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New normal: tra smart working, south working e near working

Come sarà il new normal per le aziende italiane? Torneremo al passato o cambierà per sempre il nostro modo di lavorare?

Ormai è chiaro a tutti: la pandemia ha “investito” le nostre vite come un treno in piena velocità, con tutto il suo carico di imprevedibilità, cambiamenti nelle abitudini e necessità di adattamento. Sia dal punto di vista personale che professionale.

Cercando di spostare la prospettiva e focalizzandoci sul punto di vista delle aziende, possiamo intuire con chiarezza quali sono state e continuano ad essere le sfide principali. Questo nuovo ed inaspettato paradigma lavorativo ha costretto dirigenti e responsabili HR a dover ripensare il proprio lavoro, passando da una semplice gestione delle risorse umane, a strategie più complesse di people management.

Concetti prima semi sconosciuti come lo smart working, si sono trasformati in argomenti quotidiani e l’abitudine a lavorare a distanza e a continuare la propria formazione aziendale tramite strumenti come il digital learning è diventato quanto mai normale. Altri fenomeni come il near working e il south working si sono fatti strada e rappresentano oggi la realtà. Arrivando al punto, la domanda che molte aziende si pongono è:

Come affrontare questo new normal di cui continuamente sentiamo parlare?

In questo articolo cerchiamo di capire meglio cosa si intende per new normal, quali delle attuali abitudini sono destinate a restare, e come le aziende possono affrontare questo graduale processo di cambiamento.

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Cosa si intende per new normal?

Partiamo dal concetto di base. Tra telegiornali e social media se ne è sentito spesso parlare, ma stiamo parlando di una locuzione che non ha un significato così semplice come potrebbe sembrare all’apparenza.

Cosa significa, quindi, new normal?

Il new normal (che in italiano si potrebbe tradurre con “nuova normalità) rappresenta l’insieme dei comportamenti e delle abitudini di base al quale le persone e le economie si adattano a seguito di un periodo di crisi. Ciò che rende questa normalità nuova, appunto, è il fatto che questa situazione risulta diversa da quella presente all’inizio della crisi.

La maggior parte di noi continua a focalizzarsi su questo tempo di new normal come fosse momento transitorio e passeggero, caratterizzato da abitudini ed esigenze che andranno completamente a sparire non appena la situazione vaccinale avrà reso sicuri gli spostamenti e i contatti sociali. Analizzando i comportamenti delle persone e l’andamento dell’economia, però, le cose sembrano non essere affatto così.

Per questo motivo, il new normal non è un concetto così semplice come lo si potrebbe dipingere. Seppur con maggiore libertà, maggiore entusiasmo e un più sereno svolgimento della vita personale e lavorativa di tutti noi, la nuova normalità porterà con sé moltissime delle consuetudini che abbiamo creato e sedimentato durante questo periodo di pandemia.

Le aziende che, per prime, riusciranno a rendersi conto di questo (e a prepararsi di conseguenza) potranno godere di un notevole vantaggio competitivo nei prossimi anni. Saranno infatti più pronte a rispondere alle esigenze remunerative e personali dei propri dipendenti e dei potenziali candidati accettando che questo cambiamento, in gran parte, è arrivato per restare.

Gestire lo smart working nel new normal trend 

In questo periodo caratterizzato dalle continue restrizioni, aziende e dipendenti sono alle prese in gran parte con il telelavoro (evitando gli assembramenti portati dalla vita in ufficio) e con la creazione di nuove strategie per mantenere alte produttività e motivazione.

Molti datori di lavoro e responsabili HR stanno incominciando a ripensare il modo di operare dei propri team con in testa l’obiettivo primario di essere agili, aperti e flessibili per poter continuare ad andare avanti in maniera efficace nel new normal.

Il modo in cui le aziende e il loro dirigenti guardano alla gestione del personale in smart working è diventato centrale. Oltre ad occuparsi delle ormai ovvie misure di sicurezza, una grande novità riguarda il modo in cui si comunica in azienda. Investire nella qualità della comunicazione è fondamentale per rimanere allineati e trasmettere un sentimento di inclusione.

