Hai preparato il modulo di richiesta ferie? Disponi già di un piano ferie? I tuoi dipendenti hanno diritto alle ferie annuali e in qualsiasi periodo dell’anno possono avere l’esigenza di godere di una parte o di tutte le 4 settimane retribuite.
Predisporre un modulo sul cloud aziendale, facilmente accessibile e stampabile, è il modo migliore per facilitare la richiesta di ferie e permessi.
In questo articolo vedremo insieme com’è strutturato un tipico modulo di richiesta ferie e quali informazioni contiene.
Sommario
Modulo richiesta ferie e permessi: perché è importante
Ogni organizzazione dovrebbe avere un proprio modulo di richiesta ferie non godute, facilmente accessibile dai dipendenti. Un semplice documento può infatti snellire le operazioni, rendendo così l’azienda più organizzata ed efficiente.
Puoi decidere di occuparti personalmente dell’organizzazione delle ferie, approvando o rifiutando le richieste oppure delegare il compito al responsabile HR incaricato.
Le ferie, ti ricordiamo, sono un diritto irrinunciabile del lavoratore sancito all’art. 36 della Costituzione. Ogni lavoratore ha diritto a 4 settimane l’anno di ferie retribuite, di queste 2 settimane sono da godere in maniera continuata. Organizzare al meglio le ferie aziendali fondamentalmente è importante perché ti permette di:
- Non avere improvvisa carenza di personale
- Evitare che il dipendente accumuli ferie non godute
Sebbene il godimento delle ferie sia un diritto irrinunciabile del lavoratore hai un certo margine di manovra. Puoi scegliere infatti i periodi dell’anno in cui il lavoratore può fruire delle ferie.
Questi periodi vengono scelti sulla base delle esigenze aziendali e sono esplicitati nel così chiamato piano ferie, un documento quest’ultimo importante tanto quanto il modulo di richiesta.
Prima di passare al focus di questo approfondimento: il modulo di richiesta ferie, ti invitiamo a verificare quante sono le settimane di ferie previste per i dipendenti.
In generale abbiamo visto essere 4, ma i CCNL possono contenere diverse disposizioni. Talvolta le settimane possono essere 5, altre volte, è garantito un periodo più lungo ai soli dipendenti senior in azienda.
Modulo richiesta ferie da stampare: cosa sapere
Il modulo di richiesta ferie permette ai tuoi lavoratori d’indicare il periodo in cui si assentano dal lavoro sulla base dei giorni disponibili che hai individuato nel piano ferie. Il dipendente è quindi libero di scegliere di godere delle 4 settimane spettanti in maniera continuativa o frazionata. Ad esempio può scegliere di assentarsi due settimane in estate e due settimane durante il periodo natalizio.
Dopo esserti assicurato che tutti i lavoratori abbiano ricevuto il piano ferie, non resta che invitarli a compilare il modulo o la lettera di richiesta ferie. Se la tua azienda ha molti dipendenti questa fase potrebbe essere molto delicata da gestire. Devi considerare infatti due aspetti:
- Non tutti i lavoratori hanno lo stesso numero di giorni di ferie da godere
- Ci sono alcuni periodi dell’anno più ambiti rispetto ad altri
Il primo punto rende necessaria la presenza di un ulteriore registro o documento contenente il totale delle ferie maturate e non godute di ogni lavoratore. Per fortuna questa operazione può essere completamente automatizzata utilizzando un software HR.
Per quanto riguarda le richieste, qualora dovessero accumularsi tutte in un determinato periodo dell’anno, dovrai stabilire quali lavoratori hanno precedenza rispetto ad altri. Puoi ad esempio:
- Dare precedenza a chi ha più ferie non godute
- Dare precedenza ai lavoratori senior
- Invitare i dipendenti ad accordarsi tra loro
Sei libero di scegliere come gestire la situazione, l’importante è che la tua azienda non si trovi a dover gestire le attività a organico ridotto. Ti ricordo inoltre che dovrai rispondere alla richiesta di ferie. La legge non ti obbliga a rispondere in un periodo di tempo definito, tuttavia dovresti mostrarti corretto con i tuoi lavoratori, dando loro una risposta nel minor tempo possibile.
In alternativa, puoi anche individuare un periodo di chiusura aziendale in cui tutti i dipendenti saranno automaticamente in ferie. La scelta dipende dalla tipologia d’azienda e dai flussi di lavoro. Così facendo di fatto obblighi i tuoi dipendenti a delle ferie forzate, un aspetto che va ugualmente gestito con attenzione onde evitare malcontenti tra i lavoratori.
Esempio modulo richiesta ferie da stampare
Preparare un modulo di richiesta ferie da stampare è molto semplice. Come vedremo le informazioni da inserire sono minime. Puoi pensare di scaricare uno dei tanti moduli per le ferie e i permessi in formato PDF o Word, oppure prepararne uno da zero.
