Ti piacerebbe saperne di più sul processo di onboarding digitale? Cerchi consigli, suggerimenti e best practices su come migliorare l’accoglienza e il processo di ambientamento dei nuovi assunti?
Sappiamo bene quanto integrare una nuova persona in azienda possa essere un processo delicato: il neoassunto ha bisogno di orientarsi al meglio, sentirsi accolto ed acquisire tutte le informazioni necessarie a cominciare la propria esperienza in modo produttivo.
Proprio per questo, perfezionare il processo di onboarding sta alla base della creazione di un rapporto lavorativo duraturo e proficuo, sia per l’azienda che per i dipendenti.
In questo articolo, scopriamo insieme tutto quello che c’è da sapere sul digital onboarding, partendo da cos’è e dal perché è importante, per poi addentrarci nella pratica, scoprendo come funziona e quali sono gli strumenti utili per garantire ai nuovi talenti un onboarding efficace.
Sommario
Che cos’è l’onboarding digitale
Con il termine onboarding digitale, o digital onboarding, ci si riferisce all’insieme degli strumenti digitali e delle tecnologie utilizzati per gestire e migliorare i processi di onboarding aziendale dei nuovi dipendenti.
Nello specifico, la parola “digitale” sta ad evidenziare l’utilizzo della tecnologia e la componente non strettamente presenziale.
Come scopriremo, infatti, il processo di onboarding da un lato non può prescindere dalla componente umana, che si traduce, ad esempio, in incontri, nel giro dell’azienda, in fornitura di gadget e nel primo pranzo di benvenuto, dall’altro non può neanche prescindere da tanti strumenti digitali che semplificano e ottimizzano la prima fase d’integrazione.
Nel dettaglio, quando si sente parlare di onboarding digitale, si dovrebbe subito pensare a:
- Portali web: utilizzati dai dipendenti, ad esempio, per accedere a un’area riservata, inserire informazioni su di loro o acquisire informazioni o documentazioni.
- App mobili: ugualmente utilizzate per ottimizzare la fase di onboarding, ad esempio verificando, anche da casa, i vari step da compiere e le cose da sapere per integrarsi rapidamente.
- Software HR: Strumenti completi per una gestione completa di tutti i processi HR, tra cui anche l’onboarding, pensati per gestire da un unico posto il talento in azienda.
Il digital onboarding può essere definito dunque come il processo che unisce alla componente umana l’utilizzo di strumenti digitali, essenziali per semplificare e ottimizzare l’accoglienza e l’integrazione dei nuovi dipendenti in azienda.
Perché è importante il digital onboarding
Sempre più aziende stanno rivoluzionando i propri processi di talent management, digitalizzando la gestione di tutte le fasi che compongono questa importante strategia.
Questo nuovo approccio nasce dalla consapevolezza che il supporto di strumenti e tool digitali consente non solo un miglior ambientamento e una più rapida integrazione delle nuove risorse in azienda ma apporta concreti vantaggi anche alle organizzazioni.
A conferma di ciò vi sono numerosi studi, come ad esempio:
- Uno studio di Gitnux evidenzia come la gestione di alcune fasi dell’onboarding da remoto, noto anche come “remote onboarding”, può far risparmiare fino al 90% del tempo e dei costi richiesti dal tradizionale onboarding in presenza.
- McKinsey afferma che i programmi di digital onboarding assicurino maggiori probabilità di trattenere i dipendenti nel lungo termine e migliorino la produttività di questi ultimi del 54%.
- Secondo uno studio di Glassdoor le aziende con un efficace processo di onboarding migliorano la retention dei nuovi assunti dell’82%.
- Secondo un report di LinkedIn, il 53% dei nuovi assunti ha dichiarato che la definizione di aspettative e obiettivi chiari durante l’onboarding è stato il fattore più importante nel loro successo in azienda.
Insomma, non ci sono ragioni per non considerare i vantaggi dell’onboarding digitale. Scopriamo insieme quali sono i principali.
Vantaggi dell’onboarding digitale
Efficienza e flessibilità
I processi di onboarding digitale sono più efficienti, in quanto automatizzano la maggior parte delle attività ripetitive ed eliminano le perdite di tempo.
Il digital onboarding, infatti, permette di archiviare tutto in un unico database, accessibile in qualsiasi momento: in questo modo, i nuovi assunti possono compilare e inviare i documenti in modo facile e veloce, mentre manager e responsabili HR hanno a disposizione tutte le informazioni di cui ha bisogno in un unico posto.
In più, un processo digitale consente di iniziare immediatamente (anche prima dell’entrata in ufficio) senza la necessità di un incontro di persona. In questo modo, il nuovo assunto dispone già di tutte le conoscenze e le risorse necessarie per iniziare al meglio.
Riduzione dei costi
Grazie al digitale ridurrai notevolmente i costi dell’onboarding: non dovrai più preoccuparti dei costi per la stampa e l’archiviazione dei documenti di onboarding o di organizzare delle sessioni di formazione in presenza.