E parte dell’analisi si sta spostando sempre di più sulla comprensione del lavoro a distanza.  Mentre lo smart working esiste ormai da diversi anni, non rappresenta una pratica adottata da tutte le aziende. Anche se, moltissimi sondaggi, mostrano come gran parte dei dipendenti vogliono continuare a lavorare da casa. O quanto meno averne la possibilità. Per questo motivo, diverse aziende hanno implementato strategie volte ad offrire questo tipo di opzione in maniera permanente.

software risorse umane

Consigli per gestire lo smart working dal punto di vista relazionale

Il lavoro non è solo completare task e portare a termine progetti, giusto? Le relazioni tra colleghi e manager è cruciale per il raggiungimento degli obiettivi comuni ed è per questo che vanno coltivate con cura ed attenzione.

Ecco alcuni consigli utili per gestire le relazioni con i dipendenti in un contesto di smart working.

Chiedere ai dipendenti la loro opinione con più frequenza

Un altro cambiamento evidente è rappresentato dall’importanza data dalle aziende al controllo periodico dello stato di salute mentale e della motivazione dei propri dipendenti.

Si è registrato un notevole aumento nella somministrazione di test sul clima aziendale per monitorare la percezione che i dipendenti hanno dell’azienda e il sentimento generale. La tendenza è quella di un sondaggio più frequente rispetto alla classica review annuale.

I cambiamenti, anche di opinione, avvengono in modo più rapido di quanto non si creda e un controllo periodico di umori e sensazioni all’interno dei team è quanto mai utile a monitorare con precisione il clima aziendale.

Ascoltare e collaborare

I dipendenti sono persone, e le persone vogliono essere ascoltati. L’adattamento al lavoro a distanza richiede un’attenta valutazione e ottimizzazione dei processi organizzativi, della comunicazione e dei processi decisionali. Il personale ha bisogno di essere ascoltato e preso in considerazione nell’affrontare le nuove sfide portate dallo smart working.

L’ascolto propositivo e una continua richiesta di feedback sono fondamentali non solo nella transizione verso schemi di lavoro da remoto, ma anche nel loro mantenimento. Questionari e sondaggi veloci possono essere inviati periodicamente per monitorare le opinioni collettive e individuare eventuali problematiche.

I feedback ricevuti, ovviamente, devono essere utilizzati attivamente affinché i dipendenti abbiano la percezione che la loro opinione è stata ascoltata. I cambiamenti implementati come risultato di un feedback “dal basso” dovrebbero essere specificatamente condivisi durante le comunicazioni generali e la loro provenienza dovrebbe essere enfatizzata durante le riunioni aziendali e di team. Quando un feedback ha un impatto, manager e responsabili HR dovrebbero riconoscere il merito chi ha contribuito a fornirlo, mostrando che non solo gli input dei dipendenti vengono ascoltati ma anche presi in seria considerazione.

Dare sempre il buon esempio

Lo smart working, per quanto possibile, non dovrebbe mai perdere la sua componente umana. L’esempio di comportamento portato da manager e team leader hanno un incredibile impatto sulla formazione della mentalità e del comportamento dei dipendenti nel lavoro a distanza. In tempi di incertezza, chi si trova in posizioni di leadership non dovrebbe mai evitare alcun tipo di conversazione, anche se difficile.

Ora più che mai, è il momento di usare la tecnologia per consentire il più possibile una connessione umana come, ad esempio, non spegnere il video nelle riunioni e condividere quanto più possibile storie personali, aneddoti e scoperte avvenute durante la giornata lavorativa in smart working.

Ricercare nuovi strumenti ed app che possano aiutare a colmare il divario tra le persone è un’altra ottima idea. Pianificare riunioni virtuali senza ordine del giorno, riservate al dialogo all’interno dei team possono rivelarsi straordinari momenti di condivisione e crescita personale, oltre che aiutare a consolidare lo spirito di squadra.

