Conosci le normative che regolano le ferie non autorizzate dei dipendenti? Cosa succede se il lavoratore si assenta dal lavoro senza aver ottenuto la tua autorizzazione?
Le ferie sono un diritto fondamentale dei lavoratori, ma non possono fruirne in modo arbitrario. I dipendenti devono concordare i periodi di riposo col datore di lavoro, che ha il potere di stabilire modalità e tempi di godimento delle ferie in base alle esigenze dell’azienda e agli interessi del dipendente.
Le due parti devono cercare di venirsi incontro e trovare un equilibrio; sia l’azienda che il dipendente hanno delle necessità.
L’azienda deve garantire la continuità delle sue operazioni sia per i clienti che per i lavoratori, evitando di compromettere la qualità e l’efficienza del servizio. I dipendenti devono poter usufruire del loro diritto al riposo e alla salute sancito dall’articolo 36 della Costituzione.
Se il datore di lavoro nega o interrompe le ferie senza una giustificazione valida, il lavoratore può agire in sede legale per tutelare il suo diritto. Se il lavoratore si assenta senza l’autorizzazione del datore di lavoro può incorrere in una sanzione disciplinare, o, nei casi più gravi, in un licenziamento per giusta causa.
Prendere ferie non autorizzate non è bello neanche per un dipendente, dato che sta rischiando di perdere il posto di lavoro. Inoltre, spesso il lavoratore si sente in colpa; capisce che le sue azioni non sono corrette nei confronti dei colleghi e datore di lavoro, che si trovano a dover gestire il suo carico di lavoro durante l’assenza.
In questo articolo faremo chiarezza sul tema delle ferie non autorizzate, analizzando le norme vigenti, la giurisprudenza, e i casi pratici. Vedremo anche come puoi migliorare la gestione delle ferie in azienda per evitare spiacevoli incidenti e conflitti con i tuoi dipendenti.
Sommario
Cosa si intende per ferie non autorizzate?
Le ferie non autorizzate sono le ferie che un dipendente si prende senza il benestare del datore di lavoro o del responsabile.
Il meccanismo delle ferie prevede che il dipendente richieda le ferie al datore di lavoro e che il datore sia libero di approvare o meno la richiesta in base alle necessità dell’azienda. Il datore è tenuto a rispondere il prima possibile alla richiesta, e a fornire motivazioni adeguate per il rifiuto. Inoltre, deve proporre il prima possibile un piano ferie alternativo al dipendente.
Un esempio classico in cui un’azienda nega le ferie ad un dipendente è quando c’è un picco di lavoro o una scadenza importante da rispettare.
In questi casi il dipendente deve rinunciare alle ferie e rimandarle a un momento più opportuno. Se il dipendente ignora il rifiuto e si prende comunque le ferie, si tratta di ferie non autorizzate.
Giuridicamente, queste valgono come assenze ingiustificate, e danno al datore di lavoro la possibilità di prendere provvedimenti disciplinari nei confronti dei dipendenti.
Queste ferie possono comportare delle conseguenze disciplinari per il dipendente, come una sanzione pecuniaria o addirittura il licenziamento per giusta causa.
Mettiti nei panni di un dipendente che vuole assolutamente portare i figli a Gardaland per un evento speciale, ma il tuo datore di lavoro proprio non può concederti le ferie. Potresti sentirti frustrato e demotivato. Queste scelte impattano fortemente la motivazione e il benessere dei dipendenti.
Una delle principali cause delle ferie non autorizzate è la disorganizzazione aziendale. Per evitare questo problema crea un piano ferie ed affidati ad un software come Factorial per aiutarti nel calcolo ed approvazione delle ferie dei dipendenti. Così potrai gestire le assenze in modo efficiente e garantire la continuità operativa della tua azienda.
Ferie non autorizzate: cosa dice la normativa
La normativa che stabilisce quali ferie valgano come autorizzate è l’articolo 2109 del codice civile, secondo cui:
Il prestatore di lavoro ha diritto […] ad un periodo annuale di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l’imprenditore stabilisce, tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro.
La giurisprudenza dice che il godimento di ferie non autorizzate è idoneo a configurare assenza ingiustificata, in quanto viola il potere organizzativo e direttivo del datore di lavoro, che ha il diritto di stabilire il periodo e le modalità di godimento delle ferie.