Potrai creare sessioni introduttive e di formazione online riutilizzabili da più dipendenti, pubblicandole istantaneamente online per i nuovi assunti.
Oltre a questo, l’onboarding digitale può anche aumentare la fidelizzazione dei dipendenti, riducendo indirettamente i tassi di turnover e i costi di assunzione relativi.
Coinvolgimento
Una piattaforma per l’onboarding digitale migliora il tasso di coinvolgimento del dipendente, che non solo beneficerà di una buona prima impressione, ma avrà subito a disposizione uno strumento per iniziare a orientarsi e per socializzare con i colleghi.
Come abbiamo visto, dare subito una buona prima impressione può fare un’enorme differenza, gettando una solida base che motivi i nuovi assunti a rimanere più a lungo in azienda.
Più informazioni sul processo
L’onboarding digitale consente inoltre alle aziende di monitorare i progressi dei dipendenti durante il processo di onboarding, in genere attraverso un dashboard.
In questo modo è possibile vedere chi ha iniziato il processo, chi lo sta svolgendo e chi lo ha completato, aiutandoti anche a verificare che i dipendenti stiano procedendo nel modo corretto e compilando la documentazione in tempo.
Oltre a questo, il monitoraggio dei progressi permette di individuare eventuali rallentamenti o problematiche con alcune fasi dell’onboarding, dandoti la possibilità di perfezionare il processo.
Come funziona il processo di onboarding digitale
Concentriamoci ora sul funzionamento a livello pratico dei processi di onboarding digitale dei dipendenti.
L’obiettivo è esaminare i passaggi in cui la tecnologia entra in gioco e sottolineare come si dimostri di enorme supporto, facilitando l’ambientamento dei nuovi assunti nelle dinamiche aziendali.
Vediamo insieme nello specifico come funziona il processo di onboarding digitale in azienda.
Accesso alla piattaforma di onboarding
Una volta assunto il nuovo dipendente, prima ancora che inizi effettivamente a lavorare, il processo di digital onboarding può già iniziare.
Generalmente, tutto ciò viene gestito tramite un’app per l’onboarding o un software HR dedicato. Da qui, attivando il profilo del nuovo lavoratore e fornendo le credenziali per l’accesso, il dipendente può iniziare a orientarsi autonomamente.
Dallo dashboard, il nuovo dipendente può accedere a informazioni importanti, come:
- contratto di lavoro
- organigramma aziendale
- attività e i progetti in corso
- missione e vision aziendale
- opportunità di formazione
Sceglierai tu a quali strumenti consentire l’accesso, l’importante è includere tutto ciò che ritieni che il dipendente dovrebbe conoscere prima di iniziare effettivamente a lavorare.
Gestione delle procedure amministrative da remoto
Il digital onboarding accelera una serie di adempimenti amministrativi, consentendo di visionare documenti anche da remoto.
Dal contratto di lavoro alla normativa sulla privacy, dal regolamento aziendale al programma di benefit e incentivi per i dipendenti. Questa possibilità garantisce un notevole risparmio di tempo, sia per i responsabili HR sia per i nuovi lavoratori.
Ciò significa avere meno moduli cartacei da firmare e archiviare, oltre a disporre di documenti in formato digitale già archiviati e facilmente consultabili.
Si ottiene così una visione chiara dello stato dell’onboarding del dipendente e dei passaggi ancora da completare.
Feedback e supporto al nuovo assunto
Una volta che il dipendente è entrato a far parte dell’azienda, il digital onboarding continua a svolgere un ruolo significativo.
Come People Manager, puoi inviare feedback, verificare l’ambientamento del dipendente, e invitare a compilare sondaggi e eNPS (Net Promoter Score).
Inoltre, puoi avvalerti di strumenti aggiuntivi per valutare le performance, ottenendo una visione tempestiva del livello di produttività del nuovo lavoratore e intervenire prontamente con consigli o suggerendo la partecipazione a corsi di formazione specifici.
Analisi dei i dati sul processo di onboarding
Infine, grazie all’accesso a una vasta quantità di dati relativi ai progressi del nuovo dipendente, hai a disposizione informazioni oggettive da utilizzare ad esempio per migliorare costantemente il processo di onboarding, rendendolo sempre più efficiente.
Inoltre, i dati raccolti forniscono informazioni utili, ad esempio possono rivelare quanto l’investimento nel digital onboarding sta migliorando parametri chiave come:
- Tassi di turnover
- Tempi di permanenza in azienda
- Soddisfazione dei dipendenti
- Tempo per raggiungere la massima produttività
- Costi di assunzione per dipendente
Best practices per il digital onboarding
Ma come puoi ulteriormente migliorare il processo di digital onboarding?
Abbiamo raccolto alcuni dei principali consigli, best practices ed esempi concreti: seguendoli riuscirai a personalizzare e rendere ancor migliore l’accoglienza digitale che riservi ai nuovi talenti in azienda.