Durante questo tipo di riunioni è importante (soprattutto per i leader) porre con coraggio le domande giuste, essere interessati a cosa passa nella testa dei membri del team e iniziare proattivamente discussioni in cui rispondere, assicurando l’interesse ad affrontare qualsiasi questione.

near working

Consigli per gestire lo smart working dal punto di vista pratico

Qual è l’aspetto più importante che manca in un contesto lavorativo di smart working? Il confronto fisico a voce, ovviamente. Discussioni al desk e riunioni in presenza sono sostituite dalle video call, che rappresentano attualmente il principale mezzo di comunicazione nel new normal.

Ecco perché abbiamo stilato un elenco di consigli pratici per gestire lo smart working, con un focus particolare sulla gestione delle comunicazioni audio e video a distanza.

Fissare un ordine del giorno

Quando si parla di riunioni, spesso vengono messi in calendario un minimo di 30-45 minuti alla volta. Questo accade perché viene tenuto conto del tempo necessario per raggiungere la meeting room, eventuali ritardi, scambi di saluti, caffè e così via.

Ovviamente questa dinamica non è necessaria nelle riunioni virtuali, cosa che porta a ridurre il tempo necessario. Stabilendo e inviando a tutti i partecipanti un ordine del giorno chiaro e comprensibile prima della riunione, può aiutare tutti a rimanere più attenti e concentrati. Tutti i partecipanti sapranno cosa aspettarsi e da chi, permettendo così ad una riunione che, normalmente, richiederebbe 45 minuti in persona, di poter durare anche solo 15 minuti se svolta online.

Tenere la videocamera sempre accesa

Uno degli elementi significativi che si vanno a perdere con le riunioni a distanza sono i segnali non verbali dati dalle altre persone mentre parlano o ascoltano. Può sembrare un dettaglio, ma stiamo parlando di un elemento comunicativo molto importante nel new normal.

Per questo motivo, per riuscire ad ottenere il massimo da ogni conversazione online, è importante tenere sempre la propria videocamera accesa, a meno che non ci sia un motivo valido per non farlo. Esiste uno stigma davvero imbarazzante sull’utilizzo del video nelle riunioni, ma la realtà è che si tratta semplicemente di mancanza di abitudine.

Non sottovalutare l’importanza dell’abbigliamento

Se, come abbiamo detto, la presenza della videocamera dovrebbe diventare parte della routine quotidiana, lo stesso dovrebbe valere per l’abbigliamento durante l’orario lavorativo. A seconda del tipo di azienda e posizione lavorativa, il look può assumere una forma più casual quando si lavora da casa ma vestirsi in maniera adeguata è importante.

Non tenere addosso il pigiama e cambiarsi porta a quel “click” mentale necessario, aiutando anche il cervello a prepararsi al meglio per la giornata lavorativa che ci aspetta. Infine, vestirsi in maniera consona è un modo di mostrare alle altre persone con cui comunichi durante la giornata il tuo impegno e la tua serietà.

Non complicare le cose

Anche se durante le riunioni video non sempre possiamo riuscire ad avere lo sfondo ideale, è importante riuscire a trovare uno spazio che garantisca il minimo di distrazioni visive e sonore. L’ambiente dovrebbe essere sempre ben illuminato in modo che il viso di ognuno sia visibile in maniera chiara, risultato facilmente raggiungibile posizionandosi di fronte a una finestra o indirizzando in modo corretto le luci.

Se l’inquinamento acustico dovesse essere inevitabile (a causa del traffico o di un vicino particolarmente rumoroso), un microfono direzionale e delle cuffie dotate di tecnologia di cancellazione del rumore possono rivelarsi particolarmente utili.

Avere un piano B durante le presentazioni

Per quanto ci faciliti la vita, la tecnologia non è sempre affidabile e non c’è niente di peggio che dare una presentazione durante una riunione con tutti i partecipanti in attesa mentre il pulsante “Condividi Schermo” non funziona.

Per evitare situazioni simili, una soluzione facile è quella di mandare una copia della presentazione vai mail ai partecipanti. In questo modo, nel peggiore dei casi, potranno continuare a seguire la tua spiegazione in maniera autonoma, mentre continui a presentare.

