Procedimento disciplinare: tutti i dettagli per l’azienda [+ Modello Gratutio]

Come funziona un procedimento disciplinare in azienda? Cosa devono sapere i datori di lavoro?

Anche se ci teniamo sempre a ribadire che i dipendenti sono la risorsa più importante di ogni azienda, è importante ricordare il tipo di rapporto che li lega ad un’organizzazione. Quando parliamo di dipendenti, ci riferiamo a lavoratori subordinati e quindi legati all’azienda da un contratto di lavoro.

ll lavoratore dipendente non è autonomo e completamente libero di svolgere la prestazione di lavoro come ritiene opportuno ma, come suggerisce la parola, dipende dalle indicazioni operative e disciplinari fornite dal datore di lavoro.

L’aspetto legato alla subordinazione rappresenta il tratto distintivo di questo tipo di rapporto di lavoro subordinato che si lega a stretto giro con il potere di prendere i dovuti provvedimenti nel caso in cui questo rapporto di subordinazione venga violato dal punto di vista disciplinare.

In questo articolo, vediamo più nel dettaglio come funziona un procedimento disciplinare assunto in azienda, il suo svolgimento e le sue caratteristiche.

Il potere gestionale del datore di lavoro

Come abbiamo accennato nell’introduzione, una delle caratteristiche fondamentali di un rapporto di lavoro dipendente è la subordinazione, ovvero il posizionamento del dipendente al di sotto nella scala gerarchica rispetto al datore di lavoro.

Questa subordinazione fornisce al datore di lavoro un potere gestionale diretto sul dipendente, che gli permette di impartire istruzioni al dipendente stesso il quale dovrà eseguire il proprio compito attenendosi a queste istruzioni.

Il datore di lavoro può decidere di esercitare il proprio potere gestionale in diversi modi sia in forma orale, che scritta. Ovviamente, in base alla complessità e all’importanza di alcune direttive può decidere di emettere dei documenti scritti, che possono prendere la forma di:

• direttive di servizio
• regolamenti aziendali
• codici disciplinari
• disposizioni via email

Va da sé che sia il datore di lavoro che il lavoratore dipendente dovranno attenersi alle disposizioni previste dalla legge e ai CCNL di riferimento nello svolgimento delle proprie funzioni.

Gli obblighi a carico del lavoratore dipendente

Ovviamente, la legge prevede una serie di obblighi di comportamento a carico del dipendente, che si rifanno all’aspetto di subordinazione del quale abbiamo appena trattato. Questi obblighi in particolare impongo al dipendente di:

• agire sotto la direzione ed il coordinamento del datore di lavoro
• non operare un’attività, per conto proprio o di terzi, in diretta concorrenza con il datore di lavoro
• non divulgare notizie riguardanti l’azienda e alle sue metodologie produttive né farne uso in modo da poter recare pregiudizio all’azienda stessa
• eseguire la prestazione di lavoro oggetto del contratto di lavoro con perizia e diligenza

Sulla base di questi obblighi di legge il datore di lavoro può poi decidere di integrare le limitazioni e linee guida che i dipendenti dovranno seguire introducendo un proprio codice disciplinare interno.

Cos’è un procedimento disciplinare

Il potere gestionale del datore di lavoro che ha lo scopo di tutelare l’organizzazione aziendale ed il rispetto degli obblighi previsti dal contratto da parte del lavoratore è basato, come abbiamo visto, sul principio di subordinazione del dipendente nei confronti del datore di lavoro.

Tra le conseguenze derivanti da un contratto di lavoro subordinato troviamo il diritto per il datore di lavoro di adottare un provvedimento disciplinare in caso di comportamenti tenuti da parte del lavoratore che costituiscano un’inadempienza degli obblighi contrattuali.

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Le fasi del processo disciplinare in azienda

Il procedimento disciplinare consiste in una procedura, composta da varie fasi, attraverso la quale il datore di lavoro può tutelarsi nei confronti di una o più inadempienze del lavoratore dipendente. L’eventuale sanzione disciplinare rappresenta semplicemente la parte finale del procedimento disciplinare, i cui termini sono definiti dalla legge e dai rispettivi CCNL.

Il procedimento disciplinare nei confronti di un dipendente in azienda si divide in:

• Contestazione disciplinare a seguito dell’avvenuta infrazione
• Formulazione delle giustificazioni da parte del dipendente
• Comminazione della sanzione disciplinare
• Eventuale impugnazione della sanzione da parte del dipendente

L’infrazione: elemento scatenante del procedimento disciplinare

Come abbiamo visto, il procedimento disciplinare si innesca nel momento in cui il dipendente compia un’infrazione, ossia un comportamento inadempiente rispetto agli obblighi contrattuali o derivanti dal codice disciplinare. L’infrazione porterà poi alla successiva contestazione da parte del datore di lavoro.

Alcuni tipi più comuni di infrazioni disciplinari possono essere:

• Ritardo sul lavoro
• Esecuzione poco diligente della prestazione lavorativa
• Linguaggio sconveniente diretto a colleghi o superiori
• Utilizzo di strumenti aziendali per fini personali
• Falsificazione della propria presenza sul posto di lavoro
• Danneggiamento non accidentale dei beni aziendali
• Furto di beni aziendali
• Atti di violenza, aggressione o discriminazione sul luogo di lavoro

Non è ovviamente possibile stilare una lista completa dei comportamenti che portano ad un provvedimento disciplinare in quanto possono essere i più vari e ogni azienda rappresenta un caso a sé stante.

