Piano Ferie: modello gratuito 2023, modificabile e come digitalizzare la gestione

Hai già creato il piano ferie per la tua azienda? Come gestisci ilpiano feriein azienda? Sai che l’intero processo può essere digitalizzato? Organizzare le ferie dei dipendenti è un’operazione delicata.

Devi riuscire a far combaciare al meglio le esigenze della tua azienda con quelle dei lavoratori. In più, devi rispettare tutta una serie di leggi e norme. 

In questo approfondimento scoprirai comemigliorare la gestione aziendale creando un piano ferie efficace. Gli obiettivi sono: aumentare la trasparenza in azienda, permettere a tutti i lavoratori di fruire delnumero di giorni di riposo spettantie soprattutto evitare di trovarsi con pochi dipendenti in azienda nei periodi più intensi di lavoro. 

La gestione delle ferie dei dipendenti è un tema importante nell’organizzazione di qualsiasi azienda. La sfida per i datori di lavoro è garantire le ferie al proprio personale senza compromettere l’equilibrio e la produttività.

In questo anno pieno di colpi di scena,gestire in maniera efficace i giorni di ferie non è assolutamente facile. È quindi per questo che dotarsi quanto prima di un piano ferie per la restante parte dell’anno diventa imprescindibile.

Scopri come creare il tuo piano ferie e come gestirlo per rendere più efficace la programmazione delle ferie aziendali.

Piano ferie: cos’è e come utilizzarlo al meglio

Il piano ferie viene usato per definire con precisione gli intervalli di tempo destinati alle ferie di ogni dipendente di un’azienda. Anche in questo 2023, il piano aiuta il datore di lavoro a programmare il proprio ciclo produttivo e il lavoratore a indicare il periodo più congeniale per le sue esigenze personali.

Il piano ferie viene sempre deciso e approvato in via definitiva dall’azienda, e il dipendente è tenuto a rispettare tale decisione. Lo schema del piano, se creato in maniera oculata, dovrebbe permettere a tutti i lavoratori di fruire delle ferie maturate in busta paga senza alterare la produttività e il successo aziendale.

Piano ferie: cosa dice la legge

Partiamo dall’inizio: le ferie sono un diritto dei lavoratori sancito dall’articolo 36 della Costituzione. La Costituzione nel medesimo articolo informa che le ferie sono retribuite e che i lavoratori non possono rinunciarci. 

Già da questo articolo si evince che in fase di elaborazione del calendario del piano ferie dovrai assicurarti che tutti i lavoratori abbiano la possibilità di spendere le ferie spettanti. 

Sono inoltre diverse le norme, le leggi e le sentenze presenti sul tema che ti aiutano acomprendere come gestire al meglio il piano ferie aziendale. Puoi quindi fare riferimento a: 

• L’articolo2109 del Codice civile– stabilisce che è tuo compito organizzare le ferie tenendo conto sia delle esigenze aziendali sia degli interessi dei dipendenti. 
• IlDecreto Legislativo 66/2003– stabilisce che tutti i lavoratori hanno diritto ad almeno 4 settimane di ferie retribuite l’anno. 
• IlDecreto Legislativo 213/2004– specifica che è diritto del lavoratore godere di almeno due delle quattro settimane previste in maniera continuativa. 

Oltre a quanto già riportato, dovrai organizzare un modello di piano ferie tenendo presente che: 

• Un lavoratore deve obbligatoriamente andare in ferie per almeno 4 settimane durante l’anno. Le restanti 2 settimane le può spendere entro i 18 mesi successivi. 
• I CCNL possono estendere la durata delle ferie ma mai diminuirla. 
• Non rispettare le leggi e le norme comporta l’incorrere in sanzioni anche superiori ai 4.000 euro. 