Nello specifico, la sentenza numero 12205 del 14 giugno 2016 della Corte di Cassazione afferma che il godimento di ferie non autorizzate è idoneo a configurare assenza ingiustificata, ma che è necessario valutare la proporzionalità tra il comportamento illecito del lavoratore e la sanzione irrogata, tenendo conto di tutte le circostanze del caso concreto.
La Corte ha ritenuto illegittimo il licenziamento di un lavoratore che si era assentato per frequentare un corso e sottoporsi a terapie, dopo aver richiesto le ferie con anticipo e aver ricevuto solo una contestazione del datore di lavoro.
I provvedimenti che prendi nei confronti di un dipendente devono essere proporzionati alla gravità della sua condotta e alle circostanze del caso. Vediamo più nello specifico cosa puoi fare.
Quali provvedimenti prendere per le ferie non autorizzate?
I provvedimenti che puoi prendere nei confronti di un dipendente che si prende ferie non autorizzati sono diversi, e dipendono dalla gravità della sua condotta e dalle circostanze del caso.
Prima di applicare una sanzione, devi contestare al dipendente l’addebito in modo chiaro e tempestivo, dandogli la possibilità di difendersi.
Devi anche tenere conto di eventuali elementi attenuanti, come il fatto che il dipendente abbia richiesto le ferie con anticipo, che abbia motivazioni personali o familiari, o che abbia ricevuto una conferma informale da parte tua. In ogni caso, devi seguire le procedure previste dalla legge e dai contratti collettivi per irrogare una sanzione disciplinare.
Alcuni esempi di provvedimenti disciplinari sono:
- Il richiamo scritto. Il richiamo scritto è una lettera di ammonimento scritto che il lavoratore può ricevere fino a tre volte per la stessa motivazione. Il datore di lavoro deve rispettare la procedura di contestazione disciplinare, indicando in modo chiaro e tempestivo l’infrazione commessa e dando al lavoratore la possibilità di giustificarsi.
- La sospensione dal lavoro e dalla retribuzione. La sospensione dal lavoro e dalla retribuzione è un provvedimento che allontana temporaneamente il lavoratore dal suo incarico per un determinato numero di giorni (massimo dieci) durante i quali non percepisce alcun tipo di retribuzione. La sospensione è una sanzione più grave del richiamo scritto e della multa (che consiste in alcune ore o giorni detratti dalla busta paga) e deve essere proporzionata alla gravità dell’infrazione.
- Il licenziamento. Il licenziamento disciplinare è la sanzione più grave che il datore di lavoro può applicare al dipendente che ha commesso una condotta talmente grave da non consentire la prosecuzione del rapporto. Il licenziamento può essere per giusta causa quando l’infrazione è così grave da rendere legittimo il licenziamento immediato senza preavviso; oppure per giustificato motivo soggettivo, quando l’infrazione è meno grave ma recidiva e richiede il rispetto del preavviso contrattuale. In entrambi i casi il licenziamento deve essere preceduto dalla procedura di contestazione disciplinare.
Vediamo ora alcuni esempi in cui puoi negare le ferie ad un dipendente.
Quando è possibile negare le ferie a un dipendente?
A patto che il dipendente abbia effettivamente maturato delle ferie, tu come datore di lavoro puoi negarle a un dipendente solo se ci sono delle esigenze aziendali che non le consentono, e se le ragioni del diniego sono chiare e motivate.
Le esigenze aziendali che possono portare il datore di lavoro a respingere la richiesta di ferie di un dipendente sono quelle relative all’organizzazione, alla produzione e al servizio dell’impresa. Queste devono avere carattere di eccezionalità e non possono essere prevedibili o programmabili.
Alcuni esempi di esigenze aziendali che possono giustificare il diniego delle ferie sono:
- Un improvviso aumento della domanda di prodotti o servizi da parte dei clienti
- Una carenza di personale dovuta a malattia, infortunio o dimissioni di altri dipendenti
- Una situazione di emergenza o crisi che richiede l’intervento urgente dei lavoratori
- Una necessità di formazione o aggiornamento professionale dei dipendenti.
Il datore di lavoro deve comunque motivare adeguatamente il diniego delle ferie e proporre al dipendente un piano ferie alternativo compatibile con le esigenze aziendali. Il dipendente ha diritto a fruire di almeno quattro settimane di ferie all’anno e non può rinunciarvi neanche dietro pagamento.