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La contestazione: l’inizio del procedimento disciplinare

Una volta commessa l’infrazione da parte del dipendente, per far sì che il procedimento disciplinare possa avere inizio il datore di lavoro dovrà procedere alla contestazione dell’infrazione stessa. Senza contestazione, infatti, non si può parlare di procedimento disciplinare. 

La contestazione è rappresentata da una lettera indirizzata al dipendente (consegnata solitamente a mano o per raccomandata) la quale contiene l’indicazione dell’infrazione commessa e l’intenzione dell’azienda di procedere dal punto di vista disciplinare.

Nella contestazione disciplinare l’azienda deve indicare al dipendente il comportamento tenuto  che è stato considerato come infrazione disciplinare.

La contestazione disciplinare per essere valida dovrà necessariamente avere delle caratteristiche di:

• specificità
• tempestività

Riguardo alla specificità della contestazione disciplinare, ciò obbliga il datore di lavoro a specificare in modo chiaro ed inequivocabile l’infrazione oggetto di contestazione, riferendosi in modo puntuale ed evitando termini o descrizioni generiche.

Sarà necessario quindi specificare la data, il luogo e l’orario precisi (o quanto meno la fascia oraria) nei quali l’infrazione è avvenuta e addurre qualsiasi dettaglio o circostanza che possa aiutare a rendere ancora più concreta e precisa la contestazione.

Parlando invece di tempestività della contestazione, ci riferisce direttamente alla velocità con la quale essa viene inviata al dipendente. Non deve trascorrere troppo tempo tra il momento di avvenuta infrazione e quello dell’invio della contestazione scritta. Questo sulla base del fatto che, un’eccessiva attesa da parte dell’azienda potrebbe far percepire al dipendente di non aver commesso alcun illecito.

Ovviamente, se l’accertamento dell’effettiva avvenuta infrazione da parte del dipendente necessita di effettuare verifiche più lunghe e complicate il concetto di tempestività assume implicazioni di diverso tipo.

Le giustificazioni: il diritto di replica per il dipendente

Con aver consegnato la lettera di contestazione al dipendente può dirsi ufficialmente iniziato il procedimento disciplinare il quale procede con le giustificazioni del dipendente. Cosa significa?

All’interno della lettera di contestazione il datore di lavoro dovrà indicare il numero di giorni entro i quali addurre le proprie giustificazioni relativamente a quanto contestato. La legge prevede di norma 5 giorni.

La legge prevede, infatti, che il potere gestionale del datore di lavoro venga esercitato in un modo tale da raggiungere un giusto compromesso e rispettando il diritto del dipendente di difendersi, giustificarsi e spiegare la propria visione o versione dell’accaduto.

Sei il dipendente lo richiede espressamente, le giustificazioni potranno essere addotte in forma orale. In tal caso, l’azienda sarà obbligata a convocare il dipendente per una riunione orale nella quale potrà farsi assistere da un rappresentante sindacale.

La conclusione del procedimento disciplinare in azienda

Una volta che il dipendente ha addotto, in forma orale o scritta, le proprie giustificazioni, il datore di lavoro dovrà provvedere a considerare i prossimi passi da compiere in virtù di quanto emerso.

C’è ovviamente l’ipotesi di chiarimento: le giustificazioni del dipendente vanno completamente a scusare o chiarire l’avvenuta infrazione e non danno quindi seguito alla possibilità che il procedimento disciplinare possa continuare.

Nel caso in cui, invece, le giustificazioni addotte dal dipendente non siano sufficienti, il datore di lavoro potrà comminare una sanzione disciplinare.

Secondo quanto previsto dalla normativa vigente, la sanzione disciplinare deve sempre essere proporzionale alla gravità del comportamento tenuto dal lavoratore e mai applicata in modo sproporzionato.

Le principali sanzioni disciplinari previste dalla legge sono:

• Rimprovero verbale: il datore di lavoro si limita a rimproverare verbalmente il dipendente
• Rimprovero per iscritto: il rimprovero viene formulato al lavoratore in forma scritta
• Multa: l’azienda trattiene dalla busta paga del dipendente una somma di denaro corrispondente alla retribuzione percepita dal lavoratore fino ad un massimo di cinque ore
• Sospensione dal lavoro: il lavoratore dipendente viene sospeso dal suo incarico per un determinato numero di giorni (massimo dieci) durante i quali non percepisce alcun tipo di retribuzione
• Licenziamento per giustificato motivo soggettivo: il dipendente viene licenziato ma ha diritto ad un periodo di preavviso o ad un’indennità sostitutiva in mancanza di preavviso
• Licenziamento per giusta causa: il dipendente viene licenziato e, data la gravità dell’infrazione commessa, non ha diritto ad alcun tipo di preavviso né indennità sostitutiva.

Ovviamente la sanzione più grave che la legislazione prevede per un lavoratore è il licenziamento.

Impugnazione del procedimento disciplinare

Nel caso non sia d’accordo con la sanzione disciplinare applicata, il lavoratore dipendente ha il diritto di impugnare il procedimento disciplinare, sia dal punto di vista formale che sostanziale.

Dal punto di vista formale, nel caso in cui il dipendente si trovi a contestare la veridicità dei comportamenti che gli sono stati imputati o si dichiari estraneo a quanto eventualmente accaduto.

Dal punto di vista sostanziale, d’altro canto, il procedimento disciplinare può essere impugnato se non sono state seguite le dovute procedure previste dalla legge o dal CCNL di riferimento. 

Nel caso in cui il provvedimento disciplinare venga impugnato da parte del dipendente verrà messa in atto una nuova.

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