Programmazione piano ferie: quali sono i compiti e gli obblighi del datore di lavoro

Come avrai ormai capito leggendo il paragrafo precedente, la programmazione o pianificazione delle ferie è un’operazione da pianificare con cura. Come datore di lavoro oPeople Managerhai il compito di organizzare le ferie, ma allo stesso tempo, sei tenuto a confrontarti con i lavoratori. 

L’impianto normativo attuale ti lascia quindi un certo margine di manovra ma allo stesso tempo invita a tener presente le esigenze dei dipendenti. In altri termini, dovrai elaborare un piano flessibile. 

Da un latonon puoi permetterti di concedere le ferie a tutti i dipendenti nei periodi di maggior lavoro in azienda, dall’altro però neanche puoi organizzare le ferie senza prima esserti confrontato con le risorse umane. 

Una programmazione ottimale delpiano ferieè ottenuta quando tutti i lavoratori sanno con sufficiente anticipo quando spettano le ferie. La legge non definisce un periodo di tempo entro il quale preparare e condividere il piano ferie natalizie o il piano ferie estive. Tuttavia è buona prassi organizzare il tutto con almeno 6 mesi di anticipo. Riassumendo come datore di lavoro hai l’obbligo di: 

• Rispettare le norme e le leggi 
• Confrontarti con i lavoratori 
• Garantire almeno 4 settimane di ferie l’anno ai dipendenti 

👉 Leggi anche l’articolo “Pianificazione ferie: la guida alla gestione delle ferie”. 

Gestione delle ferie dei dipendenti: chi decide?

La decisione relativa al periodo di fruizione delle ferie dei dipendenti, come abbiamo accennato, spetta al datore di lavoro. Ciò non toglie che ci possa essere un accordo fra azienda o manager e dipendente che possa convenire ad entrambe le parti.

In un altro articolo abbiamo parlato di quando si deve usufruire delle ferie , per capire meglio anche quanto quello che è stabilito dalla legge influenzi le modalità di svolgimento e la pianificazione delle vacanze dei lavoratori.

A prescindere dal potere decisionale, il consiglio che ci sentiamo di dare a imprenditori e responsabili delle risorse umane è sempre quello di cercare il giusto equilibrio fra esigenze aziendali e benessere dei propri dipendenti.

Come funziona il Piano Ferie?

Il piano ferie, sia per quelle estive che per quelle invernali, viene solitamente predisposto con largo anticipo da parte dell’azienda. Questo sia per avere una panoramica più chiara e di lungo periodo sull’anno intero, sia per permettere ai dipendenti di pianificare con serenità le proprie vacanze.

👉 Leggi anche “Ferie: la guida definitiva a tutti i tipi di ferie e permessi”.

Quando si definisce il piano ferie?

Come abbiamo detto, nella maggior parte dei casi il piano viene definito già all’inizio dell’anno per esigenze di pianificazione. Non sempre è possibile definire tutte le ferie con tale anticipo, tenendo anche conto delle esigenze individuali e del mercato.

Ecco perché molte realtà decidono di accorciare l’orizzonte temporale creando un piano ferie estivo e un piano per le ferie invernali. Questa soluzione, in molti casi, permette di ridurre la componente aleatoria del lungo periodo e migliorare la gestione delle ferie dei propri dipendenti.

Ferie estive e invernali: come si crea per la propria azienda?

Non esiste un metodo unico per preparare il proprio piano. Ci sono infatti diversi sistemi, più o meno efficienti, che permettono di gestire le ferie aziendali.

Il più classico, ma allo stesso tempo più sconsigliato, è il vecchio metodo “analogico”. Si definisce il piano annotandoin maniera scritta su dei documenti o ancora ci si affida all’ accordo verbale. Pur potendo funzionare nelle piccolissime imprese, non risulta difficile comprendere il limiti di questo metodo soprattutto se applicato in realtà più complesse e di grandi dimensioni.

È per questa ragione che moltissimi responsabili delle risorse umane si affidano ad Excel per gestire il proprio piano. Creare il tuo piano ferie 2023 con Excel ti permette di organizzare i periodi di ferie in maniera più chiara. Sia dal punto di vista visivo che analitico, oltre che avere un documento facilmente consultabile per qualsiasi evenienza o modifica.

