Lavoro ibrido: la guida completa all’implementazione in azienda [+ Modello]

Cos’è il lavoro ibrido? Come influenza la gestione delle risorse umane in azienda?

Tra concetti come il remote working e lo smart working, il lavoro ibrido è una nuova realtà che si sta sempre più consolidando. 

Durante l’emergenza sanitaria molte aziende hanno dovuto organizzarsi e trovare il modo di far proseguire la loro attività spesso con la totalità (o quasi) dei lavoratori collegati da remoto o in smart working.

Terminata l’emergenza, è emersa in molti casi da parte del personale, per un motivo o per un altro, l’esigenza (se non la vera e propria necessità) di continuare a lavorare almeno per qualche giorno la settimana da casa.

Come possono manager e responsabili HR organizzarsi al meglio?

In questo articolo, scopriamo cos’è il lavoro ibrido, come funziona e quali sono gli aspetti e le sfide più importanti che le aziende devono considerare.

La definizione di lavoro ibrido

Possiamo definire il lavoro ibrido come un nuovo modello di lavoro caratterizzato da maggior flessibilità. I lavoratori, infatti, hanno l’opportunità di svolgere le proprie mansioni sia recandosi sul posto di lavoro, sia da casa o in un qualsiasi luogo collegato alla rete Internet.

Per molti aspetti può essere considerato come l’evoluzione dello smart working, quest’ultima modalità di lavoro, totalmente da remoto, è stata sperimentata da migliaia di attività in Italia e nel mondo.

Ebbene, in molti sostengono che continuare a offrire la possibilità di lavorare alcuni giorni da casa sia benefico per l’azienda e per i lavoratori.

Questi ultimi, come sottolineato in uno studio di Accenture, notano che, lavorando da casa, beneficiano di un miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa (work life balance).  

💡 Remote Working vs Smart Working: qual è il significato e quali le differenze?

Cos’è, nello specifico, il lavoro ibrido?

Il lavoro ibrido conosciuto anche come hybrid work o modello misto è quindi una modalità di lavoro che ti consente come titolare d’azienda di offrire ai tuoi dipendenti la possibilità di lavorare 2 o 3 giorni alla settimana da casa.

Si tratta di una vera novità per molte organizzazioni e probabilmente anche la tua azienda sta già applicando o pensando di applicare questo modello.

Tuttavia, i dubbi e le perplessità non mancano. Da un lato potresti pensare che si tratti di una opportunità per il tuo business e per i lavoratori. Dall’altro potresti essere scettico e rimpiangere la semplicità di un tempo, quando tutti i lavoratori erano presenti in ufficio o in azienda. 

Gli ostacoli principali verso l’adozione del lavoro ibrido sembrano, almeno in Italia, di tipo culturale. Nel nostro Paese non si è mai sperimentata tale tipologia di lavoro.

Come imprenditore potresti pensare che per raggiungere i difficili obiettivi aziendali, legati spesso alla produttività, sia indispensabile che i lavoratori siano sempre fisicamente presenti in azienda.

La sola idea, infatti, che alcuni lavoratori possano gestire in autonomia la propria giornata lavorativa, decidendo luogo o orario, implica un cambio culturale e strutturale non da poco.

Ad ogni modo, come vedremo nei prossimi paragrafi, adottare il lavoro ibrido potrebbe non essere uno svantaggio per la tua attività. Una volta perfezionati tutti gli aspetti, potresti scoprire che il modello funziona.

Lavoro ibrido: gli aspetti da considerare

Adottare il lavoro ibrido, inutile negarlo, implica un importante cambiamento. Non solo i lavoratori disporranno della possibilità di un impiego flessibile ma la decisione influenza anche aspetti quali:

Cultura aziendale

Adottare il lavoro ibrido permette alla tua organizzazione di essere percepita in maniera diversa. Oggi, la flessibilità lavorativa è ben accolta ed è indice di una cultura aziendale caratterizzata da:

• Lungimiranza
• Fiducia verso i lavoratori
• Adozione di politiche inclusive
• Organizzazione del lavoro. 

👉 Scopri di più come funziona la flessibilità lavorativa dei dipendenti.

Modalità di selezione del personale

Il lavoro ibrido ti permette, potenzialmente, di selezionare nuovi talenti residenti in qualsiasi parte del mondo. Un aspetto non da poco se consideri l’assoluta necessità di competenze specialistiche e diversificate.

Sebbene il lavoro ibrido preveda comunque la possibilità di recarsi in ufficio, niente vieta di mantenere alcuni dipendenti completamente in smart working. 

Comunicazione

Anche la tua comunicazione può beneficiare del lavoro flessibile. Come anticipato, offrire flessibilità ai propri dipendenti significa che questi potranno trovare un miglior equilibrio tra la vita privata e la vita lavorativa. 

Inoltre, non dovranno sostenere le spese per l’auto o i mezzi pubblici. Un aspetto quest’ultimo che si traduce in una maggiore attenzione verso l’ambiente, che influisce positivamente sulla percezione dell’organizzazione. 

Formazione

Un altro aspetto da considerare è la formazione aziendale. Gestire una parte di lavoratori a distanza può richiedere alcune ore da dedicare alla formazione.

I dipendenti infatti comunicheranno tra loro da remoto utilizzando piattaforme dedicate e ciò comporta il saperle utilizzare correttamente e conoscere tutta una serie di norme in materia di protezione, divulgazione e sicurezza dei dati sensibili.

Dispositivi

Quando all’improvviso hai dovuto adottare lo smart working non c’era tempo per pensare ai dispositivi quali:

• Pc
• Smartphone
• Stampante.

