dipendenti possono accedere al piano ferie, consultarlo e organizzarsi al meglio. Questo riduce il rischio di favoritismi e conseguenti malumori e tensioni.
Quali sono le funzioni di un programma ferie
Un programma ferie in digitale, per essere davvero efficiente è necessario disponga di diverse funzionalità. Ad esempio, è indispensabile che il programma scelto calcoli in automatico le ferie maturate e residue di ogni lavoratore.
Per fare ciò il programma è necessario incroci i dati tenendo conto di eventuali permessi fruiti dal lavoratore che non concorrono al calcolo delle ferie. Inoltre, un programma di gestione ferie gratis o a pagamento, è bene permetta:
- Ai dipendenti di inviare le richieste di ferie
- Agli addetti HR di approvare o rifiutare le richieste
- Di inviare notifiche in caso di modifiche al piano ferie
- Di elaborare report sulle ferie prese da un lavoratore, un team o un dipartimento
Insomma, un programma di gestione delle ferie deve disporre di diverse funzionalità, necessarie per digitalizzare l’intero processo.
In linea generale, più un programma è personalizzabile, meno lavoratori e addetti HR perdono tempo. Una volta stabilito il piano ferie, infatti, in automatico il programma dovrebbe gestire per te tutte quelle operazioni che oggi probabilmente svolgi a mano.
Gestione ferie Excel: vantaggi e svantaggi
Il primo modo per digitalizzare il programma ferie consiste nell’utilizzare il noto programma Excel. Excel ti permette di automatizzare alcune operazioni, tuttavia, non rappresenta oggi la soluzione più efficiente e funzionale presente sul mercato.
Fin quando i dipendenti in azienda non superano le 5 o 6 unità può andar bene utilizzare Excel per operazioni quali il calcolo delle ferie maturate e non godute e l’elaborazione del piano ferie.
Appena i dipendenti iniziano a crescere, emergono anche tutti i limiti di questa soluzione.
Ecco i principali vantaggi:
- Calcolo automatico dei giorni di ferie fruiti e maturati
- Possibilità di condividere in digitale il documento
- Programma molto versatile e personalizzabile
Passando agli svantaggi. Ti invitiamo a considerare che:
- Excel è un sistema complesso da utilizzare
- Non prevede un sistema di notifica automatico
- Può diventare difficile da utilizzare man mano che aumentano i dati da gestire
In definitiva la gestione delle ferie in Excel è utile fin tanto che i dipendenti in azienda sono pochi e a condizione che tutti abbiano una medio alta conoscenza del programma.
Modello piano ferie Excel
Excel può essere un buon programma da utilizzare per la programmazione delle ferie. Puoi pensare di elaborare un modello da zero, oppure, puoi scaricare il nostro Piano Ferie Excel 2023 modificabile e gratuito.
Il modello che abbiamo creato ti facilita la gestione delle ferie e delle assenze di tutta l’azienda o di un singolo team di lavoro.
Il modello è strutturato in maniera tale da permetterti di:
- Aggiungere i giorni in cui sei disponibile a concedere le ferie
- Tenere traccia dei giorni fruiti dai dipendenti
- Verificare la tipologia di permesso richiesta dai lavoratori
Se diversamente vuoi creare un modello da zero, ti consigliamo di:
- Utilizzare le colonne per inserire i nomi dei dipendenti
- Specificare i periodi di ferie
- Aggiornare il modello ogni qual volta un lavoratore fruisce di ferie e permessi
- Inserire formule per il calcolo dei giorni maturati, fruiti e residui
- Inserire una sezione dove verificare lo stato della richiesta (accettata, rifiutata, in sospeso)
Seguire queste attenzioni ti permette di gestire correttamente e in digitale le ferie con Excel. Ti ricordiamo infine che il modello va condiviso con tutti i lavoratori con sufficiente anticipo.
Idealmente comunicare le ferie con due o tre mesi di anticipo permette a tutte le risorse umane di organizzarsi al meglio e a te di gestire con facilità i carichi di lavoro.
👉 Leggi anche: “Modello richiesta ferie estive: come digitalizzarlo e non perdere tempo”
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Come digitalizzare la gestione delle ferie grazie a un programma
Utilizzare un software HR è a oggi la miglior soluzione possibile che hai a disposizione. Grazie a questi software puoi automatizzare e digitalizzare tutto ciò che concerne la gestione delle ferie, superando agilmente tutti i limiti riscontrati da chi si avvale dei fogli di calcolo Excel.
Chiaramente non puoi scegliere un software a caso. Prima di implementare qualsiasi nuovo sistema, ti consigliamo di fare tutte le verifiche del caso accertandoti che il software scelto abbia le caratteristiche per digitalizzare totalmente la gestione delle ferie.
Ecco tutti i passaggi da seguire:
- Scegli un software completo per la digitalizzazione di tutti i processi HR
- Verifica l’esistenza di una app utile per eseguire le operazioni anche da remoto
- Assicurati che il software ti permetta di approvare o rifiutare le richieste con un click
- Leggi le recensioni online e contatta prima il servizio clienti
La presenza di queste caratteristiche è necessaria per beneficiare di tutti i vantaggi portati dalle nuove tecnologie, i quali si traducono in:
- Risparmio di tempo
- Riduzione dei costi
- Eliminazione degli errori causati dall’uomo
- Maggiore trasparenza in azienda
Factorial: il programma ferie perfetto per la tua azienda
Ma quale programma per la gestione ferie dovresti scegliere? Factorial. Factorial è il software all in one sviluppato sulle reali esigenze delle PMI impegnate nell’implementare nuove e innovative tecnologie in azienda.
Factorial ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Relativamente alle ferie, puoi utilizzarlo per:
- Approvare le ferie e i permessi con un click, anche da app
- Creare politiche personalizzate per la gestione delle ferie
- Creare schede personalizzate per dipendente, team di lavoro e dipartimenti
- Verificare in tempo reale la situazione ferie e permessi richiesti
Inoltre, il software in automatico calcola le ferie e i ROL. Questa funzionalità ti evita di svolgere i calcoli a mano. Il risparmio di tempo garantito da Factorial è notevole, stimato in almeno 8 ore di lavoro ogni settimana.
Le funzionalità di Factorial non finiscono qui. Come abbiamo visto, è importante scegliere un software che digitalizzi tutti i processi HR. Factorial risponde a questa esigenza, puoi utilizzarlo anche per:
- Rilevare le presenze
- Valutare le performance
- Gestire le spese
- Digitalizzare e firmare i documenti
- E molto altro!
Programma ferie: le conclusioni
In questo articolo abbiamo visto tutti i vantaggi che puoi ottenere passando da un programma ferie cartaceo o in Excel, a un programma ferie gestito interamente da un software HR come Factorial.
Digitalizzare tutti i processi significa compiere un importante passo in avanti. Elimini molteplici operazioni manuali e ripetitive, non hai più bisogno di stampare moduli, hai un pieno e miglior controllo dell’organizzazione, risparmi tempo e denaro e tanto altro. Scopri tutti i vantaggi di Factorial, puoi provarlo gratis per 14 giorni!