Se stai pensando di realizzare un modulo da zero, allora ecco le informazioni tipicamente presenti in un modulo richiesta ferie generico:
In alto a sinistra della lettera il lavoratore deve inserire i propri dati:
- Nome e cognome
- Posizione lavorativa
- Numero di matricola
Successivamente inserire la frase:
Alla cortese attenzione del (datore di lavoro o reparto delle risorse umane).
Non può mancare l’oggetto. È sufficiente inserire la frase: Richiesta ferie.
A questo punto puoi seguire la seguente forma:
Io sottoscritto/a (…) nato/a (…) il (…)
assunto in data (…) con la mansione di (…) livello (…)
In ottemperanza a quanto riportato nel piano ferie aziendale (o come da accordi precedentemente presi in forma verbale)
CHIEDO
con la presente di fruire di n° (…) giorni di ferie a partire dal (…) al (…).
Nell’attesa di un Suo gentile riscontro le porgo i miei più distinti saluti.
Data (…)
Luogo (…)
Firma(…)
Come anticipato una volta ricevuta la richiesta puoi accettarla o rifiutarla. Pertanto è tuo compito compilare l’ultima parte della lettera.
Puoi semplicemente barrare una delle seguenti caselle:
- Richiesta accettata
- Richiesta respinta
La lettera di richiesta ferie si conclude riportando:
- Luogo
- Data
- Firma del datore
- Timbro dell’azienda
Scarica qui il modello gratuito per la richiesta dei permessi. 👇
👉 Leggi qui tutto ció che devi sapere sui permessi ROL o sui permessi non retribuiti.
Esempio modulo richiesta ferie e permessi
In alternativa potresti pensare di preparare un modello unico che permetta al lavoratore di chiedere oltre alle ferie anche i permessi. Similmente al caso precedente puoi scaricare un modello facsimile e precompilato oppure realizzarne uno da zero in formato PDF o Word.
Se hai deciso per questa seconda opzione il modo migliore di procedere è far inserire al lavoratore i suoi dati personali all’inizio del modulo e successivamente invitarlo a esplicitare il motivo della richiesta: ferie o permessi.
Nel caso il lavoratore abbia bisogno di chiedere le ferie, deve riportare le informazioni evidenziate in precedenza. Diversamente nel caso abbia bisogno di un permesso può essere invitato a compilare la sezione dedicata.
È sufficiente quindi preparare una sezione specifica per i soli permessi in cui riportare:
Come previsto dal CCNL in essere (…) chiedo di poter usufruire di n° (…) giorni/ore di permesso dalla data/ora (…) alla data/ora (…) per motivi (…)
In allegato la documentazione richiesta.
- Distinti saluti
- Firma
- Data
Una volta valutata la legittimità dei permessi, a seconda dei casi, sei tenuto a dare risposta al dipendente accogliendo o respingendo la richiesta.
👉 Leggi l’articolo “Permessi di lavoro: la guida definitiva 2022 a tutte le tipologie”.
Esempio modulo di indennizzo per ferie non godute
Oltre al classico modulo di richiesta delle ferie, potresti pensare di rendere accessibile anche un modulo di indennizzo per ferie non godute. Come ben sai le ferie non possono essere monetizzate, salvo alcuni casi particolari:
- Dimissioni
- Licenziamento
- Risoluzione consensuale
- Fine del rapporto a termine
Quando si verifica uno dei suddetti casi, poiché è impossibile per l’ex lavoratore godere delle ferie, l’unica soluzione è indennizzarlo. Potrebbe quindi essere molto utile preparare un modulo apposito così che il lavoratore possa utilizzarlo all’occorrenza.
Anche in questo caso non mancano modelli e fac simile scaricabili, ma è molto facile preparare il modello anche in autonomia. Le informazioni da riportare sono le seguenti:
Al contrario del precedente modulo non dovrai rispondere utilizzando lo stesso modello e di conseguenza non devi compilare alcun campo. L’unica cosa da fare è accertarsi che il numero di giorni di ferie non goduti e segnalati dal lavoratore siano corretti. L’operazione può essere portata a termine:
- Utilizzando un software HR
- Recuperando la scheda in Excel del lavoratore
- Verificando l’ultima busta paga.
Conclusioni
I moduli di richiesta per ferie e permessi rientrano tra le tante piccole attenzioni che facilitano e migliorano l’organizzazione aziendale.
Predisporre moduli per ogni evenienza permette alle risorse umane di risparmiare tempo e ai lavoratori di segnalare con facilità le proprie esigenze. In un’ottica di digitalizzazione puoi pensare di gestire i moduli direttamente in formato digitale, evitando così lo spreco di carta e il rischio che i moduli possano perdersi.