Attenzione che il dipendente può impugnare la tua decisione di negargli le ferie. In questo caso, il dipendente può rivolgersi all’Ispettorato Nazionale del Lavoro e chiedere di verificare se hai commesso qualche violazione. Se sì, puoi essere sanzionato e il dipendente può fruire delle ferie richieste.
L’antidoto alla negazione delle ferie del dipendente è una buona pianificazione. Così sai sempre quando e come concedere le ferie ai tuoi dipendenti senza compromettere il funzionamento della tua attività. Puoi anche rispondere tempestivamente alle richieste di ferie, e offrire ai tuoi lavoratori piani ferie alternativi.
Vediamo come una buona pianificazione può aiutarti ad evitare di dover rifiutare ferie ai tuoi dipendenti.
Una buona pianificazione come soluzione al rifiuto delle ferie
Per minimizzare le probabilità che tu debba negare le ferie ai tuoi dipendenti — e, di conseguenza, ridurre il numero di ferie autorizzate con cui hai a che fare — è importante che tu ti doti di un sistema efficace per gestire le richieste di assenza e per garantire la continuità operativa dell’azienda.
Prendiamo due aziende A e B. A si affida ad un sistema di gestione manuale e cartaceo, che richiede molto tempo e fatica per controllare le disponibilità e le sovrapposizioni di ferie. B invece usa un software che automatizza il processo e facilita la pianificazione.
È solo una questione di tempo prima che A abbia:
- Sovrapposizioni di ferie che creano carenze di personale e compromettono la produttività e la qualità del servizio
- Conflitti tra i dipendenti che vogliono andare in ferie nello stesso periodo o che si sentono discriminati o favoriti
- Difficoltà nel controllare le ferie maturate e non godute e nel calcolare la retribuzione delle ferie.
Il risultato: sanzioni da parte degli organi di controllo per il mancato rispetto delle norme sulle ferie.
B, invece, grazie alla gestione digitalizzata delle ferie ha:
- Riduzione degli errori e dei conflitti nella gestione delle ferie e dei permessi
- Maggiore trasparenza e comunicazione tra i dipendenti e i responsabili
- Ottimizzazione delle risorse umane e della produttività aziendale
- Risparmio di tempo e costi nella gestione amministrativa delle ferie
- Miglioramento della soddisfazione e della motivazione dei dipendenti
In conclusione, per minimizzare le probabilità che tu debba negare le ferie ai tuoi dipendenti e per garantire la continuità operativa dell’azienda, è importante che tu ti doti di un sistema efficace per gestire le richieste di assenza.
Potresti ad esempio dotarti di un software HR che semplifichi la pianificazione delle ferie.
Gestione delle ferie con un software HR
La trasformazione digitale ti aiuta a gestire le ferie in azienda, minimizzando il rischio di dover negare le ferie ai tuoi dipendenti. Se vuoi digitalizzare la gestione delle ferie puoi affidarti ad un software come Factorial.
Factorial.it è un software HR per la digitalizzazione delle risorse umane che offre diverse funzionalità per semplificare e automatizzare i processi di gestione del personale. Tra queste, c’è il software per la gestione delle ferie e delle assenze dei dipendenti, che permette di:
- Digitalizzare la gestione ferie e permessi dei dipendenti con il software Factorial, risparmiando almeno 8 ore di lavoro alla settimana 1
- Creare diverse tipologie di assenze e permessi e consentire ai dipendenti di scegliere l’opzione più opportuna al momento della richiesta
- Calcolare automaticamente i giorni di ferie, dei ROL e dei giorni di malattia dei dipendenti
- Contare le ferie dei dipendenti per ore, così come qualsiasi altra assenza
- Tenere traccia di tutte le ferie in una sola pagina e consultare il personale disponibile in ogni dipartimento
Con queste funzioni sai sempre lo stato del piano di ferie della tua azienda e puoi rispondere velocemente alle richieste di ferie dei dipendenti senza rischiare di dare ferie quando la tua azienda non se lo può permettere.
Factorial.it è un software HR all-in-one che si adatta alle esigenze di aziende di ogni dimensione grazie alla sua modularità e scalabilità. Con Factorial digitalizzi la gestione delle risorse umane, così puoi concentrarti sullo sviluppo dei tuoi talenti.
