Modello richiesta ferie estive: come digitalizzarlo e non perdere tempo

Come gestisci le ferie estive in azienda? Utilizzi ancora modelli cartacei o in Excel ma stai cercando soluzioni più efficienti e innovative? 

Programmare con largo anticipo i periodi estivi in cui i lavoratori possono richiedere le ferie è molto importante. Così facendo non solo rispetti quanto previsto dalla legge ma ti dimostri anche un datore attento alle necessità delle risorse umane.

In più, programmare il tutto al meglio ti assicura una perfetta gestione dei carichi di lavoro evitando il rischio di non poter disporre di un numero sufficiente di dipendenti proprio nei periodi più intensi. 

In questo articolo ci concentreremo sulla programmazione delle ferie estive. Vedremo quando farla, chi se ne deve occupare e come puoi gestire al meglio il tutto digitalizzando e automatizzando il processo. 

Programmazione ferie estive: quando va fatta 

Partiamo da un presupposto. La nostra Costituzione e le attuali leggi non ti impongono di stabilire un periodo di ferie durante l’estate.

Devi solo tener presente che: 

• Le ferie sono un diritto irrinunciabile dei lavoratori (articolo 36 della Costituzione) 
• Ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie in un anno (articolo 2109 CC)
• Due delle quattro settimane di ferie vanno fruite in maniera continuata 

Queste regole sono giuste. Ogni azienda infatti ha delle esigenze diverse. Pensa alle attività nel settore turistico, è proprio d’estate che lavorano di più. Pertanto il legislatore ha stabilito poche regole chiare ma flessibili. 

Lo stesso vale anche per la programmazione delle ferie. La legge non stabilisce un periodo minimo di preavviso da rispettare ma semplicemente ti invita a stabilire un piano ferie estivo (o generale) con un congruo preavviso. 

Possiamo dire che: prima stabilisci i giorni in cui i lavoratori possono chiedere le ferie meglio è. In linea di massima programmare il tutto con almeno 2 o 3 mesi di anticipo dà il tempo a tutte le risorse umane di organizzarsi al meglio. 

Chi si occupa del piano ferie 

Il piano ferie è un documento in formato cartaceo o elettronico che riporta tutti i periodi dell’anno in cui un lavoratore è autorizzato a chiedere le ferie. 

L’articolo 2109 del Codice Civile stabilisce che è tuo compito determinare il piano ferie sulla base di quelle che sono le esigenze produttive. Tuttavia, è sempre la norma a stabilire che devi anche tenere conto delle esigenze dei lavoratori. 

Pertanto, dopo esserti confrontato con i lavoratori e con i manager, spetta a te preparare e condividere un piano ferie. Puoi occupartene in prima persona, oppure delegare il compito ai responsabili HR. 

Il piano ferie deve essere elaborato tenendo conto di due esigenze, quelle dell’azienda e quelle dei lavoratori. 

L’importante è che sia comunicato con un congruo anticipo e che sia pensato sia per non compromettere la produttività in azienda, sia per evitare che si creino malumori e conflitti tra i lavoratori. 

Modello richiesta ferie estive: un esempio 

Dopo che hai preparato e condiviso il piano ferie estivo, il secondo passaggio consiste nell’accettare le varie richieste di ferie che i lavoratori inviano dopo aver consultato i giorni in cui l’azienda è chiusa o è disponibile a concedere uno o più giorni di ferie. 

Questo processo può essere gestito in vari modi. Le richieste, a seconda del sistema utilizzato, possono essere inviate mediante: 

• Moduli cartacei 
• E-mail 
• Piattaforme HR 

L’importante è che tutte le risorse umane sappiano quali strumento utilizzi così che possano segnalare tempestivamente i periodi in cui decidono di fruire delle ferie estive.

Un tipico modello di richiesta di ferie estive, sia cartaceo, sia elettronico, è necessario contenga le seguenti informazioni: 

• Nome del lavoratore 
• Numero di matricola 
• Posizione in azienda 
• Periodo richiesto per le ferie 
• Firma del lavoratore 

A questo punto, se non disponi di un software specifico che automatizza per te il processo, devi accertarti che il lavoratore abbia maturato i giorni di ferie richiesti e in caso positivo approvare la domanda di ferie firmandola e inviandola al lavoratore.

Modello richiesta ferie estive con Excel  

Come anticipato ci sono molti modi e più o meno efficienti che puoi utilizzare per creare un piano ferie e i relativi modelli di richieste per le ferie estive o invernali. Molte organizzazioni continuano a utilizzare modelli in formato cartaceo. 

