Job description: come realizzarla step by step [+modello gratis]

Senza dubbio, le persone sono il capitale più importante delle aziende. In questo senso, è fondamentale che l’intera organizzazione formi team di lavoro con i collaboratori appropriati. Pertanto, una delle principali responsabilità di chi opera nell’area Risorse Umane è quella di assumere il personale giusto. All’interno di questa attività ci sono molti compiti da svolgere, ma uno dei più importanti è la job description.

Questa, che può sembrare un’attività semplice, non lo è affato. In effetti, tende a richiedere molte ore nei reparti delle risorse umane, e questo è in parte dovuto a tutti i dettagli da valutare quando si crea una job description.

Tenendo conto di come questa pratica influenza il successo dell’organizzazione, è essenziale imparare come eseguirla correttamente. Per questo motivo oggi vi diremo tutto quello che c’è da sapere su come preparare le job description di un’azienda.

Cos'è la job description?

Se ti chiedi cosa sia una job description, dovremmo iniziare dicendo che è uno strumento molto utile per l’area delle risorse umane. In quanto tale, consente di definire le principali funzioni, responsabilità, competenze e abilità relative a una specifica posizione lavorativa.

Fondamentalmente, la descrizione del lavoro delle risorse umane descrive in dettaglio chi fa il lavoro e come viene completato. Oltre a definire la frequenza e lo scopo di quella posizione in relazione alla missione e agli obiettivi dell’organizzazione. E tutto questo è scritto in un documento o nel software di reclutamento e selezione.

In questo modo, la job description di posizioni come compito dell’area HR consiste nell’elencare e definire le funzioni e le responsabilità di tale posto vacante all’interno della struttura organizzativa dell’azienda. Ponendo anche particolare enfasi sulla missione e l’obiettivo che questa posizione soddisfa in relazione alla strategia dell’azienda.

Come abbiamo detto all’inizio, all’interno del formato della job description troveremo anche conoscenze, abilità e attitudini dettagliate che devono avere i dipendenti che ricoprono il posto vacante. Questo ci permette di creare un profilo dettagliato del tipo di persona di cui l’azienda ha bisogno.

Perché la job description di un'azienda è importante?

Quando la job description del lavoro in un’azienda è eseguita correttamente, i vantaggi sono notevoli. Successivamente, ti spiegheremo perché è importante svolgere questo compito nelle risorse umane.

Attira i migliori talenti

Qual è il miglior talento per un’organizzazione? Proprio quello che si adegua alle esigenze e agli obiettivi dello stesso. Ma attirare questo talento non è un obiettivo facile da raggiungere. In effetti, negli ultimi anni questa si è presentata come una delle principali sfide se parliamo di talent management.

Attrarre e trattenere i dipendenti giusti è fondamentale per qualsiasi tipo di organizzazione, ma non è facile. A questo punto la job description diventa fondamentale. Elencando e definendo correttamente le caratteristiche e i requisiti della posizione da ricoprire, è più probabile che l’azienda sia in grado di attirare l’attenzione dei candidati appropriati per il posto vacante.

Guida al reclutamento

Un altro vantaggio della corretta descrizione del lavoro delle risorse umane è che aiuta a guidare il processo di reclutamento.

Come? Molto semplicemente, questo documento funge da guida per i professionisti delle risorse umane. La descrizione permette loro di indirizzare i propri sforzi verso i risultati desiderati, cioè verso i collaboratori desiderati.

E questo può riflettersi, ad esempio, nel processo di colloquio. Se il reclutatore sa esattamente cosa sta cercando, può porre le domande giuste per vedere se il candidato che si trova fronte è quello giusto.

Informa il collaboratore

Una job description adeguata è essenziale per informare il dipendente su ciò che ci si aspetta dal suo lavoro. Questo è un altro motivo per fare descrizioni informate e accurate.

In questo modo il dipendente conoscerà le aspettative dell’azienda riguardo al proprio lavoro e comprenderà anche quanto sia importante il proprio ruolo all’interno della strategia dell’organizzazione.

