Programma ferie dipendenti in modo facile e veloce

Le ferie estive, insieme a quelle natalizie, sono un classico periodo di riposo in molte aziende e il momento i cui l’azienda programma ferie. È normale fare un viaggio in un posto esotico, ritrovarsi in famiglia o riunirsi con gli amici. E una delle preoccupazioni principali di ogni responsabile delle risorse umane e di ogni datore di lavoro è programmare le ferie dei dipendenti. Inoltre, è possibile che alcuni dipendenti non abbiano ancora preso tutti i giorni liberi di vacanze dell’anno o che altri stiano usufruendo del congedo di maternità o altri permessi. Gestire le ferie del personale è un grosso lavoro per il dipartimento delle risorse umane.

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Vi sono alcuni aspetti di natura giuridica di cui non vi sono dubbi. Ad esempio, entrambe le parti, datore di lavoro e dipendente, devono conoscere la legislazione che li riguarda e che dipende dal tipo di azienda e dal numero di lavoratori. Il contratto collettivo o contratto individuale deve includere sempre il numero di giorni liberi. Come recita l’articolo 36 della Costituzione italiana, infatti, “Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi”. A stabilire la durata minima del periodo di ferie, è intervenuto poi l’articolo 10 del D.Lgs. n. 66/2003. Il quale sancisce che “il prestatore di lavoro ha diritto a un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. I contratti collettivi di lavoro possono stabilire condizioni di miglior favore”.

diritto alle ferie

Definire un piano ferie che segua le leggi in attuale vigore, ma che tenga anche in considerazione le esigenze aziendali, non è un compito facile. Dunque, programma ferie e gestiscile nel migliore dei modi! Quali sono gli errori più comuni dei responsabili delle risorse umane al momento di gestire le ferie? Come può aiutare un software nella gestione di ferie e permessi? Cerchiamo di rispondere a tutte queste domande nel seguente articolo.

Gli errori più comuni nel programma ferie dei dipendenti

La gestione delle ferie dei dipendenti è una delle attività che richiedono più tempo per i dipartimenti di risorse umane o i direttori d’azienda. Elenchiamo alcuni degli errori più comuni che normalmente si commettono e che dovrai cercare di evitare.

Preavviso eccessivo

Solitamente i responsabili delle risorse umane quando si tratta di quadrare le ferie dei dipendenti costringono il lavoratore a pianificare le ferie il prima possibile. Tuttavia, la realtà è che la vita è piena di imprevisti e non è sempre possibile prevedere tutto. Alcuni fattori destabilizzanti possono infatti essere: licenziamenti e nuove assunzioni che si possono verificare nel team proprio nei mesi precedenti le vacanze, malattie e congedi di maternità inaspettati, assegnazione di nuovi progetti e picchi di lavoro imprevisti.

Mancanza di comunicazione

Che la mancanza di comunicazione in azienda genera perdite di tempo e denaro è un fatto dimostrato. Quando si tratta di gestire le vacanze dei dipendenti, è essenziale che tutti possano facilmente capire quanti giorni hanno a disposizione e quando hanno diritto a goderseli.

Duplicazione di compiti

La gestione delle vacanze dei dipendenti è un processo basato principalmente su un sistema di richiesta e approvazione. Meno autorizzazioni sono necessarie, più facile sarà quadrare i turni di lavoro. Se il responsabile delle risorse umane ha sott’occhio tutte le ferie e i permessi dei dipendenti, sarà molto più facile da gestire, ridurre la probabilità di errori e risparmiare tempo.

Utilizzo di Excel 

Sia i modelli di carta che i documenti Excel sono diventati completamente obsoleti di fronte ai progressi della tecnologia. Al giorno d’oggi, infatti, ci sono molti strumenti che consentono la gestione delle vacanze in modo semplice ed efficace.

Dimenticare le festività locali

Dimenticare le diverse festività locali è un altro errore molto comune nella gestione delle vacanze dei dipendenti. Questo è un elemento molto importante da valutare perché, se l’azienda si orienta con i giorni lavorativi, i giorni festivi e di riposo durante il periodo di ferie non contano per il calcolo delle ferie dei dipendenti.

Vediamo ora alcuni consigli per programmare le ferie dei dipendenti nel migliore dei modi.

gestisci le ferie estive dei dipendenti

Come programmare al meglio le ferie dei dipendenti 

Programma ferie in modo facile e veloce, permetterà a tutti i dipendenti di godersi il loro meritato riposo senza che la produttività dell’azienda venga compromessa. Vediamo alcuni consigli pratici per migliorare il programma ferie dei dipendenti. 

Stabilisci criteri chiari e linee guida

Il primo passo per una corretta gestione delle ferie è quello di definire criteri chiari e linee guida definite dopo aver esaminato e identificato le caratteristiche principali dei team, le responsabilità, il flusso di lavoro o le modalità di organizzazione. Inoltre, all’interno di questi criteri, deve essere chiaro chi ha la priorità sugli altri (per condizioni speciali, anzianità, tipo di lavoro, ecc.). Come abbiamo detto, in questo periodo estivo generalmente vengono generate molte richieste, quindi le regole del gioco devono essere ben definite.

Presta attenzione alle scadenze 

Tenere sotto controllo le scadenze è essenziale quando si pianificano le ferie. Sebbene a volte sia complesso, è consigliabile non andare troppo lontano con le previsioni future (perché la realtà è imprevedibile), né lasciare l’iniziativa o i cambiamenti all’ultima ora.

La comunicazione è essenziale 

È importante che il programma ferie sia facile da capire e agile da gestire. I dipendenti devono essere in grado di riconoscere facilmente i giorni rimanenti, i periodi in cui possono andare in vacanza. È importante che i lavoratori sappiano come funzionano le politiche di gestione delle vacanze prima che diventino parte dell’organizzazione. Ciò eviterà che presentino richieste impossibili e questo farà risparmiare tempo prezioso.

Cerca di non imporre decisioni

L’organizzazione, la comunicazione funzionano bene se entrambe le parti, dipendenti e datore di lavoro, non debbano imporre decisioni non consensuali.

Gestisci il processo in modo digitale 

Lavorare con software nel campo delle risorse umane ti consentirà di ottimizzare e semplificare i processi in tutti gli aspetti. In molte aziende si pensa che per calcolare le vacanze, organizzare turni siano necessari fogli di calcolo Excel o e-mail. Tuttavia, in questo modo aumenta la fatica e il malcontento di tutte le parti coinvolte, diminuisce l’efficienza, si hanno perdite di profitto aziendale. Al giorno d’oggi, esistono software e app di gestione ferie specializzati per coordinare presenze del personale e risparmiare tempo.

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Factorial, il software giusto per gestire ferie e permessi

Lavorare con un software come Factorial dà molti vantaggi. Queste sono alcune delle funzionalità che puoi utilizzare:

  • Gestire ferie e permessi automatizzando le richieste e creando una scheda personale per ogni dipendente;
  • Creare un calendario del team per consultare facilmente tutte le assenze e il personale disponibile;
  • Creare diverse politiche di ferie a seconda dei dipendenti;
  • Approvare o rifiutare le assenze dei dipendenti con un semplice click;
  • Creare autorizzazioni, permessi e assenze personalizzate a seconda dei casi;
  • Crea report personalizzati sulle ferie grazie ai riepiloghi mensili o annuali;
  • Gestire le ferie con l’App direttamente dal telefono.

Cosa aspetti? Scordati delle difficoltà e dell’eccessiva burocrazia!

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