Altre hanno ormai completamente digitalizzato, snellito e ottimizzato il processo, utilizzando specifici software e app. Altre ancora utilizzano un sistema intermedio. Si avvalgono cioè dei moduli in Excel. 

Un modello di richieste ferie estive in Excel può rappresentare una buona soluzione fin quando i dipendenti in azienda sono pochi. Excel infatti non è un programma nato con il preciso obiettivo di ottimizzare la gestione delle ferie in azienda, né tanto meno, è stato pensato per inviare richieste di ferie e permessi. 

Tuttavia, essendo un’app versatile lo puoi utilizzare per i suddetti scopi, digitalizzando in parte il processo.

Un tipico modello di richieste ferie estive elaborato in Excel prevede più sezioni: 

• Calendario ferie: il primo foglio è dedicato al piano ferie. I dipendenti possono consultarlo e verificare in quali periodi dell’anno l’azienda è disponibile a concedere le ferie.
• Foglio elettronico per le richieste: qui i dipendenti devono inserire le date in cui desiderano andare in ferie. Per ogni colonna è bene sia riportato il nome del dipendente, la posizione in azienda, il numero di matricola. 
• Modulo per l’approvazione: questo foglio è generalmente modificabile solo dagli addetti HR. Sono loro che dopo aver visionato la richiesta hanno il compito di approvarla o rifiutarla. 

Tendenzialmente un efficiente modello Excel può essere composto da tre sezioni distinte. Una dedicata al calendario ferie, una per inviare la richiesta, una per l’approvazione delle richieste.

Spetta poi agli addetti HR inviare un’e-mail al lavoratore comunicandogli la decisione presa. 

Richiesta ferie estive Excel: vantaggi e svantaggi 

Un modello di richiesta ferie estive in Excel presenta alcuni vantaggi e alcuni svantaggi. Partiamo dai primi. Sicuramente rispetto ai moduli in formato cartaceo, è meglio utilizzare Excel.

Puoi infatti facilmente condividere i fogli elettronici, aggiornarli e soprattutto la possibilità d’inserire alcune formule ti evita di svolgere manualmente numerosi calcoli.

I vantaggi quindi si traducono in: 

• Migliore organizzazione delle ferie e dei permessi
• Automazione di alcuni processi 
• Possibilità di condividere rapidamente il piano ferie e i moduli di richiesta

Per quanto riguarda gli svantaggi, bisogna considerare che i moduli di richiesta ferie in Excel, siano questi utilizzati per le ferie, per i permessi o per rilevare le presenze, non rappresentano la miglior soluzione attualmente disponibile sul mercato. 

Come abbiamo visto, Excel non è un programma specifico, inoltre non dà la possibilità di inviare notifiche in tempo reale. Devi in più considerare che Excel è un programma complesso, un errore nelle formule può essere difficile da trovare soprattutto per chi non ha buone competenze informatiche.

Gestire le ferie in Excel risulta svantaggioso se: 

• Desideri digitalizzare e automatizzare tutto il processo 
• Hai molti dipendenti in azienda 
• Sei alla ricerca di modelli personalizzabili sulla base delle tue esigenze 

Perché conviene digitalizzare il modello richiesta ferie estive 

Diciamolo senza troppi giri di parole. La digitalizzazione oggi offre soluzioni che permettono di risparmiare tempo e denaro. Digitalizzare quanti più processi in azienda ti permette di gestire meglio le risorse umane.

Queste dovranno concentrarsi solo nelle mansioni e nei compiti che davvero necessitano dell’intelletto e del talento. 

Le nuove tecnologie permettono oggi di automatizzare decine di attività amministrative per lo più noiose e ripetitive. Quanto detto vale anche per la gestione del piano ferie e dei relativi modelli di richiesta ferie estive e invernali. 

Come scoprirai continuando la lettura di questo approfondimento digitalizzare l’elaborazione del piano ferie e le relative richieste è conveniente perché: 

• Migliora l’efficienza: i dipendenti non devono più districarsi tra decine di moduli cartacei. Tutto è gestito in digitale, senza il rischio che le richieste possano perdersi. 
• Riduce gli errori: la digitalizzazione del processo elimina la possibilità d’errore umano. Non dovrai più perdere tempo nel cercare un errore nei calcoli, né rischi che alcuni lavoratori non godano dell’irrinunciabile diritto alle ferie. 
• Migliora l’organizzazione: tutti i lavoratori possono in qualsiasi momento visionare il piano ferie e inviare le richieste. Gli addetti dal canto loro possono approvare o rifiutare le richieste in tempo reale anche da smartphone. 
• Elimina i favoritismi: un piano ferie digitalizzato ti permette di adottare una politica chiara e trasparente in azienda. Questo elimina possibili favoritismi ed evita che in azienda possano crearsi tensioni e malumori.  