L’ultimo metodo, probabilmente il più efficace, è quello di affidarsi ad un software per la definizione del tuo piano. Un sistema online ed automatizzato garantisce flessibilità e riduce notevolmente il tempo speso per la creazione del piano.

Come predisporre il piano

Vediamo ora come predisporre effettivamente un piano ferie aziendale. Il primo aspetto di cui tenere conto è il numero di dipendenti. Più lavoratori sono presenti in aziendapiù il lavoro che ti aspetta è delicato. Al contrario, organizzare le ferie per una microimpresa è un’operazione decisamente più semplice. In ogni caso, sono tre i principali modelli di piano ferie utilizzati: 

Piano con un modello cartaceo: vantaggi e rischi 

Ancora oggi le micro e piccole imprese sono solitepreparare il piano ferie manualmente. Il piano ferie viene quindi preparato su carta e penna, condiviso con i lavoratori, aggiornato e nuovamente condiviso con i dipendenti. 

Questo modo di procedere può funzionare fin quando i dipendenti sono molto pochi. Se la tua azienda è in crescita, scrivere un piano ferie con carta e penna è sconveniente. È molto semplice infatti commettere errori e in generale l’intero processo si rivela lungo e difficoltoso. 

Piano ferie Excel 

Alternativamente puoi preparare ilpiano ferie utilizzando Excel. Così facendo hai a disposizione un modello in formato elettronico che puoifacilmente condividere con le risorse umane.Puoi facilmente aggiornarlo oltre che inserire formule che in automatico calcolano per ogni lavoratore i giorni di ferie: 

• Fruiti 
• Maturati 
• Residui dell’anno corrente
• Residui dall’anno precedente 

Utilizzare un piano ferie in Excel editabile sicuramente ti aiuta a tenere sotto controllo la situazione. Il margine di errore si riduce, tuttavia, devi prestare molta attenzione. Ogni aggiornamento va infatti inserito manualmente e un minimo errore nelle formule inserite può portare a un risultato sbagliato. 

Piano ferie con un software HR

Se desideri: digitalizzare quanti più processi possibile in azienda, evitare che i lavoratori perdano ore in operazioni manuali e ripetitive e limitare gli errori umani, dovresti affidarti a portali HR. 

Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi, i software HR oggi ti permettono di creare un piano e di condividerlo con tutti i lavoratori. In più, ilsoftware elabora in automatico le richieste di ferie(e permessi), evitandoti di aggiornare manualmente le informazioni. 

Unagestione delle ferie mediante softwaresemplifica enormemente l’intero processo. I lavoratori possono in qualsiasi momento verificare la loro situazione. Come datore, puoi facilmente gestire tutte le richieste. I benefici sono tangibili per tutti e si traducono in: 

• Maggior trasparenza in azienda 
• Risparmio di tempo 
• Assenza dell’errore umano 

👉 Leggi l’articolo “Portale HR dipendenti: tutte le funzionalità necessarie alla digitalizzazione”.

👉 Oppure “Gestire ferie con Factorial: i 5+1 motivi per disinstallare Excel”.

Come comunicare il piano ferie ai dipendenti

La legge stabilisce che come datore di lavoro hai il diritto a organizzare le ferie tenendo conto delle esigenze dell’azienda. Tuttavia, anche i lavoratori hanno il diritto a far valere i propri interessi. 

Preparare un piano ferie che coniughi al meglio degli interessi che spesso possono contrapporsi non è semplice. Per questo motivo dovraifar affidamento a tutte le tue capacità da mediatore riuscendo a trovare un compromessoche possa venire incontro alle esigenze di tutte le parti coinvolte. 

La regola generale a cui attenersi è quella del buon senso. In altri termini è importante evitare di arrivare allo scontro con il lavoratore o con i lavoratori. Creare tensioni all’interno dell’azienda non è benefico. Il morale dei dipendenti ne risente così come ne risente la produttività. 

