Gestione aziendale: 6 regole per guidare e ottimizzare la propria azienda [+ Checklist]

Quante risorse investi nella gestione aziendale? Sei a conoscenza di tutte le strategie e gli strumenti che puoi utilizzare per una corretta gestione dell’impresa?

La gestione aziendale, in inglese business management, ti permette di tenere sotto controllo ogni aspetto della tua azienda. 

Significa gestire le risorse umane, i rapporti con i clienti e i fornitori, le entrate, le uscite e le nuove tecnologie. In punto focale è che non è possibile avere un pieno controllo del proprio business senza prima aver implementato dei sistemi di gestione aziendale.

In questo approfondimento ci concentriamo sulle principali regole da seguire per guidare al meglio la propria organizzazione. Nel corso dell’articolo verranno fornite alcune best practices che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi prefissati in maniera efficace ed efficiente. 

Gestione aziendale: cos’è

La gestione aziendale è definita come il processo di coordinamento e organizzazione di tutte le attività aziendali. Queste vengono gestite avvalendosi di un set di strumenti, i quali, a loro volta, permettono di attuare una strategia pre-individuata adeguata e coerente con la specifica organizzazione. 

Già dalla definizione risulta chiaro come i sistemi di gestione aziendale siano la base per

prendere decisioni strategiche che possano ottimizzare l’organizzazione sotto molteplici aspetti.  

Una gestione aziendale corretta ha bisogno, di conseguenza, di un lavoro preliminare volto a individuare tutte le aree di possibile intervento. Ad esempio, da una prima analisi potrebbero emergere criticità che ti portano a ritenere da migliorare:  

• Le pratiche di recruiting e onboarding 
• Il servizio clienti 
• La gestione del magazzino 
• L’efficacia delle azioni di comunicazione e marketing 

👉 Leggi l’articolo “Gestione del personale: le 12 tecniche per rivoluzionare i tuoi processi HR”.

👉 Oppure “Organizzazione gestione risorse umane: la guida definitiva 2022 [+ Kit HR]”.

Controllo gestione aziendale: scegli con cura chi deve occuparsene

La gestione aziendale, secondo quanto visto finora, necessita che ogni unità e sottounità dell’organizzazione sia coordinata nella maniera più efficiente possibile. L’obiettivo è allocare le risorse disponibili nel modo giusto e, a seconda delle priorità stabilite, focalizzarsi nel migliorare quelle aree che hanno mostrato maggiori criticità. 

Per questi motivi non puoi limitarti a coordinare e organizzare al meglio tutte le attività aziendali se poi non individui dei manager responsabili del dipartimento a loro assegnato. 

Questa attenzione permette di avere un pieno controllo sulla gestione aziendale. I manager o i responsabili incaricati hanno il compito di assicurare che il reparto a loro assegnato lavori nel modo stabilito e rispetti gli obiettivi prefissati avvalendosi di apposite metriche e indicatori di performance (KPI).

Nel caso la tua azienda sia di piccole dimensioni, probabilmente non puoi assumere un manager per ogni dipartimento, ma appena il tuo business inizia a espandersi è bene incaricare, anche tra i dipendenti già presenti in azienda, un responsabile per ogni reparto. 

I responsabili possono anche essere selezionati tra i dipendenti senior che negli anni si sono distinti per leadership, problem solving e al contempo hanno dimostrato una personalità orientata al raggiungimento dei risultati.  

👉 Potrebbe esserti utile questo articolo in cui parliamo di come raggiungere gli obiettivi aziendali utilizzando un modello OKR.

Gestione aziendale: perché è importante per la tua attività

Potresti chiederti a questo punto perché investire tempo e risorse nel definire programmi di gestione aziendale puntuali e specifici. I vantaggi sono tangibili e riportati in numerosi libri di gestione aziendale. Vediamo quali sono: 

Ottimizzare l’uso delle risorse  

Una buona gestione aziendale implica che tutte le risorse sia fisiche sia umane risultano ottimizzate. Un aspetto quest’ultimo che ti permette di evitare gli sprechi, di tenere sotto controllo i costi, di allocare correttamente il budget a disposizione. 

Stabilire ruoli definiti 

Ogni risorsa in azienda dovrebbe sapere qual è il proprio ruolo e quali sono le figure a cui rivolgersi in caso di necessità. Raggiungere questo obiettivo significa migliorare di gran lunga la comunicazione tra i lavoratori e tra i reparti. 

Le implicazioni sono facilmente immaginabili: non si creano sovrapposizioni tra i ruoli, si riducono gli sprechi di tempo, eventuali problemi e imprevisti vengono risolti in tempi brevi. 

Definire al meglio gli obiettivi da raggiungere 

È importante che tutti i reparti aziendali siano consapevoli di quali sono e come raggiungere gli obiettivi prefissati. Ad esempio, potresti implementare un software di gestione aziendale gratis o a pagamento pensato per aiutare il reparto HR a gestire al meglio le risorse umane, come anche avvalerti di programmi specifici per il reparto preposto alle attività finanziarie così da ottimizzare la gestione della contabilità aziendale.

Creare i presupposti per lo sviluppo futuro dell’organizzazione 

Infine organizzare e gestire al meglio ogni aspetto dell’organizzazione ti permette d’impostare un piano di sviluppo futuro essenziale oggi per farsi trovare pronti e affrontare i cambiamenti in atto.  