Come digitalizzare il modello richiesta ferie estive con un software HR 

Ora che abbiamo scoperto tutti i vantaggi portati dalla digitalizzazione dei piani ferie e dei modelli di richiesta, non ci resta che vedere effettivamente come implementare in azienda un sistema realmente efficiente. 

L’aspetto più importante da chiarire è che non tutti i software e le app sono uguali. Alcuni sono realmente funzionali, sono semplici da utilizzare, garantiscono un effettivo risparmio di tempo e migliorano complessivamente la gestione dell’intera organizzazione. 

Altri invece sono meno efficienti, i dipendenti potrebbero avere difficoltà a utilizzarle e potrebbero addirittura rivelarsi meno efficienti dei classici moduli in Excel o cartacei. 

Il nostro consiglio è di scegliere un software HR all in one che ti permetta non solo di automatizzare e digitalizzare la gestione delle ferie estive, ma che sia utile anche per automatizzare altri processi tra cui: 

• Rilevazione delle presenze 
• Valutazione delle performance 
• Gestione e firma in digitale dei documenti 

In più, ti consigliamo di valutare solamente app che assicurano di trattare i dati correttamente. È importante infatti che tutti i dati acquisiti da un software siano criptati così che non possano finire nelle mani sbagliate e rispettare le norme vigenti in materie di tutela della privacy.

In generale, la scelta dovrebbe essere compiuta: 

• Di comune accordo con le risorse umane 
• Valutando le reali esigenze dell’organizzazione 
• Determinando i pro e i contro di ogni app

Infine, è utile valutare la presenza di un servizio clienti disponibile e pronto ad aiutarti in caso di ogni necessità e dare uno sguardo alle recensioni online pubblicate da altre aziende che hanno optato per il medesimo software da te scelto. 

Tutte queste attenzioni ti permettono di implementare un sistema che possa davvero digitalizzare molteplici processi amministrativi.

Ottimizza la gestione delle ferie con Factorial

Ma quale software ti permette di elaborare un modello di richiesta delle ferie estive e in generale di digitalizzare tutti i processi relativi alla gestione delle ferie e dei permessi? La risposta è Factorial. Il suo software di gestione di ferie e permessi ti permette di digitalizzare tutti i processi, rivoluzionando la gestione delle risorse umane. 

Relativamente alle ferie e ai permessi, utilizzando il software o l’app, Factorial ti garantisce un notevole risparmio di tempo che abbiamo stimato essere di almeno 8 ore ogni settimana. In particolare, assolutamente utili risultano le avanzate funzionalità che in automatico calcolano giorni di ferie e ROL.

Inoltre, con Factorial puoi: 

• Creare e condividere il piano ferie estivo o invernale 
• Approvare le richieste con un click 
• Personalizzare le politiche attuate relativamente alle ferie in azienda 
• Visionare la situazione ferie e permessi di ogni singolo dipendente 

Oltre a digitalizzare la gestione delle ferie, con Factorial puoi gestire tanti altri processi. Puoi utilizzare il software per: 

• Gestire le presenze in modo automatico
• Ottimizzare la gestione dei turni di lavoro 
• Gestire le spese in azienda 
• Archiviare e firmare i documenti in azienda 
• Valutare il personale 

In conclusione, Factorial è un software completo, semplice, utilizzato già da oltre 205.000 professionisti HR in tutto il mondo. Verifica tu stesso tutte le funzionalità provando il software gratis per 14 giorni. 

Programmazione ferie estive: le conclusioni 

In questo articolo abbiamo scoperto quanto sia vantaggioso per la tua azienda e per i lavoratori ottimizzare la programmazione delle ferie estive e invernali dei lavoratori: eviti incomprensioni ed errori nei calcoli, migliori la comunicazione e la trasparenza e hai finalmente il modo di approvare con facilità tutte le richieste. 

La digitalizzazione ti mette a disposizione strumenti innovativi che possono davvero apportare un miglioramento alla tua azienda. 

Un miglioramento che ti porta ad avere dipendenti entusiasti, più produttivi e orgogliosi di lavorare per un’azienda continuamente attenta alle loro esigenze.

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