Generalmente unconfronto chiaro e trasparentee definire le regole in anticipo sono attenzioni che aiutano a prevenire ogni tipo di conflitto. È bene inoltre sapere che l’ultima parola spetta a te. Questo vuol dire che un lavoratore non può decidere arbitrariamente quando prendersi le ferie. 

Una volta preparato e condiviso il piano ferie, la prassi vuole che la parola passi ai dipendenti. Questi ultimi sono tenuti a firmarlo oppure a richiedere alcune modifiche che, come abbiamo visto, puoi anche non accogliere. 

La legge sul tema non stabilisce alcuna restrizione, semplicemente invita i datori a preparare per tempo il piano ferie in modo che tutte le risorse umane possano organizzare le vacanze. 

Non c’è quindi un limite di tempo prestabilito entro il quale condividere il piano ferie, tuttavia ti invitiamo a consultare l’eventualeCCNLutilizzato, poiché alcuni stabiliscono un limite temporale da rispettare. 

💡 Leggi l’articolo“Piano Ferie Excel: il modello gratuito, scaricabile e modificabile”.

Come digitalizzare il piano ferie

Digitalizzare il piano ferie ti permette di automatizzare i processi di preparazione, condivisione e aggiornamento di un documento molto importante per la tua azienda e per i lavoratori. Ladigitalizzazione del piano ferierientra tra le tante strategie aziendali che puoi attuare per migliorare la gestione HR in azienda. Dei benefici ne godono gliHR Manager, i quali non devono più compilare manualmente un documento, né aggiornarlo, né preoccuparsi di eventuali errori. 

Ne traggono vantaggi anche i lavoratori, i quali possono, in qualsiasi momento e in tempo reale,consultare il piano ferie, richiedere i giorni e organizzarsi con facilitài periodi di assenza. 

Il modo più semplice per digitalizzare il piano ferie consiste nell’utilizzare un software HR. I migliori programmi ti permettono di automatizzare una serie di operazioni direttamente collegate alle ferie. 

Ad esempio, in pochi click condividi con tutte le risorse umane il calendario delle ferie, puoi inviare una notifica ogni qualvolta apporti un aggiornamento al documento in digitale, puoi tenere traccia non solo delle ferie ma anche di altri aspetti relativi alle assenze: 

• Giorni di permesso fruiti 
• Turni di lavoro 
• Festività e ponti 

Avere sotto controllo tutti questi aspetti facilita la gestione aziendale. Il software in automatico ti fornisceprecise indicazioni riguardo la forza lavoro disponibilein azienda e la forza lavoro in ferie o in permesso. Queste informazioni tornano particolarmente utili anche nel caso ti avvali di forme di lavoro ibrido. 

Dal punto di vista dei lavoratori, la digitalizzazione del piano ferie è una novità accettata di buon grado. Aumenta ad esempio la trasparenza e il grado di fiducia verso il management aziendale. Tale aumento di fiducia porta ad altre conseguenze positive per la tua organizzazione: 

• Aumentano i tassi di lealtà 
• Diminuiscono le incomprensioni in azienda 
• Migliora il coinvolgimento e la produttività 

👉Leggi l’articolo “ Calcolo ferie online: guida ed esempi pratici sul calcolo”.

Factorial il software HR per la digitalizzazione del piano ferie

Se desideri beneficiare di tutti i vantaggi derivanti dalla digitalizzazione dei processi in ambito HR ti consigliamo di provareFactorial. Factorial è il software all in one che ti permette di creare, condividere e aggiornare in ogni momento il piano ferie. 