New normale e Near working: l’abbandono delle città e il ritorno alle origini

Oltre al più classico e ormai conosciuto smart working, questa pandemia ha portato con sé nuovi concetti e paradigmi lavorativi, anch’essi destinati a “sfidare” la tradizionale maniera di concepire il lavoro che avevamo fino al periodo pre-Covid.

Uno di questi è proprio il near working: in inglese, letteralmente “lavorare vicino”. Il near working consiste in una sorta modello ibrido tra il classico lavoro in ufficio e il lavoro completamente svolto da casa. Molte aziende e comuni stanno mettendo a disposizione dei lavoratori degli spazi di coworking in condivisione vicino ai loro luoghi di residenza.

Questo modello è pensato per permettere ai lavoratori sia di evitare gli eccessivi spostamenti e la conseguente congestione derivata dal raggiungimento nel normale luogo di lavoro, sia per dare loro la possibilità di separare in maniera più netta l’ambiente domestico da quello lavorativo.

Il near working rappresenta un aiuto importante anche per attività come bar e ristoranti di queste zone, che possono godere del flusso generato dai dipendenti da e per il nuovo luogo di lavoro.

Sui dipendenti questa soluzione può avere degli effetti estremamente benefici, in quanto è risaputo l’alto tasso di stress di un pendolare, il cui tragitto (soprattutto se lungo) è ogni giorno parte integrante della propria giornata. Oltre a questo condividere uno spazio con altre persone, che siano colleghi o dipendenti di altre aziende, promuove quella componente sociale che è tanto importante mantenere nelle nostre vite lavorative, soprattutto in periodi come questi.

L’ultimo beneficio (ma non per importanza) di questa soluzione è dato dall’impressione positiva che la sua adozione può fare sui dipendenti. Un’azienda che si rende disponibile a cercare una soluzione ibrida per organizzare il lavoro del proprio personale, si dimostra attivamente partecipe e interessata al miglioramento della qualità della vita dei propri dipendenti. Un elemento di non poco conto.

south working

New normal e South working: un trend lavorativo tutto italiano

Oltre al near working, dalla scorsa estate, un altro fenomeno lavorativo ha cominciato a prendere piede per i lavoratori del nostro Paese. Un trend tutto italiano che, fino a neppure un anno fa, sembrava assolutamente impensabile, oltre che infattibile: stiamo parlando del south working.

Questa locuzione inglese (che significa letteralmente “lavorare al sud”) è stata coniata dopo che, alla fine del primo lockdown, moltissimi dei lavoratori italiani provenienti dal Sud e dalla provincia (ma che vivevano e lavoravano al Nord e nelle grandi città) si sono trasferiti nei propri luoghi d’origine. E, per il momento, senza aver fatto ritorno.

Soprattutto l’avvento della seconda ondata di contagi lo ha reso quanto mai logico: perché restare a vivere e lavorare in un posto più caro, che non offre (in questo momento) nulla di quello che offriva prima quando posso lavorare da casa mia, nel posto in cui sono nato?

E così quello che era nato come un riavvicinamento alla famiglia e alla propria terra d’origine, per molti si sta trasformando in una vera e propria nuova modalità di lavorare. Se non addirittura in una scelta di vita definitiva.

La vicinanza agli affetti e il minore costo della vita nelle province rispetto alle grandi città, unito alla possibilità di continuare comunque a svolgere il proprio lavoro, hanno portato moltissimi lavoratori alla decisione di continuare a lavorare in south working.

Non è dato sapere se, una volta normalizzata la situazione a livello sanitario, questo trend sia destinato a continuare. Le grandi città e gli ambienti internazionali vengono scelti dai lavoratori non solo per le possibilità di carriera ma anche per l’ambiente, le opportunità e il tipo di vita che offrono. Nonostante questo, molte aziende si stanno già preparando all’eventualità e, come cambierà in questo senso il mondo del lavoro, lo potremo vedere solo col tempo.

Scritto da Matteo Pizzinato

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