E componenti essenziali quali:

• Corretta illuminazione
• Scrivania adeguata
• Sedia comoda.

Ognuno si è organizzato come meglio poteva, ricavandosi un luogo più o meno idoneo per lavorare da casa.

Se l’obiettivo è mantenere e continuare a offrire la possibilità di lavorare da remoto, dovrai riuscire a mettere i dipendenti nelle migliori condizioni possibili per svolgere il proprio lavoro, riuscendo a offrire loro la medesima tecnologia di cui possono disporre in ufficio.

Nuovi software

Una corretta gestione del lavoro misto implica il dover avvalersi di software di cui fin ora, probabilmente, non hai avuto bisogno. In particolare, dovresti pensare a software e strumenti per:

• Gestire le presenze e le assenze
• Verificare chi è in sede e chi è collegato da remoto
• Agevolare l’accesso alle documentazioni
• Comunicare agevolmente tra i team di lavoro.

In altri termini, dovrai implementare tutta una serie di strumenti per continuare a mantenere sotto controllo ogni aspetto della tua attività, ora che parte dei tuoi lavoratori è collegato da remoto.

Privacy e protezione dei dati

Chiaramente dovrai perfezionare al meglio i sistemi di sicurezza. Gestire un flusso dati in entrata e in uscita espone maggiormente al rischio di subire un attacco informatico.

Probabilmente dovrai migliorare la privacy dei dati e la sicurezza delle reti aziendali e scegliere con attenzione le piattaforme da utilizzare.

Quale modello di lavoro ibrido scegliere?

A parte la nota legge del 22 maggio 2017, non vi sono particolari obblighi da rispettare. Puoi optare per il modello di lavoro ibrido che più si adatta alle tue esigenze. Ad oggi si stanno sperimentando almeno 4 modelli differenti:

2 o 3 giorni alla settimana

È la classica forma di lavoro ibrido. In questo caso dovrai semplicemente accordarti con i dipendenti su quali giorni alla settimana possono lavorare da casa. Generalmente la scelta ricade sui giorni della settimana meno impegnativi.

Libera scelta

Diversamente potresti pensare di lasciare libera scelta ai tuoi dipendenti. Questi, compatibilmente con le esigenze aziendali, potranno recarsi in azienda oppure rimanere a casa. 

In questo caso, l’ufficio diviene un luogo dove incontrarsi fisicamente solo in caso di assoluta necessità.

Lavoro ibrido solo per alcuni

Potresti diversamente pensare di mantenere l’ufficio e le modalità di lavoro classiche e introdurre la possibilità del lavoro ibrido solo per alcuni dipendenti. 

Tendenzialmente questa scelta è compiuta per non privarsi della possibilità di assumere e avvalersi delle prestazioni di talenti che risiedono a molti chilometri di distanza dagli uffici della tua attività.

Totalmente digitale

La forma più estrema del lavoro ibrido si concretizza spostando l’intera attività in digitale. Così facendo potrai chiudere gli uffici, risparmiare sui costi d’affitto e sulle utenze e mantenere la tua attività solo sul web. Per quanto riguarda gli incontri dal vivo, questi risultano molto limitati. Talvolta si concretizzano affidando temporaneamente e in caso di necessità lo spazio in un coworking.

Lavoro ibrido: quali sfide ti attendono

Adottare il lavoro ibrido in azienda non è una decisione che puoi prendere a cuor leggero. Abbiamo finora evidenziato alcuni aspetti pratici di cui tener conto; tuttavia, come manager ti attendono altre numerose sfide. 

In particolare, non tutti i dipendenti potrebbero essere contenti di lavorare da casa. Potrebbero infatti: 

• Soffrire di isolamento e stress
• Avere difficoltà a concentrarsi
• Non disporre di un luogo idoneo per lavorare
• Non sentirsi valorizzati.

In altre parole, dovresti considerare che lavorare da remoto può non essere benefico per tutti i dipendenti. Per riuscire ad adottare un modello misto che realmente sia benefico per l’organizzazione e per la forza lavoro presente, il consiglio è di concentrarsi su i seguenti punti.

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La comunicazione

Tener conto delle esigenze e delle opinioni dei dipendenti può essere determinante per sviluppare un modello su misura che realmente apporti benefici ambo i lati. Puoi pensare di organizzare un sondaggio anonimo, raccogliendo così un’opinione sincera sul tema.

Gli investimenti

Come messo in luce in precedenza, dovrai garantire ai tuoi dipendenti di disporre anche da casa della medesima tecnologia presente in azienda.

I motivi di questa necessità sono due. Un dipendente con un Pc, una rete Internet e in generale con attrezzature non all’altezza, potrebbe avere difficoltà a svolgere il lavoro al meglio. 

Tutto ciò implica che dovrai sostenere un investimento, tanto più ingente quanto più sono i dipendenti in azienda. 

Le prestazioni

Infine, bisogna essere realisti. Nessuno è disposto a offrire la possibilità di lavorare alcuni giorni o interamente da remoto se non ha la certezza che le prestazioni del lavoratore migliorino o almeno restino le medesime ottenute in ufficio.

È importante quindi disporre di software e strumenti per misurare le performance dei dipendenti.

Lavoro ibrido: conclusioni

In conclusione, il lavoro ibrido o misto può essere un’opportunità di sviluppo e di crescita per la tua attività. 

Come ogni novità, tuttavia, dovresti riuscire ad analizzare con distacco i pro e i contro, accogliendo con cautela il cambiamento.

Comunicare e informare i dipendenti, dotarsi delle attrezzature e dei software necessari e riuscire a valutare le prestazioni lavorative, rappresentano punti focali di cui tener conto prima di adottare definitivamente forme di lavoro ibrido.

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