Factorial a differenza di simili applicativi non si limita a queste operazioni. È una suite completa che da un unico postofacilita la digitalizzazione di tutte le operazioni in ambito HR . Scopriamo ora come la gestione delle ferie e dei permessi diventa facile con Factorial e come il software può farti risparmiare almeno 8 ore di lavoro ogni settimana: 

Crea e calcola in automatico i giorni di ferie 

Non hai più bisogno di un piano ferie da stampare e della calcolatrice. Puoi dimenticare le scartoffie e non devi più calcolare manualmente i giorni di ferie per ogni dipendente. Factorialin automatico gestisce le ferie e i permessioffrendo sempre unapanoramica aggiornata e in tempo reale. 

Approva le richieste con un click 

Da PC o da smartphone puoi in qualsiasi momento approvare le richieste di ferie e permessi. Una notifica ti avvisa in tempo reale delle richieste, a te non resta che decidere il da farsi! 

Condividi una politica aziendale 

Con Factorial puoi definire la politica interna riguardo la gestione delle ferie e dei permessi. Non dovrai più perdere tempo nello scrivere e-mail e nel fornire chiarimenti. Ogni lavoratore così sa esattamente in che periodo poter chiedere le ferie e i permessi e quanti giorni gli spettano. 

Elabora buste paga e TFR rapidamente

Partendo dalle ferie e dai permessi Factorial, in automatico, calcola e fornisce importanti informazioni per gestire facilmente le risorse umane. Puoi così rapidamente accedere a tutti i dati di cui hai bisogno, e ad esempio elaborare senza sforzi le buste paga e iTFR.  

Crea report personalizzati 

Con Factorial puoi creare report personalizzati utili per monitorare la situazione in azienda di ogni lavoratore. In pochi minuticrei piani ferie personalizzati per team di lavoro o dipartimento.Ogni volta che desideri puoi scaricare un riepilogo mensile e annuale. 

Sicurezza 

Digitalizzare il piano ferie con Factorial, infine, ti garantisce di custodire tutte le informazioni in un luogo protetto.Tutti i dati sensibili sono criptati, terze parti non possono né visualizzarli né accedervi. 

Inoltre, non hai più l’esigenza di stampare i modelli e le informazioni rimangono custodite sul cloud lontane da occhi indiscreti. 

La poca conoscenza dei software specifici e l’abitudine di molti addetti ai lavori nell’utilizzo di questo strumento, porta molti ad utilizzare Excel per stilare il proprio piano. Pur non essendo il più efficiente, è vero che il tool di Microsoft permette di creare un modello che aiuterà la gestione e il calcolo delle ferie dei propri dipendenti.

Oltre alla creazione dello schema del piano sarà necessario effettuare manualmente la manutenzione del documento. Bisognerà eventualmente implementare un’integrazione che permetta di ricordare via mail a dipendenti e manager i periodi di assenza.

Perché non scegli di dare una svolta definitiva alla gestione delle ferie dei tuoi dipendenti? Crea il tuo piano ferie 2023 con Factorial HR!

Factorial è una soluzione per imprenditori e responsabili delle risorse umane che, grazie al suo software di pianificazione delle ferie aziendali, ti permetterà di creare il tuo piano in maniera veloce ed intuitiva.

Prova Factorial HR gratis per 14 giorni e sfrutta le sue funzionalità per:

• Velocizzare e semplificare il processo di creazione del tuo piano ferie
• Tenere al sicuro tutti i dati relativi a presenze e assenze
• Gestire il tuo piano da mobile grazie alla sua app
• Aumentare la trasparenza e la chiarezza verso i tuoi dipendenti

Factorial è il software all in one che ti facilita la digitalizzazione di tutti i processi HR. Con un gestionale aziendale non solo puoi facilmente creare un piano ferie, ma puoi  anche utilizzarlo per creare l’organigramma aziendale, monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, comunicare con i reparti, organizzare le fasi di selezione, onboarding e formazione del personale. 

Automatizzare tutti questi e tanti altri processi snellisce considerevolmente il lavoro in carico agli addetti HR. Questi ultimirisparmiano preziose ore ogni mese che possono utilizzare per le attività davvero importanti per il tuo business.

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