Fornire un’esperienza completa
Il processo di onboarding digitale ideale dovrebbe coprire a 360° tutte le esigenze del nuovo assunto. Assicurati di utilizzare un software o un’app che forniscano un’esperienza completa e soddisfacente.
Idealmente, il lavoratore dovrebbe avere accesso a tutte le attività da completare, ai documenti necessari, alle informazioni sui ruoli dei propri colleghi e superiori nonché agli strumenti che potrebbero servirgli una volta entrato a far parte del team.
Ad esempio, il nuovo dipendente dovrebbe poter accedere in modo semplice e centralizzato a guide, formulari e risorse necessarie per il suo ruolo.
Personalizzare l’esperienza di onboarding
Rendi unica l’esperienza di onboarding, trova modi per distinguerti e garantisci ai nuovi dipendenti un’accoglienza unica.
Puoi, ad esempio, personalizzare il messaggio di benvenuto, offrire corsi di formazione aggiuntiva e creare piani formativi individuali basati sulle reali lacune emerse.
Inoltre, potresti organizzare incontri virtuali con i futuri colleghi, creando fin da subito un clima disteso e accogliente. Oppure, il nuovo dipendente potrebbe ricevere un messaggio personalizzato dal CEO durante la sua prima settimana.
Tutelare i dati sensibili
Opta sempre per piattaforme e provider di servizi per l’onboarding digitale che garantiscano un’adeguata tutela della privacy dei lavoratori.
Verifica che il software scelto rispetti i requisiti di conformità e adotti strumenti di crittografia dei dati. Questo è particolarmente importante quando si tratta di informazioni sensibili, come dettagli personali e dati finanziari dei dipendenti.
Dare feedback e fornire supporto continuo
Infine, sia di persona che online, è sempre importante far sentire la propria presenza, dimostrandosi attenti, disponibili e pronti a offrire supporto durante tutto il periodo di ambientamento.
Ad esempio, potresti inviare feedback regolari, invitare il lavoratore a completare questionari e sondaggi per valutare la sua esperienza e incoraggiarlo a partecipare alle attività dopo lavoro organizzate dall’azienda, come team building virtuali o webinar informativi.
In questo modo, il dipendente si sentirà coinvolto e apprezzato fin dall’inizio.
Strumenti utili per implementare l’onboarding digitale
La gestione del processo di onboarding digitale necessita chiaramente dell’uso degli strumenti adeguati. Di fronte a te, hai due opzioni: la prima, particolarmente complessa, consiste nell’implementare in azienda numerosi strumenti diversi, ognuno con una funzionalità specifica.
Avresti quindi bisogno di:
- Una piattaforma per la gestione della comunicazione interna
- Una piattaforma per l’accesso e il download e la firma dei documenti
- Un sistema per la gestione delle prestazioni dei dipendenti
- Vari strumenti per l’invio di feedback, creazione di sondaggi
- Un tool per l’analisi dei dati raccolti
Chiaramente, implementare 5 o 6 diversi software risulta molto complesso. Ogni volta, la nuova risorsa dovrebbe accedere a strumenti diversi per ottenere informazioni, e anche la raccolta dei dati risulterebbe particolarmente complessa, se non impossibile. In sostanza, tale approccio potrebbe rendere l’onboarding digitale tutt’altro che piacevole.
L’alternativa migliore è quella di utilizzare un unico software per l’onboarding appositamente progettato per la gestione di tutti gli aspetti relativi a questo processo.
Questi software completi mettono a disposizione tutto ciò di cui hai bisogno, consentendo sia a te che ai dipendenti una gestione centralizzata delle attività di onboarding, tra cui la firma elettronica dei documenti, il completamento dei dati personali e la verifica delle attività.
Spesso questi software mettono a disposizione anche un’app per l’onboarding dedicata, con la quale il nuovo assunto può aggiornare il proprio profilo, richiedere assistenza, comunicare e interagire con gli altri colleghi, verificare le attività aziendali e molto altro ancora.
Semplifica il processo di onboarding digitale con Factorial
Qual è il software che ti permette di semplificare e gestire al meglio l’intero processo di onboarding digitale?
La risposta è Factorial, il software HR disponibile anche in versione app mobile, che include una funzionalità specifica per l’onboarding digitale. Il software garantisce un’esperienza appagante e di alta qualità sia per te, sia per i manager e i dipendenti.
Factorial è semplice da utilizzare e nell’ambito dell’onboarding offre le seguenti possibilità:
- Creare flussi di lavoro personalizzati o utilizzare modelli predefiniti
- Impostare obiettivi e compiti da completare nelle diverse fasi (es:preonboarding, primo giorno di lavoro, prima settimana…)
- Automatizzare l’assegnazione delle attività da svolgere per ogni nuovo dipendente
- Designare le persone responsabili dell’esecuzione dei compiti (il nuovo dipendente, il manager del nuovo dipendente, i colleghi del nuovo dipendente…)
- Controllare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale.
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