Misura le prestazioni dei lavoratori

Se non sappiamo cosa ci aspettiamo da un determinato lavoro, sarà molto più difficile valutarne le prestazioni. Prima che il lavoratore faccia parte dell’azienda, dobbiamo conoscere gli obiettivi di quella posizione. Quindi, una volta che il lavoratore fa parte del team, possiamo misurare le sue prestazioni in base a quei criteri definiti in precedenza.

Stabilisci la retribuzione

Qual è la retribuzione che corrisponde a un lavoratore? Dipende dalle funzioni che vengono svolte, dalle responsabilità che hanno e dal tempo di lavoro che dedicano in azienda.

Come possiamo vedere, un criterio chiave per definire il tipo di retribuzione che corrisponde a ciascun dipendente è la descrizione del lavoro. Conoscendo i compiti e i doveri di una determinata posizione nell’organizzazione, possiamo stabilire una compensazione adeguata.

Come preparare la job description?

Non esiste un unico modo per creare questo tipo di documento. Esistono molti esempi di job description. In effetti, possono essere tanti quanti sono i ruoli lavorativi.

Una job description per un direttore generale non è la stessa di una descrizione di un lavoro junior. Allo stesso modo, la job description del contabile o del lavoro di vendita non sarà uguale. In altre parole, all’interno della stessa azienda possiamo trovare diversi tipi di job description.

Come abbiamo detto prima, la descrizione del lavoro definisce nel dettaglio le principali funzioni di una determinata posizione. Specifica inoltre come verranno svolte le attività e quali competenze sono necessarie per eseguirle. Insomma, un’adeguata job description risponde soprattutto alle possibili domande relative a una posizione lavorativa. Pertanto, ci sono componenti che non possono mancare.

In tal senso, è fondamentale condividere le informazioni essenziali durante la scrittura di questo tipo di documento.

Job description in base delle posizioni

• Nome. Qui indicheremo precisamente il titolo della posizione.
• Dipartimento. A questo punto viene indicata l’area a cui appartiene la posizione da coprire.
• Giornata lavorativa. Come sappiamo esistono diversi tipi di orario; il ruolo può essere a tempo pieno o part-time. Tutto questo deve essere specificato nella descrizione del posto vacante da coprire.
• Orario. Dopo aver definito il tipo di giornata lavorativa, resta da stabilire durante quale parte della giornata quel nuovo collaboratore svolgerà la sua attività.
• Luogo di lavoro. Di solito la città è specificata a questo punto.
• Posizione nell’organigramma dell’azienda. Qui dobbiamo indicare la posizione nella struttura interna dell’azienda.
• Rapporti con altri reparti. Quello che spiegheremo in dettaglio qui è come la posizione è collegata al resto delle aree dell’azienda. Definiremo anche la frequenza di quella relazione. Per indicare tutto questo è fondamentale conoscere l’organigramma dell’azienda.
• Supervisore diretto e collaboratori a carico. A chi dovrà rispondere il dipendente e di chi è responsabile? Questo è ciò a cui dobbiamo rispondere qui.
• Scopo. Specifica in maniera dettagliata la missione e gli obiettivi della posizione.
• Funzioni e responsabilità. Questo è un punto chiave, perché si tratta di elencare tutti i compiti e i doveri della posizione.
• Precedente esperienza professionale. Serve a definire il percorso di carriera che il candidato ideale dovrebbe avere.
• Competenze e abilità lavorative. In questo caso vengono specificate le attitudini, le capacità e le qualità personali che la persona selezionata per la posizione deve possedere.
• Formazione. Ciò che deve essere specificato qui è il livello di istruzione richiesto per il posto vacante e il tipo di formazione.
• Fascia di reddito. Sulla base di tutti i dati di cui sopra, possiamo definire con una maggiore precisione lo stipendio corrispondente alla posizione.

Esempio di job description

Continuando con il formato di base precedente, supponiamo di dover creare una job description per la posizione di Talent Acquisition.

Ci auguriamo che questo esempio di job description ti aiuti ad avere un’idea più precisa di come creare questo documento nella tua azienda.

Arrivati a questo punto sai già cosa serve per le creare una job description delle diverse mansioni. Vuoi snellire il processo e renderlo più efficace? Con un software di reclutamento puoi rendere il tutto più efficiente. Dedica il tuo tempo a ciò che apporta valore reale alla tua organizzazione.

Utilizzo di un software HR per il recruiting

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