A volte si commette l’errore di pensare d’essere immuni a: crisi aziendali, problemi economici e finanziari. Tuttavia, in un mondo così dinamico e mutevole bisogna aspettarsi di tutto. 

Pensare al futuro elaborando una strategia da attuare nel caso in cui le cose non dovessero andare per il meglio, è indice di un’organizzazione sana e orientata al progresso. 

Le 6 regole per una gestione ottimale dell’impresa tra teoria e pratica

Una delle maggiori difficoltà che potresti incontrare è riuscire a implementare un corretto piano di gestione aziendale, riuscire cioè a tradurre in pratica quel che in teoria dovresti fare. 

Vediamo quindi 6 regole pratiche che possono aiutarti a organizzare e gestire in modo migliore la tua azienda. 

1. Pianifica gli obiettivi nel breve e nel lungo periodo

Prima d’ogni cosa dovresti stabilire quali sono gli obiettivi da raggiungere e definire quali sono le azioni necessarie da compiere per portarli a termine. Ogni area (risorse umane, marketing, logistica, contabilità) dovrebbe disporre di un piano di sviluppo.

La pianificazione strategica è bene sia definita a più livelli. Ad esempio, potresti pensare a una strategia di alto livello stabilendo tutti gli obiettivi da raggiungere nel lungo termine, e a una strategia da attuare nel quotidiano cioè specifica per singoli obiettivi da raggiungere nel breve periodo.  

💡 Può interessarti l’approfondimento “Project management: come ti aiuta nella gestione dei progetti aziendali”.

Prepara o commissiona un’analisi SWOT 

Dietro i sistemi di gestione aziendale spesso c’è un’accurata analisi SWOT. Quest’analisi permette d’individuare i punti di forza, le opportunità, i punti deboli e i possibili rischi che la tua azienda può fronteggiare nel prossimo futuro. 

Dall’analisi SWOT possono emergere risultati utili per ottimizzare la gestione dell’azienda. Ad esempio, potrebbe emergere che: 

• L’organizzazione deve attuare al più presto un piano di digitalizzazione
• Alcuni clienti importanti stanno valutando anche i servizi della concorrenza 
• I dipendenti hanno bisogno di acquisire nuove competenze per rispondere alle sfide future 
• I costi aziendali possono essere ridotti riorganizzando l’azienda

3. Utilizza gli indicatori di prestazione 

Gli indicatori di prestazione KPI sono essenziali per gestire tutti i reparti in azienda. Ognuno di questi dovrebbe stabilire metriche: 

• Specifiche 
• Misurabili 
• Accessibili 
• Rilevanti 
• Temporali 

Così facendo l’azienda risulta meglio organizzata poiché tutti gli obiettivi prefissati sono concreti e misurabili e puoi facilmente renderti conto su quali aree intervenire e quali altre invece riescono a raggiungere i risultati prestabiliti. 

👉 Leggi l’articolo “Valutazione KPI dipendenti, ciò che devi sapere”.

4. Elabora un piano di crisis management 

Un programma di gestione aziendale non può non tenere conto di eventuali imprevisti. Cosa succede se aumenta il costo delle materie prime? Cosa succede in caso di un brusco calo della domanda del bene o servizio da te prodotto o commercializzato? 

A questi e altri imprevisti devi riuscire a dare una risposta prima che si verifichino elaborando un piano di crisis management aziendale. 

5. Investi nella formazione 

Non esiste organizzazione oggi non impegnata in un profondo processo di digitalizzazione. Un processo che sta portando tutti a doversi adattare. Il reparto HR, ad esempio, si avvale della tecnologia, di software e di app per gestione aziendale al fine di migliorare i processi di assunzione e di gestione delle risorse umane.

Il reparto marketing e comunicazione utilizza software innovativi per migliorare le campagne pubblicitarie. Il reparto della logistica e dei trasporti si sta rapidamente evolvendo e diventando sempre più automatizzato. 

Tutte queste novità richiedono necessariamente un investimento in formazione del personale. I lavoratori infatti è necessario siano pronti a utilizzare le nuove tecnologie. Diversamente potresti trovarti ad affrontare seri problemi di gestione aziendale con i tuoi dipendenti non in grado di svolgere il lavoro così come lo hai pensato e organizzato. 

6. Utilizza i software gestione aziendale 

Infine, dovresti iniziare a utilizzare programmi per gestione aziendale che possano aiutarti nel delicato processo di riorganizzazione dell’attività.

Factorial è il software pensato per tutte le organizzazioni che ti supporta nella gestione delle risorse umane. È uno strumento versatile altamente personalizzabile e pensato per gestire con semplicità il reparto HR. Da un unico software potrai: 

• Gestire ferie e permessi
• Tenere traccia delle performance dei dipendenti
• Reclutare nuovi talenti
• Gestire l’onboarding e l’offboarding
• Organizzare le buste paga
• Elaborare report HR e KPI
• E tanto altro

Regole per una gestione aziendale ottimale: le conclusioni 

La gestione aziendale è oggi una priorità di tutte le organizzazioni. Come abbiamo visto i numerosi cambiamenti in atto stanno modificando radicalmente i classici modelli organizzativi e gestionali utilizzati fino a pochi anni fa. 

Individuare le priorità, formare adeguatamente il personale, introdurre progressivamente nuovi software e tecnologie è l’unica strada da seguire per riuscire a mantenere alta la competitività in un mondo sempre più digitalizzato e globalizzato.

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